Mit vielen Vorlagen für den Schriftverkehr sind Anhänge verknüpft, die automatisch mit einer E-Mail versendet werden. Für fremdsprachige E-Mails sind auch ebensolche Anhänge sinnvoll. 

1. Legen Sie die Übersetzungen der Anhangvorlagen an (Legen Sie fremdsprachige Versionen von Textvorlagen an).
2. Fügen Sie auf dem Reiter Anhänge der E-Mail-Vorlage sowohl die deutschen als auch die fremdsprachigen Anhänge hinzu:
   1. Mehrsprachige Bp-Textvorlagen als Anhang erhalten keinen Sprachfilter, weil sie automatisch in der Sprache der Adresse/des Briefes angehängt werden.
      Bsp.: Bp-Textvorlage mit Übersetzungen "Angebot mit Nettosummen"
   2. Wählen Sie für Datenblätter oder externe Dokumente in der Spalte Sprachfilter diejenigen Sprachen aus, für die sie angehängt werden sollen.
      Bsp.: "How to find us.pdf" für die Briefsprachen Englisch, Niederländisch und Polnisch, "Où nous trouver.pdf" für Französisch
   3. Bilddateien, Visitenkarten, Kalendereinträge und ähnliche brauchen keinen Sprachfilter, sie werden immer angehängt.

Ein Hunspell Wörterbuch erlaubt den Benutzern die Rechtschreibprüfung in Textfeldern und Textvorlagen. Aufgrund lizenzrechtlicher Bestimmungen kann diese Rechtschreibprüfung nicht direkt vorinstalliert werden.

1. Legen Sie einen Ordner für das Wörterbuch an
   1. Für Serveranwendungen: C:\Bp Event\Bp Event Server\Application\Server Database\Resources\Hunspell
   2. Für Einzelplatz: C:\Bp Event\Bp Event Standalone\ Application\Database\Resources\Hunspell
2. Gehen Sie zu Hunspell Wörterbücher Deutsch (https://www.j3e.de/hunspell/) und wählen Sie die aktuellste Datei für Ihren Standort aus.
3. Entpacken Sie die heruntergeladene ZIP-Datei in das eben angelegte Verzeichnis.
4. Melden Sie sich von der Anwendung ab und erneut an.
5. Wählen Sie unter  Administration >  Einstellungen >  Unternehmen >  Einstellungen > Wörterbuch > Deutsch - Hunspell aus.
6. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Bei längeren Textvorlagen kann es schwierig werden, die Qualität der automatischen Übersetzungen sicherzustellen. Dabei hilft die automatische Prüfung der Einträge, die als Wörterbuchbezug eingefügt wurden.
Hinweis: Übersetzungen, die als Text eingefügt wurden, werden hierbei nicht erfasst.

1. Öffnen Sie unter  Einrichtung >  Übersetzungen >  Prüfung das Anzeigefenster.
2. Wählen Sie aus, welche Wörterbuchbezüge Sie angezeigt bekommen möchten:
   die Bezüge, für die keine Übersetzung gefunden wurde
    die Bezüge, für die nur eine unvollständige Übersetzung gefunden wurde
   die Bezüge, für die eine einhundertprozentig passende Übersetzung gefunden wurde
   Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
3. Öffnen Sie erst danach die gewünschte Textvorlage in der richtigen Sprache.
4. Im Ergebnisfenster sehen Sie die gefunden Bezüge in der Reihenfolge des Auftretens.
5. Sortieren Sie die Ergenisse alphabetisch oder kopieren Sie sie zur besseren Bearbeitung in die Zwischenablage.
6. Lassen Sie sich über Details anzeigen, in welcher Vorlage oder Formel die Referenz erscheint.
7. Korrigieren und ergänzen Sie die Wörterbuchbezüge und rufen Sie die Textvorlage noch einmal auf.

Benutzer mit administrativen Rechten dürfen eine unbegrenzte Anzahl an verfügbaren Fremdsprachen anlegen und für unterschiedliche Bereiche der Anwendung freigeben. Die unter  Administration >  Einstellungen >  Unternehmen >  Einstellungen > Standardsprache angegebenen Sprache wird hier nicht angezeigt. Wird dort nichts eingegeben, gilt Deutsch als Standardsprache.

1. Gehen Sie zu Administration > Sprachen > Neu.
2. Geben Sie den Namen der neuen Sprache und ein Kürzel an. Ein alternativer Name wird automatisch vorbelegt, ist aber änderbar und optional. Weisen Sie optional eine Flagge zu, die als Icon für diese Sprache angezeigt wird.
3. Über die Sortiernummer legen Sie die Reihenfolge fest, in der die Sprachen angezeigt werden. Bei identischer Sortiernummer wird alphabetisch sortiert.
4. Wählen Sie aus der Auswahlliste ein Wörterbuch für die Maschinenübersetzung aus (Installieren Sie Hunspell Wörterbücher).
5. Schalten Sie die Sprachauswahl frei:
   1. Für  Adressen, um eine Spracheinstellung pro Adresse bzw. Kontaktperson zu erlauben. Wenn einer Adresse eine Fremdsprache zugewiesen wird, werden automatisch ggf. vorhandene Briefvorlagen in dieser Sprache aufgerufen.
   2. Für  Artikel, um die Eingabe von fremdsprachigen Artikeltexten zu ermöglichen, die für mehrsprachige Textvorlagen benötigt werden.
   3. Für Briefe/E-Mails, um fremdsprachige Versionen von deutschen Briefen oder anderen Textvorlagen abzuspeichern (Briefe, E-Mails, Angebote, Menükarten etc.).
   4. Wenn in dieser Sprache keine Textvorlagen gepflegt werden sollen, geben Sie mit Klick auf das Aufklappdreieck  eine Ersatzsprache an. Für Adressen mit der neuen Sprache werden dann Briefe in dieser Ersatzsprache angeboten.
      Bsp.: In einer Adresse kann "Niederländisch" zugewiesen werden, es werden aber keine Textvorlagen in Niederländisch gepflegt. Ersatzweise wird hier "Englisch" ausgewählt, die Kunden bekommen englische Textvorlagen.
6. Speichern Sie Ihre Eingaben oben links.

Legen Sie direkt in der Textvorlage fremdsprachige Versionen an, die für Kundenausdrucke in der jeweiligen Sprache zur Verfügung stehen.

1. Öffnen Sie über Vorlagen > Textvorlagen > Suchen die gewünschte deutsche Textvorlage.

Ab Version 12.1:

2. Öffnen Sie über  Sprache hinzufügen einen zusätzlichen Reiter für die fremdsprachige Vorlage. Es werden alle Sprachen zur Auswahl angeboten, die unter  Administration >  Sprachen angelegt und für  Briefe/E-Mails aktiviert sind.
3. Geben Sie die fremdsprachige Textvorlage ein, und bearbeiten Sie sie ggf. mit Hilfe des  Wörterbuches. Wenn kein Text eingegeben wird, wird der Reiter für diese Sprache beim Schließen automatisch wieder entfernt.
4. Um der Briefvorlage ein passendes mehrsprachiges Anschreiben zuzuweisen, wählen Sie im oberen Teil der Textvorlage eine entsprechende  Textvorlage aus. Wenn ein Brief auf Basis der mehrsprachigen Vorlage erstellt wird, wird dann automatisch auch auf das Anschreiben in derselben Sprache zurückgegriffen.
5. Um den Betreff eines mehrsprachigen Briefes anzupassen, klicken Sie auf  Betreff über Formel und hinterlegen Sie eine entsprechende  Formel (mit den Funktionen "Dictionary Translate" und "Current Language").

Versionen vor 12.1:

2. Speichern Sie das Vorlagendokument extern über Datei > Speichern unter in der Werkzeugleiste des Reiters Text.
3. Wählen Sie im Feld Sprache der Vorlage die gewünschte Zielsprache.
4. Öffnen Sie die Vorlage erneut über Datei > Öffnen in der Werkzeugleiste des Reiters Text.
   Hinweis: Wenn Sie den Originaltext über Strg+A, Strg+C und Strg+V von einer Sprache in die andere kopieren, bleiben zwar die Texte und Datenbankbezüge erhalten, nicht aber das Seitenlayout.

Speichern Sie oben links.

Wie lege ich eine Veranstaltungsvorlage an?

• Öffnen Sie eine neue Veranstaltungsvorlage

  Veranstaltungsvorlagen werden auf Basis von bereits vorhandenen Veranstaltungen angelegt. Bevor eine Vorlage erstellt werden kann, muss deshalb die sog. "Musterveranstaltung" existieren, die dann als Vorlage gespeichert wird. Verwenden Sie hierfür entweder eine echte, gut durchgeplante Veranstaltung, oder legen Sie eine solche Veranstaltung nur zu diesem Zweck an.

  1.  Gehen Sie in der Funktionsleiste zu  Vorlagen >  Veranstaltungen >  Neuanlage und wählen Sie ggf. den Betrieb*.
  2. Wählen Sie die Art der Veranstaltung aus der Auswahlliste und geben Sie der Vorlage einen möglichst aussagekräftigen Namen. Unter dem hier gewählten Namen wird die Vorlage bei der Veranstaltungsneuanlage zur Auswahl angeboten.
     Hinweis: Tischreservierungs-Veranstaltungen wählen Sie im nächsten Schritt über den Veranstaltungstyp aus.
  3. Einige Daten der Veranstaltung können, müssen aber nicht in die Vorlage übernommen werden. Für Vorlagen zu Tischreservierungsveranstaltungen stehen nicht sämtliche Optionen zur Verfügung:
     a) Zeiten, die aus der Vorlage beibehalten werden, überschreiben die Buchungszeiten, die für die neue Veranstaltung ausgewählt sind.
     b) Räume können vorbelegt werden, bei Doppelbuchung wird gewarnt.
     c) Der Veranstaltungsablauf kann (ggf. inklusive Verknüpfung mit einem Vorgang) kopiert werden.
  4. Es können entweder alle Arten von Vorgängen (Angebot, Bestellung, Rechnung) oder nur einzelne kopiert werden. Aktivieren Sie mit einem Häkchen unter Vorgangsdaten kopieren > Nur vom Typ, um ausschliesslich Angebote, Bestellungen oder Rechnungen zum Kopieren anzubieten.
  5. Legen Sie fest, dass die Artikel kopiert werden und setzen Sie den Haken Preise aktualisiert wenn nicht die Preise aus der Musterveranstaltung, sondern die jeweils tagesaktuellen Preise übernommen werden sollen.
  6. Aus Bestellungen können auch ganze Gästelisten übernommen werden.
  7. Die ausführliche Beschreibung der Vorlage erscheint bei der Veranstaltungsneuanlage mit Vorlage. Diese detaillierte Beschreibung mit Angaben zu Vorbelegungen, möglichen Szenarien und Vorlagenempfehlungen ist sehr hilfreich, vor allem wenn mehrere Vorlagen zur Auswahl stehen.
• Wählen Sie eine Musterveranstaltung aus

  Wenn Sie festgelegt haben, welche Daten der Veranstaltungsvorlage kopiert werden sollen, wählen Sie die Veranstaltung aus, die als Muster dienen soll.

  1. Mit Linksklick auf  Musterveranstaltung öffnen Sie die Veranstaltungssuche.
  2. Wählen Sie den passenden VA-Typ (Normal, Tischreservierung, Lieferservice oder Intern), um nur passende Veranstaltungen als Muster angeboten zu bekommen.
  3. Suchen Sie die gewünschte Veranstaltung und wählen Sie sie mit Doppelklick aus der Liste der Ergebnisse aus.
     Hinweis: Achten Sie darauf, dass die Musterveranstaltung nicht abgeschlossen ist.
  4. Geben Sie an, zu welchem Tag die Musterveranstaltung gespeichert werden soll (bisheriges Datum Beibehalten, Heute, Auswählen). Das Datum dient lediglich als Referenzdatum und wird in die aus der Vorlage angelegten Veranstaltungen nicht übernommen.
  5. Nehmen Sie ggf. Änderungen vor und speichern die Mustervorlage über .
  6. Die Musterveranstaltung wird unter einer neuen Veranstaltungsnummer und nur mit den ausgewählten Daten gespeichert.
  7. Die Vorlage und deren Musterveranstaltung kann jederzeit geändert werden.
  8. Speichern und schließen Sie die Veranstaltungsvorlage.
• Legen Sie To-Do-Listen zu Veranstaltungsvorlagen an

  Immer wieder gleiche Aufgaben, die mit bestimmten Veranstaltungen verbunden sind, können schon in der Vorlage mit angelegt werden. Die To-Do-Liste wird dann bei der Neuanlage von Veranstaltungen aus dieser Vorlage übernommen.

  1. Öffnen Sie eine  Veranstaltungsvorlage und klicken Sie auf  Muster öffnen.
  2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf  To-Do und legen Sie eine neue Liste mit Aufgaben an (Legen Sie eine neue To-Do-Liste zu einem Datensatz an).
  3.  Speichern Sie die To-Do-Liste und die Veranstaltungsvorlage.

Layout Ablauf

Layout Artikel

Layout Listenwesen Ablauf

Layout Kopf 1. Seite

Layout Kopf Folgeseiten

Layout Fuß

Layout Fuß letzte Seite

Serien- und Mehrtagesliste

Teile

Utensilien

Veranstaltungs- und Vorgangsräume

Vorgangs- Kopf und Vorgangsliste

Aktivieren Sie vorhandene Standardlisten

Die Bp Event Datenbank wird mit vielen Standardlisten ausgeliefert. Aktivieren Sie die Listen vor der ersten Verwendung für den Gebrauch.

1. Öffnen Sie alle vorhandenen Listen unter  Einrichtung > Listenwesen > Listenwesen.
2. Aktivieren Sie das Feld  Nur Standardlisten in der horizontalen Werkzeugleiste.
3. Aktivieren Sie die gewünschten Listen mit einem Haken in der ersten Spalte Aktiv.
4. Schließen Sie das Eingabefenster über  oben rechts.
5. Die Standardlisten werden an den dafür vorgesehenen Stellen angezeigt.
   Bsp.: Dublettensuche Adressen; Raumbelegungsstatistik; Umsatzstatistik