Creating an event for table reservations^M

• Öffnen Sie eine neue Tischreservierungsveranstaltung

  New table reservation events are always created for a single day and can then be copied to other days. The general conditions for the reservation lists are set in the event.

  Ab Version 12.1d

  1. Open via  Base >  Table reservation >  Event >  New a new, empty table reservation event, then continue as below point 3.
  2. Alternativ öffnen Sie über   Basis >  Tischreservierung >  Veranstaltung >  Neuanlage mit Vorlage eine Liste der vorhandenen Vorlagen.
  3. Select the template you want from and click  Apply.
  4. Enter the desired date and confirm with OK.
  5. Die neue Tischreservierungsveranstaltung öffnet sich mit allen vorbelegten Zeiten, Räumen und sonstigen Angaben.

  Before version 12.0d

  1. Open via  Base >  Table reservation the  Reservation overview.
  2. Click on the left under the date selection and any existing reservation lists on  and select  New.
  3. Das Eingabefenster der Tischreservierungsveranstaltung öffnet sich.
  4. Der Anlass wird automatisch mit "Tischreservierung" vorbelegt, kann aber manuell geändert werden.
  5. Geben Sie das  Datum und die   Uhrzeit ein. Außerhalb dieser Zeiten können keine Tischreservierungen gemacht werden.
  6. Check   "Quote tab in reservation" if you are planning to use not just orders, but also quotes in your table reservations.
• Legen Sie eine neue Vorlage für Tischreservierungsveranstaltungen an

  Templates make it easier for you to create new table reservation events, because all predefined entries are taken over directly.

  1. First create a  sample event that you want to use as a template.
  2. Then open  Basis >  Table reservation >  Event >  New with template a list of existing templates.
  3.  Click on  Addin the horizontal toolbar.
  4. Select "Table reservation" or another descriptive name as the type of event.
  5. Geben Sie der neuen Vorlage einen sprechenden Namen.
  6. Klicken Sie auf  Muster öffnen und wählen Sie die gewünschte TR-Veranstaltung aus. In der geöffneten Musterveranstaltung können Sie noch Änderungen vornehmen.
  7. Enter the desired date and confirm with OK.
  8. Die neue  Vorlage steht sofort für die Neuanlage von Tischreservierungsveranstaltungen zur Verfügung.
• Buchen Sie Räume für die Tischreservierung

  Die Räume, in denen Tischreservierungen möglich sein sollen, werden über die Reservierungsveranstaltung gebucht.

  1. Open the room list in the TR-VA via  Base > Rooms >  Add .
  2. Select a room by double-clicking it or several rooms by holding down the left mouse button or the Ctrl key, left-clicking and  Apply.
  3. Die gewählten Räume werden in die Liste der Räume übernommen.
  4. Die Reihenfolge der Räume wird in der Tischreservierungsübersicht in die Liste der freien Tische und der Reiter übernommen. Klicken Sie auf  Freie Sortierung, um die Räume nachträglich neu zu ordnen, und ziehen Sie die Räume mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle.
  5. Click on  in the horizontal toolbar of the input window to check whether rooms are already occupied and whether there are booking conflicts.
     Hinweis: Rüstzeiten werden nicht berücksichtigt.
• Weisen Sie einen Tischplan zu
  Only by means of a table plan can it be determined whether there are still free seats or tables available, therefore a table plan must be assigned for each booked room (Creating a table plan).

  1. Click in the column Table plan of the desired room.
  2. Select the desired table plan from the list of existing table plans by left-clicking.
• Geben Sie Sitzungen / Buchungszeitbereiche an

  Der Zeitbereich der Tischreservierungsveranstaltung kann in verschiedene Sitzungen ^M unterteilt werden. Jeder Tisch kann pro Sitzung nur einmal reserviert werden. In der Übersicht der Tischreservierungen können alle oder einzelne Sitzungen angezeigt werden.
  Bsp.: Mittagessen von 12 Uhr bis 14 Uhr; Abendessen von 18 Uhr bis 22 Uhr

  1. Legen Sie in der TR-VA über  Basis > Sitzungen >  Hinzufügen eine neue Sitzung an
  2. Geben Sie die Zeiten der Sitzung an. In neuen Reservierungen sind die Zeiten der gewählten Sitzung vorbelegt, können aber manuell geändert werden.
  3. Select a description for the session from the expandable drop-down list.
  4. If necessary, select a room if the session is not to take place in all selected rooms.
• Weisen Sie eine Speise- oder Getränkekarte zu
  Über eine der TR-Veranstaltung zugewiesene Karte begrenzen Sie das Angebot der Artikel, die in den einzelnen Reservierungen als Angebote oder Bestellungen gebucht werden können. (Wie lege ich eine Speise- oder Getränkekarte an?).

  1. Go to the next tab  Details of the reservation setting.
  2. In the top line at Only items from map , select an existing    map   via the drop-down triangle , or create a new map.
     If a card has been assigned, only the items listed there are offered for booking in reservations. It is not possible to assign more than one card.
• Legen Sie eine neue Vorlage für Tischreservierungsveranstaltungen an

  Templates make it easier for you to create new table reservation events, because all predefined entries are taken over directly.

  1. First create a  sample event that you want to use as a template.
  2. Then open  Basis >  Table reservation >  Event >  New with template a list of existing templates.
  3.  Click on  Addin the horizontal toolbar.
  4. Select "Table reservation" or another descriptive name as the type of event.
  5. Geben Sie der neuen Vorlage einen sprechenden Namen.
  6. Klicken Sie auf  Muster öffnen und wählen Sie die gewünschte TR-Veranstaltung aus. In der geöffneten Musterveranstaltung können Sie noch Änderungen vornehmen.
  7. Enter the desired date and confirm with OK.
  8. Die neue  Vorlage steht sofort für die Neuanlage von Tischreservierungsveranstaltungen zur Verfügung.
• Kopieren Sie die Tischreservierungsveranstaltung

  Die Tischreservierungsveranstaltung wird zunächst für einen Tag angelegt und danach auf einen längeren Zeitraum kopiert.

  Hinweis: Testen Sie die Tauglichkeit der Tischreservierungsveranstaltung in Ihrem täglichen Arbeitsablauf, bevor Sie für einen längeren Zeitbereich kopieren. Eine Serienkopie kann nur mit Hilfe einer Datenpflegeliste korrigiert werden

  1. In the desired table reservation event, select > Save and copy. The input window for copies opens.
  2. Für eine Kopie der der Tischreservierungs- Veranstaltung auf einen bestimmten Tag, wählen Sie im oberen Teil des Fensters ein neues Datum.
  3. Alternatively, click on  Serial copy for a series of copies.
     a) Zeitraum:
     If you enter a from and to period , the event will be copied to every day of this period.
     Tick certain weekdays to copy the event only to these days in the selected period.
     Bsp.: Jeden Samstag im Advent findet ein Brunch statt.
     Enter a regular repetition of events via all "x days/weeks/months/years" and add the time range via the selection list if necessary.
     Bsp.: Alle 2 Monate immer am letzten Wochentag im Monat findet ein "Krimi Dinner" statt.
     b.) Liste von Tagen:
     Enter a repetition on certain days at irregular intervals in the middle column via  or supplement the period entered above with individual days.
     Bsp.: Der Gewölbekeller wird an gut gebuchten Tagen für den a la carte Service freigegeben.
     
  4. Go to the Preview to check if all your dates are listed. You can also  delete individual days here if necessary.
  5. Geben Sie den Status (Definitv, Option etc.) an.
  6. In the lower part of the window, select which of the original event and segment data should also be copied.
     Note: To mark this setting for event copies in the future, activate the field  Setting. The decision will only be saved for your user.
  7. Click on Copy to confirm your input.
• Geben Sie interne Informationen zur Tischreservierung an Mitarbeiter

  Um alle Mitarbeiter über wichtige Details zu den Reservierungen an einem Tag zu informieren, können in der Tischreservierungsveranstaltung Interne Infos eingegeben werde. Diese sind für Mitarbeiter lesbar, aber nicht änderbar.

  1. Geben Sie ganz oben links über dem Reiter  Basis im Feld  Interne Info wichtige Informationen für Ihre Mitarbeiter ein.
  2.  Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window and close the window.
  3. Die oberste Zeile der Tischreservierungsübersicht färbt sich gelb, wenn Informationen zur ausgewählten Veranstaltung vorhanden sind. Der eingegebene Text erscheint in roter Schrift in der obersten Zeile. Klicken Sie auf, um den gesamten Text angezeigt zu bekommen.