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Wie richte ich die Konferenzservice mobilM / Logistik mobilM WebApp ein?

Nachdem die Bp Event Konferenzservice/Logistik WebApp von Ihrem Bp Event Kundenbetreuer installiert wurde, machen Sie einige betriebsinterne Einstellungen.

  • Definieren Sie die möglichen Status für Artikel

    Jeder Vorgang Artikel Status, der einem Vorgangsartikel in der Konferenz/Logistik WebApp zugewiesen werden kann, wird individuell definiert, um die Betriebsabläufe optimal abzubilden.

    1. Gehen Sie zu Administration Administration > Vorgang Artikel Vorgangsartikelstatus > neu Neuanlage.
    2. Geben Sie dem neuen Status einen selbsterklärenden Namen.
    3. Die Sortiernummer entscheidet über die Reihenfolge:
      1. der vorhandenen Status in der Liste unter Administration Administration > Vorgang Artikel Vorgangsartikelstatus
      2. der Artikel mit zugewiesenem Status in der WebApp
    4. Artikel mit diesem Status heben Sie deutlicher hervor über
      1. einen Schriftstil aus HTML oder css
      2. eine Hintergrundfarbe mit Klick auf die Farbpalette
    5. Aktivieren Sie Status für alle Artikel im Vorgang gleichzeitig ändern, um in der WebApp nicht nur neben jedem Artikel, sondern auch für den Gesamtvorgang eine Statusänderung mit ok OK bestätigen zu dürfen.
    6. Nur wenn diese Möglichkeit aktiviert ist, wird ein Feld für eine elektronische Unterschrift optional angeboten.
    7. Geben Sie an, ob Artikel mit dem aktuellen Status schon für Retouren aufgelistet werden sollen.
      Bsp.: Artikel mit Status „gerichtet“ werden nicht für Retouren angezeigt
    8. Legen Sie fest, ob ein Job Job ausgeführt werden soll, sobald der Status zugewiesen wird.
      Bsp.: Eine Benachrichtigung an das Konferenzbüro schicken, sobald ein Artikel als „verzehrt“ markiert wird
    9. Legen Sie fest, ob Artikel mit diesem Status schon in die Rechnung übernommen werden:
      1. Nie in Rechnung übernehmen: kein Artikel mit diesem Status wird berechnet
        Bsp.: Artikel mit dem Status „gerichtet“ werden nie auf die Rechnung übernommen
      2. Nur Artikelgruppenpaket: Nur Artikel aus dem gewählten Artikelgruppenpaket werden mit diesem Status nicht in die Rechnung übernommen. Geben Sie den Namen des gewünschten Artikelgruppenpakets manuell ein. (Wie lege ich ein Artikelgruppenpaket an?)
        Bsp.: Warme Speisen mit dem Status „geliefert“ werden in die Rechnung übernommen, aber Getränke nicht. Getränke werden erst berechnet, wenn sie den Status „verzehrt“ haben.
    10. Berechtigen Sie ausschließlich eine Personen Benutzergruppe dazu, den Status zuzuweisen. Benutzer, die nicht dieser Benutzergruppe angehören, können dann diesen Status nicht zuweisen.
      Bsp.: Nur die Küche darf den Status „kommissioniert“ zuweisen, nur die Logistiker dürfen den Status „geliefert“ zuweisen.
  • Legen Sie fest, welche anderen Status mögliche Vorläufer für diesen Status sein können

    Weil die möglichen Artikelstatus unternehmensspezifisch sind, müssen auch die erlaubten Übergänge von einem zum anderen Status individuell eingestellt werden. Legen Sie fest, welche anderen Status als Vorgänger zum aktuellen Status erlaubt sein sollen. Es können nur schon vorhandene Status zugewiesen werden, deshalb wird empfohlen, die Status in der logischen Reihenfolge anzulegen, in der sie zugewiesen werden. Standardmäßig ist nur „Ohne Status“ als erster, unbezeichneter Zustand vorgegeben. Es können beliebig viele Ausgangsstatus mit unterschiedlichen Bedingungen angelegt werden.

    1. Weisen Sie in der Tabelle unten im Eingabefenster über neu Hinzufügen einen anderen, schon vorhandenen Status als möglichen Ausgangsstatus zu.
    2. Wählen Sie mit Linksklick in die Zelle aus der Auswahlliste ein Artikelgruppenpaket aus, um nur für die Artikel in diesem Paket den Übergang zwischen den beiden Status zu erlauben.
      Bsp.: der Übergang von Status „in Reparatur“ zu Status „gerichtet“ ist nur für Artikel aus dem Paket Bp_Technik“ erlaubt.
    3. Wählen Sie mit Rechtsklick in die Zelle als Benutzerfilter eine bestimmten Personen Benutzergruppe aus, die Artikel von diesem Status aus zu dem anderen Status umstellen dürfen. Alternativ filtern Sie auf ein Tabellendetails Tabellendetailfeld.
      Bsp.: Alle Mitarbeiter dürfen den Status „geliefert“ setzen, wenn der Ausgangsstatus „kommissioniert“ war, aber nur die Logistiker dürfen von „ohne Status“ auf „geliefert“ stellen.
  • Berechtigen Sie Mitarbeiter zum Starten der Konferenzservice WebApp

    Um sich für die Konferenzservice WebApp anmelden zu können, brauchen die Benutzer Zugriff auf  Bp Event mobil.

    1. Gehen Sie zu Administration  Administration > Benutzer Benutzerverwaltung > Benutzer Benutzer und öffnen Sie den Datensatz des Mitarbeiters, der berechtigt werden soll.
    2. Aktivieren Sie oberhalb der Rollen den Zugriff > MobileApp mobil.
    3. Weisen Sie als Rolle entweder den Vollzugriff oder den Konferenz- und Logistik-Client zu.
    4. Teilen Sie den Benutzern die URL für Bp Event mobil mit.
  • Stellen Sie Sichten für die WebApp ein

    Welche Daten den Mitarbeitern in der WebApp angeboten werden und wie diese Daten dargestellt werden, stellen Sie für das ganze Unternehmen ein. Bei mehreren Betrieben sind einige der Einstellungen betriebsspezifisch, diese finden Sie dann unter Administration  Administration > Administration Einstellungen > betrieb Betriebseinstellungen.

    1. Gehen Sie zu Administration  Administration > Administration Einstellungen >  VA Veranstaltungen > KonferenzLogistik Konferenz/Logistik.
    2. Wählen Sie unter Anzeigen:
      1. Räume: für Inhouse-Veranstaltungen, in denen die Artikel auf mehrere Räume verteilt werden
      2. Packliste: für Logistiker, die alle bestellten Artikel für eine oder mehrere Veranstaltungen zusammenstellen
      3. Schaltfläche zum vorgangsübergreifenden Quittieren: um den Empfang aller gelieferten Artikel pauschal zu quittieren
        1. Wählen Sie aus, welchen Artikelstatus die Artikel haben müssen, um für diese Aktion aufgeführt zu werden, und
        2. auf welchen Status sie danach gesetzt werden sollen (Definieren Sie die möglichen Status für Artikel)
    3. Geben Sie unter Sichten manuell die Namen von vorher definierten Info Center Sichten ein (Wie verwende ich den Kalender? > Speichern Sie Ihre Einstellungen):
      1. Info Center: erscheint in der App unter dem Menüpunkt Info Center. Wählen Sie eine Sicht mit allen Datenquellen, die im Info Center der App sichtbar sein sollen.
        Bsp.: Datenquellen Veranstaltungen, Aktivitäten, Termine mit mehr oder weniger Details
      2. Veranstaltungsliste: erscheint in der App unter dem Menüpunkt Veranstaltungen. Wählen Sie eine Sicht, in der alle Veranstaltungen mit den wichtigen Details sowie ggf. zusätzliche Datenquellen sichtbar sind.
        Bsp.: Datenquelle Veranstaltungen mit ausführlichen Details
      3. Veranstaltungdetails: erscheint in der App, wenn genau eine Veranstaltung ausgewählt ist. Wählen Sie eine Sicht, in der alle wichtigen Details zu einer Veranstaltung erscheinen.
        Bsp.: Datenquelle Bestellungen mit Details
  • Geben Sie Vorbelegungen für Bestellvarianten und neue Bestellungen ein

    Sobald eine Bestellung in der WebApp bearbeitet wird, werden automatisch zwei Varianten des Bestellordners angelegt: eine Kopie des Originals mit den ursprünglichen Mengen und Artikeln, sowie eine neue operative Variante, in die die Änderungen und Neuanlagen aus der WebApp eingehen. Die Varianten sind nur im Vollclient sichtbar, in der WebApp wird ausschließlich die operative Variante angezeigt.

    1. Name der operativen Bestellvariante: erscheint im Vollclient als aktive Variante, sobald Bestellartikel in der WebApp bearbeitet werden
      Bsp.: Bestellungen inkl. Konferenz-Client
    2. Name der originalen Bestellvariante: erscheint im Vollclient als nicht aktive Variante, sobald Bestellartikel in der WebApp bearbeitet werden
      Bsp.: Originalbestellung
    3. Name für neu angelegte Bestellung: erscheint im Vollclient und in der WebApp als Bezeichnung aller Bestellungen, die in der WebApp neu angelegt werden
      Bsp: Neue Bestellung aus dem Konferenz-Client
  • Wählen Sie Vorlagen aus

    Legen Sie die Datenblattvorlagen fest, die in der WebApp als PDF oder HTML-Datenblatt aufgerufen werden können. Wählen Sie dazu eine vorhandene Textvorlage aus, oder legen Sie eine neue an. (Wie erstelle ich eine neue Textvorlage?)

    1. Veranstaltungsdatenblatt: erscheint in WebApp, wenn eine Veranstaltung ausgewählt ist
      Bsp.: enthält Angaben zu Veranstalter, Veranstaltungsort und sämtliche Bestellartikel

    2. Vorgangsdatenblatt: erscheint in der WebApp, wenn eine Bestellung ausgewählt ist
      Bsp.: enthält Angaben zu einem Vorgang

  • Stellen Sie automatische Jobs ein

    Sobald eine neue Bestellung angelegt oder eine Retoure verbucht wird, können über Jobs z.B. Benachrichtigungen angestoßen werden. Wählen Sie einen vorhandenen Job aus oder legen Sie einen neuen Job an.

    1. Job für neue Bestellung: wird ausgeführt, sobal in der WebApp eine neue Bestellung angelegt wird
      Bsp.: Benachrichtigung an das Konferenzbüro und die Küche schicken, um den neuen Bedarf zu decken

    2. Job für Retoure: wird ausgeführt, sobald eine neue Retoure angelegt wird
      Bsp.: Benachrichtigung an das Konferenzbüro schicken, dass Equipment wieder zur Verfügung steht

  • Machen Sie Vorgaben für die Artikelauswahl

    Nicht alle Artikel sollen für den Konferenz- und Logistik-Client zur Verfügung stehen, und nicht alle verfügbaren Artikel sollen überall erscheinen.

    1. Aktivieren Sie Vorbelegung Retouren nur für Artikel mit Status, wenn Sie verhindern wollen, dass Artikel für Retouren aufgelistet werden, ohne zuerst einen entsprechenden Status zugewiesen bekommen zu haben. Die Vorbelegung erscheint in jeder neuen Veranstaltung, kann aber manuell geändert werden.
      Bsp.: Ein Zelt wurde bestellt, aber mündlich storniert. In der Datenbank wurde es weder als storniert noch als gerichtet oder geliefert markiert, erscheint also auch nicht in der Liste der offenen Retouren.

    2. Wählen Sie die Artikel für das Standardsortiment über eine Formel aus.

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