Über die Benutzergruppen wird definiert, welche Funktionen und Felder in der WebApp angezeigt werden, welche Datenblätter zur Verfügung stehen, und welche Berechtigungen die einzelnen Benutzer haben.

Standardmäßig wird die WebApp Intranet V2 mit zwei Benutzergruppen ausgeliefert: eine für Benutzer mit administrativen Rechten, eine für Mitarbeiter, die die WebApp operativ nutzen. weitere Gruppen können angelegt werden. Die Gruppe "Benutzer" darf kopiert und geändert werden, um zusätzliche Gruppen anzulegen. Die Gruppe "Administratoren" darf nicht kopiert werden.

1. „WebApp_Intranet_V2_Administratoren“: Diese Benutzergruppe ist den Benutzern mit administrativen Rechten und Konfiguratoren vorbehalten, die eigenständig Änderungen an der WebApp-Oberfläche und den Veranstaltungsvorlagen vornehmen dürfen. Nur Mitglieder dieser Gruppe dürfen die Einstellungen für die Gruppe der „Benutzer“ ändern.
2. „WebApp_Intranet_V2_Benutzer“: In dieser Benutzergruppe wird definiert, welche Funktionen und Felder in der WebApp zur Verfügung stehen. Zielgruppe dieser Einstellungen sind die Mitarbeiter, die Zugriff auf die WebApp Intranet haben, und hierüber ihre Buchungen durchführen können sollen. Diese Gruppe kann bei Bedarf beliebig kopiert und mit geänderten Einstellungen unter neuem Namen gespeichert werden. Sowohl die Sicht als auch die Berechtigungen können so auf unterschiedliche Abteilungen zugeschnitten werden.
   Bsp.: Adressen und Veranstaltungen nur lesen für Küche und Housekeeping, Adressen lesen und erfassen für die Rezeption

Die Standardsicht kann auf zwei Ebenen individualisiert werden: über Einstellungen in der Benutzergruppe und über individuelle Konfigurationen in der Webkonfiguration.

1. Öffnen Sie im oberen Bereich des Eingabefensters der Benutzergruppe "Intranet_V2_Benutzer" den Reiter Intranet – Sicht einrichten. Hier geben Sie über Tabellendetailfelder ein, welche Funktionen, Felder und Datenblätter in dieser Sicht im Intranet angezeigt werden. Die Auswahl zeigt alle Felder, die wahlweise zur Anzeige angeboten werden.
2. Menü: Jeder der verfügbaren Menüpunkte kann einzeln ein- oder ausgeblendet werden: ( Kalender, Räume, Adresse anlegen, Adresse suchen, Veranstaltung anlegen, Veranstaltung suchen, Artikel suchen)
3. Eingabefelder, Suchfelder, Tabellenspalten: Einzelne Felder der unterschiedlichen Funktionen können ein- oder ausgeblendet werden: Einige Suchfelder bei der Artikelsuche, zahlreiche Eingabefelder bei der Neuanlage von Adressen oder Veranstaltungen sowie Anzeigespalten in Ergebnislisten der Adress-, Veranstaltungs- und Artikelsuche. Hinweis: Raumbuchungen müssen zusätzlich in der Veranstaltungsvorlage unter Veranstaltung > Details > Webbuchung erlaubt werden.
4. Pflichtfelder: Nicht alle Felder, die unter  Administration >  Veranstaltung als Pflichtfelder markiert sind, müssen vom Endkunden ausgefüllt werden. Wenn in der WebApp kein Wert eingegeben wird, werden beim Import vorgegebene Werte ersatzweise eingefügt. Um neue Felder auch in der WebApp zu Pflichtfeldern zu machen, kontaktieren Sie Ihren WebApp Konfigurator.
5. Vorbelegung Kalendersicht: Geben Sie für den Kalender die gewünschte Info Center Sicht an, die auf einer IC-Liste basiert. Standardmäßig heißt die Liste „WebApp InfoCenter Intranet V2“, kann aber auch individuell benannt werden.
6. Datenblätter zur Übersicht: Um Datenblätter mit beliebigen Informationen im Bereich Übersichten (unterhalb von Kalender und Räumen) anzuzeigen, legen Sie die gewünschten  Textvorlagen unbedingt als Typ "Datenblatt", Gruppe/Art "Datenblatt" an. Aktivieren Sie auf dem Reiter  Details der Textvorlage im Bereich Intranet - Sicht einrichten die Option In Intranet WebApp anzeigen und geben Sie im Feld WebApp Benutzergruppe an, welche  Benutzergruppen dieses Datenblatt angezeigt bekommen sollen.
7. Vorlagen: Wählen Sie Vorlagen für die angebotenen Datenblätter (zu Veranstaltungen, Vorgangsartikeln, Adressen, Artikeln und ggf. Terminen) aus. Wenn keine Vorlage hinterlegt ist, erscheint das Icon für Details nicht in der WebApp.
   Geben Sie außerdem die erlaubten Stornogründe ein.

Der Benutzerzugriff bezeichnet einen Bp Event-Musterbenutzer, dessen Berechtigungen (über zugewiesene Benutzergruppen) für alle damit verbundenen WebApp-Zugänge verwendet werden. Der WebApp-Zugang selbst trägt keine eigenen Berechtigungen.
Wichtig: Nutzen Sie den Muster-Bp Event Benutzer ausschließlich für die WebApp-Zugänge und deaktivieren Sie für diesen die Anmeldungsoptionen, so dass sich niemand direkt mit diesem Benutzer anmelden kann.  

1. Gehen Sie auf den Reiter  Administration >  Benutzerverwaltung >  Benutzer und wählen Sie  Neuanlage.
2. Geben Sie einen Anmeldenamen ein.
   Bsp.: Intranet für Mitarbeiter, Intranet für Adressen
3. Damit sich niemand direkt mit dem Benutzer anmelden kann, lassen Sie ein zufälliges  Passwort generieren und “vergessen” dieses direkt.
4. Geben Sie den Namen/Vornamen des Benutzerzugriffs ein. Dieser Name erscheint bei der Zuweisung des Zugriffs zu einem Mitarbeiter oder einer Adresse auf der Auswahlliste.
   Bsp.: V2 Housekeeping, V2 Externe
5. Deaktivieren Sie mit Linksklick auf die Icons den Zugriff über  Vollclient und  Mobilen Client. Nur der Zugriff über  Webclient darf aktiv sein.
6. Aktivieren Sie mit Linksklick die Rolle  WebApp-Zugriff.
   Wichtig: Nur wenn hier der WebApp-Zugriff aktiviert ist, wird er beim Anlegen von Zugängen für Adressen, Ansprechpartner oder Mitarbeiter auf der Auswahlliste angeboten
7. Weisen Sie die gewünschten Benutzergruppen zu, in denen die Berechtigungen definiert werden (Lesen, Schreiben, Drucken, Anlegen von Daten etc.)

Der Zugang besteht aus einem Anmeldenamen, Passwort und dem gewählten Zugriff. Pro  Mitarbeiter kann nur ein WebApp-Zugang angelegt werden. WebApp-Zugänge können nicht gelöscht, nur deaktiviert werden. Um die Berechtigungen eines Mitarbeiters nachträglich zu erweitern, ändern Sie die Rechte des "Musterbenutzers", der als Web-App-Zugang ausgewählt ist.

1.  Gehen Sie auf den Reiter  Personal >  Mitarbeiter und öffnen Sie den gewünschten Mitarbeiter.
2. Klicken Sie rechts im Fenster (oberhalb der Liste der Personalrollen) auf  WebApp-Zugang anlegen. Es öffnet sich ein Eingabedialog, in dem der Name des Mitarbeiters bereits vorbelegt ist.
3. Geben Sie einen Anmeldenamen ein. Mit diesem Namen meldet sich der Mitarbeiter in der WebApp an.
   Der Anmeldename muss nicht nur innerhalb der WebApp-Zugänge eindeutig sein, sondern darf auch noch nicht als Benutzeranmeldenamen verwendet worden sein.
   Bei der Anmeldung an der WebApp kann alternativ auch die zugehörige E-Mail-Adresse verwendet werden, sofern diese eindeutig einem WebApp-Zugang zuzuordnen ist.
4. Geben Sie entweder ein Passwort ein oder aktivieren Sie die Option Bp Event-Passwort verwenden mit einem Häkchen.
5. Wählen Sie einen der verfügbaren Benutzerzugriffe aus. Die Auswahlliste kann nicht ergänzt werden.
   Bsp.: V2 Housekeeping
6.  Speichern Sie Ihre Eingabe.

Der Zugang besteht aus einem Anmeldenamen, Passwort und dem gewählten Zugriff. Ein WebApp-Zugang kann entweder für eine  Adresse oder auch nur für einen  Ansprechpartner vergeben werden. Pro Person kann nur ein WebApp-Zugang angelegt werden. WebApp-Zugänge können nicht gelöscht, nur deaktiviert werden. Um die Berechtigungen nachträglich zu erweitern, ändern Sie die Rechte des "Musterbenutzers", der als Web-App-Zugang ausgewählt ist.

1.  Gehen Sie auf den Reiter  Basis >  Adresse und öffnen Sie die gewünschte Adresse.
2. Klicken Sie rechts im Fenster auf  WebApp-Zugang anlegen. Es öffnet sich ein Eingabedialog, in dem der Name der Adresse bereits vorbelegt ist.
3. Geben Sie einen Anmeldenamen ein. Mit diesem Namen meldet sich der Berechtigte in der WebApp an.
   Der Anmeldename muss nicht nur innerhalb der WebApp-Zugänge eindeutig sein, sondern darf auch noch nicht als Benutzeranmeldenamen verwendet worden sein.
   Bei der Anmeldung an der WebApp kann alternativ auch die zugehörige E-Mail-Adresse verwendet werden, sofern diese eindeutig einem WebApp-Zugang zuzuordnen ist.
4. Geben Sie entweder ein Passwort ein oder aktivieren Sie die Option Bp Event-Passwort verwenden mit einem Häkchen.
5. Wählen Sie einen der verfügbaren Benutzerzugriffe aus. Die Auswahlliste kann nicht ergänzt werden.
   Bsp.: V2 Externe
6. Um einen WebApp-Zugang nur für einen Ansprechpartner anzulegen klicken Sie auf den  Ansprechpartner. Die Funktion  WebApp-Zugang anlegen finden Sie unterhalb der Lieferadresse.
7.  Speichern Sie Ihre Eingabe.

Richten Sie auf der Tabelle  Veranstaltungen datensatzspezifische Verzeichnisse mit beliebigen Unterordnern zur Verwendung in der Intranet WebApp ein (Verwenden Sie datensatzspezifische Verzeichnisse). Über dieses Verzeichnis können berechtigte Benutzer Dateien zu einzelnen Veranstaltungen einsehen und/oder hochladen. Die Berechtigung zur Verwendung von Verzeichnissen wird pro  Benutzergruppe vergeben.

1. Gehen Sie auf den Reiter  Einrichtung und legen Sie unter  Tabellendetails >  Veranstaltungen datensatzspezifische Verzeichnisse mit beliebigen Unterordnern an (Verwenden Sie datensatzspezifische Verzeichnisse).
   Wichtig: Die Verzeichnisse müssen immer mindestens zweistufig sein, die Stufen werden durch "/" (Slash) getrennt. Schreiben Sie jeden Unterordner in eine neue Zeile. 
   Bsp.:
   "Intranet/Technik"
   "Intranet/Housekeeping"
   Im Verzeichnis "Intranet/Technik" liegen die Anweisungen für die Tontechniker und Bühnenbauer, in "Intranet/Housekeeping" die Putzpläne.
2. Richten Sie Unterodner ein, um den Zugriff besser eingrenzen zu können. Die Benennungen sind frei wählbar.
   Bsp.:
   "Intranet/Technik/Tontechnik" 
   "Intranet/Technik/Bühnentechnik/MA1" 
   "Intranet/Technik/Bühnentechnik/MA2" 
   "Intranet/Technik/Haustechnik"
   "Intranet/Lieferanten/Getränkeparadies"
   In den einzelnen Unterodnern werden abteilungs- oder mitarbeiterspezifische Datenblätter/Functions hinterlegt.
3. Wenn Sie nicht nur lesenden, sondern auch schreibenden Zugriff gewähren wollen, richten Sie dafür eigene Unterordner ein:
   Bsp.: "Intranet/Technik/Bühnentechnik/MA1" und "Intranet/Technik/Bühnentechnik/MA1/Neuer Ordner" 
   Mitarbeiter 1 darf Dateien im ersten Ordner lesen/herunterladen, aber nur in den "Neuen Ordner" selbst Dokumente hochladen. (Die Zuweisung erfolgt an der Benutzergruppe).
4. Jede Benutzergruppe der Intranet WebApp kann nur auf genau ein Verzeichnis mit Leseberechtigung und ein Verzeichnis mit Schreibberechtigung zugreifen.

 Weisen Sie den Benutzerguppen, die Zugriff auf Datensatzverzeichnisse der Veranstaltungen haben sollen, die zuvor angelegten Ordner und Unterordner zu. Jede Benutzergruppe kann Zugriff auf genau einen Ordner mit Leseberechtigung und einen Ordner mit Schreibberechtigung haben.
Wichtig: Die Namen der Verzeichnisse müssen immer mit einem "/" beginnen und müssen den unter   Einrichtung >   Tabellendetails >  Veranstaltungen angelegten Ordnernamen entsprechen. 

1. Gehen Sie auf den Reiter  Administration >  Benutzerverwaltung >  Benutzergruppe und öffnen Sie die gewünschte Benutzergruppe. Vergrößern Sie den oberen Bereich "Intranet - Sicht einrichten", indem Sie den Splitter zum unteren Bereich (Berechtigungen) tiefer ziehen.
2. Gehen Sie zu Verzeichnisse zur Veranstaltung anzeigen und setzen Sie ein Häkchen:
   1. bei Kalender, um Verzeichnisse mit Linksklick auf Veranstaltungen im Kalender öffnen zu können
   2. bei Räume, um Verzeichnisse mit Linksklick auf Veranstaltungen in der Raumbelegung öffnen zu können
   3. bei Veranstaltung anlegen, um das Hochladen von Dateien im Anschluss an das Anlegen einer neuen Veranstaltung anzubieten (Die Veranstaltungsanfrage MUSS erst gesendet werden, bevor Dateien gespeichert werden können.)
   4. bei Mitteilung erlauben, um das Senden einer Mitteilung direkt aus dem Kontext des Veranstaltungsverzeichnisses zu ermöglichen.
3. Geben Sie im Feld Standardordner in Datensatzverzeichnissen mit Leseberechtigung die Ordner/Unterordner an, auf die alle Benutzer der Gruppe lesenden Zugriff (Lesen und Herunterladen) haben sollen. In der WebApp selbst erscheinen alle Ordner, die unterhalb der angegebenen Ebene eingeordnet wurden.
   Bsp.: Die Datensatzverzeichnisse "Intranet/Technik/Tontechnik" , "Intranet/Technik/Bühnentechnik/MA1" , "Intranet/Technik/Bühnentechnik/MA2" , "Intranet/Technik/Haustechnik" wurden in den Tabellendetails zur Veranstaltung angelegt.
   Die Benutzer einer Gruppe, die lesenden Zugriff auf den Ordner "/Intranet/Technik/Bühnentechnik" haben, sehen die Unterordner "MA1" und "MA2".
   Die Benutzer einer Gruppe, die lesenden Zugriff auf den Ordner "/Intranet/Technik" haben, sehen den Ordner "Bühnentechnik" mit den Unterordnern "MA1" und "MA2", ausserdem die Ordner "Tontechnik" und "Haustechnik".
4.  Geben Sie im Feld Standardordner in Datensatzverzeichnissen mit Schreibberechtigung die Ordner/Unterordner an, in denen die Benutzer Berechtigung zum Hochladen, Umbenennen und Löschen von Dateien haben sollen. Diese Berechtigung gilt auch für Dateien, die andere Benutzer in diesem Verzeichnis abgelegt haben.
   Wichtig: Der hier angegebene Pfad muss mindestens zweistufig sein, sonst erscheint kein Kontextmenü zum Hinzufügen von Dateien.
   Bsp.: Die Datensatzverzeichnisse "Intranet/Technik/Bühnentechnik/MA1" und "Intranet/Technik/Bühnentechnik/MA1/Neuer Ordner" wurden in den Tabellendetails zur Veranstaltung angelegt.
   Die Benutzer einer Gruppe, die schreibenden Zugriff auf den Ordner "/Intranet/Technik/Bühnentechnik/MA1" haben, sehen nur den Unterordner "Neuer Ordner".
   Die Benutzer einer Gruppe, die schreibenden Zugriff auf den Ordner "/Intranet/Technik/Bühnentechnik" haben, sehen den Unterordner "MA1" und den dazu gehörigen Unterordner "Neuer Ordner" sowie den Unterordner "MA2".
    Speichern und schließen Sie Ihre Eingabe.

Automatisch sehen alle Benutzer nach Anmeldung an der WebApp die Sicht, die für ihre Benutzergruppe definiert ist. Auf Wunsch können Sie einzelnen Benutzern eine andere Sicht zuweisen

1. Gehen Sie zu Administration >  Benutzerverwaltung > Benutzer > Intranet > Abweichende Einstellungen.
2. Wählen Sie die gewünschte andere Gruppensicht aus. Wenn der Benutzer sich mit dem angegebenen Anmeldenamen einloggt, sieht er die individuell zugewiesene Sicht.

Zusätzlich zu den Standardfeldern können weitere Felder der Datenbank über Einrichtung > Web > Webkonfigurationen hinzugefügt werden. Diese Felder müssen einerseits in die WebApp Konfiguration, andererseits in die Export- und/oder Importlisten eingefügt werden.

1. Öffnen Sie über  Einrichtung >  Web > Webkonfigurationen die gewünschte Konfiguration.
2. Wichtig: Öffnen Sie die Hauptkonfiguration (mit .js-Endung,), nicht eine Konfiguration mit der Endung _Exit.
   Bsp.: WebApp_Intranet_V2_Veranstaltung_Neuanlage.js
3. Gehen Sie in der linken seitlichen Navigationsleiste unter Konfiguration > Formular zu dem gewünschten Container und klicken Sie auf den  Unterordner „(Component)“.
   Bsp.:  VA_Neuanlage: (Accordion) > :locale:Anfrage:Veranstaltung (Box) > Grunddaten: (Box) > (Component)
4. Öffnen Sie im Hauptfenster im Feld Web Client Konfiguration mit Klick auf das Aufklappdreieck neben Webkonfiguration > Öffnen die Component-Konfig. In der Intranet Webapp enden alle Dateinamen von Konfigurationen mit Exiteigenschaft  auf „_Exit“.
   1. Fügen Sie unter Formular mit Klick auf Hinzufügen ein neues Feld ein.
   2. Wählen Sie im Feld Wert mittels Datenzugriff das gewünschte Feld aus der Aufklappliste aus und stellen Sie das Feld Sichtbar auf „true“.
   3. Geben Sie die Beschriftung ein, die in der WebApp über dem Feld erscheinen soll und geben Sie Datentyp und Länge z.B. des Strings an.
   4. Um das Feld zum Pflichtfeld zu machen, geben Sie im Feld Pflichtfeld den Wert ein, der unter Dokumentation vorgegeben ist (nur für Felder aus dem Bereich  Administration >   Veranstaltung > Pflichtfelder). Um Felder von anderen Tabellen zu Pflichtfeldern zu machen, kontaktieren Sie bitte Ihre WebApp-Experten.
      Bsp.: für das Feld Anlassgruppe: @admVAAnlassgruppePflichLaden
   5. Speichern Sie erst die Component-Konfiguration und dann noch einmal die Konfiguration. Die neue Konfiguration wird automatisch exportiert und das Feld steht nach Neustart des Browsers in der WebApp zur Verfügung.
5. Passen Sie Import- und Exportlisten an, damit die Inhalte des neuen Feldes auch zwischen dem Vollclient und der WebApp ausgetauscht werden. Über die Exportlisten werden Daten aus dem Vollclient an die WebApp übergeben (z.B. Vorbelegungen), über die Importlisten werden die in der WebApp erfassten Daten an den Vollclient weitergeleitet.
   1. Öffnen Sie unter Einrichtung > Listenwesen die entsprechende Import- bzw. Exportliste
      Bsp.: WebApp_Intranet_V2_Import_03_Veranstaltung
   2. Öffnen Sie mit Doppelklick in die unterste Zeile der Liste die verknüpfte Exit-Liste.
   3. Fügen Sie eine neue Formel oder einen Feld-Wert ein und geben Sie in der Spalte Relativer XML-Pfad als Wert mittels Datenzugriff  „@NameTest1“ ein.
   4. Speichern Sie die Liste.