Wie lege ich einen neuen Raum an?

Legen Sie alle Räume, die in VA Veranstaltungen > raeume Raumbelegung angezeigt werden, unter Administration Administration > raeume Räume an. Nur Benutzer mit administrativen Rechten können neue Räume anlegen.

Öffnen Sie einen neuen Raum

Jeder Raum, der über die Raumbelegung verwaltet wird, muss mindestens mit Namen und Raumgruppe angelegt werden. Um die Tischvergabe für Tischreservierungen zu aktivieren, müssen außerdem ein Grundriss und Tischpläne vorhanden sein.

  1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter AdministrationAdministration.
  2. Klicken Sie auf raeume  expandRäume > neuNeuanlage und ggf. Ihren Betrieb.
  3. Das Eingabefenster des Raumes öffnet sich.

Geben Sie einen Namen und ein Kürzel für den Raum ein

Unter dem hier angegebenen Namen bzw. Kürzel erscheint der Raum in der Raumbelegung und allen Tabellen oder Listen.

  1. Geben Sie den vollständigen Raumnamen im Feld Name ein.
  2. Geben Sie ein eindeutiges Kürzel mit höchstens fünf Zeichen ein.
  3. Die hier angegebene Anzahl an Plätzen erscheint ebenfalls in der Raumbelegung, unabhängig von ausgewählten Bestuhlungsoptionen oder Tischplänen.
  4. Wählen Sie auf dem Reiter Basis eine Raumgruppe aus der erweiterbaren Auswahlliste. In der Raumbelegung und in Veranstaltungen kann nach bestimmten Raumgruppen gesucht und gefiltert werden.
  5. Speichern Sie über Speichern.

Geben Sie eine genauere Raumbeschreibung ein

Zur genaueren Beschreibung des Raumes gibt es auf dem Reiter  Basis zahlreiche weitere Eingabefelder.

  1. Die Art des Raumes steht für eine optionale Gruppierung zur Verfügung. Außerdem machen Sie hier Vorgaben für Rüstzeiten und die Möglichkeit von Mehrfachbelegungen. 
  2. Beschreiben Sie die Anzahl von Plätzen für unterschiedliche Bestuhlungsarten, die Lage und Ausstattung des Raumes und speichern Sie ggf. Bilder.
  3. Wählen Sie unter Raumbelegung, an welcher Stelle der Raumübersicht (Sortierung) und in welcher Farbe der Raum erscheint.

Verbinden Sie Räume miteinander

Manche Räume können zu einem großen Raum zusammengelegt werden oder haben zugehörige Technik- und Serviceräume, die automatisch auch gebucht werden sollen, wenn der Hauptraum reserviert wird.

  1. Öffnen Sie unten rechts im Unterfenster Unterräume > neu Neuanlage eine Liste bereits vorhandener Räume.
  2. Wählen Sie mit Doppelklick oder zur Mehrfachauswahl mit gedrückter linker Maustaste die Unterräume aus.
  3. Wenn Sie auf Basis  VeranstaltungenRaumbelegung in der horizontalen Werkzeugleiste Über-/Unterräume aktivieren, werden Veranstaltungen nicht nur in den tatsächlich gebuchten Veranstaltungsräumen, sondern zusätzlich in den Über- bzw. Unterräumen angezeigt.

Speichern Sie einen vorhandenen Grundriss

Ein als Bilddatei vorhandener Grundriss kann in das Grafikprogramm eingefügt werden.

  1. Gehen Sie zum Reiter RaumplanGrundriss im oberen Bereich des Eingabefensters.
  2. Wählen Sie  Bild einfügen und den Ablageort des gewünschten Bildes.
  3. Wenn Sie ein Bild von Ihrer Festplatte einfügen, können Sie die Größe, Auflösung ect. der Grafik über die horizontale Werkzeugleiste vor dem  Übernehmen noch bearbeiten.
  4. Solange in der rechten Werkzeugleiste des Grafikprogrammes unter Ebenen die Basis nicht als bb lock abgeschlossen markiert ist, kann das Bild auch nachträglich noch bearbeitet werden.
  5. Speichern Sie über Speichern.

Erstellen Sie einen neuen Grundriss

Mit dem Grafikprogramm kann auch ein neuer Grundriss erstellt werden.

  1. Gehen Sie zum Reiter RaumplanGrundriss im oberen Bereich des Eingabefensters.
  2. Aktivieren Sie in der rechten Werkzeugleiste unter Ebenen mit Doppelklick die Basis als Aktuelle Ebene.
  3. Wählen Sie in der linken Werkzeugleiste mit Linksklick eine Form für den Raum. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die Form auf die gewünschte Größe.
  4. Alternativ zeichnen Sie die Raumform frei Hand mit dem Stiftsymbol.
  5. Fügen Sie für Türen, Fenster oder anderes festes Inventar Formen aus dem Grafikprogramm oder  Bilder aus dem  Album oder anderen Datensätzen ein.
  6. Speichern Sie Formen mit Rechtsklick auf die Form über das Kontextmenü > In Album übernehmen als Bild, um sie später wieder verwenden zu können.
  7. Fixieren Sie die fertige Skizze über den Haken bei bb lock in der Ebene Basis. Die Skizze lässt sich dann nicht mehr verändern oder verschieben.
  8. Speichern Sie über Speichern.

Legen Sie einen maßstabsgetreuen Grundriss an

Um einen maßstabsgetreuen Grundriss zu erstellen, müssen die Maße des Raumes bekannt sein.

  1. Wählen Sie unter dem Eingabefenster des Grundrisses die LinealeinheitPixel“.
  2. Klicken Sie auf das Linienwerkzeug in der linken Werkzeugleiste und ziehen Sie eine Hilfslinie z.B. über die Türbreite. In der rechten Spalte Objekteigenschaften > Größe wird die Pixelanzahl der Linie angezeigt. Wählen Sie eine möglichst lange Linie, um Messungenauigkeiten gering zu halten.
    Bsp.: Türbreite = 80 cm entspricht 22 Pixel
  3. Rechnen Sie den Maßstab auf ganze Meter um.
    Bsp.: 80cm = 22 Pixel
    100cm = 27,5 Pixel
  4. Speichern Sie den Maßstab unter Datei > Maßstäbe > neuNeuanlage als neue Einheit (z.B. „Raumplan“) mit Pixel Maßstab „27,5“.
  5. Stellen Sie die Linealeinheit auf die neue Einheit. Die angezeigte Zahl entspricht jetzt einem Meter.
  6. Zeichnen Sie Tische und Stühle in derselben Grafik und mit demselben Maßstab. Die unter Objekteigenschaften angegebene Größe der Objekte entspricht den Maßen in Metern.
    Bsp.: Ein Stuhl mit 45 cm Breite = 0,45
    Hinweis: Jedes Objekt, das einen Maßstab mit demselben Namen (z.B. „Raumplan“) hat, wird beim Einfügen in der Größe angepasst.
  7. Speichern Sie über Speichern.

Legen Sie einen Buchungsvorschlag für einen Raum an

Wenn ein Raum häufig in Verbindung mit bestimmten Artikeln angeboten wird, hinterlegen Sie die Buchungsvorschläge im Datensatz des Raumes.
Beispiel: Raummiete pro Stunde; Raummiete pro Tag; Beamer

  1. Um einem Raum Buchungsvorschläge zu hinterlegen, wechseln Sie zum Reiter starBuchungsvorschlag.
  2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf neuNeuanlage und geben Sie den Namen des Artikels bei Suchwörter ein.
    Alternativ nutzen Sie die Suche über die Artikelgruppe.
  3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit sucheArtikel suchen.
  4. Wählen Sie die Artikel mit gedrückter Strg-Taste und Linksklick und  Übernehmen die Auswahl.
  5. Setzen Sie den Haken in der ersten Spalte, um einen Buchungsvorschlag standardmäßig bei der Buchung des Raumes vorzubelegen.
  6. Speichern Sie Ihre Eingabe über Speichern.

Legen Sie die Ausstattung eines Raumes fest

Wird ein Raum immer mit einer bestimmten Ausstattung angeboten, hinterlegen Sie dem Raum die Ausstattung. Im Gegensatz zu den Buchungsvorschlägen dient sie lediglich der Information und kann in Veranstaltungen nicht automatisch übernommen werden.
Beispiel: Leinwand, Podest

  1. Um die Ausstattung eines Raumes zu hinterlegen, wechseln Sie zum Reiter Barcode 32Ausstattung.
  2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf neuNeuanlage und geben Sie den Namen des Artikels bei Suchwörter ein.
    Alternativ nutzen Sie die Suche über die Artikelgruppe.
  3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit sucheArtikel suchen.
  4. Wählen Sie die Artikel mit gedrückter Strg-Taste und Linksklick und  Übernehmen die Auswahl.
  5. Speichern Sie die Eingabe über Speichern.
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