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Creating a table planM

Der Tischplan besteht einerseits aus einer Liste der Tisch- oder Platznummern, andererseits dem grafischen Grundriss eines bestimmten Raumes mit ausgewählter Bestuhlung und ggf. weiteren Einzelheiten wie Bühne, Tanzfläche etc. Der Tischplan kann skizzenhaft oder maßstabsgetreu ausgeführt werden. Für die Zuweisung von einzelnen Tischen zu Gästen können Tischnummern vergeben und angezeigt werden.

  • Öffnen Sie einen neuen grafischen Tischplan

    A sketch of the table plan can be created using existing pictures or the geometric shapes of the graphics programme. On the tab tischplan Plan open or hide the layers and properties of the graphic by clicking on icon optionen Properties at the top right.

    1. Go to the  Templates  tab on the function bar and click on tischplan Table plans > neu Newto open a new table plan.
    2. Select the room the table plan is meant from the selection list. Alternatively, go to the   Administration tab and click on   Rooms first to opene the room you want, then open the tischplan Table plans tab.
    3. Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie aus der erweiterbaren Auswahlliste die Bestuhlungsart aus. Der Name des Tischplans erscheint so wie hier eingegeben in der Auswahlliste für Veranstaltungsräume. Die Bestuhlungsart wird als änderbare Vorbelegung in die Liste der Veranstaltungsräume übernommen.
    4. Die Anzahl der Plätze wird automatisch berechnet, wenn Tische verwalten aktiviert ist und die Plätze pro Tisch angegeben sind. (). Nur wenn die Tischverwaltung mit Zuweisung von Tischnummern und Plätzen nicht aktiviert ist, ist die Anzahl manuell eingebbar.
    5. With the option An Seitengroesse anpassen Adjust to page size the plan opens in the reservation overview with maximum size.
    6. Wenn für den Raum bereits ein Grundriss gespeichert ist, erscheint dieser in den icon optionen Eigenschaften des Grafikprogrammes rechts als Ebene „Basis“ (). Wenn kein Grundriss vorhanden ist, legen Sie innerhalb des Grafikprogrammes einen an ().
      Hinweis: Legen Sie alle nicht beweglichen Elemente auf der Ebene "Basis" an und fixieren Sie sie mit einem Häkchen in der Spalte bb lock "Fixieren". Bewegliche Elemente legen Sie in weiteren Ebenen an. In welcher Ebene Sie sich gerade befinden erkennen Sie an dem Zusatz ("Aktuelle Ebene") hinter dem Namen der Ebene.
    7. Change to a new layer of the graphic with a double click or via "Layers" (white plus with grey background on the right).
    8. Fügen Sie als Tische, Stühle oder andere Gegenstände vorhandene Objekte über  Bild einfügen aus der Datenbank oder von Festplatte ein, oder verwenden Sie Formen aus dem Grafikprogramm.
    9. Speichern Sie einmal erstellte Formen mit Rechtsklick > Ins Album übernehmen als Bild, um sie später wieder verwenden zu können.
    10. Speichern Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
  • Legen Sie einen maßstabsgetreuen Tischplan an

    Um einen maßstabsgetreuen Tischplan zu erstellen, müssen Raum und Mobiliar denselben Maßstab verwenden. Wenn im Grundriss ein Maßstab definiert ist, und die eingefügten Objekte einen Maßstab desselben Namens haben, passen sie sich beim Einfügen automatisch in der Größe an.

    1. Blenden Sie im Plan ggf. über Ansicht > Lineale in der horizontalen Werkzeugleiste des Grafikprogrammes die Einheiten für Höhe und Breite ein.
    2. At the bottom of the input window for the floor plan, select the ruler unit "Pixel".
    3. Click on the line tool in the left toolbar and draw an auxiliary line, e.g. across the width of the door. In the right column Object properties > Size the number of pixels of the line is displayed. Select a line that is as long as possible to keep measurement inaccuracies low.
      Bsp.: Türbreite = 80 cm entspricht 22 Pixel
    4. Convert the scale to whole metres.
      Bsp.: 80cm = 22 Pixel
      100cm = 27,5 Pixel
    5. Speichern Sie den Maßstab unter Datei > Maßstäbe > neu Neu als neue Einheit (z.B. „Raumplan“) mit Pixel Maßstab „27,5“.
    6. Set the ruler unit to the new unit. The number displayed now corresponds to one metre.
    7. Draw tables and chairs in the same graphic and with the same scale. The size of the objects given at Object properties corresponds to the measurements in metres.
      Bsp.: Ein Stuhl mit 45 cm Breite = 0,45
      Note: Any object that has a scale with the same name (e.g. "room plan") will be resized when inserted.
    8. Speichern Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
  • Verteilen Sie Objekte gleichmäßig

    Distribute tables, chairs and other objects of the table plan at regular intervals.

    1. Klicken Sie auf den Pfeil in der linken Werkzeugleiste und markieren Sie mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste mindestens zwei Objekte.
    2. In the horizontal toolbar, select  Distribute objects > Vertical or Horizontal. The objects are distributed between the rightmost and the leftmost (or topmost and bottommost) object.
    3. Geben Sie im Dialog ggf. einen festen Abstand zwischen den Objekten in der gewählten Linealeinheit an.
      Bsp.: Abstand von 10 cm zwischen Stühlen
  • Verbinden Sie Objekte miteinander

    Gruppieren Sie Stühle zu Tischen, oder auch mehrere Tische miteinander, um sie in dieser Anordnung gemeinsam zu verschieben oder zu kopieren.

    1. Deaktivieren Sie ggf. die Schaltfläche Aktiv Ein-Klick-Tischmenü über dem grafischen Tischplan.
    2. Mark the desired objects by left-clicking and holding down the Shift key.
    3. Release the Shift key, right-click to open the context menu and select Group.
  • Activate the table or seat assignment

    Ein Tischplan kann einfach zur grafischen Darstellung der Bestuhlungsart etc. dienen, um den Mitarbeitern den korrekten Aufbau zu erleichtern. Wenn Sie aber Ihren Reservierungen konkrete Tische zuweisen wollen, müssen die Tische Nummern (oder Namen) haben. Um den grafischen Tischplan in der Reservierungsübersicht richtig nutzen zu können, müssen diese Nummern ausserdem mit Objekten im grafischen Tischplan verknüpft sein.

    1. Enlarge the input window by hiding the information on layers and object properties of the graphic plan with a kick on icon optionen Properties top right above the table plan graphic, if necessary.
    2. Aktivieren Sie rechts neben dem Namen des Tischplans mit Klick die Option tischreservierung Tische verwalten. Rechts neben dem Tischplan erscheint ein neues Unterfenster für die Tischnummern und weitere Angaben.
    3. Create a new table with neu Add > Add new table .
    4. With  neu Add > Add several tables you not only create new tables but also directly the desired numbers. To assign individual seats, enter seat numbers with seat number "1" here instead of table numbers.
      Bs.: Mit der Eingabe "2;8;12-16" legen Sie die Tische Nr. 2, 8, 12, 13, 14, 15 und 16 an.
    5. Select one or more tables by left-clicking and holding down the Ctrl or Shift key to edit them simultaneously:
      1. Right-click in the first column Farbe colour to assign the same colour to all tables.
      2. Geben Sie mit Rechsklick in die Spalte Plätze allen Tische dieselbe Anzahl Plätze.
      3. Assign the same location to all tables by right-clicking in the column Location .
    6. Tische können nur einzeln mit Häkchen dem kinder Kinderbereich zugewiesen werden.
    7. Tables and seats can be changed or delete deleted as long as the table has not yet been booked via this table plan. As soon as a table has already been booked, it appears with a grey background. The number of places can then only be increased, not reduced. If the table is deleted anyway, the table assignment of the reservation is released.
  • Legen Sie Tische oder Plätze unter einer Nummer zusammen

    In der Tischliste können beispielsweise alle Plätze an einem Tisch oder mehrere Tische mit einer Nummer für die Reservierung zusammengefasst werden. Diese müssen aber zuerst als Einzeltische bzw. -plätze angelegt werden.

    1. Mark the upper table in the table list with a left click. A new input window opens below the table list.
    2. Fügen Sie im unterstehenden Fenster Zusammensetzung mit neu Hinzufügen die angebotenen Plätze oder Tische hinzu.
    3. Der zusammengesetzte Tisch wird in der Liste unterstrichen angezeigt.
      Hinweis: Das Gruppieren von Objekten auf dem grafischen Tischplan ersetzt nicht die Zusammenfassung von Plätzen oder Tischen in der Tischliste. Die Anzahl der Plätze von Ober- und Untertischen wird nicht abgeglichen.
  • Verbinden Sie die Tischnummern der Liste mit dem grafischen Tischplan

    Um in der Tischreservierungsübersicht auch über den grafischen Tischplan buchen zu können, müssen die Tischnummern mit den Objekten auf der Grafik verbunden werden. Ohne diese Verbindung sind nur Tischzuweisungen über die Listen- oder Zeitstrahlsicht möglich.

    1. Aktivieren Sie über dem Plan die Schaltfläche Aktiv Nicht/Aktiv Ein-Klick-Tischmenü. So bekommen Sie im Kontextmenü über Rechtsklick nur noch die Optionen zur Tischverwaltung angeboten, nicht mehr die Optionen zur Grafikbearbeitung.
      Hinweis: In der linken Toolbar des Grafikprogrammes darf nur der Cursor ausgewählt sein, kein anderes Werkzeug. 
    2. Mark the desired table in the table plan by left-clicking.
    3. Assign one of the table numbers not yet linked by right-clicking and e.g.  Assign table 4 . In the table plan, the table turns dark blue for confirmation and a tick is placed in the last column in the list of tables on the right.
      Hinweis: Jede Nummer bezieht sich auf ein eigenständiges Objekt. Gruppierte Objekte erhalten nur eine Nummer. Wenn Sie nicht das Ein-Klick-Tischmenü aktiviert haben, wählen Sie Objekte zuweisen.
    4. Alternativ markieren Sie ein Objekt (Tisch) im grafischen Tischplan, wählen eine Zeile in der Tischliste aus und setzen mit Linksklick ein Häkchen in die rechte Spalte tisch Objekt im Tischplan zugewiesen.
    5. If necessary, release the assignment via the context menu by right-clicking on the object and selecting Release assignment, or by removing the tick in the list by left-clicking. To unassign multiple tables, select the tables in the list, click on the column tisch Object assigned in the table plan and select Unassign.
  • Formatieren Sie Tischnummern und Reservierungsinfos im Tischplan

    Im Tischplan legen Sie fest, welche Informationen in der Tischreservierungsübersicht angezeigt werden: Tischnummern von freien Tischen oder genauere Details zur Reservierung bei bereits zugewiesenen Tischen. Beides kann erst angelegt und formatiert werden, wenn eine Tischnummer dem Objekt im grafischen Plan zugewiesen ist.

    1. Right-click on an assigned table in the plan and select neu Show table number.
    2. Open the text field with a double click and format the numbers as desired.
    3. Confirm with OK.
    4. Das Format einer vorhandenen Tischnummer können Sie auch mit Rechtsklick copyFormat als Formatvorlage speichern und auf andere Tischnummern als copyFormat Formatvorlage anwenden. Die Formatvorlage wird mit dem Tischplan gespeichert und steht nur für diesen Plan zur Verfügung.
      Hinweis: pro Tischplan gibt es nur eine (die zuletzt gespeicherte) Formatvorlage. Auf bereits vorhandene Tischnummern muss diese Vorlage manuell angewendet werden, für neu hinzugefügte Tischnummern wird sie automatisch übernommen.
    5. Right-click and neu Show reservation info to insert another text field.
    6. Open the text field with a double-click and select, for example, a database reference or a list to display the name of the guest, the number of persons or other details.
    7. Formatieren Sie nach Wunsch und bestätigen Sie mit OK.
    8. Ermöglichen Sie über die Schaltfläche Verschieben Reservierungsinfo verschieben oben rechts im Tischplan das Ändern von Tischzuweisungen über Drag-and-drop in der Tischreservierungsübersicht.
  • Gruppieren Sie Tische für die automatische Zuweisung

    Einzeltische könne für größere Gruppen ggf. zusammengelegt werden, wenn sie nah beieinander stehen. Um dies auch bei der automatischen Tischzuweisung entweder über die Reservierungsübersicht, innerhalb einer Reservierung oder im Rahmen der Online-Tischreservierung zu ermöglichen, legen Sie Gruppierungen von diesen Tischen an.

    Bei der automatischen Tischzuweisung wird zuerst nach passenden Tischen gesucht. Wenn keine passenden Tische frei oder vorhanden sind, werden Tischgruppen mit einer hinreichenden Anzahl freier Plätze gesucht.

    1. Click on TR Tische Verschmelzen Define table groupsabove the list of tables in the top right-hand corner.
    2. Ein neues Eingabefenster öffnet sich. Übernehmen Sie die gewünschten Tischnummern mit Klick auf star Tische auswählen.
    3. Select the numbers of the tables that can be merged by left-clicking and holding down the Ctrl key and confirm with ok Apply. The table numbers are then automatically in the correct format, separated by semicolons (;), one after the other.
    4. Beginnen Sie für jede neue Tischkombination eine neue Zeile.
    5. Es werden nur Tische zusammengelegt, die direkt hintereinanderstehen. Um unterschiedliche Kombinationen zu ermöglichen, legen Sie mehrere Gruppen an. Jeder Tisch kann mehrfach vorkommen.
      Bsp.: 10;11;12;13;20 (Tisch 10 kann mit Tisch 11 kombiniert werden, aber nicht mit Tisch 12, 13 oder 20. Tisch 12 kann mit Tisch 11 oder Tisch 13 kombiniert werden.)
      10;12;13 (Tisch 10 kann mit Tisch 12 kombiniert werden.)
      10;13 (Tisch 10 kann mit Tisch 13 direkt kombiniert werden.)
    6. Table numbers with a preceding "-" will not be assigned during automatic table allocation.
  • Entfernen Sie einen Tisch aus einem vorhandenen Tischplan

    Tables can also be subsequently removed from table plans.

    1. Select the desired table in the graphic table plan or in the list of tables on the right.
    2. Click above the table list on  Remove and select the option Delete table.
    3. If the table has already been booked, a warning appears and the option to display all reservations at this table with this table plan. The reservations can then be edited individually in the list of results.
    4. If you select Nevertheless delete , the table will be deleted from all reservations (past or future). The deletion is noted in the reservation remark.
    5. Die betroffenen Reservierungen müssen dann neu einem anderen Tisch zugewiesen werden.