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Räume

Alle Räume, die Ihnen in der Raumbelegung und der Veranstaltungsneuanlage angezeigt werden, sind von einem Benutzer mit administrativen Berechtigungen angelegt worden. Unter Administration Administrationraeume Räume können neue Räume angelegt oder bestehende Räume geändert werden.

Leistungsumfang:

Jeder Raum, der über die Raumbelegung verwaltet wird, muss mindestens mit Namen und Kürzel angelegt werden. Geben Sie eine Raumgruppe an und zusätzlich Platz- Kapazitäten, um bei der Veranstaltungsneuanlage vor Überbuchung gewarnt zu werden. Rüstzeiten verhindern eine zeitliche Überschneidung von Auf- bzw. Abbau und einer Buchung. Eine detaillierte Beschreibung des Raumes und anschauliche Bilder verschaffen dem Kunden einen ersten Überblick.
Beispiel: Der Kunde erhält zusätzlich zum Angebot eine Übersicht der gebuchten Räume mit Bildern und Beschreibung.

Einzelne Räume können zu einem großen Raum zusammengelegt werden oder haben zugehörige Technik- und Serviceräume, die automatisch mitgebucht werden sollen, wenn der Hauptraum gebucht wird. Hierfür wird der Hauptraum mit seinen Unterräumen hinterlegt, sodass keine versehentlichen Überbuchungen passieren können. Mit Buchungsvorschlägen oder einer Ausstattung stellen Sie sicher, dass bei Buchung des Raumes an wichtige Details, wie z.B. Leinwand, Podest etc.  gedacht wird

Ein als Bilddatei vorhandener Grundriss kann in das Grafikprogramm eingefügt oder gezeichnet werden. Sind die genauen Maße des Raumes bekannt, so kann der Grundriss auch maßstabsgetreu erstellt werden.

Weisen Sie einer Veranstaltung Räume zu, geben individuelle Zeiten und Personenzahlen ein, wählen eine Bestuhlungsform und ggf. einen Ausschilderungstext.

Um die Tischvergabe für TischreservierungenM zu aktivieren, müssen außerdem ein Grundriss und TischpläneM vorhanden sein.

Mehr zum Thema Räume in unserem Handbuch


Erweiterbar um:

TischpläneM

Mit dem Grafikprogramm kann eine Skizze des Tischplanes erstellt werden. Um einen maßstabsgetreuen Tischplan zu erstellen, müssen Raum und Mobiliar denselben Maßstab verwenden. Wenn im Grundriss ein Maßstab definiert ist, und die eingefügten Objekte einen Maßstab desselben Namens haben, passen sie sich beim Einfügen automatisch in der Größe an. Um für einen Raum die Tischzuweisung aktivieren und Gästen einen bestimmten Platz oder Tisch zuweisen zu können, müssen die Tische eine Nummer oder einen Namen haben.

Mehr zum Thema Tischpläne in unserem Handbuch

TischreservierungM

Für die Organisation der Tischreservierung werden Tischreservierungs- Veranstaltungen angelegt, die den möglichen Buchungszeitraum, Sitzungen, Räume und Tischpläne festlegt. Diese Veranstaltung wird dann auf die Tage kopiert, in denen eine Tischreservierung möglich ist.
Beispiel: Tischreservierung erlauben von Dienstag bis Sonntag, aber nicht im Februar währen der Betriebsferien.

In der Reservierungsübersicht können Reservierungen eingegeben und direkt den entsprechenden Tischen zugewiesen werden.  Über den Status der Reservierungen behalten Sie Ihre Kapazitäten stets im Blick.

Mehr zum Thema Tischreservierung in unserem Handbuch

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