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Wie verwende ich ProjekteM?

Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben, das in unterschiedlichen Phasen verschiedene Veranstaltungen, Termine oder Aktivitäten umfassen kann. Es hat üblicherweise einen festen Anfangs- und Endtermin und dient der Erreichung eines Ziels, das mit internen oder externen Mitwirkenden möglichst effizient erreicht werden soll.

  • Öffnen Sie ein neues Projekt

    Ein Projekt zeichnet sich durch definierte Ziele, Termine und Aufteilung der Verantwortung aus. Diese Angaben werden auf der Basisseite des Projektes eingegeben.

    1. Gehen Sie zu Basis Basis > projekt Projekte > neu Neuanlage und wählen Sie ggf. den Betrieb.
    2. Der Reiter projekt Basis des Projekts öffnet sich.
    3. Geben Sie einen eindeutigen Namen für das Projekt ein.
    4. Geben Sie darunter ein Datum und ggf. Uhrzeiten für den Beginn und das Ende des Projektes an. Das Projekt wird unabhängig von seinem Status während des angegebenen Zeitraums im Kalender des allgemeinen Info Centers aufgeführt.
    5. Wenn Sie rechts unter dem Status und den Berechtigungen ein Wiedervorlagedatum eingeben, erscheint das Projekt zum gesetzten Zeitpunkt auf Ihrer Wiedervorlageliste.
    6. Beschreiben Sie die konkrete Zielsetzung des Projekts im Eingabefenster.
  • Vergeben Sie Rechte an dem Projekt

    An einem Projekt sind typischerweise mehrere Mitarbeiter beteiligt, die unterschiedliche Rechte haben können. Im oberen rechten Bereich des Fensters vergeben Sie die Berechtigungen.

    1. Geben Sie die Projektleitung an. Der aktuelle Benutzer wird automatisch vorgeschlagen.
    2. Vergeben Sie das Änderungsrecht am Projekt.
    3. Geben Sie an, welche Benutzer dem Projekt Objekte zuweisen dürfen.
      Bsp.: Veranstaltungen, Termine, Briefe
  • Geben Sie Mitarbeiter als Projekt-Teilnehmer an

    In einem Projekt können Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen mit verschiedenen Funktionen involviert sein. Als Projekt-Teilnehmer können nur Bp Event Benutzer hinzugefügt werden.

    1. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des obersten Eingabefensters Mitarbeiter auf neu Neuanlage.
    2. Wählen Sie den Mitarbeiter mit Doppelklick oder treffen eine Mehrfachauswahl mit gedrückter Strg-Taste und ok Übernehmen.
    3. Weisen Sie einzelnen Mitarbeitern in der Spalte Funktion über die erweiterbare Auswahlliste eine Position zu.
    4. Begrenzen Sie die Mitwirkung zeitlich über das Start- und Enddatum für jeden einzelnen Mitarbeiter.
  • Informieren Sie projektbeteiligte Mitarbeiter

     Bp Event-Benutzer, die als projektbeteiligte Mitarbeiter eingegeben sind, können auf unterschiedlichen Wegen direkt zum Projekt informiert werden.

    1. Senden Sie über die Werkzeugleiste eine mail Interne Nachricht an alle markierten Mitarbeiter. Das Projekt ist im Betreff vorbelegt und mit der Nachricht verknüpft.
    2. Legen Sie über die Werkzeugleiste eine meldung Aktivität für alle markierten Mitarbeiter an, die direkt in deren Kalender und Erinnerungen übernommen wird. Das Projekt ist im Betreff vorbelegt und mit der Aktivität verknüpft.
    3. Legen Sie über die Werkzeugleiste einen termine Termin für alle markierten Mitarbeiter an, der direkt in deren Kalender und Erinnerungen übernommen wird. Das Projekt ist im Betreff vorbelegt und mit dem Termin verknüpft.
    4. Aktivieren Sie in der Werkzeugleiste den Button Benachrichtigen, um alle Teammitglieder, die in der entsprechenden Spalte ein Häkchen haben, automatisch über Änderungen am Projekt zu informieren.
  • Verknüpfen Sie externe Adressen mit dem Projekt

    Personen, die an dem Projekt beteiligt aber keine Bp Event-Benutzer sind, werden als Adressen eingegeben.

    1. Klicken Sie auf dem Reiter Ansprechpartner Adressen > neu Neuanlage in der horizontalen Werkzeugleiste.
    2. Geben Sie den Namen des Ansprechpartners bei Suchwörter ein oder suchen über neu Erweiterte Suche nach einem Personenkreis.
    3. Wählen Sie die Adresse mit Doppelklick oder treffen eine Mehrfachauswahl mit gedrückter Strg-Taste und ok Übernehmen.
    4. Weisen Sie einzelnen Adressen in der Spalte Funktion über die erweiterbare Auswahlliste eine Position zu.
      Bsp.: Hotel, Lieferant, Location, Agentur
    5. Vergeben Sie über Typing Stichwort zuweisen in der Werkzeugleiste des Eingabefensters ein datiertes Stichwort an alle markierten Adressen.
      Bsp.: Projekt Messe Stuttgart
  • Informieren Sie andere Projektbeteiligte

    Kontaktieren Sie weitere Projektbeteiligte über den Reiter Ansprechpartner Adressen.

    1. Markieren Sie die gewünschten Adressen mit gedrückter Strg-Taste und Linksklick.
    2. Wählen Sie in der Werkzeugleiste Briefe Brief/E-Mail oder Brief Serienbrief anlegen und wählen Sie die entsprechende Textvorlage mit Doppelklick. Das Projekt ist im Betreff vorbelegt und mit der E-Mail verknüpft.
    3. Legen Sie über die Werkzeugleiste einen termine Termin für alle markierten Adressen an. Das Projekt ist im Betreff vorbelegt und mit dem Termin verknüpft.
  • Verknüpfen Sie Dokumente zu dem ProjektM

    Mit dem Modul Dokumentenablage* verknüpfen Sie beliebige Dokumente aus Bp Event oder aus externen Quellen mit einem Projekt, um beispielsweise Verträge oder Preislisten von Lieferanten eindeutig zuzuweisen.

    1. Klicken Sie auf dem Reiter Dokumentenablage Dokumente > neu Neuanlage in der horizontalen Werkzeugleiste und öffnen Sie ein neues Dokumentenpaket.
    2. Um ein externes Dokument von Ihrem Computer oder Netzwerk zu verknüpfen, wählen Sie import festplatte Dateien anhängen und suchen das gewünschte Dokument.
    3. Wählen Sie Dokumentenablage Allgemeine Dokumente anhängen, um eine Datei aus der Ablage „Allgemeine Dokumente“ zu verknüpfen.
  • Exportieren Sie Dokumente aus dem ProjektM

    Dokumente aus dem Projekt können in andere Dokumentenpakete innerhalb von Bp Event oder extern gespeichert werden, um sie in anderem Zusammenhang wiederzuverwenden.

    1. Öffnen Sie das Dokumentenpaket.
    2. Kopie Kopieren Sie über die horizontale Werkzeugleiste ein Dokument, das zu einem Dokumentenpaket gehört, entweder innerhalb des Pakets oder DokumentenAblage Liste in ein anderes Paket.
    3. export festplatte Speichern Sie ein Dokument extern auf Ihrem Computer oder Netzwerk.
  • Verknüpfen Sie weitere Objekte mit dem Projekt

    Beliebige Datensätze aus Bp Event wie Veranstaltungen, Termine oder Briefe können mit einem Projekt verknüpft werden. Außerdem können auch einzelne Projekte zu einem führenden Projekt verknüpft werden.

    1. Klicken Sie auf dem Reiter projekt objekt Objekte > neu Neuanlage und die Art des gewünschten Objekts in der horizontalen Werkzeugleiste.
    2. Um ein vorhandenes Objekt zu verknüpfen, suche Suchen Sie das gewünschten Objekt und wählen Sie es mit Doppelklick aus.
    3. Um ein neues Objekt anzulegen und direkt zu verknüpfen, wählen Sie neu Neuanlage.
    4. Einen Überblick über alle mit dem Projekt verknüpften Daten erhalten Sie auf dem Reiter infocenter Info Center des Projekts mit Kalendersicht und Wiedervorlage (Wie verwende ich den Kalender? bzw. Wie verwende ich die Wiedervorlage?).
  • Hinterlegen Sie Detailinfos und einen Schlussbericht

    Hinterlegen Sie für spätere Auswertungen einen Schlussbericht und Details zum Projekt. 

    1. Gehen Sie zum Reiter details Details & Schlussbericht. Der Schlussbericht kann erst nach Abschluss des Projektes (ab dem letzten Tag) eingegeben werden.
    2. Die Detailfelder des Schlussberichtes werden laut betrieblichen Anforderungen festgelegt.
    3. Die Eingabe des Schlussberichtes hat keine direkte Auswirkung auf den Status des Projekts. Um ein Projekt abzuschließen, muss der Status auf dem Reiter projekt Basis manuell geändert werden.
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