Wie lege ich eine neue Veranstaltung an?

• Öffnen Sie eine neue Veranstaltung

  Wenn Sie eine Kundenanfrage haben, möchten Sie eine neue Veranstaltung anlegen. In einer Veranstaltung werden alle Informationen gebündelt, von der ersten Anfrage, über das Angebot, die Arbeitsanweisungen, die Rechnung und den Zahlungseingang. Individuelle Anfragen legen Sie ohne Vorlage wie folgt an:

  1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter  Basis.
  2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil  neben Veranstaltungen, und wählen Sie Neuanlage und ggf. einen Betrieb^M.
  3. Die Basisseite der Veranstaltung öffnet sich.

   

  Veranstaltungen lassen sich auch aus einer geöffneten Kundenadresse anlegen. Hierbei werden die Adressdaten in die Veranstaltung übertragen.

  1. Öffnen Sie die Kundenadresse.
  2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf >  Veranstaltung und wählen den Ansprechpartner der Adresse.
  3. Die Basisseite der Veranstaltung öffnet sich, der Veranstalter ist mit den Daten aus der Adresse vorbelegt.
• Legen Sie den Beginn der Veranstaltung fest

  Jede Veranstaltung muss ein Datum haben, damit sinnvolle Aussagen über die Verfügbarkeit von Räumen, Mitarbeitern und Ausrüstungsgegenständen gemacht werden können. Eine spätere Verschiebung ist möglich (Ändern Sie das Datum der Veranstaltung).

  1. Geben Sie im obersten Teil des Veranstaltungsfensters direkt über das Eingabefenster oder mit Klick auf die  Datumsauswahl ein Datum für den (ersten) Tag der Veranstaltung ein.
  2. Für eine Mehrtagesveranstaltung^M klicken Sie auf  neben der Datumsauswahl und wählen Sie  Einen oder mehrere Tage hinzufügen.
  3. Geben Sie eine Uhrzeit für den Beginn der Veranstaltung ein, eine Zeitangabe für das Ende ist optional.
• Legen Sie eine Veranstaltung ohne Datum an

  Erste Anfragen für Veranstaltungen kommen oft lange im Voraus, ohne dass der tatsächliche Termin schon wirklich festliegt. Um ein Angebot machen zu können, muss aber eine Veranstaltung angelegt werden. Wenn Sie diese als „Entwurf“ ohne festes Datum speichern, erscheint sie in diesem frühen Planungsstadium weder in Auswertungen noch in der Raumbelegung, um die weitere Planung nicht zu verfälschen oder zu behindern. Das im Entwurf angegebene Datum dient nur als Referenz, um Preise bzw. Abläufe ermitteln zu können.

  1. Legen Sie eine neue Veranstaltung an.
  2. Wählen Sie mit Linksklick auf die Datumsauswahl > Entwurf [Datum noch offen].
  3. Das Datum wird gelb hinterlegt und die Veranstaltung als Entwurf gespeichert.
  4. Entwürfe erscheinen nicht in der Raumbelegung, in Auswertungen oder in der Standardsuche. Suchen Sie Veranstaltungen ohne Datum über Veranstaltungen > Suchen > Veranstaltungsentwürfe.
  5. Wenn das Datum der Veranstaltung feststeht, entfernen Sie den Status „Entwurf“ mit einem weiteren Linksklick auf  Datumsauswahl > Entwurf [Datum noch offen] und geben Sie das tatsächliche Datum ein.
• Legen Sie den Status der Veranstaltung fest

  Der Status von Veranstaltungen kann ausschlaggebend dafür sein, ob andere, überschneidende Aufträge oder Buchungen angenommen werden können oder nicht.

  1. Wählen Sie rechts im obersten Teil des Veranstaltungsfensters aus der Auswahlliste den Status der Veranstaltung
     - Tendenz: Es gibt eine Kundenanfrage und ein unverbindliches Angebot
     - Option: Es gibt eine Kundenanfrage und ein verbindliches Angebot
     - Definitiv: Es gibt ein verbindliches Angebot und eine mündliche Zusage des Kunden
     - Vertrag: Es gibt einen für beide Seiten verbindlichen Vertrag.
     - Storno: Die Veranstaltung wurde vom Kunden abgesagt.
     - Warteliste: Es gibt eine Kundenanfrage, aber die Durchführung kann wegen mangelnder Kapazitäten noch nicht zugesagt werden.
       Falls Kapazitäten frei werden, wird ein Angebot gemacht.
     - Abgeschlossen: Die Veranstaltung wurde durchgeführt und abgerechnet.
  2. Manche Statuseinstellungen müssen mit einem Statusdatum verbunden werden. Ab dem angegebenen Datum erscheint die Veranstaltung je nach Status im Kalender oder in der Wiedervorlage des Info Centers als Handlungserinnerung.
• Geben Sie die Veranstalteradresse an

  Jede Veranstaltung muss mit einem verantwortlichen Veranstalter verknüpft sein.

  1. Um eine vorhandene Adresse auszuwählen, geben Sie den Namen oder die Anfangsbuchstaben des Namens des Veranstalters im Eingabefeld ein und drücken Sie die Enter-Taste. Es öffnet sich eine Liste aller bereits vorhandenen Adressen, die mit diesen Buchstaben beginnen.
     Bsp.: Die Suche nach „Kro“ findet Krone, Krogau, Krombach.
     Hinweis: Um nach einem Wort-Bruchstück oder ähnlichen Worten zu suchen, stellen Sie als Platzhalter (Wildcard) ein Sternchen * vor Ihre Eingabe.
     Bsp.: Die Eingabe „*meier“ findet Altmeier und Hofmeier
  2. Übernehmen Sie die Adresse aus der angezeigten Liste mit Doppelklick.
  3. Ergibt Ihre Adresssuche keinen Treffer, klicken Sie in der Meldung auf Anlegen, um eine neue Adresse in der Datenbank anzulegen. (Wie lege ich eine neue Adresse an?).
  4. Wählen Sie ggf. aus dem unter dem Firmennamen angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.
  5. Um die Person anzugeben, die tatsächlich im Verlauf der Veranstaltung zuständig sein wird, geben Sie den Namen unter Ansprechpartner vor Ort ein.
     Bsp.: Die Vorbereitungen zur Veranstaltung werden von Frau Meyer koordiniert, die aber vor Ort von ihrer Kollegin vertreten wird.

  Hinweis: Legen Sie die Veranstaltung aus der Kundenadresse an, wird der Veranstalter bereits mit den Adressdaten vorbelegt. Siehe Legen Sie eine neue Veranstaltung an.

  Tipp: Um von der Veranstaltung direkt zur Veranstalteradresse zu kommen, klicken Sie auf Adresse suchen vor dem Veranstalternamen. Es öffnet sich ein kleines Infofenster mit den Kontaktdaten. Klicken Sie oben links auf Öffnen, um direkt zur Adresse zu springen.

• Bestimmen Sie den Anlass der Veranstaltung

  Der Anlass entspricht dem Namen der Veranstaltung, unter dem sie in Listen und in der Suchanfragen gefunden wird.

  1. Um den Anlass aus der erweiterbaren Auswahlliste zu wählen, klicken Sie in das Feld und wählen den entsprechenden Anlass oder geben einen neuen Anlass ein.
     Bsp.: Hochzeit, Kongress, Jubiläum
     Hinweis: Für eine spätere Auswertbarkeit wählen Sie einen Anlass aus der Liste, diese lässt sich auch jederzeit erweitern.
  2. Geben Sie im ersten Eingabefeld bei Anlass ggf. einen Zusatz an.
     Bsp.: 60. Geburtstag, 7. Jahrestagung der Turngesellschaft Weinstetten
  3. Speichern Sie die neue Veranstaltung über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
     Hinweis: Erst wenn alle Pflichtfelder (unterstrichen dargestellt) eingegeben wurden, lässt sich eine Veranstaltung speichern.
• Wählen Sie Veranstaltungsräume aus

  Unten auf der Basisseite der Veranstaltung finden Sie das Eingabefenster Räume mit verschiedenen Möglichkeiten zur Raumauswahl. Um alle Räume mit Angaben zu Größe und Kapazität bei verschiedenen Bestuhlungsarten zu sehen, wählen Sie Raumliste. Die Raumliste gibt keine Auskunft über schon vorhandene Buchungen.

  1. Klicken Sie in der Veranstaltung unten bei Räume auf Neuanlage und wählen Raumliste.
     Alternativ finden Sie einen eigenen Menüpunkt Räume in der linken Navigation der Veranstaltung (administrative Einstellung).
     
  2. Buchen Sie einen Raum für den Veranstaltungszeitraum durch Doppelklick auf eine Zeile.
     Hinweis: Wird der Raum grün hervorgehoben, ist dieser bereits in dieser Veranstaltung gebucht. Bei kursiver Darstellung ist der Raum in diesem Zeitraum bereits anderweitig gebucht. Je nach betrieblichen Einstellungen ist eine Überschneidung von Raumbuchung und/oder Rüstzeiten möglich.
  3. Wenn Sie mehrere Räume gleichzeitig buchen möchten, markieren Sie diese mit gedrückter Strg Taste und Linksklick und klicken Sie auf  Übernehmen.
  4. Bei Veranstaltungen über mehrere Tage^M, ist "täglich" in der Spalte Datum vorbelegt. Alternativ wählen Sie einen Buchungstag der Veranstaltung.
  5. Speichern Sie die Änderungen über .

  Ändern Sie die Ansicht, um eine für Sie passende Darstellung einzustellen.

  1. Klicken Sie in der Veranstaltung unten bei Räume auf Neuanlage und wählen  Raumbelegung.
  2. Oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters stellen Sie die jeweils sinnvolle Ansicht ein.
     a)  Kacheln
     b)   Kalender
     c)   Zeitstrahl mit Überschriften
     d)   Zeitstrahl mit Zeilenbeschriftungen
     e)  Tagetabelle
     f)   Tageliste
  3. Filtern Sie  Raumgruppen, um die Ansicht übersichtlich zu halten.
  4. Speichern Sie Ihre individuellen   Einstellungen (Ansicht, Anzahl Tage, Betrieb^M, Raumgruppe, Belegung, Kapazität,  Über-/ Unterräume,  Warteliste,  Wochentag,  Ausgabeliste) in der Raumbelegung.

  Nicht immer entsprechen die Daten oder Zeiten der Gesamtveranstaltung auch genau denen für alle gebuchten Räume, deshalb können Räume einzeln angepasst werden.

  1. Standardmäßig werden die für die Veranstaltung angegebenen Werte für Uhrzeiten und Personenzahlen in die Raumbuchung übernommen. Um diese Werte zu überschreiben und zu ergänzen, klicken Sie im Fenster Räume auf der Basisseite der Veranstaltung auf  Zeit und Pers.
     Hinweis: Ist die maximale Personenzahl der Veranstaltung außerhalb der Raumkapazität, werden Sie mit einer Meldung gewarnt. Der Raum kann trotzdem gebucht werden und übernimmt dabei die Daten aus der Veranstaltung.
     
  2. Standardmäßig werden Rüstzeiten aus den Stammdaten der Räume übernommen. Um diese Werte zu überschreiben und zu ergänzen, klicken Sie auf   Rüstzeiten (in Stunden).
  3. Speichern Sie die Änderungen über .

  Die Überbuchung von Räumen kann sinnvoll sein, beispielsweise um Veranstaltungen auf der Warteliste schon die richtigen Räumlichkeiten zuzuweisen. Trotzdem müssen die Überschneidungen rechtzeitig überprüft und beseitigt werden.

  1. Um Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen zu finden, klicken Sie in der Veranstaltung im Raumbuchungsfenster auf  Überprüfen, wenn Überbuchungen für Ihren Betrieb überhaupt zulässig sind und/oder gemeldet werden sollen.
  2. Beseitigen oder bestätigen Sie die Überbuchung.
  3. Speichern Sie die Änderungen über .
• Reservieren Sie Plätze für eine Veranstaltung über die Tischreservierung

  Für kleinere Veranstaltungen wird manchmal kein ganzer Raum reserviert, sondern nur eine Anzahl von Tischen im Rahmen der normalen Tischreservierung. Übergeben Sie dazu die Veranstaltung als Ganzes an eine zeitgleich stattfindende Tischreservierungsliste.

  1. Klicken Sie auf dem Reiter  Basis der Veranstaltung in der Raumliste auf  Hinzufügen und wählen Sie einen Raum aus.
  2. Wenn der Raum bereits für Tischreservierungen gebucht ist, erfolgt ein Hinweis. Bestätigen Sie die Nachfrage mit „Raum trotzdem buchen“.
  3. In der dritten Spalte der Raumliste erscheint das ausgegraute Icon  Tischreservierung. Übergeben Sie die Veranstaltung mit Doppelklick auf das Icon.
  4. Das Icon  wird farbig, und Eingaben in den Spalten „Tisch-Nr.“, „Bestuhlung“ und „Tischplan“ sind nicht mehr möglich.
  5. Öffnen Sie die Reservierung mit Rechtsklick auf die Zeile und Reservierung anzeigen, um Tische zuzuweisen.
  6. Alternativ weisen Sie die Tische später auch über die geöffnete Reservierungsliste zu. Die Veranstaltung erscheint als ganz normale Reservierung in der  Tischreservierungsübersicht.
  7. Lösen Sie die Verknüpfung zur Tischreservierung mit Rechtsklick auf die Zeile und Verknüpfung lösen.
  8. Wenn bereits Tische zugewiesen wurden, werden diese wieder entfernt, und die Veranstaltung erscheint nicht mehr in der Tischreservierungsübersicht.
• Legen Sie eine Veranstaltung aus der Raumbelegung an

  Viele Mitarbeiter überprüfen als erstes, ob zum angefragten Termin überhaupt die gewünschten Räumlichkeiten zur Verfügung stehen. Auch aus einer Raumbelegung heraus können Sie eine Veranstaltung anlegen.

  1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter  Basis.
  2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben Veranstaltungen, und wählen Sie  Raumbelegung.
  3. Eine Auflistung der verfügbaren Räume öffnet sich. Wählen Sie oben links eine für Sie passende Sicht ( Übersicht,  Tageliste etc).
  4. Speichern Sie Ihre bevorzugte Darstellungsart über  Einstellung oben rechts in der Werkzeugleiste des Eingabefensters als Standardsicht.
     Hinweis: Klicken Sie auf  Einstellung, werden Ihre Eingaben zu Ansicht, Anzahl Tage, Betrieb^M, Raumgruppe, Belegung, Kapazität, Über-/ Unterräume, Warteliste, 1 Wochentag und Ausgabeliste für Ihren Benutzer gespeichert und bei künftigen Aufrufen der Raumbelegung berücksichtigt.
  5. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Raum um entweder eine neue Veranstaltung oder eine Veranstaltung aus einer Vorlage anzulegen.
  6. Folgen Sie denselben Schritten wie unter "Wie lege ich eine neue Veranstaltung an?" beschrieben.

  Tipp: Wenn die gerade gebuchten Räume nicht in der Raumübersicht erscheinen, haben Sie die Veranstaltung noch nicht neu gespeichert. Speichern Sie und rufen Sie die Raumübersicht erneut auf, klicken Sie evtl. oben links auf Aktualisieren.

• Kopieren Sie eine Veranstaltung

  Veranstaltungen, die in regelmäßigen Abständen immer wieder stattfinden, müssen nicht jedesmal neu angelegt werden. Eine einmal angelegte Veranstaltung wird stattdessen auf die weiteren Termine kopiert.

  1. Wählen Sie in der gewünschten Veranstaltung > Speichern und kopieren. Das Eingabefenster für Kopien öffnet sich.
  2. Für eine Kopie der Veranstaltung auf einen bestimmten Tag, wählen Sie im oberen Teil des Fensters ein neues Datum.
  3. Alternativ klicken Sie auf  Serienkopie für eine Reihe von Kopien.
     a.) Zeitraum:
     Geben Sie einen von und bis Zeitraum ein, wird die Veranstaltung auf jeden Tag dieses Zeitraumes kopiert.
     Aktivieren Sie den Haken bestimmter Wochentage, so wird die Veranstaltung auf die gewählten Wochentage des oben genannten Zeitraumes kopiert.
     Bsp.: Jeden Montag im Advent findet eine Frühstücksveranstaltung statt.
     Eine geregelte Wiederholung von Veranstaltungen geben Sie über alle "x Tage/Wochen/Monate/Jahre" ein und ergänzen ggf. über die Auswahlliste den Zeitbereich.
     Bsp.: Der Kegelverein kommt alle 2 Monate immer am letzten Wochentag im Monat.
     b.) Liste von Tagen:
     Geben Sie in der mittleren Spalte über  eine Wiederholung an bestimmten Tagen in unregelmäßigen Abständen ein, oder ergänzen den oben eingegebenen Zeitraum mit einzelnen Tagen.
     Bsp.: Der Vereinsvorstand tagt am 24.7., 26.8., 21.9.
  4. Prüfen Sie über die Spalte Vorschau die zu kopierenden Tage und löschen ggf. einzelne Tage über .
  5. Wählen Sie den Status (Definitiv, Option etc.), den die Veranstaltungskopien haben sollen.
  6. Wählen Sie im unteren Teil des Fensters, welche der originalen Veranstaltungs- und Vorgangsdaten mitkopiert werden sollen.
     Hinweis: Um diese Einstellung künftig für Veranstaltungskopien vorzumerken, aktivieren Sie das Feld  Einstellung. Die Entscheidung wird nur für Ihren Benutzer gespeichert.
  7. Aktivieren Sie bei einer Serienkopie den Haken Jede Kopie die gleiche Gruppennummer, um diese zusammengehörigen Veranstaltungen über die Veranstaltungssuche aufrufen zu können.
     Hinweis: Veranstaltungen mit gleicher Gruppennummer lassen sich im Angebot strukturiert darstellen.
  8. Kopieren Sie die Vorgangsartikel der Veranstaltung mit, wählen Sie zusätzlich die Option Alle Preise aktualisieren, um den zum Veranstaltungstag tagesaktuellen Artikelpreis zu verwenden. Alternativ können Sie Nur Basis-VKs aktualisieren oder Keine Preise aktualisieren.
  9. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Kopieren.
     Hinweis: Bei einer einzelnen Kopie öffnet sich die neue Veranstaltung, bei einer Serienkopie die Liste der neuen Veranstaltungen.
• Gruppieren Sie Veranstaltungen

  Eine Veranstaltung kann in einem Zusammenhang mit anderen Veranstaltungen stehen, die über die Zuordnung zu Gruppen deutlich wird.

  1. Anlassgruppen bezeichnen die Art von Veranstaltung, um die es sich handelt. Weisen Sie in der  Basis der Veranstaltung eine Anlassgruppe zu, um statistische Auswertungen oder auch die Zuweisung von Vorlagen zu erleichtern.
     Hinweis: Je nach betrieblichen Anforderungen, kann die Anlassgruppe in der Administration als Pflichtfeld eingestellt werden.
  2. Gruppen fassen unterschiedliche Veranstaltungen zusammen, die gemeinsam angeboten, bestellt oder abgerechnet werden sollen.
     a) Klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppe, um automatisch die Veranstaltungsnummer zur Gruppennummer zu machen.
     b) Geben Sie diese Gruppennummer manuell bei den anderen Veranstaltungen ein, die gemeinsam verbucht werden sollen.
• Übernehmen Sie Buchungsvorschläge

  Die Buchungsvorschläge aus Adressen,  Artikeln oder  Räumen werden bei der Neuanlage von Veranstaltungen vorgeschlagen und können übernommen werden. Sobald Sie einen Veranstalter, einen Raum oder einen Artikel zuweisen, für den Buchungsvorschläge vorhanden sind, erscheint ein Bearbeitungsfenster mit allen Buchungsvorschlägen oben rechts auf dem Bildschirm.

  1. Wechseln Sie zwischen den Buchungsvorschlägen aus verschieden Datensätzen mit . Alle Buchungsvorschläge zu einem Datensatz erscheinen untereinander.
  2. Öffnen Sie einen neuen oder vorhandenen Vorgang. Solange kein Vorgang ausgewählt ist, können die Vorschläge nicht übernommen werden.
  3. Setzen Sie einen Haken vor den gewünschten Artikel und bestätigen Sie mit  Markierte Artikel buchen.
  4. Um alle Vorschläge zu einem Datensatz zu übernehmen, klicken Sie auf  und bestätigen Sie mit  Markierte Artikel buchen.
  5. Die Buchungsvorschläge werden in den gewählten Vorgang übernommen und für diese Veranstaltung aus der Liste entfernt.
  6. Um die Vorschläge auch nach einer Buchung noch zur späteren Verwendung in der Liste zu behalten wählen Sie  Markierte Artikel buchen (Buchungsvorschläge weiter anzeigen).
• Überspringen Sie Buchungsvorschläge

  Die Buchungsvorschläge aus Adressen,  Artikeln oder  Räumen, die bei der Neuanlage von Veranstaltung oder Vorgang nicht direkt berücksichtigt werden, können zeitweise zurückgestellt und später gebucht werden, solange der Datensatz geöffnet bleibt. Alle Vorschläge werden aber spätesten durch Verlassen des Datensatzes abgelehnt.

  1. Schließen Sie das kleine Fenster mit den Vorschlägen mit Klick auf Schließen oben rechts. Die Vorschläge bleiben erhalten, werden aber nicht direkt in einen Vorgang eingefügt.
  2. In der horizontalen Werkzeugleiste der Veranstaltung erscheint ein neues Icon Buchungsvorschläge anzeigen.
  3. Klicken Sie auf Buchungsvorschläge anzeigen, um zu einem späteren Zeitpunkt auf die vorgeschlagenen Artikel zurückzugreifen.
  4. Um die Vorschläge auch nach einer Buchung noch zur späteren Verwendung in der Liste zu behalten wählen Sie  Markierte Artikel buchen (Buchungsvorschläge weiter anzeigen).
  5. Buchungsvorschläge werden automatisch abgelehnt, wenn sie nicht vor dem Schliessen des Datensatzes gebucht werden.
• Lehnen Sie Buchungsvorschläge ab

  Die Buchungsvorschläge aus Adressen,  Artikeln oder  Räumen können abgelehnt werden, damit sie nicht wieder beim Anlegen von neuen Vorgängen angeboten werden.

  1. Wählen Sie die vorgeschlagenen Artikel im Eingabefenster mit Häkchen aus.
  2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf  Buchungsvorschläge aus "Name des Datensatzes" ausblenden.
  3. Abgelehnte Vorschläge werden dann in dieser Veranstaltung nicht mehr über Buchungsvorschläge anzeigen angeboten.
  4. Wenn keine offenen Vorschläge mehr vorhanden sind, verschwindet das Icon aus der Werkzeugleiste.
  5. Alle Vorschläge werden automatisch abgelehnt, wenn Sie die Veranstaltung schliessen.
• Geben Sie eine abweichende Lieferadresse ein

  Manchmal findet die Veranstaltung weder in den eigenen Räumlichkeiten noch am Firmensitz statt. Geben Sie eine Lieferadresse ein, wenn diese von der Veranstalteradresse abweicht. Die abweichende Adresse wird dann dem Zweck entsprechend verwendet. So wird die Lieferadresse automatisch auf den Arbeitsanweisungen ausgegeben.

  1. Um die Anschrift der Firma als Lieferort auszuwählen, klicken Sie auf Lieferung und bestätigen Sie die Veranstalteradresse. Wählen Sie aus dem darunter angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.
  2. Um eine abweichende Lieferadresse auszuwählen, geben Sie den Namen in das Namensfeld ein und suchen Sie mit Enter den gewünschten Eintrag. Wählen Sie aus dem darunter angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.
     Bsp.: Der Veranstalter ist eine Firma in Worms, die Lieferung geht aber an den Messestand in Frankfurt.
  3. Übernehmen Sie die Adresse aus der Liste mit Doppelklick.
  4. Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
• Geben Sie eine abweichende Bestelleradresse ein

  Manchmal ist der Besteller nicht zugleich der Veranstalter. Geben Sie eine Bestelladresse ein, wenn diese von der Veranstalteradresse abweicht. Die abweichende Adresse wird dann dem Zweck entsprechend verwendet.

  1. Um einen anderen Ansprechpartner in derselben Firma auszuwählen, klicken Sie auf Besteller und bestätigen Sie die Veranstalteradresse. Wählen Sie aus dem darunter angeordneten Aufklappmenü eine andere Kontaktperson.
     Bsp.: Eine Veranstaltung der Firma Haug wird durch die Sekretärin in Auftrag gegeben, aber von der Verkaufsabteilung durchgeführt.
  2. Um eine abweichende Bestelleradresse auszuwählen, geben Sie den Namen in das Namensfeld ein und suchen Sie mit Enter den gewünschten Eintrag.
     Bsp.: Eine Veranstaltung der Firma Haug wird durch die Agentur May in Auftrag gegeben.
  3. Wählen Sie die Adresse aus der Liste mit Doppelklick.
  4. Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
• Geben Sie eine abweichende Rechnungsadresse ein

  Geben Sie eine Rechnungsadresse ein, wenn diese von der Veranstalteradresse abweicht. Die abweichende Adresse wird dann dem Zweck entsprechend verwendet. So wird bei der Rechnungsstellung automatisch die eingebene Rechnungsadresse anstelle des Veranstalters übernommen.

  1. Um einen anderen Ansprechpartner in derselben Firma auszuwählen, geben Sie den Namen des Veranstalters in das Eingabefeld ein und suchen Sie mit Enter den gewünschten Eintrag. Wählen Sie aus dem darunter angeordneten Aufklappmenü eine andere Kontaktperson.
     Bsp.: Eine Veranstaltung der Firma Haug wird von der Verkaufsabteilung durchgeführt, aber die Rechnung geht direkt an die Finanzabteilung.
  2. Um eine abweichende Rechnungsadresse auszuwählen, geben Sie den Namen in das Eingabefeld ein und suchen Sie mit Enter den gewünschten Eintrag. Wählen Sie aus dem darunter angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.
     Bsp.: Der Veranstalter ist eine Filiale vor Ort, die Rechnung geht aber an die Hauptstelle der Firma.
  3. Wählen Sie die Adresse aus der Liste mit Doppelklick.
  4. Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
• Geben Sie eine abweichende Mahnadresse ein

  Geben Sie eine abweichende Mahnadresse ein, wenn entweder pro Adresse oder pro Ansprechpartner Mahnungen an andere als die Veranstalteradresse geschickt werden sollen. Bei der Mahnung wird dann automatisch die eingebene Mahnadresse anstelle des Veranstalters übernommen.

  Wichtig: Die Mahnadresse wird nicht in der  Veranstaltung, sondern in der  Adresse hinterlegt. Wenn in einer Veranstaltung eine abweichende Rechnungsadresse angegeben wird, dann wird auch die Mahnung an diese Adresse gesendet.

  1. Öffnen Sie die  Adresse des Veranstalters und gehen Sie auf den Reiter  Details.
  2. Um einen anderen Ansprechpartner in derselben Firma auszuwählen, geben Sie den Namen der Adresse in das Eingabefeld Mahnadresse ein und suchen Sie mit Enter den gewünschten Eintrag. Wählen Sie aus dem darunter angeordneten Aufklappmenü eine andere Kontaktperson.
     Bsp.: Eine Veranstaltung der Firma Haug wird von der Verkaufsabteilung durchgeführt, aber die Rechnung geht direkt an die Finanzabteilung.
  3. Um eine völlig andere Mahnadresse auszuwählen, geben Sie den Namen in das Eingabefeld ein und suchen Sie mit Enter den gewünschten Eintrag. Wählen Sie aus dem darunter angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.
     Bsp.: Der Veranstalter ist eine Filiale vor Ort, die Rechnung geht aber an die Hauptstelle der Firma.
  4. Wählen Sie die Adresse aus der Liste mit Doppelklick.
  5. Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
• Halten Sie erste Kundenwünsche fest

  Je früher Kundenwünsche geäußert und festgehalten werden, desto einfacher ist es, sie zu erfüllen. 

  1. Halten Sie auf der Basis der Veranstaltung unter Erste Absprache interne Informationen für Mitarbeiter fest.
     Hinweis: Wird in der  Adresse des Veranstalters unter  Details in der linken Navigation das Feld Info Veranstaltung gepflegt, erscheint die Info bei der Neuanlage der Veranstaltung und kann in das Feld Erste Absprache übernommen werden.
     Bsp.: Die Information, dass der Veranstalter sich eine bestimmte Dekoration wünscht, wird in der Ersten Absprache festgehalten.
  2. Im Feld Vereinbarung werden besondere Wünsche für Kundenausdrucke festgehalten.
     Bsp.: Eine Festlegung bezüglich des Veranstaltungsendes gehört in die Vereinbarung.
  3. Wenn die Veranstaltung für eine bestimmt Person, ein Brautpaar oder einen Jubilar ausgerichtet wird, halten Sie im Feld Für wen den oder die Namen fest, um sie später auf Ausdrucken verwenden zu können.
  4. Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
• Bestimmen Sie interne Zuständigkeiten

  Weisen Sie die Veranstaltung einem verantwortlichen Mitarbeiter zu.

  1. Wählen Sie auf der  Basis der Veranstaltung unter Verantwortlich einen Benutzer aus der Auswahlliste. Standardmäßig ist das Feld mit dem Benutzer vorbelegt, der die Veranstaltung anlegt, diese Einstellung kann aber geändert werden.
  2. Weisen Sie ggf. zusätzlich einen zur Unterschrift berechtigten Mitarbeiter zu.
• Legen Sie allgemeine Preisinformationen fest

  Preisentscheidungen können für jeden gebuchten Artikel, pro Vorgang und auch die gesamte Veranstaltung getroffen werden.

  Preisgestaltung für die Veranstaltung:

  1. Geben Sie in der  Basis der Veranstaltung unter Vorbelegung für neue Vorgänge eine Preisschiene an, die für alle gebuchten Artikel dieser Veranstaltung angewendet werden soll.
  2. Geben Sie im Feld Rabatt eine Prozentzahl für Rabatte oder Aufschläge, die für die gesamte Veranstaltung gilt. Aufschläge werden als negative Zahlen (-3), Preisnachlässe als positive Zahlen (3) angegeben.
     Bsp.: Der Veranstalter bekommt als Stammgast 10% Nachlass auf alle Leistungen.
  3. Geben Sie bei Buchhaltung eine Kostenstelle und/oder einen Kostenträger ein.
  4. Speichern Sie die Änderungen über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.