Veranstaltungen anlegen und benutzen

So legen Sie eine neue Veranstaltung an

1. Gehen Sie zu  Basis >  Veranstaltungen >  Neuanlage.
2. Veranstaltungen, die Sie in derselben Art öfter anbieten, legen Sie über  Neu mit Vorlage an.
3. Füllen Sie Datum, Startzeit und Personenzahl der Veranstaltung aus. Wenn das genaue Datum der Veranstaltung noch nicht feststeht, geben Sie zuerst ein Referenzdatum ein und wählen Sie dann über die Datumsauswahl den  Entwurf (Datum noch offen).
4. Vergeben Sie einen Status und ggf. ein Statusdatum (z.B. Fälligkeit der Option). Status und Statusdatum haben Einfluss darauf, wann, wo und wie die Veranstaltung im Info Center und in der Raumbelegung aufgeführt wird.
5. Verknüpfen Sie als Veranstalter und ggf. Besteller oder Rechnungsempfänger vorhandene oder neue Adressen.
6. Geben Sie als Anlass den Namen der Veranstaltung an (z.B. "50. Geburtstag").
7. Wählen Sie im unteren Fenster Räume über  > Raumliste oder  Raumbelegung die Veranstaltungsräume.
8. Alternativ prüfen Sie zuerst über  Veranstaltungen >  Raumbelegung die Verfügbarkeit der Räume und legen mit Doppelklick auf den gewünschten Raum eine neue Veranstaltung an.
9. Wechseln Sie in der Navigationsleiste der Veranstaltung auf den Ablauf^M und legen einen detaillieren zeitlichen Ablauf an.
10. Mit Rechtsklick auf können bestehende Vorgänge mit dem Ablaufpunkt verknüpft oder neue Vorgänge^M angelegt werden.

So sehen Sie alle verknüpften Datensätze

1. Gehen Sie in der seitlichen Navigationsleiste der Veranstaltung zu  Info Center.
2. Wählen Sie, welche der in der Liste angebotenen  Datenquellen Sie sehen möchten (z.B. Veranstaltungen, Termine^M, Briefe).
3. Setzen Sie in der jeweiligen Datenquelle weitere  Filter oder wechseln Sie zu anderen Listen.
4. Filtern Sie mit  nur Ihre eigenen Daten heraus.
5. Speichern Sie die aktuellen Einstellungen unter Sichten >  Speichern >  Neu als  Benutzersicht, Gruppensicht oder Standardsicht.
6. Legen Sie über  Neu in der Werkzeugleiste neue Datensätze zu der geöffneten Veranstaltung an. Nur die Art von Daten, die als Datenquellen ausgewählt sind, werden auch zur Neuanlage angeboten.

So erstellen Sie ein Angebot für eine Veranstaltung

1. Öffnen Sie mit Rechtsklick auf  Angebot in der seitlichen Navigationsleiste ein  Neues Angebot und geben Sie einen Namen für den Vorgang ein.
2. Fügen Sie über  Neu oben links im Eingabefenster oder über das nebenstehende Eingabefeld für die Matchcode-Suche die Angebotsartikel (Speisen und Getränke, Personal, Räume, Technik, Logistik etc.) ein.
3. Um bereits vorhandene Artikel in das Angebot einzufügen, klicken Sie  Neu > Artikel suchen.
4. Um einen noch nicht vorhandenen Artikel einzufügen, gehen Sie auf  Neu > Artikelgruppen, wählen eine Gruppe aus und geben den gewünschten Artikelnamen ein.
5. Wenn Sie den neuen Artikel als echten Artikel anlegen möchten, wählen Sie Anlegen und speichern Sie ihn mit den nötigen Angaben. Soll der neue Artikel nur für diese Veranstaltung zur Verfügung stehen, wählen Sie Nur als temporären Artikel.
6. Erstellen Sie mit Rechtsklick auf das Angebot eine Neue Angebotsvariante, in der die Daten aus dem vorhandenen Angebot übernommen werden aber unabhängig davon geändert werden können (z.B. Büffet statt Menü).
7. Gliedern Sie die Artikel für eine Veranstaltung in mehrere Vorgänge^M vom Typ Angebot (z.B. Personal, Speisen, Technik oder Empfang, Mittagessen, Kaffeepause), um die Übersichtlichkeit zu verbessern.

So drucken und/oder senden Sie ein Angebot

1. Wählen Sie auf der Werkzeugleiste über  Neu aus >  Brief / E-Mail >  Neu eine passende  Angebotsvorlage aus und schalten Sie zu der Versandart E-Mail.
2. Um das Angebot als PDF-Anhang mit Anschreiben zu senden, klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf > Neues Anschreiben und wählen eine weitere  Vorlage oder schreiben einen individuellen Text. Das Angebot wird automatisch als PDF-Anhang eingefügt.
3. Senden Sie das Angebot.

So arbeiten Sie mit Bestellungen

1. Um ein Angebot zur Bestellung zu machen, ziehen Sie den Ordner  Angebot mit gedrückter linker Maustaste auf die  Bestellung.
2. Ändern Sie ggf. Artikel, Mengenangaben, Räume etc. Das ursprüngliche Angebot wird hierdurch nicht geändert.
3. Legen Sie Gästelisten^M an, über die Sie Tischzuweisungen^M oder Ticketverkauf^M handhaben können. 
4. Legen Sie Menükarten^M mit Speisen, Getränken und freien Texten an.

So suchen Sie Veranstaltungen

1. Machen Sie einen Linksklick auf  Basis >  Veranstaltungen.
2. Geben Sie einen Zeitbereich und ggf. ein Suchwort ein (z.B. Anlass oder Veranstalter) und klicken Sie auf  Suchen.
3. Bei der Auswahl von Merkmalen über Kontrollkästchen (Checkbox) gibt es drei mögliche Zustände:  ist ausgewählt,  ist nicht ausgewählt oder  bleibt unberücksichtigt.
4. Öffnen Sie bei Bedarf weitere detaillierte Suchmöglichkeiten über  Erweiterte Suche.

Module Veranstaltungsablauf, Vorgänge, Termine, Gästeliste, Ticketing, Tischreservierung

PDF Kurzanleitung