Wie exportiere ich Rechnungen an die Finanzbuchhaltung?S

Über die Fibu-Schnittstelle werden Rechnungen von BP Event an die Finanzbuchhaltung übergeben, die den Umsatz verbucht. Damit richtig verbucht werden kann, müssen Erlöskonten und ggf. Kostenstellen und Externe Kundennummern (Debitorenkonten) eingegeben werden. Mit der Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung können Sie alle Rechnungen für einen gewünschten Zeitraum exportieren.

Hinterlegen Sie die externe Kundennummer (Debitorenkonto)

Die Debitorenkonten werden in der jeweiligen Adresse hinterlegt. Je nach betrieblicher Anforderung wird diese Nummer entweder automatisch vergeben oder muss manuell vor einem Export eingetragen werden.

  1. Öffnen Sie die Adresse.
  2. Geben Sie das Debitorenkonto im Feld Externe Nr. im mittleren Bereich des Eingabefensters der Adresse ein oder klicken Sie auf die Schaltfläche, um automatisch eine Nummer zuzuweisen.
  3. Speichern Sie über Speichern.

Geben Sie Kostenträger an

Kostenträger sind alle produzierten Artikel und Dienstleistungen und werden pro Veranstaltung festgelegt.

  1. Hinterlegen Sie den Kostenträger in der VABasis der Veranstaltung unten bei Buchhaltung.
  2. Speichern Sie über Speichern.

Geben Sie Kostenstellen an

Kostenstellen als Ort der Leistungserbringung können an verschiedenen Stellen eingegeben werden.  Üblicherweise wird die Kostenstelle in der Veranstaltungsbasis für die gesamte Veranstaltung festgelegt, und nur Ausnahmen werden im Vorgang oder im Vorgangsartikel angegeben.

  1. Öffnen Sie die gewünschte Veranstaltung.
  2. Geben Sie die Kostenstelle an:
    a) In der Veranstaltungsbasis im Bereich Buchhaltung unten rechts unter Kostenstelle für die gesamte Veranstaltung.
    b) Im Vorgang im oberen Bereich Buchhaltung unter Kostenstelle für den gesamten Vorgang.
    c) Im Artikel unter Kostenstelle für einzelne Preisschienen des Artikels.
    d) Im Vorgang in der Spalte Kostenstelle für einzelne gebuchte Artikel.
  3. Speichern Sie über Speichern.

Geben Sie Erlöskonten für Artikelgruppen und MwSt. Sätze an

  1. Weisen Sie auf dem Reiter BuchhaltungBuchhaltung unter ErloeskontenErlöskonten den verschiedenen Artikelgruppen Erlöskonten zu.
  2. Um die Daten betriebsspezifisch zuzuweisen, klicken Sie auf betrieb und wählen die BetriebeM.
  3. Tragen Sie die Erlöskonten pro Artikelgruppe und Steuersatz ein.
  4. Speichern Sie über Speichern.

Geben Sie abweichende Erlöskonten für einzelne Artikel an

Nur wenn ein Artikel ausnahmsweise ein anderes Erlöskonto haben soll als durch die Artikelgruppe vorgegeben, wird das abweichende Erlöskonto im Artikel selbst angegeben.

  1. Gehen Sie in der Funktinsleiste auf den Reiter  bpBasisartikelArtikelsucheSuchen und öffnen Sie den gewünschten Artikel.
  2. Geben Sie das Erlöskonto im unteren Bereich der Eingabemaske für jede Preisschiene einzeln an.
  3. Geben Sie ggf. eine Kostenstelle ein.
  4. Speichern Sie über Speichern.

Exportieren Sie einzelne Rechnungen

Einzelne Rechnungen können gezielt ausgewählt und an die FiBu exportiert werden.

  1. Schließen Sie alle Veranstaltungen, deren Rechnungen Sie exportieren wollen.
  2. Öffnen Sie auf dem Reiter BuchhaltungBuchhaltung den FibuExportFibu-Export.
  3. Es öffnet sich eine Liste der bereits exportierten Fibu-Pakete. Wählen Sie ggf. den Betrieb aus, für den Sie den FiBu-Export vornehmen möchten.
  4. Klicken Sie in der obersten Zeile auf die Schaltfläche Freie Auswahl.
  5. Es öffnet sich eine Liste aller noch nicht exportierten Rechnungen, die den Anforderungen der Finanzbuchhaltung entsprechen.
  6. Wählen Sie mit gedrückter Strg-Taste und Linksklick die Rechnungen und okÜbernehmen Ihre Auswahl.

Exportieren Sie alle Rechnungen aus einem bestimmten Zeitraum

Alle Rechnungen aus einem bestimmten Zeitraum, die den Anforderungen der Finanzbuchhaltung entsprechen (je nach Betriebsvorgaben Rechnungsvorgang mit Artikeln und Verbrauch angelegt, Rechnung gedruckt und Ausgangsdatum vorhanden), können zusammen exportiert werden.

  1. Schließen Sie alle Veranstaltungen, deren Rechnungen Sie exportieren wollen.
  2. Öffnen Sie auf dem Reiter BuchhaltungBuchhaltung den FibuExport Fibu-Export.
  3. Es öffnet sich eine Liste aller bereits exportierten Fibu-Pakete. Wählen Sie ggf. den Betrieb aus, für den Sie den FiBu-Export vornehmen möchten.
  4. Geben Sie in der obersten Zeile den gewünschten Zeitraum ein, für den Sie Rechnungen exportieren wollen.
  5. Klicken Sie in der obersten Zeile auf die Schaltfläche Exportieren.
  6. Wenn noch nicht verbuchte Rechnungen außerhalb des eingegebenen Zeitraumes vorhanden sind, wird an dieser Stelle darauf hingewiesen. Um nur die Rechnungen im eingegebenen Zeitraum zu exportieren, wählen Sie Trotzdem Verbuchen.
  7. Der Fibu-Export wird automatisch gestartet und in die dafür vorgegebenen Verzeichnisse abgelegt.
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