Setting up work time clockingM
- Definieren Sie das Standardverhalten in der Arbeitszeiterfassung
- Gehen Sie auf dem Reiter Administration zu Einstellungen > Veranstaltungen > Personalplanung > Arbeitszeiterfassung.
- Legen Sie fest, ob in Listen Wiederholungstexte wie das Datum oder die Veranstaltung angezeigt werden sollen oder nicht.
- Legen Sie fest, ob ein Feld (im Dialogfenster) bzw. eine Spalte (in der Liste) für den Umsatz während der Arbeitszeit eingeblendet werden sollen.
- Definieren Sie ggf. Freifelder, die im Dialog zur Arbeitszeiterfassung bzw. in der Liste angezeigt werden.
- Ein Freifeld kann auch über eine Vorschlagsformel automatisch belegt werden.
- Stellen Sie Regeln für die Zeiterfassung ein
Es gibt administrative Einstellungen sowohl zur Zeiterfassung im Vollclient, als auch zur Zeiterfassung über die ZeiterfassungsApp.
- Arbeitszeit speichern: Berechtigungsregel zum Speichern einer Arbeitszeit
Bestimmt z.B. berechtigte Benutzer oder Benutzergruppe, mögliche Zeitpunkte oder andere Bedingung für die Neuanlage oder Änderung von Arbeitszeiten - Pausen berechnen: Berechungsregel für Pausenzeiten in der Arbeitszeiterfassung
Bestimmt die gesetzlichen und betrieblichen Vorgaben zur automatischen Berechnung von Pausenzeiten im Verhältnis zur geleisteten Arbeitszeit - Pausen ändern: Berechtigungsregel zum Ändern von Pausenzeiten in der Arbeitszeiterfassung
Bestimmt z.B. berechtigte Benutzer oder Benutzergruppen, mögliche Zeitpunkte oder andere Bedingung für die nachträgliche Änderung von erfassten Pausenzeiten - Erfasste Zeiten prüfen: Prüfregel für Warnhinweis "Prüfen"
Bestimmt, unter welchen Bedingungen erfasste Arbeitszeiten unter Personal > Zeitkontrolle als überprüfenswert hervorgehoben werden
Alle Arbeitszeiten, zu denen eine Bemerkung des Mitarbeiters eingetragen wurde, werden automatisch mit „Prüfen“ markiert.
Bsp.: Abweichung der Dienst- und Arbeitszeiten - Arbeitszeit beginnen: Prüfregel zum Beginn einer Arbeitszeit in der WebApp
Bestimmt, unter welchen Bedingungen bei Beginn der Arbeitszeit ein Hinweis auf eine Unregelmäßigkeit erscheint und eine Bemerkung erzwungen wird
Alle Arbeitszeiten, zu denen eine Bemerkung des Mitarbeiters eingetragen wurde, werden automatisch mit „Prüfen“ markiert.
Bsp.: zu früher oder zu später Beginn der Arbeitszeit - Arbeitszeit beenden: Prüfregel zum Beenden einer Arbeitszeit in der WebApp
Bestimmt, unter welchen Bedingungen bei Beenden der Arbeitszeit ein Hinweis auf eine Unregelmäßigkeit erscheint und eine Bemerkung erzwungen wird
Alle Arbeitszeiten, zu denen eine Bemerkung des Mitarbeiters eingetragen wurde, werden automatisch mit „Prüfen“ markiert.
Bsp.: zu frühes oder zu spätes Beenden der Arbeitszeit
- Arbeitszeit speichern: Berechtigungsregel zum Speichern einer Arbeitszeit
- Richten Sie die Arbeitsvertragstypen ein
Je nach gewähltem Vertragstyp können Sie unterschiedliche Regeln, Detailfelder für die Zeitkonten oder mögliche Dienstkategorien angeben. Wenn keine speziellen Regeln für einen Typ definiert sind, gelten standardmäßig die Regeln aus Allgemeine Einstellungen > Personalplanung bzw. Arbeitszeiterfassung.
- Gehen Sie zum Reiter Personal > Einrichtung > Vertragstyp.
- Open a new contract type at New creation or search for an existing type.
- Um später die ZeiterfassungsApp verwenden zu können, aktivieren Sie das Zeitkonto.
- Stellen Sie Regeln zur Personalplanung (Stellen Sie Vorbelegungen und Regeln für Dienstplaner und Dienste ein), zur Arbeitszeiterfassung (Stellen Sie Regeln für die Zeiterfassung ein) und zur Zeitkontrolle ein, die nur speziell für den gewählten Vertragstyp zur Verfügung stehen.
- Zusätzlich stellen Sie ein:
- eine Serie von Stichtagen, zu denen das Arbeitszeitkonto abgeschlossen wird
- eine Pflegeliste für die Verbuchung von Zeitabschlüssen
- Datenblätter fürVeranstaltungsdaten, Mitarbeiterdaten, Dienstdaten und Arbeitszeitdaten, die in der WebApp erscheinen.
- Im Feld Dienstkategorien wählen Sie aus, welche der unter Administration > Einstellungen > Veranstaltungen > Personalplanung angelegten Kategorien für den Vertragstyp zur Auswahl stehen sollen. Mit dem Häkchen arlauben Sie die Anzeige und Nutzung der Kategorie auch in der ZeiterfassungsApp.
- Richten Sie die möglichen Aktionen in der Zeiterfassung WebApp ein
Für die Zeiterfassung WebApp richten Sie eine unbegrenzte Anzahl von möglichen Aktionen ein, die dem Benutzer zur Auswahl angeboten werden. Die Aktionen Bemerkung und Pauschale Pause sind vorgegeben und können weder geändert noch deaktiviert werden. Alle anderen Aktionen können deaktiviert oder gelöscht werden.
- Gehen Sie zum Reiter Personal > Einrichtung > Zeiterfassungsaktionen.
- Open a new action with New creation or search for an existing action.
- Geben Sie der Aktion einen Namen, sowie zwei Beschriftungen für die Schaltfläche in der WebApp – eine für den Beginn, die zweite für das Fortsetzen der Aktion.
Bsp.: Name der Aktion: Dienst – Beschriftung Aktion starten: Dienst beginnen – Beschriftung Aktion fortsetzen: Dienst fortsetzen. - Mit Aktion startet eine Pause legen Sie fest, ob die Zeit für diese Aktion als Arbeitszeit gewertet wird oder nicht. Sie unterscheiden so zwischen unterschiedlichen Dienst- oder Pausenarten.
Bsp.: Dienst, Dienstgang, Anfahrt gelten als Arbeitszeit; Essenspause, Zigarettenpause als Pausenzeit - Die Aktion Dienstende beendet die Zeiterfassung. Name und Beschriftung können geändert werden, aber die Eigenschaft "Beendet die Zeiterfassung" ist fest vorbelegt und nur für diese Aktion möglich.
- Richten Sie die Zeiterfassung über Terminal (RFID) ein
Zusätzlich zur Nutzung der Zeiterfassung über ein mobiles Endgerät kann ein Terminal bereitgestellt werden, an dem die Mitarbeiter sich z.B. per RFID Chip/Karte anmelden. Der RFID Chip simuliert beim Scannen die schneller Tastatureingabe seiner eigenen ID. Dabei muss die Seite den Focus haben und kann nicht im Hintergrund auf die Eingabe reagieren.
Wir empfehlen einen Rechner mit einem Touchscreen ohne Tastatur. Legen Sie auf dem Desktop eine Verknüpfung zum Browser (z.B. Chrome) an, und lassen Sie den Browser im „Kiosk“ Modus starten, so dass einzelne Benutzer die Adresse nicht ändern und den Browser nicht schließen können.
- Erstellen Sie für jeden Benutzer, der sich über RFID-Chip anmelden können soll, ein Webanmeldeticket:
- Gehen Sie zu Einrichtung > Web > Webanmeldetickets > Neuanlage.
- Wählen Sie den Namen eines Benutzers oder einer Benutzergruppe aus der Auswahlliste aus.
- Aktivieren Sie die Mehrfachverwendung des Tickets und setzen Sie die Gültigkeit auf einen hohen Wert. Mit der Eingabe "0" bleibt das Anmeldeticket bis zum Ende des Arbeitsvertrages gültig.
- Kopieren Sie das Webanmeldeticket auf Nachfrage in die Zwischenablage.
- Erstellen Sie eine Abkürzung der Webadresse mit dem Namen der Chip-ID:
- Gehen Sie zu Einrichtung > Web > Webadresse Abkürzung > Neuanlage.
- Geben Sie als Webadresse eine URL in der Form "<server>:<port>/bpwebapp/zeiterfassung/index.html?logon_ticket=<logonticket>" ein.
- Aktivieren Sie die Mehrfachverwendung der Abkürzung und setzen Sie die Gültigkeit auf einen hohen Wert. Mit der Eingabe "0" bleibt das Anmeldeticket bis zum Ende des Arbeitsvertrages gültig.
- Starten Sie das Terminal im "Kiosk"-Modus:
- Legen Sie in der Desktopanwendung eine Verknüpfung zu einem Browser (z.B. Chrome) an, der das Öffnen in einem "Kiosk"-Modus unterstützt.
- Die URL für das Terminal ist "<server>:<port>/bpwebapp/zeiterfassung/terminal.html", wenn ausschließlich die Arbeitszeit erfasst werden soll.
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Die URL für das Terminal ist "<server>:<port>/bpwebapp/zeiterfassung/terminalplus.html", wenn alle anderen Funktionen der WebApp auch zur Verfügung stehen sollen.
- Erstellen Sie für jeden Benutzer, der sich über RFID-Chip anmelden können soll, ein Webanmeldeticket: