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Creating a room

Create all rooms that are displayed in VA Events > raeume Room allocation at Administration Administration > raeume Rooms . Only users with administrative rights can create new rooms.

  • Öffnen Sie einen neuen Raum

    Jeder Raum, der über die Raumbelegung verwaltet wird, muss mindestens mit Namen und Raumgruppe angelegt werden. Um die Tischvergabe für Tischreservierungen zu aktivieren, müssen außerdem ein Grundriss und Tischpläne vorhanden sein.

    1. Go to the Administration  Administration tab on the function bar.
    2. Klicken Sie auf raeume  expand Räume > neu Neuanlage und ggf. Ihren Betrieb.
    3. Das Eingabefenster des Raumes öffnet sich.
  • Geben Sie einen Namen und ein Kürzel für den Raum ein

    Unter dem hier angegebenen Namen bzw. Kürzel erscheint der Raum in der Raumbelegung und allen Tabellen oder Listen.

    1. Geben Sie den vollständigen Raumnamen im Feld Name ein.
    2. Geben Sie ein eindeutiges Kürzel mit höchstens fünf Zeichen ein.
    3. Die hier angegebene Anzahl an Plätzen erscheint ebenfalls in der Raumbelegung, unabhängig von ausgewählten Bestuhlungsoptionen oder Tischplänen.
    4. On the tab  Basis , select a room group from the expandable selection list. You can search and filter for specific room groups in the room reservation and in events.
    5. Speichern Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
  • Geben Sie eine genauere Raumbeschreibung ein

    For a more detailed description of the room, there are numerous other input fields on the tab  Basis .

    1. Die Art des Raumes steht für eine optionale Gruppierung zur Verfügung. Außerdem machen Sie hier Vorgaben für Rüstzeiten und die Möglichkeit von Mehrfachbelegungen. 
    2. Beschreiben Sie die Anzahl von Plätzen für unterschiedliche Bestuhlungsarten, die Lage und Ausstattung des Raumes und speichern Sie ggf. Bilder.
    3. Go to Room occupancyand select the position in the room overview (Sorting) and the colour in which the room appears.
  • Verbinden Sie Räume miteinander

    Some rooms can be combined into one large room or have associated technical and service rooms that should also be booked automatically when the main room is reserved.

    1. At the bottom right in the subwindow subrooms > neu new creation open a list of already existing rooms.
    2. Select the subspaces by double-clicking or, for multiple selection, by holding down the left mouse button.
    3. If you activate on   basis >   events >   room reservation in the horizontal toolbar over/under rooms , events will not only be displayed in the actually booked event rooms, but also in the over/under rooms.
    4. If subrooms (WC, cloakroom) can be available for several superspaces without thereby marking all superspaces as "occupied", select Allow multiple occupancy and View superspaces as not occupied.
      Bsp.: Die Seminarräume 1 und 2 teilen sich ein WC. Wenn Sem 1 belegt ist, soll auch das WC belegt sein, aber nicht der ebenfalls mit dem WC verbundene Sem 2.
  • Speichern Sie einen vorhandenen Grundriss

    Ein als Bilddatei vorhandener Grundriss kann in das Grafikprogramm eingefügt werden.

    1. Go to the tab Raumplan Floor plan in the upper area of the input window.
    2. Select  Insert image and the storage location of the desired image.
    3. If you insert an image from your hard drive, you can still edit the size, resolution, etc. of the graphic via the horizontal toolbar before  Apply .
    4. Solange in der rechten Werkzeugleiste des Grafikprogrammes unter Ebenen die Basis nicht als bb lock abgeschlossen markiert ist, kann das Bild auch nachträglich noch bearbeitet werden.
    5. Speichern Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
  • Erstellen Sie einen neuen Grundriss

    The graphics programme can also be used to create a new floor plan.

    1. Go to the tab Raumplan Floor plan in the upper area of the input window.
    2. Aktivieren Sie in der rechten Werkzeugleiste unter Ebenen mit Doppelklick die Basis als Aktuelle Ebene.
    3. Select a shape for the room in the left toolbar by left-clicking. Keeping the left mouse button pressed, drag the shape to the desired size.
    4. Alternativ zeichnen Sie die Raumform frei Hand mit dem Stiftsymbol.
    5. Fügen Sie für Türen, Fenster oder anderes festes Inventar Formen aus dem Grafikprogramm oder  Bilder aus dem  Album oder anderen Datensätzen ein.
    6. Speichern Sie Formen mit Rechtsklick auf die Form über das Kontextmenü > In Album übernehmen als Bild, um sie später wieder verwenden zu können.
    7. Fixieren Sie die fertige Skizze über den Haken bei bb lock in der Ebene Basis. Die Skizze lässt sich dann nicht mehr verändern oder verschieben.
    8. Speichern Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
  • Legen Sie einen maßstabsgetreuen Grundriss an

    Um einen maßstabsgetreuen Grundriss zu erstellen, müssen die Maße des Raumes bekannt sein.

    1. Under the input window of the floor plan, select the ruler unit "Pixel".
    2. Click on the line tool in the left toolbar and draw an auxiliary line, e.g. across the width of the door. In the right column Object properties > Size the number of pixels of the line is displayed. Select a line that is as long as possible to keep measurement inaccuracies low.
      Bsp.: Türbreite = 80 cm entspricht 22 Pixel
    3. Convert the scale to whole metres.
      Bsp.: 80cm = 22 Pixel
      100cm = 27,5 Pixel
    4. Speichern Sie den Maßstab unter Datei > Maßstäbe > neu Neuanlage als neue Einheit (z.B. „Raumplan“) mit Pixel Maßstab „27,5“.
    5. Set the ruler unit to the new unit. The number displayed now corresponds to one metre.
    6. Draw tables and chairs in the same graphic and with the same scale. The size of the objects given at Object properties corresponds to the measurements in metres.
      Bsp.: Ein Stuhl mit 45 cm Breite = 0,45
      Note: Any object that has a scale with the same name (e.g. "room plan") will be resized when inserted.
    7. Speichern Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
  • Legen Sie einen Buchungsvorschlag für einen Raum an

    If a room is frequently offered in connection with certain items, store the booking suggestions in the data record of the room.
    Beispiel: Raummiete pro Stunde; Raummiete pro Tag; Beamer

    1. Um einem Raum Buchungsvorschläge zu hinterlegen, wechseln Sie zum Reiter star Buchungsvorschlag.
    2. Click in the horizontal toolbar on neu New creation and enter the name of the item at Search words .
      Alternativ nutzen Sie die Suche über die Artikelgruppe.
    3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit suche Artikel suchen.
    4. Select the items by holding down the Ctrl key and left-clicking and  Apply the selection.
    5. Setzen Sie den Haken in der ersten Spalte, um einen Buchungsvorschlag standardmäßig bei der Buchung des Raumes vorzubelegen.
    6. Speichern Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
  • Legen Sie die Ausstattung eines Raumes fest

    If a room is always offered with a certain equipment, store the equipmentfor the room. In contrast to the booking suggestions, this is for information purposes only and cannot be automatically transferred to events.
    Beispiel: Leinwand, Podest

    1. Go to the Barcode 32 Equipment tab to enter fittings or equipment provided in this room.
    2. Click in the horizontal toolbar on neu New and enter the name of the item at Search words .
      Alternativ nutzen Sie die Suche über die Artikelgruppe.
    3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit suche Artikel suchen.
    4. Select the items by holding down the Ctrl key and left-clicking and  Apply the selection.
    5. Speichern Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.