Wie erstelle ich eine E-Rechnung?

Die Erstellung einer E-Rechnung ist der einer normalen Rechnung sehr ähnlich. Es müssen lediglich im Vorfeld Details mit dem Rechnungsempfänger besprochen werden, und diese Informationen werden der Kundenadresse hinterlegt, bzw. im Rechnungsvorgang zusätzlich eingefügt.

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Wie die E-Rechnung aktiviert werden kann, lesen Sie hier.
Eine Übersicht aller Felder zur E-Rechnung und den Angaben zum jeweiligen Profil finden Sie hier.

E-Rechnung Einstieg
Ab 01.01.2025 wird die E-Rechnung im B2B Bereich für im Inland ansässige Unternehmen zur Pflicht. Eine Übergangsregelung ist bis 2027 vorgesehen. Das bedeutet, dass Unternehmen Rechnungen an andere Unternehmen spätestens ab 2028 nicht mehr in Papierform oder als einfache PDFs versenden dürfen, sondern nur noch in einem maschinenlesbaren, strukturierten XML-Datensatz.

Lesen Sie mehr zum Thema gesetzliche Vorgaben auf der offiziellen Website des Bundesministeriums des Innern und für Heimat https://www.e-rechnung-bund.de/.

Rechnungsformate:
ZUGFeRD und XRechnung sind die gängigen Formate in Deutschland.
1. Die XRechnung besteht aus einer maschinenlesbaren Datei (also XML) mit den strukturierten Daten. Die XRechnung ist für Behörden und öffentliche Auftraggeber vorgesehen.
2. ZUGFeRD besteht aus einer maschinenlesbaren XML- Datei, die in eine für Menschen lesbare PDF/A-Datei integriert ist. ZUGFeRD ist in drei Profile unterteilt, die sich im Detaillierungsgrad unterscheiden.
  a. Basic
  b. EN16931 (Comfort)
  c. Extended
  Manche Informationen sind verpflichtend, andere nur optional. Vor der Rechnungsstellung bedarf es einer Kommunikation mit Ihrem Kunden, welche Rechnungsdaten und somit welches E-Rechnungsformat verwendet wird.
In der Kundenadresse werden Rechnungsformat und weitere Angaben zur E-Rechnung eingegeben.
Hinweis: Sollten Pflichtangaben (je nach gewähltem Format/Profil) fehlen, werden Sie im Moment der Rechnungsstellung mit einer Meldung gewarnt.
Geben Sie Daten zur E-Rechnung in der Adresse des Rechnungsempfängers ein
1. Öffnen Sie die Adresse des Veranstalters.
  Hinweis: Sind Veranstalter und Rechnungsempfänger nicht identisch, müssen Sie die Angaben in der Rechnungsadresse eingeben.
2. Wechseln Sie in der linken Navigation der Adresse auf Details > E-Rechnung.
3. Wählen Sie das Rechnungsformat.
  a) XRechnung (für Behörden und öffentliche Auftraggeber)
  b) ZUGFerd Profile Basic, EN16931 (Comfort) oder Extended.
  Hinweis: Je nach Rechnungsformat bzw. Profil gibt es Pflichtangaben und optionale Angaben
4. Füllen Sie die weiteren Felder aus, mindestens aber die Pflichtangaben, die das gewählte Format vorsieht (z.B. Leitweg-ID bei XRechnungen)
  Hinweis: Bei fehlenden Pflichtangaben werden Sie bei der Rechnungserstellung mit einer Meldung gewarnt.
5. Klicken Sie hier für einen Überblick und eine Beschreibung aller Felder zum Rechnungsempfänger.
  Hinweis: Die Eingabe einer Leitweg-ID ist pro Ansprechpartner möglich.
6. Speichern Sie die Adresse.

Erstellen Sie eine E-Rechnung

In der Adresse des Rechnungsempfängers haben Sie das E-Rechnungsformat/Profil ZUGFerd Basic, EN16931 (Comfort), Extended oder X-Rechnung eingegeben und mindestens die Pflichtangaben gefüllt. Welches Profil (Format) Sie verwenden, welche Daten auf der E-Rechnung stehen müssen und wie die Rechnung übermittelt werden soll, muss jeweils vorab mit dem Rechnungsempfänger abgestimmt werden.

Erstellen Sie wie gewohnt den Rechnungsvorgang.
Geben Sie im Rechnungsvorgang oben in der Werkzeugleiste relevante Daten zur E-Rechnung ein, die Sie mit dem Rechnungsempfänger abgestimmt haben.
Hinweis: Das Rechnungsformat aus der Adresse wird vorbelegt. Art und Umfang dieser Felder leiten sich aus dem Rechnungsformat ab. Die Daten, die Sie hier eingeben, werden auf der E-Rechnung angezeigt.
Geben Sie alle relevanten Daten zu dieser Rechnung ein.
Klicken Sie auf Rechenblatt und bestätigen die Meldungen wie gewohnt.
Prüfen Sie mit Klick auf E-Rechnung in der Werkzeugleiste, ob alle Pflichtfelder gefüllt sind.
Nehmen Sie ggf. Korrekturen vor und aktualisieren über Standard das Rechenblatt.

E-Rechnung Daten:

Begriff	Beschreibung
E-Rechnung Profil	Wird aus der Adresse übernommen. ZUGFerd Basic, EN16931 (Comfort), Extended oder X-Rechnung
Buchungsreferenz des Empfängers	Interne Referenz, die der Rechnungsempfänger benötigt, um die Rechnung in seinem System zuzuordnen. Das könnte eine Kostenstelle, Filialnummer oder Ähnliches sein. Der Wert soll vorab vom Rechnungsempfänger übermittelt werden.
Vertragsreferenz	Kennung des zur Rechnung zugrundeliegenden Vertrags. Der Wert soll vorab vom Rechnungsempfänger übermittelt werden.
Geschäftsprozess	Identifikation des Geschäftsprozesses auf Seiten des Rechnungsempfängers Bei den Profilen Extended und XRechnung ist diese Angabe verpflichtend. Standardmäßig wird ein von Peppol festgelegter Wert als „Platzhalter“ übergeben. Es wird empfohlen den Rechnungsempfänger nach dem Geschäftsprozess zu fragen und falls vorhanden im Feld einzutragen.
Kundenbestellnummer	Bestellreferenznummer des Kunden Es handelt sich meistens um die Bestellnummer aus ERP-Systemen wie etwa SAP. Der Wert soll vorab vom Rechnungsempfänger übermittelt werden.
Referenz-Dok.-Nr.	Die Referenz-Dokumentennummer (BT-18, BT-122) ist die Kennung der rechnungsbegründenden Unterlage, z.B. Lieferschein, Stundenabrechnung usw. und kann, falls vorhanden, übergeben werden.
Referenz-Dok.-Info	Beschreibung der rechnungsbegründenden Unterlage (BT-123), z.B. Lieferschein, Stundenabrechnung, usw. Diese wird nur dann übergeben, wenn auch das Feld Referenz-Dokumentennummer befüllt ist.
Referenz-Dok.-Url	Die URL (Link), unter der das externe Dokument verfügbar ist (BT-124). Externe Dokumente sind nicht Bestandteil der Rechnung. Wenn der Käufer weitere Informationen als Belege für die in Rechnung gestellten Beträge benötigt (BT-124), muss der Speicherort des externen Dokumentes verwendet werden.
Umsatzsteuerkategorie	Codierte Bezeichnung der Umsatzsteuerkategorie Bei der Umsatzsteuerkategorie handelt es sich eine Kennung, die auf Vorgangsartikel- und Vorgangsebene übermittelt werden muss. Wenn die Umsatzsteuer nach Normalverfahren anfällt, übergibt Bp Event die Kennung automatisch (Umsatzsteuerkategorie = S). Falls eine oder mehrere Rechnungspositionen von der MwSt. befreit sind, müssen Sie die Umsatzsteuerkategorie am Rechnungsvorgang für alle betroffenen Vorgangsartikel eingeben, wenn Sie diese nicht bereits pro Vorgangsartikel individuell eingestellt haben. Eine Auswahlliste der weiteren möglichen Kategorien wird vorgegeben. Sie können nach Bedarf eine Vorbelegung der Umsatzsteuerkategorie an der Adresse des Rechnungsempfängers vornehmen, z.B. im Falle einer innergemeinschaftlichen Lieferung.
Ust.-Befreiungsgrund	Grund für die Befreiung des Betrages von der Umsatzsteuerpflicht Wenn es sich um eine XRechnung handelt und einer der möglichen Umsatzsteuerkategorien ausgewählt wurde, müssen Sie einen Befreiungsgrund eingeben. Ausgenommen die Umsatzsteuerkategorie ist gleich Z (Umsatzsteuer fällt mit einem Prozentsatz von null an).
E-Rechnung Zahlungskonto	Alternativ zum E-Rechnung-Zahlungskonto aus der Administration/Betrieb kann im Vorgang für eine konkrete Rechnung ein abweichendes Zahlungskonto festgelegt werden.

Geben Sie die Umsatzsteuerkategorie und einen Befreiungsgrund ein
Die Umsatzsteuerkategorie wird mit einer codierten Bezeichnung angegeben. Wenn die Umsatzsteuer nach Normalverfahren anfällt, übergibt Bp Event die Kennung automatisch (Umsatzsteuerkategorie = S).
- Abweichende Umsatzsteuerkategorien und ein Befreiungsgrund können in der Werkzeugleiste des Rechnungsvorgangs für diese Rechnung eingestellt werden.
- Einzelne von der Umsatzsteuer befreite Artikel können pro Vorgangsartikel eingegeben werden. Wechseln Sie hierfür auf eine individuelle Vorgangssicht, welche die Spalte Ust.-Kat. anzeigt und geben dort die abweichenden Umsatzsteuerkategorien (MwSt 0) ein.
  Blenden Sie die Umsatzsteuerkategorie in einer individuellen Vorgangssicht ein
- Artikel die standardmäßig MwSt-Satz 0 haben, können bereits im Artikel selbst pro Preisschiene die USt.-Kat. (Umsatzsteuerkategorie) hinterlegt haben.
- Eine Umsatzsteuerkategorie kann auch in der Adresse des Rechnungsempfängers unter Details > E-Rechnung vorbelegt werden.
  Beispiel: im Falle einer innergemeinschaftlichen Lieferung.
Wählen Sie einen Umsatzsteuergrund aus der Auswahlliste

Z             nach dem Nullsatz zu versteuernder Artikel

E             Steuerbefreit

AE          Umkehrung der Steuerschuldnerschaft

K             Kein Ausweis der Umsatzsteuer bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

G             Steuer nicht erhoben aufgrund von Export außerhalb der EU
Speichern Sie die E-Rechnung lokal für einen Upload auf ein Portal
Um eine E-Rechnung lokal abzulegen, z.B. um diese auf ein Portal hochzuladen, klicken Sie auf das Export Icon > E-Rechnung und wählen den Speicherort.
1. XRechnung: Es werden am angegebenen Speicherort zwei Dateien abgelegt. Die XML-Datei ist für den Upload auf eine Plattform. Die PDF-Datei dient lediglich dem einfacheren Überblick.
2. ZUGFeRD: Das PDF/A-Dokument wird am angegebenen Speicherort abgelegt. Es enthält im Anhang die benötigte XML-Datei.
  Hinweis: Bei einer E-Rechnung Profil ZUGFeRD Extended kann eine Rechnung als Testrechnung an den Empfänger übermittelt werden. Testrechnungen können noch geändert werden. Bestätigen Sie die Meldung Testdruck mit Ja für Testrechnung oder Nein für reguläre E-Rechnung.
Senden Sie die E-Rechnung per E-Mail
1. Um eine E-Rechnung per E-Mail zu versenden, klicken Sie auf .
  Die E-Mail öffnet sich mit der E-Rechnung im Anhang.
  a) XRechnung > XML-Datei (und normales PDF für den einfachen Überblick)
  b) ZUGFeRD > die E-Rechnung ist ein PDF/A Dokument mit eingebetteter XML-Datei.
2. Klicken Sie auf Senden.

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