Briefe und E-Mails schreiben und senden

So legen Sie einen neuen Brief an

1. Gehen Sie zu  Kommunikation >  Brief / E-Mail >  Neuanlage.
   Alternativ erstellen Sie Briefe über direkt aus einer Adresse oder Veranstaltung.
   Hinweis: Wir empfehlen das Erstellen von Schriftverkehr aus Datensätzen. Die im Datensatz hinterlegten Informationen und Rahmendaten wie Ansprechpartner mit E-Mailadresse, Veranstaltungsdaten etc. werden übernommen.
2. Wählen Sie eine Textvorlage mit Doppelklick oder fahren Ohne Vorlage fort.
   Hinweis: Die Meldung der Vorlagenauswahl kann über  Nicht mehr anzeigen ausgeblendet werden.
3. Um eine Adresse auszuwählen, geben Sie unter Empfänger einen Namen ein und drücken Sie ENTER. Wählen Sie die Adresse mit Doppelklick oder legen Sie über  eine neue Adresse an.
4. Geben Sie den Betreff des Briefes ein.
5. Geben Sie den Brieftext ein und fügen Sie ggf. über  Bild einfügen Bilder aus verschienenen Ablageorten ein. ( Album,  Zwischenablage,  Ansprechpartner,  Artikel, von Festplatte laden)
6. Wählen Sie über die Ausgabeeinstellung in der unteren Werkzeugleiste das gewünschte Briefpapier.
7. Drucken Sie den neuen Brief über  Drucken oben links in der horizontalen Werkzeugleiste.

So legen Sie eine neue E-Mail* aus einem Datensatz an

1. Öffnen Sie die Adresse (oder Veranstaltung, Termin etc.) und klicken in der horizontalen Werkzeugleiste auf  >  Brief / E-Mail > belegen den Empfänger vor und wählen aus dem Kontextmenü die passende Vorlage für Ihre E-Mail.
2. Achten Sie in der Werkzeugleiste auf die Vorbelegung der Versandart  E-Mail. Es erscheinen Eingabefelder für E-Mail-Absender (Von) und Empfängeradressen (Empfänger, An, Cc, Bcc).
3. Um eine E-Mail an einen Empfänger zu senden, der nicht als Adresse in der Datenbank existiert, geben Sie die E-Mail-Adresse im Feld An ein.
4. Wählen Sie über  (rechts neben An) eine Verteilerliste aus oder erstellen Sie spontan eine  Empfängerliste.
5. Fügen Sie über den Reiter  Anhänge >  Dateien (Bp Event-Dokumente, externe Dateien, Visitenkarten oder Kalendereinträge) als Anhänge zu der E-Mail hinzu.
6. Senden Sie die E-Mail über  Senden.

So blenden Sie Bezüge ein

1. Lassen Sie sich die in den Textvorlagen enthaltenen Bezüge zu Datenbankfeldern (z.B. Briefanrede, Empfänger, aktuelles Datum) über das Icon  4D Ausdrücke anzeigen (im mittleren Bereich der Werkzeugleiste).
2. Aktivieren Sie rechts oben Bezüge immer aktuell, um beim erneuten Aufrufen eines bereits gespeicherten Briefes die aktuellsten Daten (Anrede, heutiges Datum) in den Text einzufügen.
3. Entfernen Sie unbedingt den Haken aus dem Kästchen, bevor Sie den Brief versenden, um nachträgliche Verfälschungen zu verhindern.

So legen Sie eine Abwesenheitsnotiz an

1. Gehen Sie in der Funktionsleiste zu  Kommunikation >  Abwesenheitsnotiz.
2. Geben Sie Ihren persönlichen Text für die automatische E-Mail ein.
3. Wählen Sie  Abwesenheitsnotiz aktiv, um auf jede eingehende E-Mail eine automatische Antwort schicken zu lassen.

* Nur wenn Sie in Bp Event Ihr E-Mail-Konto aktiviert haben.