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Vorlagen für Veranstaltungen, Vorgänge und Abläufe verwenden

Viele Veranstaltungen laufen nach vergleichbarem Muster ab und sind leicht auf Basis von ausgearbeiteten Vorlagen abzubilden. Veranstaltungsvorlagen in Bp Event beruhen auf ganz normalen Veranstaltungen, die von einem Benutzer mit entsprechenden Rechten als Vorlage gespeichert werden. Danach stehen sie jedem Mitarbeiter als Basis für die Planung von kompletten Veranstaltungen, einzelnen Vorgängen oder Abläufen zur Verfügung.

So legen Sie eine Veranstaltung mit Vorlage an

  1. Gehen Sie zu Basis 32 Basis > VA 32expand Veranstaltungen > vorlage va 32 Neu mit Vorlage und wählen Sie ggf. den Betrieb.
  2. Wählen Sie aus der Liste der Ergebnisse mit Doppelklick die gewünschte Vorlage.
    Alternativ wählen Sie in der Raumbelegung mit Rechtsklick die Vorlage aus dem Kontextmenü.
  3. Geben Sie in dem Eingabefenster die Daten ein, die nicht aus der Vorlage übernommen werden. Dies sind insbesondere das Datum, der Veranstalter, der Anlass und der Status. Die Pflichtfelder sind unterstrichen.
  4. Bestätigen Sie mit Anwenden.
  5. Die Veranstaltung öffnet sich mit allen ausgewählten Details aus der Vorlage.
Veranstaltung mit Vorlage anlegen

So legen Sie einen VorgangM mit Vorlage an

  1. Klicken Sie in der linken Navigation der Veranstaltung mit der rechten Maustaste auf den Reiter Angebot Angebot.
  2. Wählen Sie über Angebot Vorlage Neu mit Vorlage > vorlage va Veranstaltungsvorlage den entsprechenden Angebot Vorgang mit Linksklick.
  3. Wählen Sie einen oder mehrere Vorgänge über Angebot Vorgänge auswählen.
    Hinweis: Es können nur Vorlagen vom gleichen Vorgangstyp (Angebot, Bestellung, Rechnung) ausgewählt werden.
  4. Der Vorgang wird eingefügt und kann bearbeitet werden. Das Vorgehen gilt genauso für Bestellung Bestellungen und Rechnung Rechnungen.

So legen Sie einen VeranstaltungsablaufM mit Vorlage an

  1. Öffnen Sie den Ablauf Ablauf in der linken Veranstaltungsnavigation.
  2. Öffnen Sie über neuexpand >  Neu mit Vorlage eine Auswahl der vorhandenen Vorlagen mit Veranstaltungsablauf.
  3. Wählen Sie einen oder mehrere Ablaufschritte über Ablauf Ablauf auswählen.
  4. Einzelne Ablaufschritte können nachträglich markiert und über die horizontale Werkzeugleiste Entfernen entfernt werden.
Ablauf mit Vorlage anlegen

So erstellen Sie eine Veranstaltungsvorlage

Nur Benutzer mit entsprechenden Rechten können Veranstaltungen als Vorlagen speichern.

  1. Gehen Sie zu Vorlagen 32 Vorlagen > vorlage va 32 Veranstaltungen > neu 32 Neuanlage und wählen Sie ggf. den Betrieb.
  2. Wählen Sie die Art der Veranstaltung und geben Sie der Vorlage einen möglichst aussagekräftigen Namen.
  3. Wählen Sie die Veranstaltungs- und Vorgangsdaten, die von dem Original als Vorlage übernommen werden sollen.
  4. Weisen Sie über suche 32 Musterveranstaltung mit Doppelklick auf die Liste die gewünschte Veranstaltung als Muster zu.
  5. Die Musterveranstaltung wird unter einer neuen Veranstaltungsnummer und nur mit den ausgewählten Daten gespeichert. Das Original der Musterveranstaltung bleibt unverändert.

So ändern Sie eine vorhandene Veranstaltungsvorlage

  1. Gehen Sie zu Vorlagen 32 Vorlagen > vorlage va 32 Veranstaltungsvorlagen > suche 32 Suchen.
  2. Wählen Sie die Vorlage mit Doppelklick.
  3. Klicken Sie auf VA 32 Muster öffnen.
  4. Ändern Sie die gewünschten Details und speichern Sie die Veranstaltung über Speichern 32.

Kopieren Sie vorhandene Veranstaltungen, Vorgänge und Abläufe

Wenn keine passende Veranstaltungsvorlage vorhanden ist, können auch andere Veranstaltungen, Vorgänge oder Vorgangsartikel kopiert werden.

So kopieren Sie eine wiederkehrende Veranstaltung auf andere Tage

  1. Wählen Sie in der gewünschten Veranstaltung saveexpand> Kopie Speichern und kopieren. Das Eingabefenster für Kopien öffnet sich.
  2. Für eine Kopie der Veranstaltung auf einen bestimmten Tag, wählen Sie im oberen Teil des Fensters ein neues Datum.
  3. Alternativ klicken Sie auf neu Serienkopie für eine Reihe von Kopien.
    a.) Zeitraum:
    Geben Sie einen von und bis Zeitraum ein, wird die Veranstaltung auf jeden Tag dieses Zeitraumes kopiert.
    Aktivieren Sie den Haken bestimmter Wochentage, so wird die Veranstaltung auf die gewählten Wochentage des oben genannten Zeitraumes kopiert.
    Bsp.: Jeden Montag im Advent findet eine Frühstücksveranstaltung statt.
    Eine geregelte Wiederholung von Terminen geben Sie über alle "x Tage/Wochen/Monate/Jahre" ein und ergänzen ggf. über die Auswahlliste den Zeitbereich.
    Bsp.: Der Kegelverein kommt alle 2 Monate immer am letzten Wochentag im Monat.
    b.) Liste von Tagen:
    Geben Sie in der mittleren Spalte über neu eine Wiederholung an bestimmten Tagen in unregelmäßigen Abständen ein.
    Bsp.: Der Vereinsvorstand tagt am 24.7., 26.8., 21.9.
  4. Prüfen Sie über die Spalte Vorschau die zu kopierenden Tage und löschen ggf. einzelne Tage über delete.
  5. Wählen Sie den Status, den die Kopien haben sollen.
  6. Wählen Sie im unteren Teil des Fensters, welche der originalen Veranstaltungs- und Vorgangsdaten mitkopiert werden sollen.

So kopieren Sie einen Vorgang bzw. eine Variante innerhalb einer Veranstaltung

  1. Wählen Sie mit Rechtsklick auf den gewünschten Angebot Vorgang > Kopie Kopieren.
  2. Wählen Sie aus, in welchen Vorgangstyp (Angebot, Bestellung, Rechnung) und ggf. welche Variante der Vorgang kopiert werden soll.
  3. Entscheiden Sie, welche Daten kopiert werden sollen, und ob die Kopie als neuer Vorgang angelegt werden soll.
  4. Zur Anpassung eines bereits vorhandenen Vorgangs können die Daten wahlweise ergänzt oder ersetzt werden.
  5. Über Ordner Angebot Stern Vorgangsvariante > Kopie Kopieren kopieren Sie alle Vorgänge einer Variante gleichzeitig innerhalb des selben Vorgangstyps.

So kopieren Sie Artikel in einen anderen Vorgang bzw. andere Veranstaltung

  1. Markieren Sie die gewünschten Artikel, die Zwischensummen oder Bemerkungen mit gedrückter STRG-Taste und Linksklick.
  2. Wählen Sie mit Rechtsklick zwischenablage Zwischenablage > Kopie Kopieren oder  Ausschneiden, um die Artikel gleichzeitig aus dem Originalvorgang zu entfernen.
  3. Öffnen Sie einen anderen Vorgang derselben oder einer anderen Veranstaltung, der mindestens eine Zeile enthält.
  4. Setzen Sie den Cursor mit Linksklick in die Artikelliste und wählen Sie mit Rechtsklick zwischenablage Zwischenablage > neu Einfügen.
  5. Die Artikel werden unterhalb des markierten Artikels in der Liste eingefügt.
  6. Nach dem Einfügen werden die Daten in der Zwischenablage gelöscht. Kopieren Sie die Artikel neu, um sie erneut einzufügen.

Übernehmen Sie Buchungsvorschläge

Buchungsvorschläge zu Adresse Adressen, artikel Artikeln oder raeume Räumen werden bei der Neuanlage von Veranstaltungen und Vorgängen zur Übernahme vorgeschlagen.

So übernehmen Sie Vorschläge

  1. Alle Vorschläge zu Veranstalter, Räumen oder Vorgangsartikeln erscheinen in einem Bearbeitungsfenster oben rechts auf dem Bildschirm.
  2. Wechseln Sie zwischen den Vorschlägen aus verschieden Datensätzen mit .
  3. Öffnen Sie einen neuen oder vorhandenen Vorgang. Solange kein Vorgang ausgewählt ist, können die Vorschläge nicht übernommen werden.
  4. Setzen Sie einen Haken vor den gewünschten Artikel und bestätigen Sie mit  Buchen.
  5. Um alle Vorschläge zu einem Datensatz zu übernehmen, klicken Sie auf SelectAll Alle Artikel markieren und bestätigen Sie mit  Buchen.
    Alternativ klicken Sie auf den kleinen Pfeil expand  und wählen Buchen (Vorschlag behalten), um den Artikel in der Liste zu behalten.

 So lehnen Sie Vorschläge ab

  1. Wählen Sie die vorgeschlagenen Artikel im Eingabefenster mit Häkchen aus.
  2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Abgelehnt Buchungsvorschlag löschen.
  3. Alle Vorschläge werden automatisch abgelehnt, wenn Sie die Veranstaltung schliessen.
  4. Buchungsvorschläge zu Artikeln können in der Vorgangsartikelliste weiterhin über Rechtsklick > star Buchungsvorschläge anzeigen aufgerufen werden.

Modul Vorgänge, Veranstaltungsablauf

PDF Kurzanleitung

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