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Setting up the Conference mobile WebAppM / Logistics mobile WebAppM

After the Bp Event Conference Service/Logistics WebApp has been installed by your Bp Event account manager, you make some internal settings.

  • Definieren Sie die möglichen Status für Artikel

    Each Vorgang Artikel status, which can be assigned to a segment item in the conference/logistics WebApp, is defined individually in order to optimally map the operational processes.

    1. Go to Administration Administration  >  Vorgang Artikel Transaction item status >  neu New.
    2. Geben Sie dem neuen Status einen selbsterklärenden Namen.
    3. Die Sortiernummer entscheidet über die Reihenfolge:
      1. the existing statuses in the list at Administration Administration >  Vorgang Artikel Transaction item status
      2. der Artikel mit zugewiesenem Status in der WebApp
    4. Artikel mit diesem Status heben Sie deutlicher hervor über
      1. einen Schriftstil aus HTML oder css
      2. eine Hintergrundfarbe mit Klick auf die Farbpalette
    5. Activate Change status for all items in the segment at the same timeto be allowed to confirm a status change in the WebApp not only next to each item but also for the entire segment with ok OK .
    6. Only if this option is activated, a field for an electronic signature is optionally offered.
    7. Geben Sie an, ob Artikel mit dem aktuellen Status schon für Retouren aufgelistet werden sollen.
      Bsp.: Artikel mit Status „gerichtet“ werden nicht für Retouren angezeigt
    8. Set whether a Job job should be executed as soon as the status is assigned.
      Bsp.: Eine Benachrichtigung an das Konferenzbüro schicken, sobald ein Artikel als „verzehrt“ markiert wird
    9. Determine whether items with this status are already transferred to the invoice :
      1. Never take over in invoice: no item with this status will be invoiced
        Bsp.: Artikel mit dem Status „gerichtet“ werden nie auf die Rechnung übernommen
      2. Only item group package: Only items from the selected item group package are not included in the invoice with this status. Enter the name of the desired item group package manually. (Creating item group packages)
        Bsp.: Warme Speisen mit dem Status „geliefert“ werden in die Rechnung übernommen, aber Getränke nicht. Getränke werden erst berechnet, wenn sie den Status „verzehrt“ haben.
    10. Berechtigen Sie ausschließlich eine Personen Benutzergruppe dazu, den Status zuzuweisen. Benutzer, die nicht dieser Benutzergruppe angehören, können dann diesen Status nicht zuweisen.
      Bsp.: Nur die Küche darf den Status „kommissioniert“ zuweisen, nur die Logistiker dürfen den Status „geliefert“ zuweisen.
  • Legen Sie fest, welche anderen Status mögliche Vorläufer für diesen Status sein können

    Because the possible item statuses are company-specific, the permitted transitions from one status to another must also be set individually. Define which other statuses are to be allowed as predecessors to the current status. Only existing statuses can be assigned, so it is recommended to create the statuses in the logical order in which they are assigned. By default, only "Without status" is specified as the first, unlabelled status. Any number of initial statuses with different conditions can be created.

    1. In the table at the bottom of the input window, assign another, already existing  status neu as a possible output status via Add .
    2. Select a item group package from the selection list by left-clicking in the cell to allow the transition between the two statuses only for the items in this package.
      Bsp.: der Übergang von Status „in Reparatur“ zu Status „gerichtet“ ist nur für Artikel aus dem Paket Bp_Technik“ erlaubt.
    3. Right-click in the cell to select as user filter a specific Personen user group who are allowed to switch items from this status to the other status. Alternatively, filter on a Tabellendetails table detail field.
      Bsp.: Alle Mitarbeiter dürfen den Status „geliefert“ setzen, wenn der Ausgangsstatus „kommissioniert“ war, aber nur die Logistiker dürfen von „ohne Status“ auf „geliefert“ stellen.
  • Authorise staff to start the conference service WebApp

    Um sich für die Konferenzservice WebApp anmelden zu können, brauchen die Benutzer Zugriff auf  Bp Event mobil.

    1. Gehen Sie zu Administration  Administration > Benutzer Benutzerverwaltung > Benutzer Benutzer und öffnen Sie den Datensatz des Mitarbeiters, der berechtigt werden soll.
    2. Aktivieren Sie oberhalb der Rollen den Zugriff > MobileApp mobil.
    3. Assign as role either the full access or the conference and logistics client .
    4. Tell users the URL for Bp Event mobile.
  • Stellen Sie Sichten für die WebApp ein

    You set which data is offered to the staff in the WebApp and how this data is displayed for the entire company. If there are several companies, some of the settings are company-specific; these can then be found at Administration  Administration > Administration Settings > betrieb Company settings.

    1. Gehen Sie zu Administration  Administration > Administration Einstellungen >  VA Veranstaltungen > KonferenzLogistik Konferenz/Logistik.
    2. Go to and select:
      1. Rooms: for in-house events where items are distributed across several rooms
      2. Packing list: for logisticians who put together all ordered items for one or more events
      3. Button for cross-segment acknowledgement: to acknowledge receipt of all delivered items across the board
        1. Select which item status the items must have to be listed for this action and
        2. auf welchen Status sie danach gesetzt werden sollen (Definieren Sie die möglichen Status für Artikel)
    3. Geben Sie unter Sichten manuell die Namen von vorher definierten Info Center Sichten ein (Working with the calendar > Speichern Sie Ihre Einstellungen):
      1. Info Center: erscheint in der App unter dem Menüpunkt Info Center. Wählen Sie eine Sicht mit allen Datenquellen, die im Info Center der App sichtbar sein sollen.
        Bsp.: Datenquellen Veranstaltungen, Aktivitäten, Termine mit mehr oder weniger Details
      2. Event list: appears in the app under the menu item Events. Select a view in which all events with the important details and, if applicable, additional data sources are visible.
        Bsp.: Datenquelle Veranstaltungen mit ausführlichen Details
      3. Event details: appears in the app when exactly one event is selected. Select a view in which all important details about an event appear.
        Bsp.: Datenquelle Bestellungen mit Details
  • Geben Sie Vorbelegungen für Bestellvarianten und neue Bestellungen ein

    As soon as an order is processed in the WebApp, two variants of the order folder are automatically created: a copy of the original with the original quantities and items, and a new operative variant in which the changes and new entries from the WebApp are incorporated. The variants are only visible in the full client; only the operative variant is displayed in the WebApp.

    1. Name of the operative order variant: appears in the full client as the active variant as soon as order items are processed in the WebApp.
      Ex: Orders incl. conference client
    2. Name of the original order variant: appears in the full client as a non-active variant as soon as order items are processed in the WebApp.
      Ex: Original order
    3. Name for newly created order: appears in the full client and in the WebApp as the name of all orders that are newly created in the WebApp.
      Ex: New order from the conference client
  • Wählen Sie Vorlagen aus

    Define the data sheet templates that can be called up in the WebApp as a PDF or HTML data sheet. To do this, select an existing text template or create a new one. (Creating a new text template)

    1. Event data sheet: appears in WebApp when an event is selected
      Ex: contains details of the organiser, venue and all order items.

    2. Transaction data sheet: appears in the WebApp when an order is selected
      Ex: contains information on a process

  • Stellen Sie automatische Jobs ein

    As soon as a new order is created or a return is booked, jobs can be used to trigger notifications, for example. Select an existing job or create a new one.

    1. Job for new order: is executed as soon as a new order is created in the WebApp.
      Ex: Send notification to the conference office and the kitchen to meet the new demand.

    2. Job for return: is executed as soon as a new return is created
      Ex: Send a notification to the conference office that equipment is available again.

  • Machen Sie Vorgaben für die Artikelauswahl

    Not all items should be available for the conference and logistics client, and not all available items should appear everywhere.

    1. Aktivieren Sie Vorbelegung Retouren nur für Artikel mit Status, wenn Sie verhindern wollen, dass Artikel für Retouren aufgelistet werden, ohne zuerst einen entsprechenden Status zugewiesen bekommen zu haben. Die Vorbelegung erscheint in jeder neuen Veranstaltung, kann aber manuell geändert werden.
      Bsp.: Ein Zelt wurde bestellt, aber mündlich storniert. In der Datenbank wurde es weder als storniert noch als gerichtet oder geliefert markiert, erscheint also auch nicht in der Liste der offenen Retouren.

    2. Select the items for the standard range using a formula.