Adressen anlegen und verwenden

So legen Sie eine neue Adresse an

1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter  Basis >  Adressen >  Neuanlage.
2. Geben Sie unter Name den Firmennamen bzw. den Familiennamen ein und  prüfen Sie auf bereits vorhandene Daten.
3. Weitere Pflichtfelder (unterstrichen) sind z.B. E-Mail, Telefon oder Ort.
4. Wählen Sie mindestens eine Kategorie pro Adresse.

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So legen Sie einen neuen Ansprechpartner an

(Basisversion)

1. Bleiben Sie in der Adresse auf dem Menüpunkt  Basis.
2. Fügen Sie im unteren Bereich des Eingabefensters unter  Ansprechpartner über das grüne Plus  eine beliebige Anzahl von Personen mit Kontaktdaten hinzu.
3. Den Standardansprechpartner markieren Sie mit einem Häkchen in der ersten Spalte.

(Mit Modul CRM plus^M)

1. Gehen Sie in der linken Navigationsleiste der Adresse auf  Ansprechpartner > Doppelklick auf  Neuanlage.
2. Klappen Sie den Ansprechpartner auf und geben Namen und Kontaktdaten ein. Zusätzliche Details wie Privatadresse, Stichwörter pro Ansprechpartner, Bilder oder Bemerkungen ein können dem Ansprechpartner hinzugefügt werden.
3. Markieren Sie Serienbrief-Empfänger (für Mailing, Newsletter etc.) und/oder den Standardansprechpartner mit einem Häkchen.

Lesen Sie mehr zum Thema Ansprechpartner anlegen

So dokumentieren Sie die Herkunft der persönlichen Adressen (Datenerhebung)

1. Gehen Sie in der linken Navigationsleiste der Adresse bzw. des Ansprechpartners auf  Datenverarbeitung > Datenerhebung > .
2. Wählen Sie einen Verarbeitungszweck sowie eine rechtliche Grundlage für die Datenerhebung aus.
3. Machen Sie eine Angabe zur Datenherkunft und verknüpfen Sie ggf. über die Schaltfläche  <Brief zuweisen> einen Brief. Alternativ geben Sie einen Quellverweis ein oder fügen ein gescanntes Dokument als Bild ein.
4. Geben Sie an, wann die Löschfrist für die Adresse beginnen soll.
   Hinweis: Löschfristen werden über administrative Einstellungen vorbelegt und müssen nicht pro Datenerhebung eingegeben werden.

So dokumentieren Sie die Einwilligung zur späteren Nutzung (Datenverarbeitung zu Werbezwecken)

1. Gehen Sie in der linken Navigationsleiste der Adresse bzw. des Ansprechpartners auf  Datenverarbeitung > Datenverarbeitung zu Werbezwecken > .
2. Wählen Sie aus, in welcher Form die Einwilligung des Kunden zur weiteren Nutzung der Adressdaten vorliegt und verknüpfen Sie ggf. über die Schaltfläche <Brief zuweisen> einen Brief. Alternativ fügen Sie ein gescanntes Dokument als Bild ein.
3. Markieren Sie Werbezwecke und Medien, für die Ihnen ausdrücklich eine Erlaubnis erteilt ("Ja") oder verweigert ("Nein") wurde.
4. Zwecke und Medien, für die keine Kundenauskunft vorliegt, bleiben unmarkiert. Einwilligungserklärungen sind nicht änderbar, können aber durch eine neue Erklärung ersetzt werden.

Lesen Sie mehr zum Thema Datenverarbeitung/DSGVO

So geben Sie weitere Informationen zur Adresse ein

1. Benutzerdefinierte und datierte Stichwörter weisen Sie auf der Basis der Adresse zu.
2. Geben Sie unter Details standardmäßig abweichende Anschriften für Rechnungen und Lieferungen zu dieser Adresse ein.
3. Informationen zu Veranstaltungen, Tischreservierungen^M oder Rechnungen, die bei Neuanlage dieser Datensätze angezeigt werden, geben Sie unter Details ein.
4. Bevorzugte Artikel z.B. für Stammkunden, die bei neuen Buchungen angezeigt werden sollen, legen Sie als Buchungsvorschläge an.

Lesen Sie mehr zum Thema wichtige Informationen in der Adresse eingeben

So legen Sie Kontaktnotizen^M an

1. Gehen Sie in der linken Navigationsleiste auf  Kontakte > .
2. Füllen Sie die Pflichtfelder Betreff, Kategorie und Verarbeitungszweck aus.
3. Den Kundenkontakt selbst dokumentieren Sie im Feld  Beschreibung.
4. Eine Wiedervorlage für die Kontaktnotiz legen Sie oben rechts im Eingabefenster an. Die Wiedervorlage wird im allgemeinen Info Center angezeigt, wenn Kontaktnotizen als  Datenquellen aktiviert sind.

Lesen Sie mehr zum Thema Adresspflege und CRM plus

So legen Sie Datensätze mit Bezug zu einer Adresse an

1. Die üblichen neuen Datensätze (Veranstaltung, Termin^M, Brief etc.) öffnen Sie direkt über die horizontale Werkzeugleiste der Adresse mit Linksklick auf . Der neue Datensatz ist bereits mit den Adressdaten gefüllt bzw. verknüpft.
2. Weitere Datensätze öffnen Sie über das Info Center der Adresse, wenn diese als  Datenquellen aktiv sind.

So finden Sie Datensätze mit Bezug zu einer Adresse

1. Eine Liste aller bisherigen Veranstaltungen, Vorgänge, Rechnungen etc. öffnen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der Adresse mit Linksklick auf .
2. Eine Liste aller bereits gebuchten Artikel öffnen Sie mit Linksklick auf  Artikel.
3. Weitere Datensätze wie Briefe/E-Mails, Termine^M etc. finden Sie im Info Center der Adresse. Wählen Sie die gewünschten  Datenquellen aus und filtern Sie ggf. nach Status, Name oder Bearbeiter.

So löschen Sie Adressen oder Ansprechpartner aus der Suche

1. Gehen Sie in der linken Navigationsleiste auf Basis.
2. Adressen, die nicht mehr aktuell sind, markieren Sie in der horizontalen Werkzeugleiste als  nicht aktiv. Markieren Sie einzelne Ansprechpartner in der Liste und  entfernen Sie diese aus der Standardsuche.
3. Für Adressen, die nur für den Besitzer und dessen Vertreter sichtbar sein sollen, setzen Sie die Adresse auf  Vertraulich.
4. Adressen oder Ansprechpartner, die lt. DSGVO nicht mehr kontaktiert und aus der Adressverwaltung entfernt werden möchten, setzen Sie auf die interne  Robinsonliste. Entfernen Sie die gesamte Adresse über Robinsonliste in der horizontalen Werkzeugleiste oder einzelne Ansprechpartner über  oberhalb der Liste.

Modul CRM plus, Termine