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Wie lege ich eine neue Veranstaltung an?

  • Öffnen Sie eine neue Veranstaltung

    Wenn Sie eine Kundenanfrage haben, möchten Sie eine neue Veranstaltung anlegen. In einer Veranstaltung werden alle Informationen gebündelt, von der ersten Anfrage, über das Angebot, die Arbeitsanweisungen, die Rechnung und den Zahlungseingang. Individuelle Anfragen legen Sie ohne Vorlage wie folgt an:

    1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter Basis Basis.
    2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil expand neben Veranstaltung Veranstaltungen, und wählen Sie neu Neuanlage und ggf. einen BetriebM.
    3. Die Basisseite der Veranstaltung öffnet sich.

     

    Veranstaltungen lassen sich auch aus einer geöffneten Kundenadresse anlegen. Hierbei werden die Adressdaten in die Veranstaltung übertragen.

    1. Öffnen Sie die Kundenadresse.
    2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf neuexpandVA Veranstaltung und wählen den Ansprechpartner der Adresse.
    3. Die Basisseite der Veranstaltung öffnet sich, der Veranstalter ist mit den Daten aus der Adresse vorbelegt.
  • Legen Sie den Beginn der Veranstaltung fest

    Jede Veranstaltung muss ein Datum haben, damit sinnvolle Aussagen über die Verfügbarkeit von Räumen, Mitarbeitern und Ausrüstungsgegenständen gemacht werden können. Eine spätere Verschiebung ist möglich (Ändern Sie das Datum der Veranstaltung).

    1. Geben Sie im obersten Teil des Veranstaltungsfensters direkt über das Eingabefenster oder mit Klick auf die kalender Datumsauswahl ein Datum für den (ersten) Tag der Veranstaltung ein.
    2. Für eine MehrtagesveranstaltungM klicken Sie auf expand neben der Datumsauswahl und wählen Sie Kalender Hinzufuegen Tag Tag hinzufügen.
    3. Geben Sie eine uhr Uhrzeit für den Beginn der Veranstaltung ein, eine Zeitangabe für das Ende ist optional.
  • Legen Sie eine Veranstaltung ohne Datum an

    Erste Anfragen für Veranstaltungen kommen oft lange im Voraus, ohne dass der tatsächliche Termin schon wirklich festliegt. Um ein Angebot machen zu können, muss aber eine Veranstaltung angelegt werden. Wenn Sie diese als „Entwurf“ ohne festes Datum speichern, erscheint sie in diesem frühen Planungsstadium weder in Auswertungen noch in der Raumbelegung, um die weitere Planung nicht zu verfälschen oder zu behindern. Das im Entwurf angegebene Datum dient nur als Referenz, um Preise bzw. Abläufe ermitteln zu können.

    1. .
    2. Wählen Sie mit Linksklick auf die kalenderexpand Datumsauswahl > VA Ohne Datum 32 Entwurf [Datum noch offen].
    3. Das Datum wird gelb hinterlegt und die Veranstaltung als Entwurf gespeichert.
    4. Entwürfe erscheinen nicht in der Raumbelegung, in Auswertungen oder in der Standardsuche. Suchen Sie Veranstaltungen ohne Datum über VA Veranstaltungen > suche Suchen > VA Ohne Datum 32 Veranstaltungsentwürfe.
    5. Wenn das Datum der Veranstaltung feststeht, entfernen Sie den Status „Entwurf“ mit einem weiteren Linksklick auf kalender Datumsauswahl > VA Ohne Datum 32 Entwurf [Datum noch offen] und geben Sie das tatsächliche Datum ein.
  • Legen Sie den Status der Veranstaltung fest

    Der Status von Veranstaltungen kann ausschlaggebend dafür sein, ob andere, überschneidende Aufträge oder Buchungen angenommen werden können oder nicht.

    1. Wählen Sie rechts im obersten Teil des Veranstaltungsfensters aus der Auswahlliste den Status der Veranstaltung
      - Tendenz: Es gibt eine Kundenanfrage und ein unverbindliches Angebot
      - Option: Es gibt eine Kundenanfrage und ein verbindliches Angebot
      - Definitiv: Es gibt ein verbindliches Angebot und eine mündliche Zusage des Kunden
      - Vertrag: Es gibt einen für beide Seiten verbindlichen Vertrag.
      - Storno: Die Veranstaltung wurde vom Kunden abgesagt.
      - Warteliste: Es gibt eine Kundenanfrage, aber die Durchführung kann wegen mangelnder Kapazitäten noch nicht zugesagt werden.
        Falls Kapazitäten frei werden, wird ein Angebot gemacht.
      - Abgeschlossen: Die Veranstaltung wurde durchgeführt und abgerechnet.
    2. Manche Statuseinstellungen müssen mit einem Statusdatum verbunden werden. Ab dem angegebenen Datum erscheint die Veranstaltung je nach Status im Kalender oder in der Wiedervorlage des Info Centers als Handlungserinnerung.
  • Geben Sie die Veranstalteradresse an

    Jede Veranstaltung muss mit einem verantwortlichen Veranstalter verknüpft sein.

    1. Um eine vorhandene Adresse auszuwählen, geben Sie den Namen oder die Anfangsbuchstaben des Namens des Veranstalters im Eingabefeld ein und drücken Sie die Enter-Taste. Es öffnet sich eine Liste aller bereits vorhandenen Adressen, die mit diesen Buchstaben beginnen.
      Bsp.: Die Suche nach „Kro“ findet Krone, Krogau, Krombach.
      Hinweis: Um nach einem Wort-Bruchstück oder ähnlichen Worten zu suchen, stellen Sie als Platzhalter (Wildcard) ein Sternchen * vor Ihre Eingabe.
      Bsp.: Die Eingabe „*meier“ findet Altmeier und Hofmeier
    2. Übernehmen Sie die Adresse aus der angezeigten Liste mit Doppelklick.
    3. Ergibt Ihre Adresssuche keinen Treffer, klicken Sie in der Meldung auf Anlegen, um eine neue Adresse in der Datenbank anzulegen. ().
    4. Wählen Sie ggf. aus dem unter dem Firmennamen angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.
    5. Um die Person anzugeben, die tatsächlich im Verlauf der Veranstaltung zuständig sein wird, geben Sie den Namen unter Ansprechpartner vor Ort ein.
      Bsp.: Die Vorbereitungen zur Veranstaltung werden von Frau Meyer koordiniert, die aber vor Ort von ihrer Kollegin vertreten wird.

    Hinweis: Legen Sie die Veranstaltung aus der Kundenadresse an, wird der Veranstalter bereits mit den Adressdaten vorbelegt. Siehe .

    Tipp: Um von der Veranstaltung direkt zur Veranstalteradresse zu kommen, klicken Sie auf Adresse Adresse suchen vor dem Veranstalternamen. Es öffnet sich ein kleines Infofenster mit den Kontaktdaten. Klicken Sie oben links auf edit Öffnen, um direkt zur Adresse zu springen.

  • Bestimmen Sie den Anlass der Veranstaltung

    Der Anlass entspricht dem Namen der Veranstaltung, unter dem sie in Listen und in der Suchanfragen gefunden wird.

    1. Um den Anlass aus der erweiterbaren Auswahlliste zu wählen, klicken Sie auf dropdown und wählen den entsprechenden Anlass oder geben einen neuen Anlass ein.
      Bsp.: Hochzeit, Kongress, Jubiläum
      Hinweis: Für eine spätere Auswertbarkeit wählen Sie einen Anlass aus der Liste, diese lässt sich auch jederzeit erweitern.
    2. Geben Sie im ersten Eingabefeld bei Anlass ggf. einen Zusatz an.
      Bsp.: 60. Geburtstag, 7. Jahrestagung der Turngesellschaft Weinstetten
    3. Speichern Sie die neue Veranstaltung über save oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
      Hinweis: Erst wenn alle Pflichtfelder (unterstrichen dargestellt) eingegeben wurden, lässt sich eine Veranstaltung speichern.
  • Wählen Sie Veranstaltungsräume aus

    Unten auf der Basisseite der Veranstaltung finden Sie das Eingabefenster Räume mit verschiedenen Möglichkeiten zur Raumauswahl. Um alle Räume mit Angaben zu Größe und Kapazität bei verschiedenen Bestuhlungsarten zu sehen, wählen Sie Liste Raumliste. Die Raumliste gibt keine Auskunft über schon vorhandene Buchungen.

    1. Klicken Sie in der Veranstaltung unten bei Räume auf neuexpand Neuanlage und wählen Liste Raumliste.
      Alternativ finden Sie einen eigenen Menüpunkt Räume in der linken Navigation der Veranstaltung (administrative Einstellung).
    2. Buchen Sie einen Raum für den Veranstaltungszeitraum durch Doppelklick auf eine Zeile.
      Hinweis: Wird der Raum grün hervorgehoben, ist dieser bereits in dieser Veranstaltung gebucht. Bei kursiver Darstellung ist der Raum in diesem Zeitraum bereits anderweitig gebucht. Je nach betrieblichen Einstellungen ist eine Überschneidung von Raumbuchung und/oder Rüstzeiten möglich.
    3. Wenn Sie mehrere Räume gleichzeitig buchen möchten, markieren Sie diese mit gedrückter Strg Taste und Linksklick und klicken Sie aufok  Übernehmen.
    4. Bei Veranstaltungen über mehrere TageM, ist "täglich" in der Spalte Datum vorbelegt. Alternativ wählen Sie einen Buchungstag der Veranstaltung.
    5. Speichern Sie die Änderungen über save.

    Ändern Sie die Ansicht, um eine für Sie passende Darstellung einzustellen.

    1. Klicken Sie in der Veranstaltung unten bei Räume auf neuexpand Neuanlage und wählen raeume Raumbelegung.
    2. Oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters stellen Sie die jeweils sinnvolle Ansicht ein.
      a) cal view cards Kacheln
      b) cal view cal  Kalender
      c) cal view timeline  Zeitstrahl mit Überschriften
      d) cal view timeline2  Zeitstrahl mit Zeilenbeschriftungen
      e) cal view days  Tagetabelle
      f) cal view list  Tageliste
    3. Filtern Sie Raumgruppe  Raumgruppen, um die Ansicht übersichtlich zu halten.
    4. Speichern Sie Ihre individuellen Save Options  Einstellungen (Ansicht, Anzahl Tage, BetriebM, Raumgruppe, Belegung, Kapazität, Raum ueber unter Über-/ Unterräume, warteliste Warteliste, Kalender 7 Wochentag, Liste Ausgabeliste) in der Raumbelegung.

    Nicht immer entsprechen die Daten oder Zeiten der Gesamtveranstaltung auch genau denen für alle gebuchten Räume, deshalb können Räume einzeln angepasst werden.

    1. Standardmäßig werden die für die Veranstaltung angegebenen Werte für Uhrzeiten und Personenzahlen in die Raumbuchung übernommen. Um diese Werte zu überschreiben und zu ergänzen, klicken Sie im Fenster Räume auf der Basisseite der Veranstaltung auf edit Zeit und Pers.
      Hinweis: Ist die maximale Personenzahl der Veranstaltung außerhalb der Raumkapazität, werden Sie mit einer Meldung gewarnt. Der Raum kann trotzdem gebucht werden und übernimmt dabei die Daten aus der Veranstaltung.
    2. Standardmäßig werden Rüstzeiten aus den Stammdaten der Räume übernommen. Um diese Werte zu überschreiben und zu ergänzen, klicken Sie auf ruestzeit  Rüstzeiten (in Stunden).
    3. Speichern Sie die Änderungen über save.

    Die Überbuchung von Räumen kann sinnvoll sein, beispielsweise um Veranstaltungen auf der Warteliste schon die richtigen Räumlichkeiten zuzuweisen. Trotzdem müssen die Überschneidungen rechtzeitig überprüft und beseitigt werden.

    1. Um Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen zu finden, klicken Sie in der Veranstaltung im Raumbuchungsfenster auf check  Überprüfen, wenn Überbuchungen für Ihren Betrieb überhaupt zulässig sind und/oder gemeldet werden sollen.
    2. Beseitigen oder bestätigen Sie die Überbuchung.
    3. Speichern Sie die Änderungen über save.
  • Reservieren Sie Plätze für eine Veranstaltung über die Tischreservierung

    Für kleinere Veranstaltungen wird manchmal kein ganzer Raum reserviert, sondern nur eine Anzahl von Tischen im Rahmen der normalen Tischreservierung. Übergeben Sie dazu die Veranstaltung als Ganzes an eine zeitgleich stattfindende Tischreservierungsliste.

    1. Klicken Sie in der Veranstaltung > Basis unten in der Raumliste auf neu Hinzufügen und wählen Sie einen Raum aus.
    2. Wenn der Raum bereits für Tischreservierungen gebucht ist, erfolgt ein Hinweis. Bestätigen Sie die Nachfrage mit „Raum trotzdem buchen“.
    3. In der dritten Spalte der Raumliste erscheint das ausgegraute Icon tischreservierung Inaktiv Tischreservierung. Übergeben Sie die Veranstaltung mit Doppelklick auf das Icon.
    4. Das Icon tischreservierung wird farbig, und Eingaben in den Spalten „Tisch-Nr.“, „Bestuhlung“ und „Tischplan“ sind nicht mehr möglich.
    5. Öffnen Sie die Reservierung mit Rechtsklick auf die Zeile und Reservierung anzeigen, um Tische zuzuweisen.
    6. Alternativ weisen Sie die Tische später auch über die geöffnete Reservierungsliste zu. Die Veranstaltung erscheint als ganz normale Reservierung in der tischreservierung Tischreservierungsübersicht.
    7. Lösen Sie die Verknüpfung zur Tischreservierung mit Rechtsklick auf die Zeile und Verknüpfung lösen.
    8. Wenn bereits Tische zugewiesen wurden, werden diese wieder entfernt, und die Veranstaltung erscheint nicht mehr in der Tischreservierungsübersicht.
  • Legen Sie eine Veranstaltung aus der Raumbelegung an

    Viele Mitarbeiter überprüfen als erstes, ob zum angefragten Termin überhaupt die gewünschten Räumlichkeiten zur Verfügung stehen. Auch aus einer Raumbelegung heraus können Sie eine Veranstaltung anlegen.

    1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter Basis Basis.
    2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil expand neben VA Veranstaltungen, und wählen Sie va raumuebersicht Raumbelegung.
    3. Eine Auflistung der verfügbaren Räume öffnet sich. Wählen Sie oben links eine für Sie passende Sicht (va raumuebersicht Übersichtcal view list Tageliste etc).
    4. Speichern Sie Ihre bevorzugte Darstellungsart über Save Options Einstellung oben rechts in der Werkzeugleiste des Eingabefensters als Standardsicht.
      Hinweis: Klicken Sie auf Save Options Einstellung, werden Ihre Eingaben zu Ansicht, Anzahl Tage, BetriebM, Raumgruppe, Belegung, Kapazität, Über-/ Unterräume, Warteliste, 1 Wochentag und Ausgabeliste für Ihren Benutzer gespeichert und bei künftigen Aufrufen der Raumbelegung berücksichtigt.
    5. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Raum um entweder eine neue Veranstaltung oder eine Veranstaltung aus einer Vorlage anzulegen.
    6. Folgen Sie denselben Schritten wie unter "" beschrieben.

    Tipp: Wenn die gerade gebuchten Räume nicht in der Raumübersicht erscheinen, haben Sie die Veranstaltung noch nicht neu gespeichert. Speichern Sie und rufen Sie die Raumübersicht erneut auf, klicken Sie evtl. oben links auf refresh Aktualisieren.

  • Kopieren Sie eine Veranstaltung

    Veranstaltungen, die in regelmäßigen Abständen immer wieder stattfinden, müssen nicht jedesmal neu angelegt werden. Eine einmal angelegte Veranstaltung wird stattdessen auf die weiteren Termine kopiert.

    1. Wählen Sie in der gewünschten Veranstaltung saveexpand> Kopie Speichern und kopieren. Das Eingabefenster für Kopien öffnet sich.
    2. Für eine Kopie der Veranstaltung auf einen bestimmten Tag, wählen Sie im oberen Teil des Fensters ein neues Datum.
    3. Alternativ klicken Sie auf neu Serienkopie für eine Reihe von Kopien.
      a.) Zeitraum:
      Geben Sie einen von und bis Zeitraum ein, wird die Veranstaltung auf jeden Tag dieses Zeitraumes kopiert.
      Aktivieren Sie den Haken bestimmter Wochentage, so wird die Veranstaltung auf die gewählten Wochentage des oben genannten Zeitraumes kopiert.
      Bsp.: Jeden Montag im Advent findet eine Frühstücksveranstaltung statt.
      Eine geregelte Wiederholung von Veranstaltungen geben Sie über alle "x Tage/Wochen/Monate/Jahre" ein und ergänzen ggf. über die Auswahlliste den Zeitbereich.
      Bsp.: Der Kegelverein kommt alle 2 Monate immer am letzten Wochentag im Monat.
      b.) Liste von Tagen:
      Geben Sie in der mittleren Spalte über neu eine Wiederholung an bestimmten Tagen in unregelmäßigen Abständen ein, oder ergänzen den oben eingegebenen Zeitraum mit einzelnen Tagen.
      Bsp.: Der Vereinsvorstand tagt am 24.7., 26.8., 21.9.
    4. Prüfen Sie über die Spalte Vorschau die zu kopierenden Tage und löschen ggf. einzelne Tage über delete.
    5. Wählen Sie den Status (Definitiv, Option etc.), den die Veranstaltungskopien haben sollen.
    6. Wählen Sie im unteren Teil des Fensters, welche der originalen Veranstaltungs- und Vorgangsdaten mitkopiert werden sollen.
      Hinweis: Um diese Einstellung künftig für Veranstaltungskopien vorzumerken, aktivieren Sie das Feld Save Options Einstellung. Die Entscheidung wird nur für Ihren Benutzer gespeichert.
    7. Aktivieren Sie bei einer Serienkopie den Haken Alle Kopien die gleiche Gruppennummer, um diese zusammengehörigen Veranstaltungen über die Veranstaltungssuche aufrufen zu können.
      Hinweis: Veranstaltungen mit gleicher Gruppennummer lassen sich im AngebotM strukturiert darstellen.
    8. Kopieren Sie die Vorgangsartikel der Veranstaltung mit, setzen Sie zusätzlich den Haken Preise aktualisieren, um den zum Veranstaltungstag tagesaktuellen Artikelpreis zu verwenden.
    9. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Kopieren.
      Hinweis: Bei einer einzelnen Kopie öffnet sich die neue Veranstaltung, bei einer Serienkopie die Liste der neuen Veranstaltungen.
  • Gruppieren Sie Veranstaltungen

    Eine Veranstaltung kann in einem Zusammenhang mit anderen Veranstaltungen stehen, die über die Zuordnung zu Gruppen deutlich wird.

    1. Anlassgruppen bezeichnen die Art von Veranstaltung, um die es sich handelt. Weisen Sie in der VA Basis der Veranstaltung über dropdown eine Anlassgruppe zu, um statistische Auswertungen oder auch die Zuweisung von Vorlagen zu erleichtern.
      Hinweis: Je nach betrieblichen Anforderungen, kann die Anlassgruppe in der Administration als Pflichtfeld eingestellt werden.
    2. Gruppen fassen unterschiedliche Veranstaltungen zusammen, die gemeinsam angeboten, bestellt oder abgerechnet werden sollen.
      a) Klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppe, um automatisch die Veranstaltungsnummer zur Gruppennummer zu machen.
      b) Geben Sie diese Gruppennummer manuell bei den anderen Veranstaltungen ein, die gemeinsam verbucht werden sollen.
  • Übernehmen Sie Buchungsvorschläge

    Die Buchungsvorschläge aus Adresse Adressenartikel Artikeln oder raeume Räumen werden bei der Neuanlage von Veranstaltungen vorgeschlagen und können übernommen werden. Sobald Sie einen Veranstalter, einen Raum oder einen Artikel zuweisen, für den Buchungsvorschläge vorhanden sind, erscheint ein Bearbeitungsfenster mit allen Buchungsvorschlägen oben rechts auf dem Bildschirm.

    1. Wechseln Sie zwischen den Buchungsvorschlägen aus verschieden Datensätzen mit Blaettern Zum Naechsten. Alle Buchungsvorschläge zu einem Datensatz erscheinen untereinander.
    2. Öffnen Sie einen neuen oder vorhandenen Vorgang. Solange kein Vorgang ausgewählt ist, können die Vorschläge nicht übernommen werden.
    3. Setzen Sie einen Haken vor den gewünschten Artikel und bestätigen Sie mit okexpand Markierte Artikel buchen.
    4. Um alle Vorschläge zu einem Datensatz zu übernehmen, klicken Sie auf SelectAll und bestätigen Sie mit ok Markierte Artikel buchen.
    5. Die Buchungsvorschläge werden in den gewählten Vorgang übernommen und für diese Veranstaltung aus der Liste entfernt.
    6. Um die Vorschläge auch nach einer Buchung noch zur späteren Verwendung in der Liste zu behalten wählen Sie okexpand Markierte Artikel buchen (Buchungsvorschläge weiter anzeigen).
  • Überspringen Sie Buchungsvorschläge

    Die Buchungsvorschläge aus Adresse Adressenartikel Artikeln oder raeume Räumen, die bei der Neuanlage von Veranstaltung oder Vorgang nicht direkt berücksichtigt werden, können zeitweise zurückgestellt und später gebucht werden, solange der Datensatz geöffnet bleibt. Alle Vorschläge werden aber spätesten durch Verlassen des Datensatzes abgelehnt.

    1. Schließen Sie das kleine Fenster mit den Vorschlägen mit Klick auf Speichern Schliessen Schließen oben rechts. Die Vorschläge bleiben erhalten, werden aber nicht direkt in einen Vorgang eingefügt.
    2. In der horizontalen Werkzeugleiste der Veranstaltung erscheint ein neues Icon star Buchungsvorschläge anzeigen.
    3. Klicken Sie auf star Buchungsvorschläge anzeigen, um zu einem späteren Zeitpunkt auf die vorgeschlagenen Artikel zurückzugreifen.
    4. Um die Vorschläge auch nach einer Buchung noch zur späteren Verwendung in der Liste zu behalten wählen Sie okexpand Markierte Artikel buchen (Buchungsvorschläge weiter anzeigen).
    5. Buchungsvorschläge werden automatisch abgelehnt, wenn sie nicht vor dem Schliessen des Datensatzes gebucht werden.
  • Lehnen Sie Buchungsvorschläge ab

    Die Buchungsvorschläge aus Adresse Adressenartikel Artikeln oder raeume Räumen können abgelehnt werden, damit sie nicht wieder beim Anlegen von neuen Vorgängen angeboten werden.

    1. Wählen Sie die vorgeschlagenen Artikel im Eingabefenster mit Häkchen aus.
    2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Abgelehnt Buchungsvorschläge aus "Name des Datensatzes" ausblenden.
    3. Abgelehnte Vorschläge werden dann in dieser Veranstaltung nicht mehr über star Buchungsvorschläge anzeigen angeboten.
    4. Wenn keine offenen Vorschläge mehr vorhanden sind, verschwindet das Icon star aus der Werkzeugleiste.
    5. Alle Vorschläge werden automatisch abgelehnt, wenn Sie die Veranstaltung schliessen.
  • Geben Sie eine abweichende Lieferadresse ein

    Manchmal findet die Veranstaltung weder in den eigenen Räumlichkeiten noch am Firmensitz statt. Geben Sie Besteller, Rechnung an und Lieferung Adresse ein, wenn diese von der Veranstalteradresse abweichen. Die abweichenden Adressen werden dann dem Zweck entsprechend verwendet. So wird die Lieferadresse automatisch auf den Arbeitsanweisungen ausgegeben.

    1. Um die Anschrift der Firma als Lieferort auszuwählen, klicken Sie auf Lieferung und bestätigen Sie die Veranstalteradresse. Wählen Sie aus dem darunter angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.
    2. Um eine abweichende Lieferadresse auszuwählen, geben Sie den Namen in das Namensfeld ein und suchen Sie mit Enter den gewünschten Eintrag. Wählen Sie aus dem darunter angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.
      Bsp.: Der Veranstalter ist eine Firma in Worms, die Lieferung geht aber an den Messestand in Frankfurt.
    3. Übernehmen Sie die Adresse aus der Liste mit Doppelklick.
    4. Speichern Sie die Änderungen über save oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
  • Geben Sie eine abweichende Bestelleradresse ein

    Manchmal ist der Besteller nicht zugleich der Veranstalter. Geben Sie Besteller, Rechnung an und Lieferung Adresse ein, wenn diese von der Veranstalteradresse abweichen. Die abweichenden Adressen werden dann dem Zweck entsprechend verwendet.

    1. Um einen anderen Ansprechpartner in derselben Firma auszuwählen, klicken Sie auf Besteller und bestätigen Sie die Veranstalteradresse. Wählen Sie aus dem darunter angeordneten Aufklappmenü eine andere Kontaktperson.
      Bsp.: Eine Veranstaltung der Firma Haug wird durch die Sekretärin in Auftrag gegeben, aber von der Verkaufsabteilung durchgeführt.
    2. Um eine abweichende Bestelleradresse auszuwählen, geben Sie den Namen in das Namensfeld ein und suchen Sie mit Enter den gewünschten Eintrag.
      Bsp.: Eine Veranstaltung der Firma Haug wird durch die Agentur May in Auftrag gegeben.
    3. Wählen Sie die Adresse aus der Liste mit Doppelklick.
    4. Speichern Sie die Änderungen über save oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
  • Geben Sie eine abweichende Rechnungsadresse ein

    Geben Sie Besteller, Rechnung an und Lieferung Adresse ein, wenn diese von der Veranstalteradresse abweichen. Die abweichenden Adressen werden dann dem Zweck entsprechend verwendet. So wird bei der Rechnungsstellung automatisch die eingebene Rechnungsadresse anstelle des Veranstalters übernommen.

    1. Um einen anderen Ansprechpartner in derselben Firma auszuwählen, geben Sie den Namen des Veranstalters in das Eingabefeld ein und suchen Sie mit Enter den gewünschten Eintrag. Wählen Sie aus dem darunter angeordneten Aufklappmenü eine andere Kontaktperson.
      Bsp.: Eine Veranstaltung der Firma Haug wird von der Verkaufsabteilung durchgeführt, aber die Rechnung geht direkt an die Finanzabteilung.
    2. Um eine abweichende Rechnungsadresse auszuwählen, geben Sie den Namen in das Eingabefeld ein und suchen Sie mit Enter den gewünschten Eintrag. Wählen Sie aus dem darunter angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.
      Bsp.: Der Veranstalter ist eine Filiale vor Ort, die Rechnung geht aber an die Hauptstelle der Firma.
    3. Wählen Sie die Adresse aus der Liste mit Doppelklick.
    4. Speichern Sie die Änderungen über save oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
  • Halten Sie erste Kundenwünsche fest

    Je früher Kundenwünsche geäußert und festgehalten werden, desto einfacher ist es, sie zu erfüllen. Häufig wiederkehrende Informationen zu einem Kunden werden direkt in der Adresse Adresse unter details Details > Info Veranstaltung festgehalten.

    1. Halten Sie auf der VA Basis der Veranstaltung unter Erste Absprache interne Informationen für Mitarbeiter fest.
      Hinweis: Wird in der Adresse des Veranstalters unter details Details in der linken Navigation das Feld Info Veranstaltung gepflegt, erscheint die Info bei der Neuanlage der Veranstaltung und kann in das Feld Erste Absprache übernommen werden.
      Bsp.: Die Information, dass der Veranstalter sich eine bestimmte Dekoration wünscht, wird in der Ersten Absprache festgehalten.
    2. Im Feld Vereinbarung werden besondere Wünsche für Kundenausdrucke festgehalten.
      Bsp.: Eine Festlegung bezüglich des Veranstaltungsendes gehört in die Vereinbarung.
    3. Wenn die Veranstaltung für eine bestimmt Person, ein Brautpaar oder einen Jubilar ausgerichtet wird, halten Sie im Feld Für wen den oder die Namen fest, um sie später auf Ausdrucken verwenden zu können.
    4. Speichern Sie die Änderungen über save oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
  • Bestimmen Sie interne Zuständigkeiten

    Weisen Sie die Veranstaltung einem verantwortlichen Mitarbeiter zu.

    1. Wählen Sie auf der VA Basis der Veranstaltung unter Verantwortlich einen Benutzer aus der Auswahlliste. Standardmäßig ist das Feld mit dem Benutzer vorbelegt, der die Veranstaltung anlegt, diese Einstellung kann aber geändert werden.
    2. Weisen Sie ggf. zusätzlich einen zur Unterschrift berechtigten Mitarbeiter zu.
  • Legen Sie allgemeine Preisinformationen fest

    Preisentscheidungen können für jeden gebuchten Artikel, pro Vorgang und auch die gesamte Veranstaltung getroffen werden.

    Preisgestaltung für die Veranstaltung:

    1. Geben Sie in der VA Basis der Veranstaltung unter Vorbelegung Preisgestaltung eine Preisschiene an, die für alle gebuchten Artikel dieser Veranstaltung angewendet werden soll.
    2. Geben Sie im Feld Rabatt eine Prozentzahl für Rabatte oder Aufschläge, die für die gesamte Veranstaltung gilt. Aufschläge werden als negative Zahlen (-3), Preisnachlässe als positive Zahlen (3) angegeben.
      Bsp.: Der Veranstalter bekommt als Stammgast 10% Nachlass auf alle Leistungen.
    3. Geben Sie bei Buchhaltung eine Kostenstelle und/oder einen Kostenträger ein.
    4. Speichern Sie die Änderungen über save oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
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