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Wie exportiere ich Rechnungen an die Finanzbuchhaltung?S

Über die Fibu-Schnittstelle werden Rechnungen von BP Event an die Finanzbuchhaltung übergeben, die den Umsatz verbucht. Damit richtig verbucht werden kann, müssen Erlöskonten und ggf. Kostenstellen und Externe Kundennummern (Debitorenkonten) eingegeben werden. Mit der Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung können Sie alle Rechnungen für einen gewünschten Zeitraum exportieren.

  • Hinterlegen Sie die externe Kundennummer (Debitorenkonto)

    Die Debitorenkonten werden in der jeweiligen Adresse hinterlegt. Je nach betrieblicher Anforderung wird diese Nummer entweder automatisch vergeben oder muss manuell vor dem ersten Export mit der Adresse eingetragen werden. Über die Administration kann eingestellt werden, dass vom System bei der ersten Erstellung eines Rechenblattes mit dieser Adresse als Rechnungsempfänger (voll-)automatisch die nächst verfügbare Nummer vergeben wird. Alternativ kann (halb-) automatisch auch mit Klick auf die Schaltfläche im Adressdatensatz die nächste Nummer eingefügt werden.

    1. Öffnen Sie die Adresse.
    2. Geben Sie das Debitorenkonto im Feld Externe Nr. rechts oben im Eingabefensters der Adresse ein oder klicken Sie auf die Schaltfläche, um automatisch eine Nummer zuzuweisen.
    3. Speichern Sie über Speichern.
  • Geben Sie Kostenträger an

    Kostenträger sind alle produzierten Artikel und Dienstleistungen und werden pro Veranstaltung festgelegt.

    1. Hinterlegen Sie den Kostenträger in der VA Basis der Veranstaltung unten bei Buchhaltung.
    2. Speichern Sie über Speichern.
  • Geben Sie Kostenstellen an

    Kostenstellen als Ort der Leistungserbringung können an verschiedenen Stellen eingegeben werden.  Üblicherweise wird die Kostenstelle in der Veranstaltungsbasis für die gesamte Veranstaltung festgelegt, und nur Ausnahmen werden im Vorgang oder im Vorgangsartikel angegeben. Auch an Stammartikeln kann eine Kostenstelle angegeben werden.

    1. Öffnen Sie die gewünschte Veranstaltung.
    2. Geben Sie die Kostenstelle an:
      a) In der Veranstaltungsbasis links unter der Veranstalteradresse unter Kostenstelle für die gesamte Veranstaltung.
      b) Im Vorgang im oberen Bereich unter Kostenstelle für den gesamten Vorgang.
      c) Im Artikel unter Kostenstelle für einzelne Preisschienen des Artikels.
      d) Im Vorgang in der Spalte Kostenstelle (mit der entsprechenden Sicht) für einzelne gebuchte Artikel.
    3. Speichern Sie über Speichern.
  • Geben Sie Erlöskonten für Artikelgruppen und MwSt. Sätze an

    Erlöskonten können aus Ziffern, Buchstaben oder auch Zeichenketten (UUIDs) bestehen.

    1. Weisen Sie auf dem Reiter Buchhaltung Buchhaltung unter Erloeskonten Erlöskonten den verschiedenen Artikelgruppen Erlöskonten zu.
    2. Um die Daten betriebsspezifisch zuzuweisen, klicken Sie auf betrieb und wählen die BetriebeM.
    3. Tragen Sie die Erlöskonten pro Artikelgruppe und Steuersatz ein.
    4. Wenn die Option "FiBu Daten anzeigen" im Dialog "Artikel in Liste bearbeiten" aktiviert ist, werden nur noch exakt die Erlöskonten gezeigt, die im Artikel bei der Preisschiene hinterlegt sind.
    5. Speichern Sie über Speichern.
  • Geben Sie abweichende Erlöskonten für einzelne Artikel an

    Nur wenn ein Artikel ausnahmsweise ein anderes Erlöskonto haben soll als durch die Artikelgruppe vorgegeben, wird das abweichende Erlöskonto im Artikel selbst angegeben.

    1. Gehen Sie in der Funktinsleiste auf den Reiter  bp Basis > artikel Artikel > suche Suchen und öffnen Sie den gewünschten Artikel.
    2. Geben Sie das Erlöskonto im unteren Bereich der Eingabemaske für jede Preisschiene einzeln an.
    3. Geben Sie ggf. eine Kostenstelle ein.
    4. Speichern Sie über Speichern.
  • Exportieren Sie einzelne Rechnungen

    Einzelne Rechnungen können gezielt ausgewählt und an die FiBu exportiert werden.

    1. Schließen Sie alle Veranstaltungen, deren Rechnungen Sie exportieren wollen.
    2. Öffnen Sie auf dem Reiter Buchhaltung Buchhaltung den FibuExport Fibu-Export.
    3. Es öffnet sich eine Liste der bereits exportierten Fibu-Pakete. Wählen Sie ggf. den Betrieb aus, für den Sie den FiBu-Export vornehmen möchten.
    4. Klicken Sie in der obersten Zeile auf die Schaltfläche Freie Auswahl exportieren.
    5. Es öffnet sich eine Liste aller noch nicht exportierten Rechnungen, die den administrativen Einstellungen für den FiBu-Export entsprechen. Akontorechnungen müssen vor oder spätestens zusammen mit ihren Schlussrechnungen exportiert werden.
    6. Wählen Sie mit gedrückter Strg-Taste und Linksklick die Rechnungen und ok Übernehmen Ihre Auswahl.
  • Exportieren Sie alle Rechnungen aus einem bestimmten Zeitraum

    Alle Rechnungen aus einem bestimmten Zeitraum, die den administrativen Einstellungen für den FiBu-Export entsprechen (je nach Betriebsvorgaben Rechnungsvorgang mit Artikeln und Verbrauch angelegt, Rechnung gedruckt und Ausgangsdatum vorhanden), können zusammen exportiert werden. Akontorechnungen müssen vor oder spätestens zusammen mit ihren Schlussrechnungen exportiert werden.

    1. Schließen Sie alle Veranstaltungen, deren Rechnungen Sie exportieren wollen.
    2. Öffnen Sie auf dem Reiter Buchhaltung Buchhaltung den FibuExport Fibu-Export.
    3. Es öffnet sich eine Liste aller bereits exportierten Fibu-Pakete. Wählen Sie ggf. den Betrieb aus, für den Sie den FiBu-Export vornehmen möchten.
    4. Geben Sie in der obersten Zeile den gewünschten kalender Zeitraum ein, für den Sie Rechnungen exportieren wollen.
    5. Klicken Sie in der obersten Zeile auf die Schaltfläche export Exportieren.
    6. Wenn noch nicht verbuchte Rechnungen außerhalb des eingegebenen Zeitraumes vorhanden sind, wird an dieser Stelle darauf hingewiesen. Um nur die Rechnungen im eingegebenen Zeitraum zu exportieren, wählen Sie Trotzdem Verbuchen.
    7. Der Fibu-Export wird automatisch gestartet und in das dafür vorgegebene Ordner Bestellung Verzeichnis abgelegt. Mit klick auf das Verzeichnis oben rechts über der Liste der exportierten Pakete öffnen Sie direkt die Ablage.
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