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Creating data processing purposes

  • Geben Sie Verarbeitungszwecke für die Daten vor

    Personal data may only be further used for specified purposes. Each customer communication must be assignable under one of the specified purposes.

    1. Gehen Sie zu   Administration > expand Verarbeitungszwecke > neu Neuanlage.
    2. Geben Sie einen Namen für einen Verabeitungszweck ein. Wählen Sie einen sprechenden und hinreichend weit gefassten Begriff.
      Bsp.: Newsletter, Business Events, Kundenaktionen
    3. Assign a place on the list via the sorting number to place important purposes higher up.
    4. Use the checkboxes to select whether the purpose for the data collection and or for the data processing for advertising purposes should be offered.
    5. Geben Sie unter Vorbelegung in der Datenerhebung vor, ob ein Verarbeitungszweck fest mit einer rechtlichen Grundlage und/oder Angabe zur Datenherkunft verbunden sein soll, und ob die Auswahllisten durch den Benutzer erweiterbar sein sollen.
  • Geben Sie Löschfristen für die Datenverarbeitung vor

    Personal data may not be kept indefinitely, therefore correspondence must also be deleted after a reasonable period of time depending on the purpose of use. Coordinate the deletion periods with your data protection expert and, if necessary, other experts (tax advisor); these differ depending on the purpose of use and from company to company. In addition to legal requirements, operational circumstances also play a role here.

    1. Geben Sie eine Löschfrist für Adressen/Ansprechpartner (in Tagen) ein. In der Adresse selbst wird der Beginn der Löschfrist angegeben.
    2. Geben Sie eine Löschfrist für Kommunikation (Briefe, E-Mails, Kontaktnotizen) ein. Diese Löschfrist muss kürzer oder gleich der Löschfrist für die Adressen sein.
  • Legen Sie die möglichen Medien für die spätere Datenverarbeitung fest

    Die spätere Kontaktaufnahme zu Werbezwecken darf nur über genehmigte Medien erfolgen. Unter Datenverarbeitung zu Werbezwecken werden die zur späteren Kommunikation angebotenen Medien angelegt.

    1. Standardmäßig werden für die spätere Kommunikation die Kontaktmedien Telefon, Brief und E-Mail angeboten.
    2. Um weitere Medien anzubieten, gehen Sie zu Administration Administration > Administration Einstellungen > Datennutzung Datenverarbeitung.
    3. Geben Sie neue Medien über die benutzerdefinierten Felder "Weiteres Kommunikationsmedium 1" und "Weiteres Kommunikationsmedium 2" an. Im Eingabefenster zur Datenverarbeitung erscheint das Feld unter dem benutzerdefinierten Namen, in Listen als "Medium1" bzw. "Medium2".
      Bsp.: Twitter, Facebook