Ab 01.01.2025 wird die E-Rechnung im B2B Bereich für im Inland ansässige Unternehmen zur Pflicht. Eine Übergangsregelung ist bis 2027 vorgesehen. Das bedeutet, dass Unternehmen Rechnungen an andere Unternehmen spätestens ab 2028 nicht mehr in Papierform oder als einfache PDFs versenden dürfen, sondern nur noch in einem maschinenlesbaren, strukturierten XML-Datensatz.
Für die Verarbeitung einer E-Rechnung und damit auch für eine manuelle Prüfung und Freigabe ist ausschließlich der digitale Datensatz relevant. Bei einer Diskrepanz zwischen Sichtbeleg und XML-Datensatz, ist der mitgelieferte Sichtbeleg nicht rechtlich bindend, es gilt der XML-Datensatz. Ein Vorteil des einheitlichen Sichtbeleges ist die einfache Lesbarkeit für den Benutzer.
Lesen Sie mehr zum Thema gesetzliche Vorgaben auf der offiziellen Website des Bundesministeriums des Innern und für Heimat https://www.e-rechnung-bund.de/.
Weitere Informationen auch unter Verband-E-Rechnung.org
Rechnungsformate:
ZUGFeRD und XRechnung sind die gängigen Formate in Deutschland.
- Die XRechnung besteht aus einer maschinenlesbaren Datei (also XML) mit den strukturierten Daten. Die XRechnung ist für Behörden und öffentliche Auftraggeber vorgesehen.
- ZUGFeRD besteht aus einer maschinenlesbaren XML- Datei, die in eine für Menschen lesbare PDF/A-Datei integriert ist. ZUGFeRD ist in drei Profile unterteilt, die sich im Detaillierungsgrad unterscheiden.
a. Basic
b. EN16931 (Comfort)
c. Extended
Manche Informationen sind verpflichtend, andere nur optional. Vor der Rechnungsstellung bedarf es einer Kommunikation mit Ihrem Kunden, welche Rechnungsdaten und somit welches E-Rechnungsformat verwendet wird.
In der Kundenadresse werden Rechnungsformat und weitere Angaben zur E-Rechnung eingegeben.
Hinweis: Sollten Pflichtangaben (je nach gewähltem Format/Profil) fehlen, werden Sie im Moment der Rechnungsstellung mit einer Meldung gewarnt.