Wie verwende ich die Logistik mobil^M WebApp?

• Starten Sie die Logistik mobil App

  Die Logistik mobil WebApp läuft als Webanwendung über jeden beliebigen Browser. Der IT-Administrator vergibt die Berechtigung dazu und teilt Ihnen die nötige URL, Benutzername und Passwort mit.

  1. Öffnen Sie einen Webbrowser.
  2. Geben Sie die URL für Logistik mobil ein oder rufen Sie sie über ein Lesezeichen auf.
  3. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Passwort ein und tippen Sie auf Anmelden.
  4. Falls Sie mehrere Benutzerrollen angeboten bekommen, wählen Sie den  Konferenz/Logistik-Client . Ansonsten öffnet sich der richtige Client automatisch.
• Sehen Sie im Info Center alle wichtigen Informationen des Tages

  Im  Info Center finden Sie alle wichtigen Informationen des Tages. Je nach Betriebseinstellung sehen Sie Veranstaltungen, Termine oder auch andere Daten. Mit Tipp in eine Zeile öffnen Sie direkt den Datensatz (Veranstaltung o.ä.).

  1. Tippen Sie auf die oberste Schaltfläche  Info Center.
  2. Das Info Center öffnet sich zum aktuellen Tag. Um ein anderes Datum zu wählen, tippen Sie auf die Pfeile  vor bzw. zurück, oder öffnen Sie die Kalenderauswahl mit Tipp in das Datumsfeld.
  3. Schränken Sie ggf. die Zeiten ein, die Sie angezeigt bekommen wollen.
     Bsp.: nur die Daten von 15:00 – 24:00
  4. Filtern Sie die angezeigten Veranstaltungen auch über Raumgruppen oder Räume.
     Bsp.: nur die Daten für die Tagungsräume oder nur Tagungsraum 1
  5. Je nach Berechtigung sehen Sie nur Ihre eigenen Veranstaltungen, oder auch die von Anderen. Filtern Sie ggf. nach Benutzer.
     Bsp.: nur die eigenen Daten oder auch die Ihres Teams oder einer Kollegin
  6. Gehen Sie mit Tipp auf eine Zeile direkt zum gewählten Eintrag.
  7. Mit Tipp auf  oben links gehen Sie zurück zur Startseite.
• Sehen Sie unter Veranstaltungen eine Auflistung aller Veranstaltungen des Tages

  In der Veranstaltungsliste finden Sie alle  Veranstaltungen in chronologischer Reihenfolge. Die Veranstaltungssicht dient dazu, einerseits den Überblick über eine gesamte Veranstaltung, andererseits die Details jeder einzelnen  Bestellung aufzulisten. Mit Tipp in eine Zeile öffnen Sie direkt die gewählte Veranstaltung und können sowohl vorhandene Bestellungen bearbeiten als auch neue aufnehmen. Neue Veranstaltungen können hier nicht angelegt werden.

  1. Wenn Sie eine bestimmte Veranstaltung öffnen wollen, deren Nummer Sie kennen oder für die Sie einen QR-Code haben, geben Sie diese direkt ein.
  2. Für eine Tagesliste tippen Sie auf die Schaltfläche  Veranstaltungen.
  3. Die Liste öffnet sich am aktuellen Tag. Um ein anderes Datum zu wählen, tippen Sie auf die Pfeile  vor oder  zurück, oder öffnen Sie die Kalenderauswahl mit Tipp in das Datumsfeld.
  4. Filtern Sie über den Status der Bestellungen.
     Bsp.: nur die Bestellungen, die schon bestückt wurden
  5. Filtern Sie ggf. nach Anlass.
     Bsp.: nur die Sektempfänge
  6. Je nach Berechtigung sehen Sie nur Ihre eigenen Veranstaltungen, oder auch die von Anderen. Filtern Sie ggf. nach Benutzer.
     Bsp: nur die eigenen Daten oder auch die Ihres Teams oder einer Kollegin
  7. Gehen Sie mit Tipp auf eine Zeile direkt zur gewählten  Veranstaltung, um die vorhandenen Bestellungen zu sehen, zu ändern, oder neue Bestellungen anzunehmen.
  8. Mit Tipp auf  oben links gehen Sie zurück zur Startseite.
• Sehen Sie alle Bestellungen einer Veranstaltung

  An jedem Tag können mehrere Veranstaltungen nacheinander oder zeitgleich vorhanden sein. Mit Tipp in eine Zeile der Veranstaltungsliste öffnen Sie direkt die gewünschte Veranstaltung mit einer Liste der Bestellungen.

  1. Ganz oben sehen Sie die bereits vorhandenen  Bestellungen zu dieser Veranstaltung.
  2. Darunter finden Sie Schaltflächen zum Anlegen von  Neuen Bestellungen,  Retouren oder  Aktivitäten.
  3. Je nach Einstellung gibt es auch die Möglichkeit, die gesamte Veranstaltung  Quittieren zu lassen und eine  Packliste zu öffnen, die für die gewählte Veranstaltung gefiltert wurde.
• Sehen Sie alle Artikel einer Bestellung

  Zu jeder Veranstaltung können mehrere Vorgänge nacheinander oder auch zeitgleich vorhanden sein. Mit Tipp in eine Zeile der Liste von Vorgängen öffnen Sie direkt eine Liste der Artikel für diese Bestellung.

  1. Öffnen Sie mit Tipp auf eine Zeile der Liste von Vorgängen die gewünschte Bestellung.
  2. Die Liste der bestellten Artikel ist zuerst nach dem aktuellen Artikelstatus sortiert, dann alphabetisch: ganz oben stehen die Artikel mit einem „früheren“ Status, darunter die mit „späterem“ Status.
     Bsp.: zuerst die Artikel mit Status „zusammengestellt“, dann die Artikel mit Status „bestückt“, zuletzt die mit Status „geliefert“.
  3. Über die Schaltfläche „Nur änderbare anzeigen“ verstecken Sie alle Artikel, die entweder nicht den gerade ausgewählten Status haben, oder deren Status nicht mehr geändert werden kann.
     Bsp.: Sie haben den Status „geliefert“ gewählt, alle Artikel mit anderem Status sind versteckt.
     Sie haben den Status „verzehrt“ gewählt, alle Artikel sind versteckt, weil Artikel mit diesem Status nicht mehr geändert werden können.
  4. Verstecken Sie ggf. über die Schaltfläche Anzahl 0 ausblenden alle Artikel mit , die noch keine Anzahl haben.
• Ändern Sie den Status der bestellten Artikel

  Der Status des Artikels zeigt an, in welcher Phase der Bearbeitung er sich gerade befindet. Je nachdem, welchen Status ein Artikel hat, können Sie einen anderen (nächsten) Status zuweisen. Von welchem Status ausgehend auf welchen neuen Status umgestellt werden kann, wird in den Administrativen Einstellungen durch einen Konfigurator vorgegeben.
  Bsp.: Artikel können von Status „geliefert“ zu Status „verzehrt“ umgestellt werden, aber nicht von Status „verzehrt“ zu Status „gerichtet“.

  1. Wählen Sie den Status, den die Artikel, die Sie sehen wollen, aktuell haben. Wenn alle Artikel denselben Status haben, ist dieser bereits vorbelegt.
  2. Wählen Sie den Status, den die Artikel bekommen sollen. Die logische Reihenfolge der Status ist vorgegeben, so dass oft nur ein Status ausgewählt werden kann.
  3. Nur die Artikel, die den gewählten Status haben, können bearbeitet werden. Je nach Einstellung ist es möglich, alle Artikel mit diesem Status zusammen über  OK neben dem gewählten Status zu ändern. Sonst haken Sie die Artikel einzeln ab.
• Ändern Sie die Anzahl oder geben Sie eine Bemerkung ein

  Die geplante Menge/Anzahl von Artikeln muss manchmal spontan geändert werden - entweder reduziert (z.B. bei Bruch) oder erhöht (z.B. bei nicht abgesprochener Mehrlieferung).

  1. Die geplante Anzahl von Artikeln steht in der zweiten Spalte und ist auch in der dritten Spalte vorbelegt.
  2. Die vorbelegte dritte Spalte ist eingebbar, geben Sie hier bei Bedarf die neue Anzahl ein.
  3. Tippen Sie auf  Bemerkung, um die geänderte Anzahl ggf. zu erklären.
     Bsp.: Geplant waren 5 Tassen Kaffee, eine ist vom Servierwagen gefallen.
     Geplant waren zwei Kästen Wasser, die Kunden baten spontan um eine weitere Kiste.
• Fügen Sie der Bestellung weitere Artikel hinzu

  Manchmal müssen einer Bestellung spontan weitere Artikel hinzugefügt werden. Das können Sie direkt in der Bestellung tun.
  Bsp.: Es war kein Saft für den Vorgang eingeplant, der wird aber spontan angefragt und auch gebracht.

  1. Geben Sie im Suchfenster „Artikel hinzufügen“ ganz oben links den Namen des gewünschten Artikels ein und tippen Sie auf  Suchen.
  2. Ein Wortanfang reicht, um eine Liste der möglichen Artikel zur Auswahl angezeigt zu bekommen. Die Suche kann auch über die PLU erfolgen.
  3. Geben Sie im Dialogfenster die Anzahl ein und ändern Sie ggf. den Status.
  4. Geben Sie in dem Bemerkungsfeld eine Erklärung zu der Nachbestellung und speichern Sie.
  5. Die neu hinzugefügten Artikel erscheinen in der offenen Bestellung, eingeordnet nach Status und Alphabet.
  6. Um eine ganz neue Bestellung anzulegen, müssen Sie zuerst über die Schaltfläche ganz oben über den bestellten Artikeln die verknüpfte  Veranstaltung öffnen.
• Legen Sie eine neue Bestellung zu einer Veranstaltung an

  Um eine neue Bestellung anzulegen, öffnen Sie die Veranstaltung entweder über die Schaltfläche oberhalb der einer Liste von bestellten Artikeln oder über  Startseite >  Veranstaltungen. Tippen Sie auf die gewünschte Veranstaltung, um ganz oben die bereits vorhandenen Bestellungen zu sehen und darunter neue Bestellungen anzulegen.
  Bsp.: Im Laufe einer Konferenz ergibt sich die Nachfrage nach einer zusätzlichen Kaffeepause.

  • Tippen Sie auf  Neue Bestellung.
  • Datum und Uhrzeit sind mit Tag und Zeiten der Veranstaltung vorbelegt, können aber geändert werden.
  • Wählen Sie ggf. eine Kostenstelle aus und geben Sie eine Bemerkung
  • Fügen Sie über die Artikelsuche oder den QR-Code neue Artikel ein.
  • Geben Sie den Namen des Kunden ein, der die Bestellung aufgibt.
  • Lassen Sie sich für die Bestellung eine Unterschrift geben:
    1. Aktivieren Sie das Unterschriftsfeld mit Tipp auf  Bearbeiten.
    2. Lassen Sie den Kunden unterschreiben.
    3. Übernehmen Sie die Unterschrift.
    4.  Speichern Sie die neue Bestellung.
  • Die neu hinzugefügte Bestellung erscheint zum angegebenen Zeitpunkt chronologisch eingeordnet in der Raumliste sowie in der Liste der Bestellungen dieser Veranstaltung.
• Legen Sie eine neue Retoure zu einer Veranstaltung an

  Die Rücknahme von Pfandartikeln dokumentieren Sie über  Retouren zu den vorhandenen Bestellungen. Sobald diese Artikel einen bestimmten Status zugewiesen bekommen, erscheinen sie auf der Liste der fälligen Retourenartikel.

  1. Tippen Sie in der  Veranstaltung auf  Neue Retoure.
  2. Es öffnet sich eine Liste aller Artikel, die zurückgenommen werden können.
  3. Die Anzahl der ausgegebenen Artikel erscheint links, die Anzahl der zurückgenommenen Artikel wird in der rechten Spalte eingetragen. Es können auch einzelne Artikel zurückgenommen werden.
     Bsp.: Ausgegeben wurde eine Kiste mit sechs Flaschen, zurückgegeben werden nur vier.
  4. Tippen Sie auf die Schaltfläche  Retoure.
  5. Die angegebenen Artikel werden als Retouren verbucht und das Pfand von der Rechnungssumme abgezogen.
• Verbuchen Sie nicht zurückgegebene Pfandartikel zu einer Veranstaltung

  Nicht alle Pfandartikel werden ordnungsgemäß zurückgegeben. Manche Pfandartikel werden zum Pfandpreis berechnet (z.B. Flaschen), für Equipment wird der Wiederbeschaffungswert angesetzt.

  1. Tippen Sie in der Veranstaltung auf  Neue Retoure.
  2. Es öffnet sich eine Liste aller Artikel, die zurückgenommen werden könnten.
  3. Die Anzahl der ausgegebenen Artikel erscheint links, die Anzahl der nicht zurückgegebenen Artikel wird in der rechten Spalte eingetragen.
     Bsp.: Ausgegeben wurde eine Kiste mit sechs Flaschen, zwei wurden nicht zurückgegeben.
  4. Tippen Sie auf die Schaltfläche  Reste.
  5. Die angegebenen Artikel werden als Bruch/nicht zurückgegebene Pfandartikel auf der Rechnung verbucht.
• Lassen Sie sich für die gesamte Veranstaltung eine Unterschrift geben

  Zum Abschluss einer Veranstaltung lassen Sie sich den Empfang für alle gelieferten Artikel mit einer Unterschrift bestätigen. Ob diese Option in Ihrem Betrieb zur Verfügung steht, legt ein Benutzer mit administrativen Rechten fest. Hier wird auch bestimmt, für welchen Status die Gesamtunterschrift eingeholt werden kann.

  1. Tippen Sie in der Veranstaltung auf  Quittieren.
  2. Es öffnet sich eine Liste aller gelieferten Bestellungen und Artikel.
  3. Die Anzahl der ausgegebenen Artikel erscheint rechts und kann hier nicht mehr geändert werden.
  4. Lassen Sie sich für die Veranstaltung eine Unterschrift geben:
     1. Aktivieren Sie das Unterschriftsfeld mit Tipp auf  Bearbeiten.
     2. Lassen Sie den Kunden unterschreiben.
     3. Übernehmen Sie die Unterschrift.
     4.  Speichern Sie die Unterschrift.
  5. Alle abgezeichneten Artikel erhalten automatisch den betriebsintern vorgesehenen Status (z.B. „Erhalten“).
• Legen Sie eine neue Aktivität zu einer Veranstaltung an

  Mit einer neuen  Aktivität zu einer Veranstaltung weisen Sie Kollegen darauf hin, dass im Zusammenhang mit der Veranstaltung eine Aufgabe erledigt werden muss.
  Bsp.: Es ist eine zusätzliche Reinigung des Konferenzraumes nötig.

  1. Tippen Sie in der Veranstaltung auf  Neue Aktivität.
  2. Das Eingabefenster für eine neue Aktivität öffnet sich.
  3. Der Betreff ist bereits mit dem Namen der Veranstaltung vorbelegt, und die Veranstaltung selbst ist mit der Aktivität verknüpft.
  4. Wählen Sie über  Hinzufügen aus, wer (Gruppe oder Person) für die neue Aktivität verantwortlich sein soll.
     Bsp.: Abteilung Housekeeping
  5. Geben Sie eine kurze Beschreibung der Aktivität ein.
  6.  Speichern Sie oben links.
• Sehen Sie unter Packliste eine Auflistung aller bestellten Artikel

  In der  Packliste finden Sie alle Artikel, die für diesen Tag gebucht sind, und viele Möglichkeiten zum Filtern der Daten. Die Artikel sind alphabetisch sortiert. Die Packliste dient dazu, alle bestellten Artikel veranstaltungsgenau zu richten und einzupacken.

  1. Tippen Sie auf die Schaltfläche  Packliste.
  2. Die Packliste öffnet sich am aktuellen Tag. Um ein anderes Datum zu wählen, tippen Sie auf die Pfeile  vor und  zurück, oder öffnen Sie die Kalenderauswahl mit Tipp in das Datumsfeld.
  3. Schränken Sie ggf. die Zeiten ein, die Sie angezeigt bekommen wollen.
     Bsp.: nur die Daten von 15:00 – 24:00
  4. Filtern Sie die angezeigten Veranstaltungen nach Artikelgruppen, Raumgruppen oder Räume.
     Bsp.: nur das Geschirr für Tagungsraum 1
  5. Je nach Berechtigung sehen Sie nur Ihre eigenen Veranstaltungen, oder auch die von Anderen. Filtern Sie ggf. nach Benutzer.
     Bsp: nur die eigenen Daten oder auch die Ihres Teams oder einer Kollegin
• Ändern Sie in der Packliste den Status oder die Anzahl von Artikeln

  Mit Tipp in eine Zeile öffnen Sie direkt den Artikel mit einer Liste aller Vorgänge und Veranstaltungen, für die er bestellt wurde. Über die Schaltfläche  Alle Details laden öffnen Sie direkt für alle Artikel die Liste der Bestellungen, und können Status oder Anzahl direkt ändern.

  • Unter jedem Artikel sehen Sie die aktuelle Anzahl und den aktuellen Status der bestellten Artikel. Beide sind vorbelegt, können aber geändert werden.
  • Tippen Sie auf  OK, um den Status der gelisteten Artikel zu ändern.
  • Tippen Sie auf  Veranstaltung, um die verknüpfte Veranstaltung zu öffnen, oder gehen Sie über  ganz oben links zurück zur Startseite.