In der Adresse des Rechnungsempfängers haben Sie das E-Rechnungsformat/Profil ZUGFerd Basic, EN16931 (Comfort), Extended oder X-Rechnung eingegeben und mindestens die Pflichtangaben gefüllt. Welches Profil (Format) Sie verwenden, welche Daten auf der E-Rechnung stehen müssen und wie die Rechnung übermittelt werden soll, muss jeweils vorab mit dem Rechnungsempfänger abgestimmt werden.
- Erstellen Sie wie gewohnt den Rechnungsvorgang.
- Geben Sie im Rechnungsvorgang oben in der Werkzeugleiste relevante Daten zur E-Rechnung ein, die Sie mit dem Rechnungsempfänger abgestimmt haben.
Hinweis: Das Rechnungsformat aus der Adresse wird vorbelegt. Art und Umfang dieser Felder leiten sich aus dem Rechnungsformat ab. Die Daten, die Sie hier eingeben, werden auf der E-Rechnung angezeigt. - Geben Sie alle relevanten Daten zu dieser Rechnung ein.
- Klicken Sie auf Rechenblatt und bestätigen die Meldungen wie gewohnt.
- Prüfen Sie mit Klick auf
E-Rechnung in der Werkzeugleiste, ob alle Pflichtfelder gefüllt sind. - Nehmen Sie ggf. Korrekturen vor und aktualisieren über
Standard das Rechenblatt.
E-Rechnung Daten:
| Begriff | Beschreibung |
|---|---|
| E-Rechnung Profil |
Wird aus der Adresse übernommen. ZUGFerd Basic, EN16931 (Comfort), Extended oder X-Rechnung |
| Buchungsreferenz des Empfängers |
Interne Referenz, die der Rechnungsempfänger benötigt, um die Rechnung in seinem System zuzuordnen. Das könnte eine Kostenstelle, Filialnummer oder Ähnliches sein. Der Wert soll vorab vom Rechnungsempfänger übermittelt werden. |
| Vertragsreferenz | Kennung des zur Rechnung zugrundeliegenden Vertrags. Der Wert soll vorab vom Rechnungsempfänger übermittelt werden. |
| Geschäftsprozess |
Identifikation des Geschäftsprozesses auf Seiten des Rechnungsempfängers |
| Kundenbestellnummer |
Bestellreferenznummer des Kunden Es handelt sich meistens um die Bestellnummer aus ERP-Systemen wie etwa SAP. Der Wert soll vorab vom Rechnungsempfänger übermittelt werden. |
| Referenz-Dok.-Nr. |
Die Referenz-Dokumentennummer (BT-18, BT-122) ist die Kennung der rechnungsbegründenden Unterlage, z.B. Lieferschein, Stundenabrechnung usw. und kann, falls vorhanden, übergeben werden. |
| Referenz-Dok.-Info |
Beschreibung der rechnungsbegründenden Unterlage (BT-123), z.B. Lieferschein, Stundenabrechnung, usw. |
| Referenz-Dok.-Url |
Die URL (Link), unter der das externe Dokument verfügbar ist (BT-124). Externe Dokumente sind nicht Bestandteil der Rechnung. Wenn der Käufer weitere Informationen als Belege für die in Rechnung gestellten Beträge benötigt (BT-124), muss der Speicherort des externen Dokumentes verwendet werden. |
| Umsatzsteuerkategorie |
Codierte Bezeichnung der Umsatzsteuerkategorie Bei der Umsatzsteuerkategorie handelt es sich eine Kennung, die auf Vorgangsartikel- und Vorgangsebene übermittelt werden muss. Wenn die Umsatzsteuer nach Normalverfahren anfällt, übergibt Bp Event die Kennung automatisch (Umsatzsteuerkategorie = S). Falls eine oder mehrere Rechnungspositionen von der MwSt. befreit sind, müssen Sie die Umsatzsteuerkategorie am Rechnungsvorgang für alle betroffenen Vorgangsartikel eingeben, wenn Sie diese nicht bereits pro Vorgangsartikel individuell eingestellt haben. Eine Auswahlliste der weiteren möglichen Kategorien wird vorgegeben. Sie können nach Bedarf eine Vorbelegung der Umsatzsteuerkategorie an der Adresse des Rechnungsempfängers vornehmen, z.B. im Falle einer innergemeinschaftlichen Lieferung. |
| Ust.-Befreiungsgrund |
Grund für die Befreiung des Betrages von der Umsatzsteuerpflicht |
| E-Rechnung Zahlungskonto | Alternativ zum E-Rechnung-Zahlungskonto aus der Administration/Betrieb kann im Vorgang für eine konkrete Rechnung ein abweichendes Zahlungskonto festgelegt werden. |