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Wie lege ich eine Veranstaltungsvorlage für die Intranet WebApp an?

Wie lege ich eine Veranstaltungsvorlage für die Intranet WebApp an?

Legen Sie im Vollclient unter Vorlagen > Veranstaltungsvorlagen eine Vorlage für online buchbare Veranstaltungen an.

  • Öffnen Sie eine Veranstaltungsvorlage

    Öffnen Sie eine neue oder vorhandene Veranstaltungsvorlage. Es können sowohl betriebsspezifische Vorlagen oder auch verschiedene Vorlagen für einen Betrieb angelegt werden. Wenn die Vorlage nur online zur Verfügung stehen soll, stellen Sie die Vorlage auf Nicht aktiv. (Wie lege ich eine Veranstaltungsvorlage an?)

    Solange nur eine Veranstaltungsvorlage für Webbuchungen zur Verfügung steht, öffnet sich in der WebApp mit Klick auf new Neue Veranstaltung sofort das Eingabefenster der Veranstaltung. Wenn mehrere Vorlagen vorhanden sind, öffnet sich zuerst die Auswahl.

    Wichtig: Das Anlegen von mehreren Veranstaltungsvorlagen ist erst seit Bp Event Version 12.1j22 möglich. Um die Funktion für frühere Installationen zu ermöglichen, sind administrative Einstellungen nötig, wenden Sie sich dafür an Ihren Betreuer.

    1. Geben Sie bei einer neuen Vorlage den Namen an.
    2. Wählen Sie als Art der Vorlage „WebBuchung".
    3. Wählen Sie eine VA Musterveranstaltung mit den gewünschten Einstellungen.
    4. Veranstaltungsdaten kopieren: Geben Sie an, ob Zeiten, Räume und Ablauf der Musterveranstaltung beibehalten werden sollen.
    5. Vorgangsdaten kopieren: Wenn „Nur vom Typ Bestellung“ ausgewählt ist, wird für den Export und Import der Vorgangstyp Bestellung genommen, sonst Angebot.
    6. Geben Sie an, ob Artikel kopiert und mit aktuellen Preisen ausgezeichnet werden sollen, und ob die Gästeliste übernommen werden soll.
    7. Laden Sie ein Bild Bild für die Vorlage entweder import festplatte von Festplatte oder zwischenablage aus der Zwischenablage und wählen Sie im Feld Art, ob es sich um ein Icon oder ein Foto handelt. Die Art beeinflusst die Größe der Darstellung.
    8. Weisen Sie in der Werkzeugliste zu, für welche betrieb Betriebe die Vorlage zur Verfügung stehen soll.
    9. Wenn die Vorlage nur online zur Verfügung stehen soll, stellen Sie die auf Aktiv Nicht Nicht aktiv.
    10. save Speichern Sie Ihre Eingabe.
  • Schränken Sie die Buchungszeiten für die Vorlage ein

    Ab Bp Event Version 121T09 können die Zeiten, Wochentage und Daten, an denen Veranstaltungen gebucht werden können, pro Vorlage festgelegt werden. So stellen Sie sicher, dass keine Veranstaltungen z.B. am Wochenende oder während der Betriebsferien angefragt werden können. Auch die buchbaren Uhrzeiten lassen sich so auf die Betriebszeiten eingrenzen. Die Verfügbarkeit wird über uhr Zeitbereiche und Serie Serien definiert.
    Wichtig: Sobald für eine der verfügbaren Vorlagen ein Zeitbereich angegeben wird, muss in der WebApp erst ein Datum angegeben werden, bevor die verfügbaren Vorlagen angezeigt werden können. Vorlagen, die zum angefragten Datum oder der Uhrzeit nicht buchbar sind, werden ausgegraut.

    1. Legen Sie zuerst unter Administration Administration > uhr Zeitbereiche die gewünschten Zeitbereiche an  (Wie lege ich Zeitbereiche an?).
      Bsp.: Zeitbereich "Abendveranstaltung 2025 Wochentag", buchbar vom 01.01.2025 bis 31.12.2025 an allen Werktagen von 18:00 bis 23:30, ausgenommen 01. - 15.02.2025 (Betriebsferien)
      Wichtig: Bei der Zuweisung der Zeitbereiche wird oft nur das Kürzel angezeigt, formulieren Sie dieses unbedingt verständlich und eindeutig.
    2. Gehen Sie in der  Veranstaltungsvorlage zum Eingabefeld Verfügbare Zeitbereiche (Kürzel).
    3. Klicken Sie auf star Vorschlagswerte, um eine Liste aller vorhandenen Zeitbereiche zur Auswahl angeboten zu bekommen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
      Wichtig: Achten Sie unbedingt darauf, dass bei mehreren ausgewählten Zeitbereichen keine widersprüchlichen Angaben zur Verfügbarkeit gemacht werden!
      Bsp.: Laut Zeitbereich/Serie "AV25WT" ist eine Vorlage am 18.04.25 verfügbar, laut Zeitbereich "AV25FEI" nicht.
    4. Die Kürzel der Zeitbereiche können auch manuell eingegeben werden.
    5. Um die Verfügbarkeit einer Vorlage kurzfristig zu ändern, öffnen Sie den hinterlegten uhr Zeitbereich und die zugehörige Serie Serie. Entfernen Sie das gewünschte Datum aus der Serie.
      Bsp.: Eine Vorlage kann normalerweise jeden Tag gebucht werden, aber wegen eines hohen Krankenstandes können in dieser Woche keine Buchungen mehr angenommen werden.
    6. save Speichern Sie Ihre Eingabe.
  • Richten Sie eine Musterveranstaltung ein (Basis)

    Suchen und bearbeiten Sie die Musterveranstaltung.

    1. Geben Sie die folgenden Eckdaten ein:
      1. Personenzahl: leer
      2. Datum: beliebig weit in der Zukunft
      3. Vorgangstyp passend zur Einstellung in der Veranstaltungsvorlage
    2. Die folgenden Felder werden übernommen, wenn sie gepflegt sind:
      1. Kostenstelle der Veranstaltung beim Import im Rechnungsvorgang
      2. Anlass und Anlassgruppe
      3. Verantwortlicher
      4. Status
  • Richten Sie die Detailfelder der Musterveranstaltung ein
    1. Raumbuchungen: Geben Sie unter Veranstaltung > details Details > WebBuchung an, ob Raumbuchungen erlaubt sein sollen:
        1. Möglichkeit 1:
          Raumbuchungen sind nicht erlaubt, aber in der Musterveranstaltung sind Räume hinterlegt
          -> die Räume werden nicht angezeigt aber automatisch importiert
        2. Möglichkeit 2:
          Raumbuchungen sind erlaubt, und in der Musterveranstaltung sind Räume hinterlegt
          -> die Räume werden zur Auswahl angeboten und die ausgewählten Räume werden importiert
        3. Möglichkeit 3:
          Raumbuchungen sind nicht erlaubt, und es sind auch in der Musterveranstaltung keine Räume hinterlegt
          -> es werden keine Räume gebucht
    2. Einleitungstexte
      Wichtig: Diese Felder werden standardmäßig nicht angezeigt, können aber kundenspezifisch eingeblendet und angepasst werden.
      Geben Sie unter   Veranstaltung > details Details > Intranet ggf. Einleitungstexte für die Reiter Anfrage bzw. Ablauf der Veranstaltung ein. Die Texte erscheinen in der WebApp bei Buchung einer neuen Veranstaltung und können über HTML formatiert werden.
  • Legen Sie Vorgänge und Vorgangsartikel an

    Jeder Vorgang erscheint bei der Neubuchung einer Veranstaltung in der WebApp unter dem Punkt Artikelauswahl als eigener Reiter mit Artikeln. Beachten Sie, welchen Vorgangstyp Sie in der Vorlage zum Übernehmen ausgewählt haben ( Angebot oder Bestellung).

    1. Artikelanzahl angeben: Je nach Einstellung in der Vorlage werden in der WebApp Intranet unterschiedliche Eingaben im Aufklappmenü angeboten. Die freie Eingabe von abweichenden Werten ist aber trotzdem immer möglich.
      Auf eine Unter- bzw. Überschreitung von Mindest- oder Höchstbestellmengen wird automatisch hingewiesen. Die Höchst- und Mindestbestellmengen werden aus den Stammdaten der Artikel übernommen. Ausserdem wird hingewiesen, wenn die Personenzahl als Bestellmenge übernommen werden soll, aber noch nicht angegeben wurde.
      1. Möglichkeit 1: Nur Personenzahl auswählen
        Wenn in der WebApp ausschließlich die angegebene Personenzahl auch als Anzahl der Artikel übernommen werden soll, lassen Sie die Werte von Anzahl 1 und 2 leer.
      2. Möglichkeit 2: Auswahl zwischen Personenzahl und beliebiger Anzahl
        Wenn in der WebApp entweder die Personenzahl der Veranstaltung oder eine Anzahl frei ausgewählt werden sollen, geben Sie die Artikelanzahl 1 = 0 und Artikelanzahl 2 = leer an. Höhere Zahlen können manuell eingegeben werden.
      3. Möglichkeit 3: Anzahl fest vorbelegt
        Wenn in der WebApp die Anzahl der Artikel nicht frei wählbar, sondern schon fest vorbelegt sein soll, geben Sie die gewünschte Anzahl an.
    2. Speichen Sie die Musterveranstaltung und die Veranstaltungsvorlage mit allen individuellen Anpassungen.
    3. Um die Vorlage online verfügbar zu machen, löschen Sie ggf. den Cache und aktualisieren Sie die Webapp im Browser.
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