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Adressen

Ihr Unternehmen steht mit einer Vielzahl von Geschäftspartnern, Privatpersonen oder Behörden in Beziehung: begonnen bei den eigenen Mitarbeitern und Kunden, über die Lieferanten und Dienstleister bis zu Verwaltungsbehörden, Agenturen oder Kreditanstalten. Einige davon sind Einzelpersonen, andere haben feste oder wechselnde Ansprechpartner, mehrere Niederlassungen, diverse Zweigstellen. Sie brauchen für eine effiziente Kommunikation jederzeit aktuelle Namen, Firmenzugehörigkeiten, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, um nur die Grunddaten zu nennen. Deutlich hilfreicher ist es allerdings, auch weiterführende Informationen zu Kontakten griffbereit abspeichern zu können, um ohne Verzögerung alle wesentlichen Daten einsehen zu können – Auswertungen, Kundenbewertungen, frühere Kontakte, Datennutzungsthemen oder Anreisewege.

Das Alles und noch viel mehr leistet die Funktion Adressen, die Sie auf dem Reiter Basis Basis des Bp Event finden. Weil der reibungslose Zugang zu Adressdaten für jedes erfolgreiche Unternehmen essentiell ist, gehört die Adressverwaltung zur Grundausstattung des Bp Event und ist das Kernstück der ganzen Anwendung.


Leistungsumfang:

Anschrift und Kontaktdaten

Hinterlegen Sie alle zur Adresse relevanten Daten, von der Anschrift, über die E-Mail Adresse, Telefonnummer, Website und vieles mehr. In den administrativen Einstellungen entscheiden Sie, welche Pflichtfelder zum Speichern der Adresse eingegeben werden müssen. Die Anschrift und alle Kontaktdaten werden an vielen Stellen verwendet. So füllen Sie automatisch Briefköpfe im Schriftverkehr, sprechen die Person im Anschreiben persönlich an und im E-Mail Verkehr wird die die E-Mail Adresse automatisch vorbelegt. Je gepflegter eine Adressdatenbank, desto mehr Nutzen kann man daraus ziehen.

Kategorien

Geben Sie mindestens eine Adresskategorie an, um die Adresse als Privat-, Firmen-, Mitarbeiter-, Lieferantenadresse etc. zu kennzeichnen. Insgesamt stehen Ihnen 20 Kategorien zur Verfügung. Für individuelle Newsletter oder Auswertungen eignet sich die zusätzliche Kategorisierung nach Zielgruppen. Durch die Kategorien lassen sich die Adressen für individuelle betriebliche Zwecke, wie Auswertungen, Mailing- Aktionen etc. gezielt filtern und verwerten.

Stichwörter

Wenn Sie einer Adresse ein Merkmal zuweisen möchten, das nicht in die vorgegeben Kategorien passt, verwenden Sie die flexibleren Stichwörter, die zusätzlich mit Datum versehen werden können. Über die Stichwort-Suche können Sie die Adressen jederzeit aufrufen um Serienbriefe/Newsletter zielgerichtet zu versenden.

Ansprechpartner

Bei Geschäftsadressen gibt es typischerweise einen oder auch mehrere Ansprechpartner, mit denen Sie für verschiedene Anliegen in Kontakt stehen. Für einen Lieferanten oder Großkunden können Sie hier die einzelnen Kontaktpersonen für Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen eingeben, um Korrespondenz gezielt zu adressieren. Markieren Sie den Hauptansprechpartner und legen den oder die Serienbriefempfänger fest.

Abweichende Rechnungs- und Lieferadresse

Bei Geschäftsadressen gibt es häufig abweichende Rechnungs- und/oder Lieferadressen. Hinterlegen Sie die entsprechenden Adressen in den dafür vorgesehenen Feldern. Sobald Sie eine Veranstaltung für diese Adresse buchen, wird die Rechnungs- bzw. Lieferadresse vorgeschlagen und kann übernommen werden.

Bankverbindung

Geben Sie die Bankverbindung des Kunden, Lieferanten ein, um alle Daten auch für Ihre Buchhaltung jederzeit griffbereit zu haben.

Datenverarbeitung nach Datenschutzkonzept

Die Rahmenbedingungen Ihres Datenschutzkonzeptes können in Bp Event umgesetzt werden. Personenbezogene Daten dürfen nur zu bestimmten Zwecken und mit rechtlicher Grundlage erfasst werden. Diese dokumentieren Sie bei der Anlage einer neuen Adresse oder eines neuen Ansprechpartners. Zusätzlich werden personenbezogene Daten nur nach Einwilligung und ausschließlich zu festgelegten Zwecken weiterverwendet. Jeder Kunde hat ein Recht darauf zu erfahren, welche Daten von ihm/ihr gespeichert wurden. Stimmen Sie mit Ihrem Datenschutzexperten ab, auf welche Daten genau den Kunden Zugriff gewährt werden muss. Persönliche Daten müssen gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden, der Zweck nicht mehr gegeben ist, oder der Betroffene dies verlangt.

Datenblatt

Adressdatenblätter sind konfigurierte Vorlagen. Je nach Bedarf zeigen Sie Kundenauswertungen, Umsatzstatistiken, Buchungshistorien, Gesprächsprotokolle und vieles mehr.

Buchungsvorschlag

Hinterlegen Sie Buchungsvorschläge bei Kunden, die häufig ein bestimmtes Arrangement oder bestimmte Artikel bestellen. Der Artikel wird Ihnen bei der Neuanlage einer Veranstaltung vorgeschlagen und kann direkt übernommen werden. So ist auch ein neuer Mitarbeiter über die Wünsche Ihrer Kunden informiert, nichts gerät in Vergessenheit.
Beispiel: Herr Müller bestellt immer ein Glas Veuve Clicquot zum Aperitif.

Netzwerk

Häufig gibt es zwischen verschiedenen Adressen Beziehungen, die dokumentiert werden sollen. Im Netzwerk verknüpfen sie die einzelnen Adressen.
Beispiel: Firma XY mit Hauptsitz in Hamburg und Zweigstellen in München, Dortmund und Berlin

Eindeutige Verknüpfungen und Ablage

Über das Info Center und dessen Datenquellen sind alle Informationen zu Schriftverkehr, Terminen*, Dokumenten*, Veranstaltungen, Angeboten usw. jederzeit auffindbar. Jeder Benutzer kann sich über bisher Geschehenes informieren.

Routenplaner

Der Routenplaner berechnet automatisch die Route der Betriebsadresse zu dem aktuell geöffneten Adressdatensatz. Die Fahrtzeit und die optimale Route für Lieferungen oder vor Ort Terminen kann so ganz schnell geplant werden.

Schriftverkehr > E-Mails, Serienbriefe, Newsletter, interne Nachrichten

Legen Sie aus der Adresse heraus Schriftverkehr wie E-Mails oder Serienbriefe an, so werden relevante Adressdaten (E-Mail Adresse, Name des Ansprechpartners) bereits vorbelegt. Mit einer internen Nachricht aus der Adresse, erhält der Empfänger nicht nur die wichtigen Informationen, er kann auch direkt den verknüpften Datensatz der Adresse öffnen ohne lange suchen zu müssen.

Mehr zum Thema Adressen im Handbuch


Erweiterbar um:

CRM plusM

Mit der Erweiterung der Adressen um das Modul CRM plus, erhalten Sie weitere Werkzeuge für ein vertieftes Beziehungsmarketing. Mittels CRM sind alle Daten an zentraler Stelle abgelegt, jeder berechtigte Benutzer hat vollen Einblick, keine Informationen gehen verloren. Halten Sie alle Informationen aus Gesprächen in Kontaktnotizen fest, geben individuelle Kundenkonditionen (Zu- und Abschläge) ein und legen sich eine Wiedervorlage an.

Mehr zum Thema CRM plus im Handbuch

DokumenteM

Dokumente wie AGBs, Anfahrtsskizzen, Gebrauchsanweisungen oder Preislisten werden immer wieder von allen Mitarbeitern gebraucht. Um Sie jederzeit wieder finden zu können, werden Sie in Dokumentenpaketen abgelegt und den entsprechenden Datensätzen eindeutig hinterlegt. Das gilt auch für Dokumente, die Sie von Lieferanten oder Kunden erhalten.
Beispiel: Kunde schickt ein Foto des Brautpaares und den Tischplan per E-Mail, ein Mitarbeiter hinterlegt die Dateien der Kundenadresse.

Mehr zum Thema Dokumentenpakete im Handbuch


Module in direkter Verbindung zur Adresse:

Folgende Module können das Leistungsspektrum der Adressen ergänzen. Werden Daten mit der Adresse verknüpft, bzw. aus der Adresse angelegt, so wird eine eindeutige Verbindung erzeugt und die Informationen sind jederzeit wieder auffindbar.

Ihre Modulausstattung können Sie mit administrativer Berechtigung einsehen. Gehen Sie in der Funktionsleiste zu Administration Administration > Administration Einstellungen > Lizenzen Lizenzen, oder wenden Sie sich an Ihren Bankettprofi Betreuer.

TermineM

Termine, die aus einem Adressdatensatz angelegt werden, sind eindeutig verknüpft. Die Terminteilnehmer können hinzugefügt, die An- und Abfahrt zeitlich geplant, und eine Terminbestätigung an alle Beteiligten versendet werden.

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ProzesseM

Aus der Adresse kann ein Prozess gestartet werden, der die einzelnen Ablaufschritte genauestens vorgibt. So können betriebsinterne Abläufe detailliert dargestellt werden.
Beispiel: Ein neuer Mitarbeiter startet den Prozess „Reklamationshandling“ aus einer Kundenadresse.

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GästelisteM

Aus der Adresse kann auch direkt ein neuer Eintrag in der Gästeliste erstellt werden. Alle Adressdaten werden automatisch übernommen, Datum, Uhrzeit und Gästezahl sind eingebbar.

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EinkaufM

Legen Sie Ihre Lieferanten als Adressen an. Sobald es einen Artikel gibt, den dieser als Lieferantenadresse hinterlegt hat, erscheint ein neuer Reiter Einkauf in der Adresse. Hierüber können alle Artikel des Lieferanten eingesehen und auch neue Artikel angelegt werden. Hinterlegen Sie in der Adresse Sortiments- und Lieferdetails wie Lieferserien oder Retouren.

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MehrsprachigkeitM

Legen Sie die Sprache für die Adresse oder den Ansprechpartner fest, um bei Erstellung einer E-Mail, eines Angebotes etc. bereits den Text in der richtigen Sprache vorbelegt zu haben.

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PersonalplanungM

Legen Sie Ihr Personal und ggf. Lieferanten/ Personal- Leasingfirmen als Adresse an.

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