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Bestandsartikel

Ergänzt die Funktion des Artikels zur Bestandsverwaltung von Equipment- und Mobiliarbeständen im Lager. Bei Überbuchung des Bestandes erhält der Mitarbeiter eine Warnung und kann reagieren. Bei „Bruch“ kann der Artikel dem Kunden direkt zum Wiederbeschaffungspreis in Rechnung gestellt werden.

  • Öffnen Sie einen neuen Bestandsartikel

    BestandsartikelM sind Vermögenswerte bzw. Ressourcen, die sich durch den Verkauf nicht verbrauchen. Deshalb ist es wichtig, ihre Rückführung nach einer Veranstaltung sicherzustellen.

    1. Legen Sie einen neuen artikel Artikel an.
    2. Geben Sie den Namen des Bestandsartikels ein und Check For Duplicates prüfen Sie auf bereits vorhandene Datensätze.
    3. Wählen Sie eine passende Artikelgruppe.
      Bsp.: Equipment, Geschirr
    4. Aktivieren Sie mit Linksklick die Schaltfläche Bestand Bestandsartikel in der horizontalen Werkzeugleiste des Artikels.
    5. In der seitlichen Navigationsleiste des Artikels erscheint ein neuer Reiter Bestand Bestand.
  • Pflegen Sie den Bestand

    Um den Überblick darüber zu behalten, wie viele Artikel zur Verfügung stehen, wie viele schon verplant sind oder noch gebucht werden können, muss der aktuelle Bestand jederzeit abrufbar sein. Dafür benötigen Sie entweder das Modul BestandsartikelM, oder das Modul PersonalplanungM.

    1. Öffnen Sie den Artikel und aktivieren Sie den Dienstplan. In der seitlichen Artikelnavigation erscheint ein neuer Reiter Kalkul Kapazität.
    2. Gehen Sie zu dem neuen Reiter Kalkul Kapazität um Bestände und Bestandsänderungen einzugeben.
    3. Klicken Sie auf neu Neuanlage, um einen Bestand anzulegen.
    4. Im Eingabefenster erscheinen das Gültigkeitsdatum und die Anzahl (Plus Minus). Geben Sie Zugänge als positive Zahlen, Verluste als negative Zahlen an.
    5. Geben Sie hier die Anzahl der Mitarbeiter ein, die diese Personalrolle übernehmen können.
      Hinweis: Das Feld wird nicht automatisch aktualisiert, wenn ein Mitarbeiter die Personalrolle zugwiesen bekommt.
    6. Aktivieren Sie eine Warnmeldung, wenn Sie rechtzeitig auf fehlende Kapazitäten hingewiesen werden möchten. Geben Sie hierfür im Feld Verfügbarkeitswarnung vor Einsatz die Anzahl der Vorlauftage für eine Warnmeldung ein.
    7. Speichern Speichern Sie oben links im Artikelfenster.
  • Hinterlegen Sie einen Wiederbeschaffungswert für Bestandsartikel

    Bestandsartikel werden für den zeitweiligen Gebrauch an Kunden ausgeliehen. Für nicht zurückgegebene Bestandsartikel hinterlegen Sie einen Wiederbeschaffungswert, der dem Kunden in Rechnung gestellt wird.M.
    Bsp.: Tische oder Geschirr, die mitgeliefert und zurückgegeben werden

    1. Legen Sie den gewünschten Bestandsartikel an.
      Bsp: Stehtisch mit Verkaufspreis pro Tag
    2. Gehen Sie auf dem Reiter artikel Basis in der Mitte des Fensters zum Eingabefeld Retoure.
    3. Wählen Sie mit Klick auf das Aufklappdereieck artikel expand > artikel "Artikel" selbst wird zurückgegeben, wenn der Artikel ein einfacher Artikel ist.
      Bsp.: Kaffeemaschine
    4. Wählen Sie bei einem zusammengesetzten Artikel  artikel expand > Komponenten aus Komponenten bestimmen, wenn Bestandteile einzeln zurückgegeben werden können. Der Wert wird in diesem Fall bei den Einzelartikeln eingetragen, die selbst Bestandsartikel sind.
      Bsp.: Lichtanlage mit Elementen, die einzeln zurückgenommen werden können
    5. Legen Sie zwei Preisschienen an: einen Verkaufspreis und einen Abrechnungspreis für nicht zurückgegebene Artikel. Wählen Sie die Preisschiene "RetA" (Retourenabrechnung) für den Betrag, der für nicht zurückgegebene Artikel in Rechnung gestellt wird.
      Bsp.: Kaffeemaschine mit VK 500,00, RetA 3.000,0
  • Geben Sie Rüstzeiten ein

    Manche Bestandsartikel stehen schon vor und auch einige Zeit nach einer Veranstaltung nicht zur Verfügung, weil sie auf- oder abgebaut, gereinigt oder transportiert werden müssen. Diese Rüstzeiten lassen sich einplanen.

    1. Gehen Sie auf den Reiter Artikelbestand Bestand, um Rüstzeiten einzugeben.
    2. Die Rüstzeit kann relativ zum Buchungszeitraum (Veranstaltungsdatum und -zeit) oder zur Vorgangsrüstzeit angegeben werden. 
    3. Geben Sie in diesem Fall die Anzahl der Tage und Stunden vor bzw. nach dem Bezugszeitpunkt ein.
      Bsp.: Aufbau 1 Tag und 12 Stunden vor Veranstaltungbeginn oder Abbau 6 Stunden nach Ende der Vorgangsrüstzeit
    4. Für einen Festen Zeitpunkt geben Sie die Uhrzeiten ein.
      Bsp.: Aufbau um 08:00h, Abbau um 22:00h
    5. save Speichern Sie oben links im Artikelfenster.
  • Ermöglichen Sie einen Zeitbezug

    Um die Bestandsprüfung sinnvoll nutzen zu können, müssen für BestandsartikelM Buchungszeiten eingegeben werden. Die Buchungszeiten wirken sich außerdem auf die Abrechnung aus.

    1. Gehen Sie in der seitlichen Navigationsleiste des Artikels auf den Reiter artikel Basis. Ermöglichen Sie den Zeitbezug in der mittleren Spalte unter den Einheiten.
    2. Um einen Artikel entweder stundenweise oder pro Einheit zu buchen, wählen Sie Zeitbezug optional. Die Eingabe von Buchungszeiten ist möglich aber nicht verpflichtend. Der angegebene Stundenpreis wird im Vorgang mit der Anzahl der gebuchten Stunden (Anzahl 2 im Vorgang) multipliziert.
      Beispiel: Beamer
    3. Um einen Artikel immer pro Stunde zu buchen, wählen Sie Zeitbezug zwingend. Die Zeiten der Veranstaltung oder des Vorganges sind automatisch vorbelegt, können aber manuell geändert werden. Der angegebene Stundenpreis wird im Vorgang mit der Anzahl der gebuchten Stunden (Anzahl 2 im Vorgang) multipliziert.
      Beispiel: Servicekraft pro Stunde
    4. Um einen Artikel immer pro Einheit zu buchen, wählen Sie Zeitbezug pauschal. Die Eingabe von Buchungszeiten ist möglich, aber nicht verpflichtend. Die Anzahl der gebuchten Stunden dient nur der Bestandsprüfung und wirkt sich nicht auf den Preis aus.
      Beispiel: Die Hostess wird dem Kunden pauschal mit € 280,00 pro Tag in Rechnung gestellt. Die tatsächliche Arbeitszeit in Stunden wird lediglich als Information angegeben.
  • Überprüfen Sie die Verfügbarkeit von Bestandsartikeln in einem Zeitraum

    Die Verfügbarkeit von BestandsartikelM in einem gegebenen Zeitraum kann unabhängig von einzelnen Veranstaltungen überprüft werden.

    1. Gehen Sie zu VA Veranstaltungen > suche Suchen > VA Veranstaltungen oder Vorgaenge Vorgänge.
    2. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum und Klicken Sie aufsuche Suchen.
    3. Gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste über der Liste der Ergebnisse zum Aufklappmenü Aktion Auf Liste Aktionen auf der Liste.
    4. Über Artikelbestände anzeigen bekommen Sie eine Liste aller in diesem Zeitraum gebuchten Bestandsartikel und/oder Personalartikel gezeigt.
    5. über Artikelbestände überprüfen bekommen Sie eine Liste nur der überbuchten Bestandsartikel und/oder Personalartikel angezeigt.
    6. In der Liste sind die genaue Anzahl der benötigten Artikel (Bedarf), der vorhandenen Artikel (Bestand) und der bereits hinzugemieteten Artikel (Gemietet) sowie der noch offene Bedarf (Rest) aufgeführt.
    7. Filtern Sie zur besseren Übersicht in der horizontalen Werkzeugleiste des Ergebnisfensters mit Linksklick auf personal Personalartikel oder Bestand Bestandsartikel.
    8. Öffnen Sie mit Rechtsklick auf einen Artikel über Bestand Details eine Liste der Vorgänge, für die der Artikel gebucht wurde, einen einzelnen Bestellung Vorgang, oder den artikel Artikel selbst.

  • Legen Sie einen internen Planungsvorgang an

    In dem externen Kundevorgang geben Sie die gewünschten Bestandsartikel mit Anzahl an. Im internen Planungsvorgang weisen Sie entweder eigene Ressourcen oder Mietfirmen zu.

    1. Legen Sie eine Bestellung Bestellung mit Bestandsartikeln an.
    2. Wählen Sie mit Rechtsklick auf die Bestellung Bestellung Intern Neue interne Bestellung.
    3. Weisen Sie in der Spalte Rolle/Lieferant einen der verfügbaren Lieferanten zu.
      Hinweis: Die Rolle muss vorab im Artikel unter Zusaetze Zusatzinfos  einkauf Für Einkauf aktiv sein und einen Adresse Lieferantenartikel zugewiesen haben, der ebenfalls für den Einkauf aktiviert ist
  • Legen Sie aus dem internen Vorgang eine Einkaufsbestellung an
    1. Klicken Sie in der oberen Werkzeugleiste des Eingabefensters auf einkauf Einkauf, um direkt neue Bestellungen auszulösen oder vorhandene Bestellungen zu ergänzen.
      Hinweis: Das Veranstaltungsdatum muss in der Zukunft liegen. Bestellungen bei unterschiedlichen Lieferanten müssen nacheinander angelegt werden.
      a) Wenn kein Lieferant zugewiesen ist, gehen Sie auf einkauf Einkauf > EinkaufsMonitor Mietartikel und legen Sie eine neue Bestellung an ().
      b) Wenn ein Lieferant zugewiesen ist, wählen Sie einkauf Einkauf > neu Lieferant > Bestellung anlegen.
      c) Wenn schon eine Bestellung vorhanden ist, die Sie ergänzen wollen, wählen Sie einkauf Einkauf > Lieferservice Lieferant > einkauf Einkauf > Bestellung Bestellung und ergänzen Sie die Einkaufsbestellung.
    2. Wenn Sie für alle Vorgänge einer Veranstaltung gleichzeitig einkaufen wollen, klicken Sie auf VA Veranstaltung > VA Basis, bevor Sie die Bestellungen oder die Einkaufsübersicht öffnen.
    3. Bestellen Sie wie bei den Verbrauchsartikeln. Geben Sie aber für Bestandsartikel immer einen Retourenzeitpunkt an ().
  • Legen Sie aus der Einkaufsübersicht eine neue Mietartikelbestellung an

    In der Einkaufsübersicht für Mietartikel sehen Sie alle Personal- und Bestandsartikel, die zum angegebenen Datum benötigt werden. Voraussetzung ist, dass zu den Artikeln Lieferantenartikel vorhanden sind, die Artikel und die Vorgänge für den Einkauf aktiviert sind und die benötigte Anzahl der Artikel angegeben wurde.

    1. Klicken Sie in der oberen Werkzeugleiste des Vorgangs auf einkauf Einkauf > EinkaufsMonitor Mietartikel, um die Einkaufsübersicht für Mietartikel zu öffnen. Alternativ öffnen Sie die Übersicht über den Reiter Basis Basis > einkauf Einkauf > EinkaufsMonitor Mietartikel, ggf. mit Betriebsangabe und Zeitraum.
      Hinweis: Der im Internen Personalplanungsvorgang ausgewählte Lieferant ist in der Bestellung nicht automatisch vorbelegt, sondern muss bei Bestellung über die Einkausübersicht erneut ausgewählt werden.
    2. Filtern Sie in der Liste der Bestellungen in der Mitte der Seite auf personal Personalartikel und markieren Sie in der Liste der Artikelgruppen rechts die Gruppe Personal.
    3. Klicken Sie in der Liste der Lieferanten unten rechts den gewünschten Lieferanten an, um eine Bestellung auslösen zu können. Die Liste der angezeigten Bedarfsartikel zeigt dann nur noch diejenigen Artikel, die der gewählte Lieferant in seinem Sortiment hat.
    4. Klicken Sie auf ok Werte übernehmen, um die Bedarfsmengen als Bestellmengen zu übernehmen.
    5. Klicken Sie auf neu Bestellung, um eine neue Einkaufsbestellung anzulegen.
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