Wie lege ich Datenverarbeitungszwecke an?

Geben Sie Verarbeitungszwecke für die Daten vor

Personenbezogene Daten dürfen nur für festgelegte Zwecke weiterverwendet werden. Jede Kundenkommunikation muss unter einem der vorgegebenen Zwecke zuzuordnen sein.

  1. Gehen Sie zu  Administration > expand Verarbeitungszwecke > neu Neuanlage.
  2. Geben Sie einen Namen für einen Verabeitungszweck ein. Wählen Sie einen sprechenden und hinreichend weit gefassten Begriff.
    Bsp.: Newsletter, Business Events, Kundenaktionen
  3. Weisen Sie über die Sortiernummer einen Platz auf der Liste zu, um wichtige Zwecke weiter oben zu platzieren.
  4. Wählen Sie über die Auswahlkästchen aus, ob der Zweck für die Datenerhebung und oder für die Datenverarbeitung zu Werbezwecken angeboten werden soll.
  5. Geben Sie unter Vorbelegung in der Datenerhebung vor, ob ein Verarbeitungszweck fest mit einer rechtlichen Grundlage und/oder Angabe zur Datenherkunft verbunden sein soll, und ob die Auswahllisten durch den Benutzer erweiterbar sein sollen.

Geben Sie Löschfristen für die Datenverarbeitung vor

Personenbezogene Daten dürfen nicht unbefristet aufbewahrt werden, deshalb muss auch Korrespondenz je nach Verwendungszweck nach einer angemessenen Frist gelöscht werden. Stimmen Sie die Löschfristen mit Ihrem Datenschutzexperten und gegebenenfalls anderen Experten (Steuerberater) ab, diese unterscheiden sich je nach Verwendungszweck und von Unternehmen zu Unternehmen. Neben gesetzlichen Auflagen spielen hier auch betriebliche Gegebenheiten eine Rolle.

  1. Geben Sie eine Löschfrist für Adressen/Ansprechpartner (in Tagen) ein. In der Adresse selbst wird der Beginn der Löschfrist angegeben.
  2. Geben Sie eine Löschfrist für Kommunikation (Briefe, E-Mails, Kontaktnotizen) ein. Diese Löschfrist muss kürzer oder gleich der Löschfrist für die Adressen sein.

Geben Sie Medien für die Datenverarbeitung vor

Die spätere Kontaktaufnahme zu Werbezwecken darf nur über genehmigte Medien erfolgen. Unter Datenverarbeitung zu Werbezwecken werden die zur späteren Kommunikation angebotenen Medien angelegt.

  1. Standardmäßig werden für die spätere Kommunikation die Kontaktmedien Telefon, Brief und E-Mail angeboten.
  2. Um weitere Medien anzubieten, gehen Sie zu AdministrationAdministrationAdministration EinstellungenDatennutzung Datenverarbeitung.
  3. Geben Sie neue Medien über die benutzerdefinierten Felder "Weiteres Kommunikationsmedium 1" und "Weiteres Kommunikationsmedium 2" an. Im Eingabefenster zur Datenverarbeitung erscheint das Feld unter dem benutzerdefinierten Namen, in Listen als "Medium1" bzw. "Medium2".
    Bsp.: Twitter, Facebook
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