Wie verwende ich die WebApp Intranet^M?

Über die WebApp legen Sie Veranstaltungsbuchungen mit Raumanfragen eigenständig an. Ob diese Buchungen nur angefragt oder schon fest zugesagt sind, bestimmt Ihr Betrieb bei der Einrichtung der Vorlagen. Sobald über das Intranet eine Veranstaltung angelegt wird, erhält eine festgelegte Benutzergruppe eine Benachrichtigung und kann die Veranstaltung weiterbearbeiten.

1. Gehen Sie auf Veranstaltung > Veranstaltung anlegen, um eine neue Buchung vorzunehmen. Falls dies bei Ihrem Betrieb vorgesehen ist, erhalten Sie eine Auswahl an verschiedenen Veranstaltungsvorlagen, sonst öffnet sich direkt eine neue Veranstaltungsanfrage.
2. Geben Sie unter Anfrage die Eckdaten der Veranstaltung ein – Datum, Uhrzeit, Anlass und Personenzahl sind Pflichtfelder. Im Feld Erste Absprache ist Raum für Bemerkungen.
   Gehen Sie dann ggf. auf Raum suchen. Ob die Raumsuche aktiviert ist oder nicht ist eine betriebliche Einstellung.
3. In der Raumliste erscheinen alle Räume, die zum gewählten Zeitpunkt verfügbar sind und die richtige Größe für die angegebene Personenzahl haben. Machen Sie einen Linksklick auf den gewünschten Raum und bestätigen Sie mit Übernehmen oben links.
   Fügen Sie ggf. über das Aufklappmenü eine Bestuhlungsart hinzu.
   Um einen anderen Raum auszuwählen, wiederholen Sie die Suche. Es kann nur ein Raum zugewiesen werden.
4. Geben Sie auf dem Reiter Ablauf ggf. den zeitlichen Verlauf der Veranstaltung ein (mit Modul Ablauf).
   Klicken Sie auf das Icon  Hinzufügen, um neue Punkte hinzuzufügen. In der Auswahlliste werden nur das Veranstaltungsdatum plus/minus ein Tag zur Auswahl angeboten. Manuell kann aber auch ein abweichendes Datum eingegeben werden.
5. Geben Sie auf dem Reiter Artikelauswahl ein, welche Getränke, Speisen oder sonstigen Artikel Sie für Ihre Veranstaltung brauchen. Die angebotenen Artikel basieren auf der Vorlage, die für Onlinebuchungen eingerichtet ist. Andere als die vorgegebenen Artikel können Sie nicht buchen.
   1. Je nach Art des Artikels können unterschiedliche Mengenangaben gemacht werden. Über das Aufklappmenü übernehmen Sie die vorne angegebene Personenzahl oder eine Zahl bis 9, größere Zahlen geben Sie direkt ein. Nicht für alle Artikel sind alle Eingaben möglich.
   2. Zusätzlich werden Sie ggf. auf Mindest- oder Höchstbestellmengen aufmerksam gemacht. Wenn Sie die Personenzahl der Veranstaltung nachträglich ändern, überprüfen Sie, ob alle Artikel noch in den richtigen Mengen geliefert werden können.
   3. Je nach Einrichtung der WebApp kann es eine Möglichkeit zur Eingabe von Bemerkungen zu einzelnen Artikeln geben.
   4. Unter dem Icon Details finden Sie weitere Informationen zu den Artikeln (Datenblatt).
6. Zu jeder Veranstaltung muss mindestens ein Veranstalter angegeben werden, optional ein abweichender Besteller und/oder Rechnungsempfänger. Wenn der angemeldete Benutzer mit einer echten Adresse verknüpft ist, wird diese Adresse sowohl als Besteller als auch als Veranstalter vorbelegt, kann aber überschrieben werden.
   Gehen Sie auf den Reiter Adressen und klicken Sie auf das kleine  Burgermenü rechts neben dem Feld Name/Firma. Wählen Sie  Adresse suchen, wenn Sie wissen, dass die Adresse des Veranstalters schon in der Datenbank vorhanden ist (s. Adressen suchen). Wählen Sie  Adresse anlegen, um eine neue Adresse zu erfassen (s. Adressen anlegen).
7. Gehen Sie auf den Reiter Senden, um die Veranstaltungsanfrage abzuschicken.
   Auf der Seite finden Sie eine Zusammenfassung Ihrer Bestellungen mit allen wichtigen Daten. Überprüfen Sie noch einmal die Anzahl der bestellten Artikel. Wenn alle Daten stimmen, klicken Sie auf Senden. Wenn die Anfrage erfolgreich übermittelt wurde, erhalten Sie umgehend eine Bestätigungsmeldung.
   Die Veranstaltung kann nach dem Senden nicht mehr über die WebApp geändert werden.

Vorhandene Veranstaltungen sind schreibgeschützt und nicht mehr über die WebApp änderbar.

Mit Linksklick auf die Veranstaltung im Kalender, in der Raumübersicht oder in der Liste der gefundenen Veranstaltungen sind Veranstaltungsdetails abrufbar. Außerdem können Sie hier Mitteilungen, Absagen oder die Rücknahme von Absagen an die zuständigen Kollegen senden. Der Stornostatus muss von der zuständigen Abteilung bestätigt werden.

1. Lassen Sie sich mehr Einzelheiten anzeigen
   Klicken Sie auf  Mehr..., um ein zusätzliches Fenster mit weiteren Informationen zu der Veranstaltung zu öffnen, ohne den Kalender zu schließen.
2. Öffnen (und drucken) Sie ein Datenblatt
   Klicken Sie auf  Detailinformationen, um ein PDF-Dokument mit weiteren Details zur Veranstaltung zu öffnen und ggf. zu drucken. Das Icon erscheint nur, wenn ein Datenblatt in der Benutzergruppe hinterlegt ist (s. Einrichtung).
3. Senden Sie eine Mitteilung zur Veranstaltung
   Senden Sie eine Nachricht an die Verantwortlichen der Veranstaltung, um Veränderungen an einer Veranstaltung mitzuteilen. Über die WebApp selbst sind Änderungen an einer gebuchten Veranstaltung nicht möglich. Die Veranstaltungsdetails und der Absender der Mitteilung (=der angemeldete Benutzer) sind bereits vorbelegt, eine Eingabe in den Feldern Betreff und Mitteilung ist Pflicht.
4. Stornieren Sie die Veranstaltung
   Senden Sie eine Stornierungsanfrage an die Verantwortlichen der Veranstaltung, wenn die Veranstaltung ausfällt. Die Stornierungsanfrage muss erst bestätigt werden, bevor die Buchung aus dem Kalender entfernt wird. Die Veranstaltungsdetails und der Absender der Mitteilung (=der angemeldete Benutzer) sind bereits vorbelegt, eine Eingabe in den Feldern Grund der Absage und Bemerkung ist Pflicht.
5. Nehmen Sie die Stornierung wieder zurück
   Erst wenn zuvor eine Stornierungsanfrage gesendet wurde, bietet das Menü die Option Absage zurücknehmen, solange die Stornierung noch nicht bestätigt ist. Falls eine schon abgesagte Veranstaltung doch noch stattfinden soll, kann die Absage zurückgerufen werden. So ersparen Sie sich die erneute Eingabe der Veranstaltungsdaten. Die Veranstaltungsdetails und der Absender der Mitteilung (=der angemeldete Benutzer) sind bereits vorbelegt, eine Eingabe im Feld Bemerkung ist Pflicht.
   
   

Vorhandene Adressen können über die WebApp nicht geändert werden. Sie können aber Kontakdetails und ggf. weitere Informationen über ein Datenblatt abrufen.

1. Suchen Sie Adressen mit Klick auf den Menüpunkt Adressen und Adresse suchen über Vornamen, Nachnamen oder Firmennamen.
2. Über die Volltextsuche können Sie die Liste der Ergebnisse weiter filtern.
3. In der Ergebnisliste sehen Sie alle wichtigen Kontaktdaten.
4. Mit Klick auf  öffnen Sie ein Datenblatt mit zusätzlichen Informationen. An den Icons in der ersten Spalte unterscheiden Sie  Adressen (Privatadressen oder Firmenadressen) und  Ansprechpartner (gehören zu einer Firmenadresse). 

Neue Adressen können mit beliebig vielen Ansprechpartnern angelegt werden. Sobald die Adressen gesendet wurden, können sie in der WebApp selbst nicht mehr bearbeitet werden.

1. Klicken Sie auf Adressen > Adresse anlegen.
2. Geben Sie für Privatpersonen die Felder Anrede, Vorname, Nachname und ggf. Titel an.
3. Geben Sie für Geschäftsadressen den Firmennamen an, aber legen Sie einzelne Personen getrennt als Ansprechpartner an. Name, Straße und Postleitzahl sind Pflichtfelder.
4. Fügen Sie beliebig viele Ansprechpartner mit Klick auf die Schaltfläche hinzu. Ansprechpartner haben keine eigene Postanschrift, nur eigene Kontaktdetails wie Telefon und E-Mail. Auch für Privatadressen können zusätzliche Ansprechpartner angelegt werden.

 Vorhandene Artikel können über die WebApp nicht geändert, nur eingesehen werden.

1. Klicken Sie auf Artikel >Artikel suchen.
2. Geben Sie Namen, Artikelgruppe oder Sparte des gesuchten Artikels an.
3. In der Ergebnisliste sehen Sie alle wichtigen Details. Über die Volltextsuche können Sie die Ergebnisliste weiter filtern.
4. Mit Klick auf  öffnen Sie ein Datenblatt mit zusätzlichen Informationen.