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Invoicing for events

  • Open a new invoice

    In addition to the actual invoice, the invoice process also contains other tabs for texts and information as well as the entry of payments.

    1. Create a new invoice:
      a) To create an invoice for an existing segment, drag the segment from the folder Ordner Angebot Offers or Ordner Bestellung Orders with the left mouse button pressed onto the folder Ordner Rechnung Invoices.
      b) Um für alle vorhandenen VorgängeM eine Gesamtrechnung zu erstellen, ziehen Sie den Ordner Ordner Angebot Angebote oder Ordner Bestellung Bestellungen auf den Ordner Ordner Rechnung Rechnungen und bestätigen Sie die Nachfrage mit Gesamtrechnung.
      c) Um für alle vorhandenen VorgängeM Einzelrechnungen zu erstellen, ziehen Sie den Ordner Ordner Angebot Angebote oder Ordner Bestellung Bestellungen auf den Ordner Ordner Rechnung Rechnungen und bestätigen Sie die Nachfrage mit pro Vorgang.
      d) Legen Sie eine neue, leere Rechnung ohne Angebot oder Bestellung mit Doppelklick auf den Ordner Ordner Rechnung Rechnungen oder Rechtsklick > Invoice Neue Rechnung an.
    2. Enter a name for the billing process or confirm the preassignment with OK.
    3. Decide whether you want to insert separator texts and/or subtotals for structuring.
      Note: If you tick Save decision and no longer display message before you make your decision, this setting will be applied to future invoices.
    4. The invoice input window opens empty or with the items from the segment Purchase order Order (or Quote Offer).
  • Change the segment data

    Even if you take over items from quotes or orders, you can still change prices as well as the quantity.

    1. Geben Sie in der Spalte Anzahl (Anz.) den tatsächlichen Verbrauch ein.
      Hinweis: Um automatisch die maximale Personenzahl der Veranstaltung zu übernehmen, lassen sie die Spalte Anz. leer. Bei häufigeren Änderungen der Personenzahl, muss diese dann nur einmalig im Feld Maximale Personenzahl in der Werkzeugleiste der Veranstaltung geändert werden. Die Personenzahl wird in allen Vorgangstypen (Angebot, Bestellung, Rechnung) als Anzahl der Artikel übernommen.
    2. Fügen Sie über neuexpand Hinzufügen in der horizontalen Werkzeugleiste Artikel hinzu, die im Angebot oder in der Bestellung nicht enthalten waren, oder entfernen Sie Artikel über Entfernen Entfernen.
    3. Change item names or item prices afterwards.
      Hinweis: Bei Änderungen von Artikelpreisen, werden diese im Vorgang farbig markiert
      a) rot bei negativer Abweichung vom tatsächlichen Artikelpreis (Rabatt)
      b) grün bei positiver Abweichung vom tatsächlichen Artikelpreis (Aufschlag)
    4. Subsequently enter clock times for items that are charged on an hourly basis.
      Note: Change the segment item view from Standard to Time reference if you want to enter times.
    5. Remove all items with quantity "0", and/or price "0" and remark lines via Collapseexpand Condense transaction items in the horizontal toolbar of the transaction. Identical items are summarised.
  • Insert subtotals

    Separator texts and subtotals can be inserted automatically or manually in each invoice for a better overview.

    1. To insert a simple subtotal, left-click on the item under which the subtotal is to be inserted and click on neuexpand New > Summe0Subtotalin the horizontal toolbar.
    2. Um eine Zwischensumme einzufügen, die auch die Summe einer bereits vorhandenen Zwischensumme beinhaltet, wählen Sie Summe1Zwischensumme [Stufe 2].
    3. To separate transactions in total invoices using separator texts and subtotals , confirm the request accordingly when copying the transactions.
      Note: If you confirm the insertion of separator texts and subtotals, Summe2 subtotals [level 3] are inserted. They automatically total the items per transaction and are only available in the invoice transaction type.
  • Create the standard invoice document

    The invoice document is created on the basis of the booked items using the various templates. Different templates are available for the invoice depending on the operational requirements.

    1. Click on Invoice spreadsheet in the side event navigation under the process Spreadsheet invoice.
    2. To continue, confirm the message with Save.
    3. Bei der Rechnungserstellung wird einmalig automatisch oder manuell eine fortlaufende Rechnungsnummer erzeugt, die nicht mehr zurückgenommen werden kann. Bestätigen Sie die Meldung mit OK.
    4. The invoice is automatically displayed with the refresh standard template .
      Hinweis: Gibt es keine Standardvorlage für Rechnungen (Einstellung in der Vorlage), erscheint eine leere Seite. Wählen Sie mit Klick auf die Schaltfläche refresh Standard die gewünschte Vorlage aus.
    5. Select a (different) template via vorlage brief Text template if necessary .
  • Send invoices by email or letter

    Die Rechnung kann für den Postversand ausgedruckt oder als E-Mail gesendet werden. Beides geschieht unter Invoice Rechnung > Spreadsheet Rechenblatt. Wenn in der Rechnungsadresse "E-Mail" als bevorzugter Kommunikationsweg hinterlegt ist, wird die Schaltfläche E Mail Per E-Mail senden gelb hinterlegt.

    1. Print the invoice by clicking on the desired drucker Print setting aufklappen v2.
    2. To send the invoice as an email attachment, click on E Mail Send document as PDF attachment by email to the right of the drucker Print icon. 
    3. Es öffnet sich eine E Mail E-Mail mit der Rechnungsadresse und Verknüpfungen zu der gewählten Veranstaltung und dem aktuellen Vorgang. Die Rechnung wird automatisch als PDF-Datei in den Anhang Anhängen hinterlegt. 

    Prior to version 12.1: To send the invoice as an email attachment, select export festplatte Save document to disk in various formats > E Mail Email > pdf PDF. A E Mail email opens with the invoice account and links to the selected event and the current segment. The invoice is automatically saved as a PDF file in the Anhang attachments .

    1. On request, choose between a customer printout with invoice issue date or an undated proof print.
      Note: The invoice issue date is decisive for triggering the dunning run.
    2. Select a suitable cover letter for email dispatch.
    3. Senden  Send the invoice.
    4. To save the calculation externally, click in the horizontal toolbar of the spreadsheet on export festplatte Save document in various formats on hard disk and select the desired format.
  • Create an advance invoice

    Invoices on account can be created even before the conclusion of an event if down payments or advance payments by the customer are to be booked.

    1. Create an item "Payment on account" (or similar) without price or other information with the item group "Other".
    2. Right click on Ordner Rechnung Invoices and select the option Rechnung Akonto New Invoice on account.
    3. Enter a unique name for the new invoicing segment.
    4. Buchen Sie über neuexpand Neuanlage den Artikel „Abschlagszahlung“ und geben Sie die Höhe des Abschlags als Preis mit der Anzahl „1“ ein.
    5. Speichern Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
  • Create the invoice document for the invoice on account

    Für den gebuchten Artikel wird mit Hilfe einer Vorlage das Rechnungsdokument erstellt. Je nach betrieblichen Anforderungen sind verschiedene Vorlagen für die Rechnung vorhanden

    1. Click in the side navigation under the process Rechnung Akonto Akontorechnung on Spreadsheet Rechenblatt.
    2. To continue, confirm the message with Save.
    3. Bei der Rechnungserstellung wird einmalig automatisch oder manuell eine fortlaufende Rechnungsnummer erzeugt, die nicht mehr zurückgenommen werden kann. Bestätigen Sie die Meldung mit OK.
    4. The invoice is automatically displayed with the standard template (setting in the invoice template). If necessary, select a different invoice template via refresh Standard .
  • Assign the advance invoice to a final invoice

    Assign partial invoices to a final invoice (standard or collective invoice) after the event has ended in order to deduct the partial payment from the invoice total.

    1. Verbuchen Sie unbedingt den Eingang von Zahlungen, bevor Sie die Akonto-Rechnung einer Endrechnung zuweisen (.
    2. Assign with a right click on the final invoice Rechnung Akonto Open invoice on account .
    3. If there are several open invoices on account, only all of them together can be assigned to a final invoice.
    4. The invoice on account is assigned to the invoice and moved to its folder. Payments already received are moved to the payment receipt of the final invoice.
    5. Resolve incorrect allocations by right-clicking on the desired on-account invoice > Rechnung Akonto Resolve on-account allocation.
  • Generate the final invoice minus the advance payment

    Various templates are available for the invoice depending on operational requirements.

    1. Go to the Invoice  Invoices tab in the side navigation, select the final invoice and click on Spreadsheet  Spreadsheet.
    2. To continue, confirm the message with Save.
    3. Bei der Rechnungserstellung wird einmalig automatisch oder manuell eine fortlaufende Rechnungsnummer erzeugt, die nicht mehr zurückgenommen werden kann. Bestätigen Sie die Meldung mit OK.
    4. The invoice is automatically displayed with the standard template. Click on refresh Standard to use a different template if necessary.
    5. The invoice is created and the instalment payments are deducted from the invoice total.
  • Send the final invoice

    The invoice can be printed out for dispatch by post or sent by e-mail.

    1. Um die Rechnung im PDF Format zu speichern, klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Rechenblattes auf export festplatte Dokument in verschiedenen Formaten auf Festplatte speichern und wählen pdf PDF.
      Note: If the horizontal toolbar above the ruler is not displayed, fold it out using the small black arrowPfeil rechtson the left-hand side.
      Alternativ d      jerk the invoice via drucker <Standard> in the horizontal toolbar of the segment.
    2. On request, choose between a customer printout with invoice issue date or an undated proof print.
      Note: The invoice issue date is decisive for triggering the dunning run.
    3. Um die Rechnung direkt als E-Mail-Anhang zu senden, wählen Sie export festplatte Dokument in verschiedenen Formaten auf Festplatte speichern > E Mail E-Mail > pdf PDF. Wählen Sie eine Vorlage für ein E-Mail-Anschreiben. Es öffnet sich eine E-Mail mit der Rechnungsadresse und Verknüpfungen zu der gewählten Veranstaltung und dem aktuellen Vorgang. Die Rechnung wird automatisch als PDF Datei im Anhang hinterlegt.
    4. Senden Senden Sie die Rechnung (siehe auch: ).
  • Create a credit note for an invoice

    Je nach betrieblicher/buchhalterischer Anforderung sind nach Zuweisung der Rechnungsnummer Änderungen des Vorganges und des Rechenblattes nicht mehr möglich. Mit einer Gutschrift (Korrektur- oder Stornorechnung) werden fehlerhafte Rechnungen korrigiert.

    1. Gehen Sie mit Rechtsklick auf den fehlerhaften Rechnungsvorgang und wählen Sie Rechnung Gutschrift Gutschrift anlegen.
    2. Confirm the suggested name of the new segment or enter another name that clarifies the reference to the original invoice.
    3. Click on Spreadsheet Spreadsheet and confirm the message with Save.
    4. A consecutive number that cannot be cancelled is also generated automatically or manually once when the credit note is created. Confirm the message with OK.
    5. If necessary, select another refresh invoice template via  vorlage brief <Standard>.
    6. In the credit note, the invoice amount is set to minus in order to balance the turnover again.
  • Create a credit note for an invoice with an advance payment

    Depending on operational/accounting requirements, changes to the segment and the spreadsheet are no longer possible after the invoice number has been assigned. Incorrect invoices are corrected with a credit note (correction or cancellation invoice). For invoices with already assigned payment on account segments, the assignment must be resolved in advance.

    Erstellen sie eine Gutschrift bei fehlerhafter Endrechnung

    1. Click on the dropdown arrow in front of the final invoice and right-click on the already allocated, but correct Rechnung Akonto invoice on account > Rechnung Akonto Delete invoice on account allocation.
    2. Right-click on the incorrect final invoice and select Rechnung Gutschrift Create credit note.
    3. Confirm the suggested name of the new segment or enter another name that clarifies the reference to the original invoice.
    4. Click on Spreadsheet Spreadsheet and confirm the message with Save.
    5. A consecutive number that cannot be cancelled is also generated automatically or manually once when the credit note is created. Confirm the message with OK.
    6. If necessary, select another refresh invoice template via  vorlage brief standard.
    7. In the credit note, the invoice amount is set to minus in order to balance the turnover again.
    8. Create a new final invoice and reassign the invoice on account.
      Siehe

    Create a credit note for an incorrect Invoice on account

    1. Klicken Sie auf den dropdown Pfeil vor der Endrechnung und klicken mit der rechten Maustaste auf die bereits zugewiesene, fehlerhafte Rechnung Akonto Akonto-Rechnung > Rechnung Akonto Akonto Zuweisung lösen.
    2. Right-click on the detached, incorrect Rechnung Akonto invoice on account > edit convert to > Invoice invoice.
    3. Right-click on this "normal" invoice process and select Rechnung Gutschrift Create credit note.
    4. Confirm the suggested name of the new segment or enter another name that clarifies the reference to the original invoice.
    5. Click on Spreadsheet Spreadsheet and confirm the message with Save.
    6. A consecutive number that cannot be cancelled is also generated automatically or manually once when the credit note is created. Confirm the message with OK.
    7. If necessary, select another refresh invoice template via  vorlage brief standard.
    8. In the credit note, the invoice amount is set to minus in order to balance the turnover again.
    9. Create a new invoice on account and assign it to the final invoice.
      Siehe
  • Open a new segment for a collective invoice

    In einer Sammelrechnung werden die Artikel aus Rechnungen zu einer oder mehreren Veranstaltungen zusammengefasst.
    Example: A customer pays all services incurred for the individual invoices once a month.
    The partial invoices must not yet have an invoice number or have been marked as finalised. In addition, they must all have the same invoice address and cost centre.

    Create a standard invoice segment and then convert it to a collective invoice.

    1. Open the event in which the collective invoice is to be created.
      Example: your customer's last event of the month
    2. Create a new invoice segment and enter a unique name.
      Note: No items may be inserted directly into this invoice process.
    3. In the left navigation of the event, right-click on the event and select Sammel Rechnung Make a collective invoice.
    4. Speichern Sie auf Nachfrage die Veranstaltung.
    5. Das Eingabefenster der Sammelrechnung öffnet sich. Im unteren Teil des Fensters können der Sammelrechnung Teilrechnungen hinzugefügt werden.

    Check out our YouTube Tutorial on Invoice to Reminder for more details. (German only)

  • Assign partial invoices to the collective invoice

    Jede Standardrechnung, die noch keine Rechnungsnummer hat, und weder abgelehnt noch abgeschlossen wurde, kann einer Sammelrechnung zugewiesen werden. Alle Einzelrechnungen müssen aber dieselbe Rechnungsadresse und Kostenstelle haben, und zu demselben BetriebM gehören.

    1. Close all events that contain individual invoices.
    2. In the collective invoice process (below), add a list of individual invoices to the collective invoice via neuexpand Add .
    3. Select invoices from the current event by left-clicking on the selection list. The selection list shows all invoices from the same event that meet the prerequisites.
    4. Select an invoice from another event via neu Add > suche Search partial invoice with a left click on the list the suggested partial invoices. The selection list shows all invoices from other events that meet the requirements.
    5. Select several invoices from other events by marking them with the Ctrl key pressed and ok Apply.
    6. Um die Reihenfolge der Rechnungen zu ändern, klicken Sie mit der Maus auf die gewünschte Rechnung und verschieben Sie sie (Drag&Drop).
  • Change the collective invoice before transferring the items

    Solange die Rechnungsartikel noch nicht an die Sammelrechnung übertragen sind, können sowohl die Sammelrechnung als auch die Einzelrechnungen geändert werden. Nehmen Sie alle Änderungen vor, bevor sie die Sammelrechnung schließen.

    1. Open the collective invoice process.
    2. Um die Einzelrechnungen noch zu ändern, wählen Sie die Rechnung in der Liste unten aus und klicken Sie auf edit Öffnen. Alternativ öffnen Sie die Einzelrechnungen weiterhin direkt über die seitliche Navigationsleiste.
    3. To remove incorrectly assigned individual invoices from the collective invoice, select the invoice in the list and click on delete Remove.
    4. To assign invoices created later as partial invoices, right-click on the desired invoice and select Teil Rechnung Assign to a collective invoice.
    5. Select collective invoices from the current event with neu > Left click on the selection list. The selection list shows the collective invoices of the same event that are not yet closed.
    6. Select a collective invoice from another event via neu > suche Search collective invoice with a left click on the list the proposed collective invoices. The selection list shows the collective invoices of other events that belong to the same invoice recipient, cost centre and company but are not yet closed. In addition, the associated business event must be closed.
    7. Confirm the message with Saveto assign the partial invoice.
  • Transfer the invoice items to the collective invoice

    When the items of the partial invoices have been transferred to the collective invoice, and the collective invoice has been shot, changes are only possible in the collective invoice. The transfer cannot be reversed.

    1. When you have added all the partial invoices and checked that they are correct, click on Close collective invoice at the top left of the input window and confirm the confirmation prompt.
    2. Das Eingabefenster der Sammelrechnung öffnet sich mit allen Artikeln aus den Teilrechnungen, tagesgenau aufgeteilt nach den ursprünglichen Teilrechnungen.
    3. Edit the invoice as usual and add new items if you wish.
    4. Drucken Sie die Rechnung mit Rechnungsnummer und Vorlage wie gewohnt ().

    Check out our YouTube Tutorial on Invoice to Reminder for more details. (German only)

  • Close an invoice with Sepa Direct Debit
    1. Create a new invoice or open an existing invoice segment.
    2. Switch in the left navigation from the base of the invoice process to details Details.
    3. Die Zahlungsart Sepa Lastschrift Dauermandat ist vorbelegt, wenn in der Kundenadresse das Sepa Lastschriftverfahren und die Bankdaten des Kunden hinterlegt wurden. ()
    4. If the customer has only issued an individual mandate for this invoice, select the payment method Sepa Direct Debit Individual Mandate and fill in the fields for Sepa Direct Debit in the invoice process.
    5. Erzeugen Sie das Rechenblatt.
      Note: To export the Sepa direct debit data for further processing at your bank, a spreadsheet must be created and the invoice number and the invoice issue date must be set.
    6. Das Wertstellungsdatum der Lastschrift ergibt sich aus dem Zahlungsziel (min. zwei Tage nach Erstellung der Lastschrift, in älteren Versionen min. fünf Tage bei Ersteinzug, min. zwei Tage bei Folgeeinzug). Exportieren Sie Ihre Lastschriften rechtzeitig, um eine pünktliche Wertstellung zu gewährleisten. Mehr Info

    Lesen Sie mehr:

  • Export the Sepa direct debit data for forwarding to your bank

    Der Sepa Lastschrift Export erzeugt eine XML Datei mit allen Informationen, welche Ihre Bank einlesen kann.

    1. Gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf den Reiter Buchhaltung Buchhaltung > Invoiceexpand Offene Posten > Zahlungen Sepa- Lastschrifteinzug und wählen ggf. den Betrieb.
      Alternatively, the export can be started from a segment list via Aktion Auf Liste Actions on the list >  Aktion Auf Liste Sepa direct debit export .
    2. Confirm the message with Export.
    3. Select the destination directory.
    4. Eine XML und eine TXT Datei werden im angegebenen Zielverzeichnis abgelegt.
      Note: The XML file is read in at the bank. The TXT file summarises all the information.
    5. Je nach betrieblichen Einstellungen in der Administration, wird automatisch die Zahlung der Rechnung im Vorgang angelegt. ()
    6. Das Wertstellungsdatum der Lastschrift ergibt sich aus dem Zahlungsziel (min. zwei Tage nach Erstellung der Lastschrift, in älteren Versionen min. fünf Tage bei Ersteinzug, min. zwei Tage bei Folgeeinzug). Exportieren Sie Ihre Lastschriften rechtzeitig, um eine pünktliche Wertstellung zu gewährleisten. Mehr Info