Wie schreibe ich eine Bestellung/einen Vertrag?

• Öffnen Sie eine neue Bestellung

  Die Bestellung ist für Anbieter und Kunden die verbindliche Vertragsgrundlage.

  1. Wenn kein Angebot erstellt wurde, legen Sie mit Doppelklick oder Rechtsklick auf  Bestellung eine Neue Bestellung an.
     Gehen Sie genauso vor wie unter Wie schreibe ich ein Angebot? beschrieben.
  2. Um ein vorhandenes  Angebot in eine Bestellung umzuwandeln, ziehen Sie es in der seitlichen Navigationsleiste mit gedrückter linker Maustaste (Drag&Drop) auf die Bestellung.
     Hinweis: Ziehen Sie den gesamten  Angebotsordner nach unten, um mehrere  Angebote^M zu kopieren und in mehrere  Bestellungen umzuwandeln. Eine neue Bestellung öffnet sich, in der die Felder automatisch mit den Informationen des kopierten Angebots vorbelegt sind.
  3. Übernehmen Sie die vorbelegten Werte oder überschreiben und ergänzen Sie die Bestellung nach Bedarf.
  4. Speichern Sie die Änderungen über .
• Ändern Sie die Vorgangsdaten in der Bestellung

  Auch wenn Sie Artikel aus dem Angebot übernehmen, können Sie sowohl Preise als auch die Anzahl weiterhin ändern.

  1. Geben Sie in der Spalte Anzahl (Anz.) die Artikelanzahl ein.
     1. Um automatisch die maximale Personenzahl der Veranstaltung zu übernehmen, lassen sie die Spalte Anz. leer. (Beispiel Speisen)
        Bei häufigeren Änderungen der Personenzahl muss diese dann nur einmalig im Feld Maximale Personenzahl in der Werkzeugleiste der Veranstaltung geändert werden. Die Personenzahl wird in allen Vorgangstypen (Angebot, Bestellung, Rechnung) als Anzahl der Artikel übernommen, in denen die Spalte Anz. leer ist.
        Bsp.: Speisen
     2. Wählen Sie Anzahl 0, wenn der Artikel im Angebot/Vertrag mit dem Einzelpreis aufgelistet werden soll, aber noch nicht in der Kostenkalkulation berücksichtigt werden darf. Dies ist im Vorfeld für Artikel wichtig, bei denen die Verbräuche noch unbekannt sind.
        Bsp.: Getränke
     3. Wählen Sie Anzahl 1 oder beliebige Zahl, wenn der Artikel im Angebot / Vertrag Stückweise verkauft werden soll.
        Bsp.: Technikartikel
  2. Fügen Sie über  Hinzufügen in der horizontalen Werkzeugleiste des Vorgangs weitere Artikel hinzu, die im Angebot oder in der Bestellung nicht enthalten waren, oder entfernen Sie Artikel über  Entfernen.
  3. Ändern Sie nachträglich Artikelnamen oder Artikelpreise.
     Hinweis: Wenn Sie Artikelpreisen ändern, werden diese im Vorgang farbig markiert:
     1. rot bei negativer Abweichung vom tatsächlichen Artikelpreis (Rabatt)
     2. grün bei positiver Abweichung vom tatsächlichen Artikelpreis (Aufschlag)
  4. Geben Sie nachträglich Uhrzeiten für Artikel ein, die auf Stundenbasis berechnet werden.
     Hinweis: Stellen Sie die Vorgangsartikelsicht von Standard auf Zeitbezug um, wenn Sie Uhrzeiten eingeben möchten.
• Bearbeiten Sie Nach- oder Neubestellungen aus der Konferenzservice/Logistik mobil WebApp

  Wenn Ihr Service- oder Logistikteam die Konferenzservice mobil bzw. die Logistik mobil WebApp benutzt, erscheinen die darin durchgeführten Buchungen zeitgleich auch im Vollclient.

  1. Sobald in der WebApp eine Änderung von Artikelstatus oder Anzahl vorgenommen wird, wird der originale  Bestellungsordner gespeichert und durch eine operative Variante des Vorgangs ergänzt. Wie genau die beiden Varianten heissen, entscheidet ein Benutzer mit administrativen Rechten bei der Einrichtung.
     Bsp.: "Originalbestellungen" und "Bestellungen inklusive KonferenzApp"
     1. Zusätzliche Artikel, die einer Bestellung hinzugefügt wurden, erscheinen in dieser Bestellung.
     2. Neue Bestellungen erscheinen als "Bestellung aus der KonferenzApp" (o.ä.) in dem neuen aktiven Ordner.
     3. Neue Retouren erscheinen ebenfalls in dem neuen aktiven Ordner.
  2. Ausserdem können die zuständigen Abteilungen oder Benutzer je nach individueller Einstellung z.B. per E-Mail über Änderungen informiert werden.
  3. Bearbeiten Sie die aktive Bestellvariante wie gewohnt weiter.