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Wie benutze ich die Raumbelegung?

  • Öffnen Sie die Raumbelegung

    Die Raumbelegung ermöglicht einen schnellen Überblick über freie und gebuchte Räume. Einige Ansichten zeigen immer alle Räume, andere nur die belegten Räume. Je nach Ansicht ist es ausserdem teilweise möglich, direkt neue Veranstaltungen anzulegen.

    1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter Basis  Basis.
    2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil  expand neben VA Veranstaltungen, und wählen Sie raeume Raumbelegung.
    3. Die Basisseite der Raumübersicht öffnet sich zum aktuellen Datum.
    4. Wählen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste ganz links Ihre bevorzugte Ansicht:
      1. In der cal view cards Kachelansicht(Umschalt+F5) sehen Sie eine karteikartenähnliche Übersicht aller Räume. Die verschiedenen Raumgruppen sind farblich  gekennzeichnet. Die Veranstaltungen erscheinen chronologisch geordnet unter jedem Raum. Mit Doppelklick auf einen Raum legen Sie eine neue Veranstaltungen an, deren Datum und Raum durch die Auswahl bereits vorbelegt sind. Nur in der Kachelansicht lassen sich zusätzlich die ruestzeit Rüstzeiten für Veranstaltung einblenden.
      2. Die Kalender 15  Kalenderansicht zeigt wie ein gebräuchlicher Tischkalender einen Tag pro Spalte, mit Zeitangaben in 30-Minuten-Intervallen. Ganztägige Einträge erscheinen ganz oben in der Spalte. Die verschiedenen Veranstaltungen werden ohne Raumangabe nebeneinander angezeigt. Gibt es keine Raumbuchungen, so erscheint der Kalender als leer. Mit Doppelklick öffnen Sie eine Raumauswahl und danach eine Veranstaltungsneuanlage. Wenn Sie mit gedrückert linker Maustaste einen Zeitraum markiert haben, sind auch die Uhrzeiten der neuen Veranstaltung schon vorbelegt. Es kann nur ein Raum so ausgewählt werden, weitere Räume müssen in der Veranstaltung selbst hinzugefügt werden.
      3. In der Ansicht cal view timeline  Zeitstrahl mit Überschrift (Umschalt+F6) sind sowohl die Tage als auch die Stunden horizontal angeordnet. Alle Räume erscheinen gruppiert, farblich nach Raumgruppen markiert und untereinander. Raumgruppen und unterschiedlicher Veranstaltungsstatus sind farblich gekennzeichnet. Veranstaltungsdetails erscheinen, wenn die Maus auf die Veranstaltung zeigt. Mit Doppelklick auf einen Raum öffnen Sie eine Veranstaltungsneuanlage. Wenn Sie mit gedrückert linker Maustaste einen Zeitraum markiert haben, sind auch die Uhrzeiten der neuen Veranstaltung schon vorbelegt. Es kann nur ein Raum so ausgewählt werden, weitere Räume müssen in der Veranstaltung selbst hinzugefügt werden.
      4. In der Ansicht cal view timeline2 Zeitstrahl mit Zeilenbeschriftung sind sowohl die Tage als auch die Stunden horizontal angeordnet. Die verschiedenen Räume erscheinen gruppiert, farblich markiert und untereinander in der ersten Spalte. Veranstaltungsdetails erscheinen, wenn die Maus auf die Veranstaltung zeigt. Raumdetails erscheinen durch Mauszeiger auf den Raumnamen. Mit Doppelklick auf einen Raum öffnen Sie eine Veranstaltungsneuanlage. Wenn Sie mit gedrückert linker Maustaste einen Zeitraum markiert haben, sind auch die Uhrzeiten der neuen Veranstaltung schon vorbelegt. Es kann nur ein Raum so ausgewählt werden, weitere Räume müssen in der Veranstaltung selbst hinzugefügt werden.
      5. Die cal view days  Tagetabelle (Umschalt+F7) zeigt alle Einträge sortiert nach Raum und Raumgruppe mit einer Spalte pro Tag. Die Zeitangaben finden sich in den einzelnen Einträgen.
      6. In der cal view list  Tageliste werden die Veranstaltungen in einer Spalte chronologisch sortiert, jeweils beginnend mit ganztägigen Einträgen. Es gibt keine Raumangabe. Wenn keine Veranstaltungen stattfinden, ist die Liste leer. Mit Doppelklick in die Liste öffnen Sie eine Raumauswahl und eine Veranstaltungsneuanlage. Das vorbelegte Datum ist immer der aktuelle Tag, nicht der in der Ansicht ausgewählte.

    Hinweis: Raumdetails werden nur angezeigt, sofern sie unter Administration Administration > raeume Räume angegeben wurden.

  • Suchen Sie nach einem bestimmten Datum, Zeitraum oder Wochentag

    Schränken Sie Ihre Suche auf ein festes Datum, einen gewissen Zeitraum oder einen bestimmten Wochentag ein.

    1. Um alle Buchungen an einem bestimmten Datum anzuzeigen, geben Sie über die kalender Datumsauswahl oder durch direkte Eingabe im Datumsfeld einen Tag an.
    2. Um einen bestimmten Zeitraum anzuzeigen, wählen Sie über die Auswahlliste die gewünschte Anzahl an Tagen ab dem gewählten Startdatum. Es werden höchstens 31 Tage angezeigt.
    3. Um alle Buchungen für einen bestimmten Wochentag anzuzeigen, klicken Sie auf Kalender 7 Nur gewählte Wochentage anzeigen. Wählen Sie die gewünschten Wochentage aus und ok Übernehmen Sie. 
      Die Anzeige springt auf Wochen statt Tage, es werden dann die eingegebene Anzahl von Wochen eingeblendet.
      Beispiel: Freitag, 07.01.2022 > Wochentag: Freitag , Anzahl 5 Wochen: gezeigt werden der  07.01.,14.01., 21.01., 28.01.und 04.02.
    4. Um die Anzeige wieder auf Tage statt Wochen zurückzusetzen, klicken Sie in der Auswahlliste der Wochentage auf SelectNone Auswahl verwerfen und ok Übernehmen Sie.
  • Suchen Sie nach bestimmten Räumen

    Filtern Sie die angezeigten Räume nach Art, Buchungsstatus oder Größe. Die Filter finden Sie in der horizontalen Werkzeugleiste.

    1. Wählen Sie über die Auswahlliste Raumgruppe Raumgruppen eine oder mehrere Gruppe aus. Die Anzahl der ausgewählten Gruppen wird rechts neben der Schaltfläche angezeigt. Welche Räume zu der Raumgruppe gehören sehen Sie in der Auswahlliste für die Raumgruppen, wenn Sie auf den Namen der Gruppe klicken.
    2. In der raeume Raumübersicht können Sie sich Alle, Nur freie bzw. Nur belegte Räume anzeigen lassen.
    3. Um nur Räume einer bestimmten Größe anzuzeigen, geben Sie unter Kapazität eine minimale bzw. maximale Personenzahl ein.
      Hinweis: Sie können nur nach Raumkapazität filtern, wenn unter Administration Administration > raeume Räume Personenzahlen angegeben sind.
    4. Wenn Sie Raum ueber unter Über-/Unterräume angelegt haben, muss deren Anzeige über die Schaltfläche für Ihre Standardeinstellung immer aktiviert sein.
      Bsp.: eine Garderobe die zu einem Saal gehört
  • Speichern Sie Ihre Einstellungen

    Wenn Sie häufig dieselben Filter setzen müssen, um bestimmte Räume oder Zeiten zu suchen, speichern Sie diese Einstellungen als Standard.

    1. Wählen Sie eine bevorzugte Sicht (cal view cards Kacheln, cal view list Liste oder cal view timeline Zeitstrahl).
    2. Wählen Sie Ihre bevorzugten Räume.
    3. Wählen Sie einen Standardzeitraum
    4. Wählen Sie Save Options Einstellung speichern.
    5. Die Raumbelegung öffnet sich ab sofort mit den gespeicherten Einstellungen.
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Icon Infocenter

Zeitplanung

Perfekte Zeitplanung ist das A und O der Veranstaltungsorganisation. Alle Informationen, egal wann, wo und von wem sie aufgenommen wurden, müssen im wesentlichen Moment verfügbar sein. Mitarbeiter, Material, Unterlagen zur richtigen Zeit am richtigen Ort - anders geht es nicht. Deshalb führt das infocenter Info Center des Bp Event alle wichtigen Details einer Veranstaltung, eines Tages oder einer Benutzergruppe übersichtlich sortiert und abrufbar zusammen. Die Anwendung bietet dafür die unverzichtbaren Elemente Kalender, Wiedervorlage, Raum Raumbelegung und meldung Aktivitäten, die mit Modulen wie termine Termine oder Dienstplaner Dienstplaner in ihrer Funktionalität noch deutlich erweitert werden können.

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Wie verwende ich den Kalender?

  • Wählen Sie die Kalendersicht

    Je nach Aufgabenbereich oder konkretem Anliegen können verschiedene Kalenderdarstellungen sinnvoll sein.

    1. Öffnen Sie das allgemeine  infocenter Info Center mit dem Kalender mit Klick auf das Icon im Fenstertitel. Standardmäßig öffnet sich der Kalender zum aktuellen Datum.
    2. Wenn bereits eine Kalendersicht geöffnet ist, wird diese zur Auswahl angeboten. Über infocenter > neu Info Center öffnen Sie ein weiteres Kalenderfenster.
    3. Wählen Sie links unter der Datumsauswahl den gewünschten Ansichtszeitraum:
      1.  ein bis sieben Tage
      2. die gewünschten Wochentage.
        Bsp.: die drei nächsten Wochenenden oder eine Arbeitswoche
    4. Wählen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste ganz links Ihre bevorzugte Ansicht:
      1. Die Kalender 15 Kalenderansicht zeigt wie ein gebräuchlicher Tischkalender einen Tag pro Spalte, mit Stundenangaben in 30-Minuten-Intervallen. Ganztägige Einträge erscheinen ganz oben in der Spalte. Die verschiedenen Datenquellen werden gruppiert und nebeneinander gezeigt.
      2. In der Ansicht cal view timeline Zeitstrahl mit Überschriften sind sowohl die Tage als auch die Stunden horizontal nebeneinander angeordnet. Die verschiedenen Datenquellen erscheinen gruppiert und untereinander. Die Datenquelle ist als Überschrift angegeben.
      3. In der Ansicht cal view timeline2 Zeitstrahl mit Zeilenbeschriftung sind sowohl die Tage als auch die Stunden horizontal nebeneinander angeordnet. Die verschiedenen Datenquellen erscheinen gruppiert und untereinander. Die Datenquelle erscheint in der ersten Spalte.
      4. In der cal view cards Kachelansicht gibt es einzelne Blöcke für jede Datenquelle, innerhalb derer die Einträge chronologisch sortiert werden. Zur Kachelansicht gibt es weitere Einrichtung Einstellungen mit Klick auf das Icon oben rechts in der Zeile neben den aktiven Datenquellen (Breite und Höhe der Kacheln, Formatierung des Textes soweit nicht durch individuelle Liste vorbelegt).
      5. In der cal view list Tageliste werden Tage und Zeiten in einer Spalte chronologisch sortiert, jeweils beginnend mit ganztägigen Einträgen. Die Datenquellen sind nicht gruppiert.
      6. Die cal view days Tagetabelle zeigt alle Einträge sortiert nach Datenquelle mit einer Spalte pro Tag. Die Zeitangaben finden sich in den einzelnen Einträgen.
      7. Die cal view months Monatsansicht zeigt alle Einträge für einen Kalendermonat in sieben Spalten. Pro Tag finden sich alle gewählten Datenquellen in chronologischer Reihenfolge. Die genauen Uhrzeiten und die Art der Datenquelle sind im Einzeleintrag ersichtlich.
  • Wählen Sie Ihre Datenquellen

    Um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, sollten Sie sich nur die Informationen im Kalender anzeigen lassen, die Sie wirklich brauchen.

    1. Öffnen Sie in der horizontalen Leiste über dem Kalender mit Klick auf Datenbank Datenquellen das Aufklappmenü.
    2. Verschieben Sie die Reihenfolge der Datenquellen mit gedrückter linker Maustaste (Drag-and-Drop). Die Reihenfolge wird in die Anzeige übernommen.
    3. Markieren Sie mit gedrückter Strg-Taste alle gewünschten Datenquellen, und klicken Sie auf Übernehmen.
      Bsp.: Lassen Sie sich nur Veranstaltungen und Dienstpläne anzeigen.
    4. Stellen Sie pro Datenquelle mit Klick aufexpand Aufklappen weitere Optionen ein wie:
      1. Filter Filter
      2. Ausblenden Wenn Leer Ausblenden, falls leer
      3. Standardliste Standardliste bzw. Liste individuelle Liste.
  • Filtern Sie Ihre Daten

    Klicken Sie in der Werkzeugleiste die einzelnen Datenquellen, um Möglichkeiten zum Filtern, Ausblenden oder zum Wechsel zu speziellen Listen angeboten zu bekommen.

    1. Um eine Datenquelle nach weiteren Kriterien zu filtern, klicken Sie auf die Datenquelle und wählen Sie Filter Filter und aus dem Aufklappmenü z.B. den gewünschten Status, Benutzer oder Raum.
      Bsp.: Lassen Sie sich die Dienste eines ausgewählten Mitarbeiters, die Aktivitäten einer Benutzergruppe oder Veranstaltungen mit einem bestimmten Status anzeigen.
    2. Um zur normalen Ansicht zurück zu wechseln, klicken Sie die Datenquelle und wählen Sie die Standardliste Standardliste aus dem Aufklappmenü aus.
    3. Klicken Sie auf benutzerfilter, um nur Ihre eigenen Daten angezeigt zu bekommen.
    4. Geben Sie im Suchfeld Text ein, den Sie finden wollen. Alle Datensätze, die den Text enthalten, werden normal angezeigt, während die anderen Datensätze in der Oberfläche blass zurücktreten.
  • Lassen Sie weitere Details anzeigen

    Jeder Kalendereintrag besteht aus Überschrift und Details. Welche Informationen genau in Überschrift und Details wiedergegeben werden, wird bei der Einrichtung der Standardliste festgelegt.

    1. Standardmäßig wird im Kalender nur die Überschrift eines Kalendereintrages gezeigt. Weitere Einzelheiten erscheinen im Detailfenster in der Seitenleiste, sobald ein Kalendereintrag angeklickt wird, oder die Maus darauf zeigt.
    2. Um die Details direkt im Kalender anzeigen zu lassen, aktivieren Sie in der horizontalen Leiste über dem Kalender details Details anzeigen.
  • Speichern Sie Ihre Einstellungen

    Bestimmte Informationen braucht man immer wieder, auch wenn zwischenzeitlich andere Kalendersichten sinnvoll werden können. Deshalb ist es sinnvoll, verschiedene Sichten für den späteren Gebrauch zu speichern.

    1. Nehmen Sie alle gewünschten Einstellungen zu Datenbank Datenquellen, Filter Filtern und Ansichten vor.
    2. Wählen Sie Sichten expand > save Speichern, um Ihre aktuellen Einstellungen entweder unter einem neuen (neu Neuanlage) oder bereits vorhandenen Namen zu speichern.
    3. Entscheiden Sie, ob die neue Sicht nur für Sie persönlich (Benutzer Benutzersicht) oder für eine ganze Gruppe (Gruppen Gruppensicht) zugänglich sein soll.
    4. Geben Sie der neuen Sicht einen Namen. Sobald Sie den Namen bestätigt haben, wird die neue Sicht im Aufklappmenü unter Sichten angeboten.
    5. Um eine neue Sicht direkt nach dem Öffnen des Programmes automatisch zu öffnen, klicken Sie auf das Aufklappdreieck des Fenstertitels und wählen Sie stern grau Automatisch starten.
  • Legen Sie im Info Center weitere Reiter an

    Der Kalender ist der erste und einzige unlöschbare Reiter des infocenter Info Centers. Es kann aber eine beliebige Anzahl weiterer Reiter mit unterschiedllichen Daten und in verschiedenen Formaten hinzugefügt werden.

    1. Gehen Sie zu dem zweiten Reiter Taskleiste Weiter Mehr…. rechts neben dem Reiter infocenter Kalender. Es öffnet sich eine Liste mit allen weiteren vorhandenen Reitern.
    2. Fügen Sie mit neuexpand Neuanlage über das Aufklappmenü und die sich ggf. öffnende Suche einen neuen Reiter ein.
    3. Um Reiter zu löschen, wählen Sie in der Liste den gewünschten Reiter aus und gehen Sie zu Entfernen Entfernen.
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Wie verwende ich Aktivitäten?

  • Öffnen Sie eine neue Aktivität

    Wenn Sie für sich selbst oder einen Mitarbeiter eine Aufgabe notieren wollen, legen Sie eine neue meldung Aktivität an.

    1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter Basis Basis.
    2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil expandneben meldung Aktivitäten, und wählen Sie neu Neuanlage. Die Basisseite der Aktivität öffnet sich.
    3. Geben Sie den Betreff der Aktivität an. Je präziser der Betreff formuliert ist, desto besser ist die Aktivität wiederzufinden und zuzuordnen.
    4. Speichern Sie die neue Aktivität über save oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
  • Legen Sie Beginn und Ende der Aktivität fest

    Eine Aktivität kann, muss aber nicht, feste Anfangs- und Endzeiten haben. Die angegebenen Zeiten wirken sich direkt auf die Darstellung im Kalender bzw. in der Wiedervorlage aus.

    1. Eine Aktivität ohne Daten oder Uhrzeiten wird ab sofort in der Wiedervorlage angezeigt, bis sie mit dem Status „quittiert“ als erledigt markiert wird.
    2. Wenn Sie nur einen Beginn eingeben, wird die Aktivität ab diesem Datum und ggf. Uhrzeit als Ganztageseintrag im Kalender angezeigt, bis sie mit dem Status „quittiert“ als erledigt markiert wird.
    3. Wenn Sie nur ein End- bzw. Fälligkeitsdatum eingeben, wird die Aktivität ab sofort bis zu diesem Datum und ggf. Uhrzeit im Kalender angezeigt. Nach dem angegebenen Datum wird die Aktivität so lange in der Wiedervorlage angezeigt, bis sie mit dem Status „quittiert“ als erledigt markiert wird.
    4. Wenn Sie ein Anfangs- und Enddatum mit Uhrzeiten angeben, wird die Aktivität wie ein Termin im Kalender angezeigt. Nach dem angegebenen Datum wird sie solange in der Wiedervorlage angezeigt, bis sie mit dem Status „quittiert“ als erledigt markiert wird.
  • Wählen Sie verantwortliche Benutzer aus

    Jede Aktivität muss mit mindestens einem BenutzerM verknüpft sein.

    1. Standardmäßig ist der anlegende Benutzer der Aktivität schon vorbelegt.
    2. Wenn ein anderer oder mehrere Einzelbenutzer die Verantwortung für die Aktivität bekommen sollen, fügen Sie unter meldung Aktivität > Basis > neu Neuanlage über die Auswahlliste neue Benutzer hinzu oder entfernen Sie vorhandene Benutzer.
    3. Wenn eine Benutzergruppe als Ganze für die Aktivität verantwortlich sein soll, fügen Sie die Gruppe ein. Bestätigen Sie die Sicherheitsnachfrage mit Nicht auflösen.
    4. Wenn jedes Mitglied der Gruppe eine Aufgabe selbst erfüllen soll, wählen Sie auf Nachfrage Auflösen. Sie können auch über Gruppe Aufloesen Benutzergruppe auflösen alle bereits eingefügten Gruppen in die Einzelbenutzer aufspalten.
    5. Um den Überblick zu behalten, ob die Aktivität von allen Benutzern erledigt wurde, aktivieren Sie die Schaltfläche Jeder muss bestätigen. Die Aktivität erscheint dann solange in der Wiedervorlage eines jeden verantwortlichen Benutzers, bis alle sie als erledigt quittiert haben.
  • Geben Sie die Art der Aktivität an

    Für die Verteilung von Aufgaben kann es sinnvoll sein, diese in verschiedene Arten zu ordnen.

    1. Wählen Sie aus der erweiterbaren Auswahlliste die Art der Aktivität oder geben Sie über Liste ändern eine neue Art ein.
    2. Je nach Einstellung können Sie die Aktivitäten in der Wiedervorlage entweder nach Art oder Benutzer Filter filtern.
  • Verknüpfen Sie die Aktivität mit anderen Datensätzen

    Eine Aktivität kann einer bestimmten Adresse, Veranstaltung, oder anderen Datensätzen zugeordnet sein.

    1. Gehen Sie in der Werkzeugleiste der Aktivität auf Verknuepfen Verknüpfung, und wählen Sie aus der Aufklappliste die gewünschte Datenquelle aus.
    2. Es öffnet sich die Standardsuche sowie unter jeder Datenquelle eine Liste der zuletzt geöffneten Datensätze.
    3. Wählen Sie mit Hilfe Ihrer Suchkriterien den gewünschten Datensatz aus, und weisen Sie ihn durch Doppelklick zu.
      Hinweis: Eine Mehrfachauswahl ist hier nicht möglich, die Aktivität kann immer nur einem anderen Datensatz zugeordnet werden. Wenn eine neue Verknüpfung eingefügt wird, wird die bestehende Verknüpfung gelöst.
  • Lassen Sie sich an die Aktivität erinnern

    Lassen Sie sich zu einem festgelegten Zeitpunkt an die Aktivität erinnern.

    1. Geben Sie den Beginn der Aktivität an, um die Erinnerung aktivieren zu können.
    2. Aktivieren Sie die reminder Erinnung mit Linksklick auf das Glockenicon rechts neben dem Datum.
    3. Wählen Sie aus dem Aufklappmenü, wie viele Minuten/Stunden/Tage vor Beginn der Aktivität Sie erinnert werden möchten.
    4. Zum angegeben Zeitpunkt erscheint ein kurzer Hinweis in der Taskleiste am unteren Bildschirmrand, die nach wenigen Sekunden wieder verschwindet.
    5. Zusätzlich öffnet sich das Fenster reminder Erinnerungen im Bildschirmvordergrund vor anderen aktiven Fenstern.
    6. Die Aktivität bleibt in der Liste der reminder Erinnerungen, bis sie dort als ok Erledigt oder im Datensatz über den Status "quittiert"wird.
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Wie verwende ich Termine?M

  • Öffnen Sie einen neuen Termin

    Jeder Termin muss ein festes Datum haben, aber nicht unbedingt Anfangs- und Endzeiten. Welche Daten Sie angeben hat direkte Auswirkungen auf die Darstellung des Termins im Kalender.

    1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter Basis Basis.
    2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben  termine Termine, und wählen Sie neu Neuanlage und ggf. Ihren Betrieb. Die Basisseite des Termins öffnet sich.
      1. Wenn Sie nur ein Datum, aber keine Uhrzeiten angeben, wird der Termin ganz oben im Kalender als Ganztagesveranstaltung angezeigt.
      2. Wenn Sie nur die Anfangszeit, aber keine Endzeit angeben, wird die Anfangszeit automatisch auch als Endzeit gesetzt. Der Termin wird zur eingegebenen Startzeit auf dem Kalender angezeigt.
      3. Wenn Sie nur eine Endzeit angeben, aber keine Anfangszeit, wird er Termin zum angegebenen Datum ab morgens bis zur Endzeit angezeigt
      4. Wenn Sie Datum und Uhrzeiten für Start und Ende angeben, wird der Termin im Kalender zu genau diesen Zeiten angezeigt.
      5. Um einen Termin für den ganzen Tag von 0:00h bis 24:00h anzusetzen, aktivieren Sie das Kästchen ganztags. Er wird dann ganz oben im Kalender als Ganztagesveranstaltung angezeigt.
    3. Geben Sie den Betreff und die Art des Termins an. Je präziser der Betreff formuliert ist, desto besser ist der Termin wiederzufinden und zuzuordnen.
    4. Wenn es für Ihren Termin eine Vorlage gibt, wählen Sie direkt termine Neuanlage mit Vorlage und nehmen kleinere Änderungen im Termin selbst vor. ()
    5. Speichern Sie den neuen Termin über save.
  • Geben Sie die Terminteilnehmer ein

    Jeder Termin muss mit mindestens einem Benutzer verknüpft sein. Über den Reiter teilnehmer Teilnehmer können sowohl andere Bp Event-Benutzer, als auch Mitarbeiter ohne Zugang zu Bp Event oder externe Teilnehmer angelegt und eingeladen werden.

    1. Standardmäßig ist der anlegende Benutzer des Termins als Besitzer eingetragen.
    2. Benutzer mit eigenem Zugang zu Bp Event oder Benutzergruppen fügen Sie im Feld Benutzer über neu Neuanlage ein.
    3. Terminteilnehmer, die als Adressen mit Kontaktdaten in der Datenbank gespeichert sind, geben Sie im Fenster Teilnehmer ein. Öffnen Sie mit Klick auf neu Neuanlage die Adressuche und wählen Sie eine Adresse aus.
    4. Im Fenster star Weitere Teilnehmer geben Sie externe Teilnehmer ein, für die keine Adresse existiert.
    5. Mit dem Änderungsrecht Freie Anmeldung oben in den Termindetails geben Sie allen Bp Event Benutzern die Möglichkeit, sich selbst als Teilnehmer einzutragen
  • Verknüpfen Sie eine Adresse oder Veranstaltung mit dem Termin

    Wenn ein Termin aus einem anderen Datensatz heraus angelegt wird, werden beide automatisch miteinander verknüpft. Aber auch nachträglich können noch Datensätze zugewiesen werden.

    1. Fügen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste über Mit anderem Datensatz verknüpfen eine Veranstaltung hinzu.
    2. Verknüpfen Sie links daneben mit einem Projekt.
    3. Geben Sie eine echte  Adresse für den Termin an
    4. Im Info Center öffnen Sie mit Rechtsklick auf den Termin (Kontextmenü) direkt sowohl die verknüpfte Veranstaltung als auch die hinterlegte   Adresse und dort z.B. den  Routenplaner.
  • Senden Sie Terminanfragen

    Fragen Sie bei den anderen Terminteilnehmern an, ob sie den vorgeschlagenen Termin wahrnehmen können.

    1. Die teilnehmer Teilnehmer > Benutzer, die selbst Zugriff auf Bp Event haben, laden Sie über eine mail Interne Nachricht (Icon direkt über dem Eingabefenster) zum Termin ein. Beim Speichern des Termins werden Sie automatisch dazu aufgefordert, eine Interne Nachricht an die Terminteilnehmer zu senden.
    2. Die teilnehmer Teilnehmer > Adressen  (Kunden, Lieferanten) laden Sie über eine Briefe E-Mail (Icon direkt über dem Eingabefenster) zum Termin ein.
    3. Die teilnehmer Teilnehmer > Weitere Teilnehmer  laden Sie über Briefe E-Mail (Reiter des Terminfensters) zum Termin ein (Wie schreibe ich eine E-Mail?).
  • Legen Sie eine Terminvorlage an

    Über Vorlagen erleichtern Sie sich das Anlegen neuer Termine, denn alle vorbelegten Eingaben werden direkt übernommen.

    1. Öffnen Sie über Basis Basis > termine Termine > termine Neuanlage mit Vorlage eine Liste der vorhandenen Vorlagen.
    2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf neu Hinzufügen.
    3. Legen Sie einen Termin an, den Sie später als Vorlage verwenden wollen, mit allen nötigen Pflichtfeldern. Das Datum wird bei der termine Neuanlage mit Vorlage später ersetzt.
    4. Weitere Angaben (Personen Teilnehmer, Dokumentenablage Dokumente etc.) werden übernommen, wenn die Vorlage angewendet wird.
    5. Geben Sie der neuen Vorlage einen sprechenden Betreff.
    6. save Speichern Sie die neue Vorlage.
  • Kopieren Sie einen wiederkehrenden Termin

    Manche Termine wiederholen sich in regelmäßigen Abständen. Wenn Sie einen dieser Termine im Detail mit Teilnehmern, Dokumenten, Aktivitäten und Beschreibungen angelegt haben, kopieren Sie Ihre Vorgaben auf die Folgetermine.

    1. Öffnen Sie den gewünschten termine Termin.
    2. Klicken Sie oben links im Terminfenster auf den kleinen Pfeil rechts neben saveexpand Speichern, und wählen Sie aus der Aufklappliste den Punkt Serienkopie Speichern und kopieren.
    3. Geben Sie für eine einzelne Kopie ein Neues Datum ein.
    4. Alternativ wählen Sie neu Serienkopie, für eine Reihe von Termin- Kopien.
      a) Zeitraum:
      Geben Sie einen von und bis Zeitraum ein, wird der Termin auf jeden Tag dieses Zeitraumes kopiert.
      Aktivieren Sie den Haken bestimmter Wochentage, so wird die Veranstaltung auf die gewählten Wochentage des oben genannten Zeitraumes kopiert. Entscheiden Sie, ob Feiertage in diesem Zeitraum berücksichtigt werden dürfen. Setzen Sie den Haken Feiertage, werden nur die Feiertage im gewählten Zeitraum berücksichtig. Um Feiertage generell auszuschließen, setzen Sie den Haken Außer Feiertage.
      Bsp.: Jeden Montag (außer an Feiertagen) findet eine Abteilungsleiter- Blitzbesprechung statt.
      Eine geregelte Wiederholung von Terminen geben Sie über alle "x Tage/Wochen/Monate/Jahre" ein und ergänzen ggf. über die Auswahlliste den Zeitbereich.
      Bsp.: Die Menükarten- Besprechung findet alle 2 Monate, immer am letzten Wochentag im Monat statt.
      b) Liste von Tagen:
      Geben Sie in der mittleren Spalte über neu eine Wiederholung an bestimmten Tagen in unregelmäßigen Abständen ein, oder ergänzen einen oben angegebenen Zeitraum mit einzelnen Tagen.
      Bsp.: Die Geschäftsleitung tagt am 24.7., 26.8., 21.9.
    5. Prüfen Sie über die Spalte Vorschau die zu kopierenden Tage und löschen ggf. einzelne Tage über delete.
    6. Legen Sie über die Auswahlliste den Teilnehmerstatus fest.
    7. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Kopieren.
  • Lassen Sie sich an den Termin erinnern

    Aktivieren Sie die automatische Erinnerungsfunktion neben dem Datum des Termins, um sich selbst und die anderen Teilnehmer an den Termin erinnern zu lassen.

    1. Aktivieren Sie mit Linksklick eine reminder Erinnerung.
    2. Geben Sie ein, wie lange vor dem Termin Sie erinnert werden möchten. Zum angegebenen Zeitpunkt öffnet sich das Fenster mit den fälligen Erinnerungen.
    3. Wenn Sie zum angegebenen Zeitpunkt nicht im Bp Event arbeiten, beginnt das Basis-Symbol der Anwendung auf der Windows-Taskleiste zu blinken, und am unteren rechten Rand des Bildschirms erscheint kurzfristig ein.
      Hinweis. Diese Desktopbenachrichtigungen können über icon optionen Optionen > icon optionen Einstellungen deaktiviert werden.
    4. Klicken Sie oben links im Terminfenster auf save, um die Erinnerung zu speichern.
  • Sagen Sie Ihre Teilnahme zu oder ab

    Wer als Terminteilnehmer angefragt wird, kann seine Teilnahme über das infocenter Info Center oder direkt über die Terminanfrage bestätigen oder absagen.

    1. Gehen Sie im Kalender mit Rechtsklick auf den Termin. Es öffnet sich eine Aufklappliste.
      1. Bestätigen Sie mit ok Teilnahme zusagen.
      2. Sagen Sie nur vorläufig zu mit Offene Mengen Teilnahme noch offen und geben Sie ggf. einen kurzen erklärendenText ein.
      3. Sagen Sie ab mit Abgelehnt Teilnahme absagen und geben Sie ggf. eine kurze Erklärung ein.
    2. In der Internen Nachricht, die Sie als Anfrage erhalten, ist der Termin direkt verknüpft und erscheint in der horizontalen Werkzeugleiste. Öffnen Sie mit Klick auf das Aufklappdreieck dieselbe Auswahlliste.
    3. In einer E-Mailanfrage an vorhandene Adressen ist der Termin ebenfalls verknüpft und kann über die Aufklappliste bestätigt oder abgesagt werden.
  • Verschieben Sie einen Termin

    Wenn Sie die Berechtigung dazu haben, können Sie den Termin auch ändern. Wer welche Berechtigung zum Ändern haben soll, legt der Besitzer des Termins unter Details im oberen Bereich des Eingabefensters unter Änderungsrecht fest.

    1. Öffnen Sie den Termin über termine Termine > suche Suchen oder über das infocenter Info Center mit Rechtsklick auf den Termin und edit Öffnen.
    2. Geben Sie im Datumsfeld oder im Uhrzeitfeld neue Werte ein.
    3. Klicken Sie oben links im Terminfenster auf save, um die neuen Daten zu speichern.
    4. Alternativ können Sie den Termin in der Kalenderansicht oder der Zeitstrahlansicht des Info Centers mit gedrückter linker Maustaste auf einen neuen Tag oder eine neue Zeit verschieben.
    5. Benachrichtigen Sie auf Nachfrage alle Terminbenutzer von der Änderung des Termins.

    Hinweis: Terminzusagen werden nicht automatisch zurückgesetzt, weisen Sie alle Terminteilnehmer ausdrücklich auf die geänderten Daten/Zeiten hin.

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Wie verwende ich die Wiedervorlage?

  • Wählen Sie Ihre Datenquellen für die Wiedervorlage

    Um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, sollten Sie sich nur die Informationen in der Wiedervorlage anzeigen lassen, die Sie wirklich brauchen. Die Wiedervorlage ist immer chronologisch sortiert, mit je einer Spalte pro Datenquelle.

    1. Öffnen Sie in der horizontalen Leiste über der Wiedervorlage mit Klick auf Datenbank Datenquellen das Aufklappmenü. Hier werden teilweise andere Datenquellen angeboten als im Kalender.
    2. Verschieben Sie die Reihenfolge der Datenquellen mit gedrückter linker Maustaste (Drag-and-Drop). Die Reihenfolge wird in die Anzeige übernommen.
    3. Markieren Sie mit gedrückter Strg-Taste alle gewünschten Datenquellen, und klicken Sie auf ok Übernehmen.
      Bsp.: Lassen Sie sich nur Kontaktnotizen und Geburtstage anzeigen.
    4. Stellen Sie pro Datenquelle mit Klick aufexpand Aufklappen weitere Optionen ein wie:
      1. Filter Filter
      2. Ausblenden Wenn Leer Ausblenden wenn leer
      3. Standardliste Standardliste bzw. Liste individuelle Liste.
  • Filtern Sie Ihre Daten

    Klicken Sie in der Werkzeugleiste die einzelnen Datenquellen, um Möglichkeiten zum Filtern, Ausblenden oder zum Wechsel zu speziellen Listen angeboten zu bekommen.

    1. Um eine Datenquelle nach weiteren Kriterien zu filtern, klicken Sie auf die Datenquelle und wählen Sie Filter Filter und aus dem Aufklappmenü z.B. den gewünschten Status, Benutzer oder Raum.
      Bsp.: Lassen Sie sich die Aktivitäten einer Benutzergruppe oder Veranstaltungen mit eine bestimmten Status anzeigen.
    2. Um zur normalen Ansicht zurück zu wechseln, klicken Sie die Datenquelle und wählen Sie die Standardliste Standardliste aus dem Aufklappmenü aus.
    3. Klicken Sie auf benutzerfilter, um nur Ihre eigenen Daten angezeigt zu bekommen.
    4. Geben Sie im Suchfeld Text ein, den Sie finden wollen. Nur die Datensätze, die den Text enthalten, werden dann noch angezeigt.
  • Speichern Sie Ihre Einstellungen

    Bestimmte Informationen braucht man immer wieder, auch wenn zwischenzeitlich andere Kalendersichten sinnvoll werden können. Deshalb ist es sinnvoll, verschiedene Sichten für den späteren Gebrauch zu speichern.

    1. Nehmen Sie alle gewünschten Einstellungen zu Datenbank Datenquellen, Filter Filtern und Ansichten vor.
    2. Wählen Sie Sichten expand > save Speichern, um Ihre aktuellen Einstellungen entweder unter einem neuen (neu Neuanlage) oder bereits vorhandenen Namen zu speichern.
    3. Entscheiden Sie, ob die neue Sicht nur für Sie persönlich (Benutzer Benutzersicht) oder für eine ganze Gruppe (Gruppen Gruppensicht) zugänglich sein soll.
    4. Geben Sie der neuen Sicht einen Namen. Sobald Sie den Namen bestätigt haben, wird die neue Sicht im Aufklappmenü unter Sichten angeboten.
    5. Um eine neue Sicht direkt nach dem Öffnen des Programmes automatisch zu öffnen, klicken Sie auf das Aufklappdreieck des Fenstertitels und wählen Sie stern grau Automatisch starten.
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