Bilder, die unter  Vorlagen >  Album gespeichert sind, können über das Kontextmenü (Rechtsklick) im Textverarbeitungsdokument ausgetauscht werden. Ob die Bilder auf der Seite oder im Textverlauf eingefügt wurden, ist egal.

1. Markieren Sie das gewünschte Bild im Brief und machen Sie einen Rechtsklick.
2. Wählen Sie  Albumbild >  Austauschen. Es öffnet sich eine Lister aller anderen Albumbilder, die entweder dieselbe Kategorie 1 oder 2 haben.
3. Wählen Sie das neue Bild mit Linksklick. Das Format des neuen Bildes wird automatisch angepasst.
4.  Speichern Sie Ihre Änderungen.

In lange Textdokumente wie Angebote fügen Sie auf Wunsch ein Inhaltsverzeichnis ein, indem Sie zuerst alle Überschriften markieren und daraus ein Verzeichnis mit Seitenzahlen erzeugen.

1. Markieren Sie im Dokument den gewünschten Text und weisen Sie mit Rechtsklick (Kontextmenü) über den untersten Punkt  Inhaltsverzeichniseintrag hinzufügen dem Text eine von fünf Verzeichnisstufen zu. Alternativ weisen Sie die Stufe über die horizontale Werkzeugleiste  Inhaltsverzeichnis >  Inhaltsverzeichniseintrag >  Stufe zu.
   Bsp.: Dienstag, 1. März, Mittwoch, 2. März, Donnerstag, 3. März -> Stufe 1; Zeitlicher Ablauf, Räume, Kostenschätzung -> Stufe 2
2. Alle  Inhaltsverzeichniseinträge werden unter  Inhaltsverzeichnis angezeigt und können dort direkt bearbeitet werden:
   
   1.  Anzeigen im Dokument: Der Cursor springt zu dem Verzeichniseintrag, der blau hinterlegt wird.
   2.  Text ändern: Der Text wird sowohl im Dokument als auch im Inhaltsverzeichnis geändert.
   3.  Stufe ändern: Der Eintrag bekommt im Verzeichnis eine andere Stufe zugewiesen, die nach Auffrischen sichtbar ist.
   4.  Entfernen: Der Eintrag wird aus dem Inhaltsverzeichnis entfernt.
3. Sobald alle Texte markiert sind, setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der Sie das Inhaltsverzeichnis einfügen wollen und klicken auf  Inhaltsverzeichnis > Inhaltsverzeichnis einfügen.
4. Um nach Änderungen das Inhaltsverzeichnis anzupassen, klicken Sie auf  Inhaltsverzeichnis >  Inhaltsverzeichnis aktualisieren bzw. Seitenzahlen aktualisieren.
5. Die Formatierung des Inhaltsverzeichnisses sollte in der verwendeten Vorlage definiert sein. Möglichkeiten für individuelle Einstellungen finden Sie unter  Inhaltsverzeichnis >  Einstellungen.
6.  Speichern Sie Ihre Änderungen.

Auch Bilder aus verschiedenen Quellen können in den Brief eingefügt werden.

1. Über  Bild in der Werkzeugleiste des Textfensters fügen Sie Bilder  in den Textverlauf oder  auf Seite ein.
   1. Wählen Sie in den Textverlauf, um das Bild passend in den Text einzufügen.
   2. Wählen Sie auf die Seite, um das Bild an jede beliebige Stelle zu schieben.
2. Suchen Sie das gewünschte Bild.
   1. Für extern gespeicherte Bilder wählen Sie Bild einfügen >  Von Festplatte laden. Das Fenster Ihres Explorers öffnet sich. Wählen Sie mit Doppelklick ein Bild aus.
   2. Für Bilder aus der Zwischenablage wählen Sie Bild einfügen >  Aus Zwischenablage laden. Die Option wird nur angeboten, wenn tatsächlich ein Bild in der Zwischenablage gespeichert ist. Alternativ verwenden Sie das Tastenkürzel Strg+V.
   3. Für Bilder, die unter einem anderen Datensatz gespeichert sind, wählen Sie Bild einfügen und den Ablageort des Bildes.
   4. Für Bilder einer angeschlossenen Kamera wählen Sie Bild einfügen >  Integrated Camera.
3. Ändern Sie Größe und Auflösung der eingefügten Bilder für den Druck oder die Ablage über  >  Bilder für den Ausdruck optimieren. An der selbenStelle oder im Kontextmenü (Rechtsklick auf das gewünschte Bild) finden Sie weitere Formatierungsoptionen.
4.  Speichern Sie Ihre Änderungen.

Abschnitte trennen eine Vorlage in verschiedene Bereiche mit unterschiedlicher Formatierung.
Beispiel: Seite 1 bis 3 Hochformat, Seite 4 Querformat, ab Seite 5 Hochformat mit schmalen Rändern etc.

1. Markieren Sie die Stelle im Text, an welcher ein neuer Abschnitt eingefügt werden soll.
2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf  und wählen  Neuer Abschnitt.
3. Der Text wird ab der markierten Stelle auf eine neue Seite verschoben und es wird unter ein neuer Abschnitt eingefügt
   Hinweis: Sie können die einzelnen Abschnitte für eine bessere Übersicht  Umbenennen.
4. Um Einstellungen für den Abschnitt vorzunehmen, bleiben Sie mit dem Cursor im Textfeld des Abschnitts und klicken auf .
5. Wählen Sie ein abweichendes Format (z.B. Querformat), geben Einstellungen zu Seitenrändern, Abständen, Spalten etc. für diesen Abschnitt ein.
   Hinweis: Höhe und Breite von Kopf- und Fußzeile und Text lassen Sich auch über das Lineal oben und links im Text pro Abschnitt ändern.
6. Fügen Sie anschließend an geeigneter Stelle einen weiteren Abschnitt ein, wenn nur ein bestimmter Bereich in dem abweichenden Format angezeigt werden soll.

Werden in einer Vorlage Textstile verwendet, können im Dokument Änderungen für diese Stile vorgenommen werden, ohne dass die Vorlage verändert wird.

1. Legen Sie einen neuen Brief, eine neue E-Mail mit einer Vorlage an, in der verschiedene Schriftstile verwendet werden. (Wie schreibe ich einen Brief? bzw Wie schreibe ich eine E-Mail?)
2. Markieren Sie den Text, der mit Hilfe eines Schriftstils formatiert wurde.
3. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Leiste. (Farbe, Schriftart, Schriftgröße, unterstrichen etc.)
4. Klicken Sie auf, wählen  Aktuelle Einstellungen in Vorlage übernehmen und wählen die Stilvorlage aus.
5. Bestätigen Sie die Meldung mit Einstellungen überschreiben.

Legen Sie in der Administration Stilvorlagen an und übernehmen diese in Ihre Vorlagen und Listen, so müssen Anpassungen (Corporate Identity) zukünftig nur noch an einer Stelle geändert werden.

1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Administration >  Einstellungen >  Textvorlage.
2. Geben Sie einen Text in das Textfeld ein.
   Hinweis: hier geht es um die Erstellung von Schriftstilen, der hier eingegebene Text ist unerheblich, es reichen wenige Buchstaben.
3. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Leiste. (Farbe, Schriftart, Schriftgröße, unterstrichen etc.)
4. Markieren Sie den Text und klicken auf  >  Neue Text-Stilvorlage.
5. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Stilvorlage ein und bestätigen die Eingabe mit OK.
6. Speichern Sie über .

Standard- Stilvorlagen werden in der Administration geändert und können in alle Vorlagen übernommen werden, in denen die Textstile angewendet werden.

1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter  Administration >  Einstellungen >  Textvorlage.
2. Geben Sie einen Text in das Textfeld ein.
   Hinweis: hier geht es um die Erstellung von Schriftstilen, der hier eingegebene Text ist unerheblich, es reichen wenige Buchstaben.
3. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Leiste. (Farbe, Schriftart, Schriftgröße, unterstrichen etc.)
4. Klicken Sie auf , wählen  Aktuelle Einstellungen in Vorlage übernehmen und wählen die Stilvorlage aus.
5. Bestätigen Sie die Meldung mit Einstellungen überschreiben.

Schriftstile, die in der Administration unter  Einstellungen >  Textvorlage als Stilvorlagen festgelegt sind, können in Textvorlagen angewendet werden. Ändert sich der Stil wird dieser in der Administration geändert und muss in den einzelnen Vorlagen nur aktualisiert werden.

1. Öffnen Sie eine vorhandene Textvorlage oder legen eine neue Vorlage an.
2. Um eine Stilvorlage anzuwenden, markieren Sie den Text, klicken auf  und wählen die entsprechende Stilvorlage.
   Hinweis: werden Ihnen keine aktuellen Stilvorlagen angezeigt, oder zwischenzeitlich in der Administration geändert, klicken Sie zuerst auf  > Standard Stilvorlagen aktualisieren.
3. Der Text wird nach den Vorgaben der Stilvorlage formatiert.
4. Wiederholen Sie den Vorgang für alle vorgesehenen Texte.
5. Speichern Sie über .

Während Schriftstile für Bezüge (4D Ausdrücke) in der Textvorlage direkt übernommen werden, müssen alle Listen, die in Textvorlagen verwendet werden, separat formatiert werden.

1. Öffnen Sie die Liste in einer Textvorlage mit Rechtsklick auf den Listennamen >  Liste öffnen.
2. Wechseln Sie in der Liste auf den Reiter  Textverarbeitung.
3. Um eine Stilvorlage anzuwenden, markieren Sie den Text der Liste, klicken auf  und wählen die entsprechende Stilvorlage.
   Hinweis: Klicken Sie vorher auf >  Standard Stilvorlagen aktualisieren, wenn zwischenzeitlich Änderungen im Stil vorgenommen wurden, oder keine Stilvorlagen angezeigt werden.
4. Der Text wird nach den Vorgaben der Stilvorlage formatiert.
   Wiederholen Sie den Vorgang für alle vorgesehenen Texte in dieser Liste.
5. Speichern und schließen Sie die Liste.