Wie bestelle ich Verbrauchsartikel für Veranstaltungen?M

Legen Sie einen internen Planungsvorgang mit Lieferant an

In dem externen Kundenvorgang geben Sie die gewünschten Artikel mit Anzahl an. Im internen Planungsvorgang weisen Sie Lieferanten zu.

  1. Legen Sie eine externe Bestellung Bestellung mit Artikeln an.
  2. Wählen Sie mit Rechtsklick auf die Bestellung interner vorgang Internen Planungsvorgang ergänzen.
    Diese Option muss von einem Mitarbeiter mit administrativen Rechten unter Administration Administration > Administration Allgemeine Einstellungen > VA Veranstaltungen > Aktivieren > Planungsvorgänge für alle Arten von Artikeln freigegeben werden.
  3. Blenden Sie über das Icon einkauf in der horizontalen Werkzeugleiste über den Vorgangsartikeln die Spalte Rolle/Lieferant ein. Die Spalte steht nicht in allen Sichten zur Verfügung.
  4.  Weisen Sie in der Spalte Rolle/Lieferant einen der angebotenen Lieferanten zu.
    Der Rollenartikel muss unter ArtikelAdressen Lieferantenartikel für den einkauf  Einkauf aktiviert sein und mindestens einen ArtikelAdressen Lieferantenartikel mit Preis zugewiesen haben, der ebenfalls für den einkauf   Einkauf aktiviert ist.

Legen Sie aus dem internen Vorgang eine Einkaufsbestellung an

Aus dem internen Planungsvorgang können Sie direkt eine Einkaufsbestellung anlegen, auch ohne über die Einkaufsübersicht zu gehen.

  1. Klicken Sie in der oberen Werkzeugleiste des Eingabefensters auf einkaufEinkauf, um direkt neue Bestellungen auszulösen oder vorhandene Bestellungen zu ergänzen.
    Hinweis: Das Veranstaltungsdatum muss in der Zukunft liegen. Bestellungen bei unterschiedlichen Lieferanten müssen nacheinander angelegt werden.
    a) Wenn kein Lieferant zugewiesen ist, gehen Sie auf einkaufEinkauf > EinkaufsMonitor Verbrauchsartikel und legen Sie eine neue Bestellung an. Die Übersicht öffnet sich zum Datum der Veranstaltung,
    b) Wenn ein Lieferant zugewiesen ist, wählen Sie einkaufEinkauf > neuLieferant > Bestellung anlegen. Die Bestellung öffnet sich vorbelegt mit dem Lieferanten, der Veranstaltung, dem Vorgangsartikel und der benötigten Menge.
    c) Wenn schon eine Bestellung vorhanden ist, die Sie ergänzen wollen, wählen Sie einkaufEinkauf > neu Lieferant > einkaufEinkauf > BestellungBestellung und ergänzen Sie die Einkaufsbestellung.
  2. Wenn Sie für alle Vorgänge einer Veranstaltung gleichzeitig einkaufen wollen, klicken Sie auf VAVeranstaltung > VABasis, bevor Sie die Bestellungen oder die Einkaufsübersicht öffnen.
  3. Aktualisieren Sie den Internen Planungsvorgang wenn Sie im Kundenvorgang Änderungen vorgenommen haben ggf. über refresh Aktualisieren > Artikel auf Verkaufsartikel zurücksetzen in der horizontalen Werkzeugleiste über den Vorgangsartikeln.

Öffnen Sie die Einkaufsübersicht für Verbrauchsartikel

Die Einkaufsübersicht zeigt ausschließlich den Bedarf und Einkäufe in Verbindung mit Veranstaltungen. Einkäufe ohne konkreten Veranstaltungsbezug finden Sie über Basis Basis > einkauf Einkauf expandsuche Suchen. Um die Einkaufsübersicht direkt zum Datum einer bestimmten Veranstaltung zu öffnen, öffnen Sie die Veranstaltung und klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf einkauf Einkauf > EinkaufsMonitor Verbrauchsartikel. In der Einkaufsübersicht Verbrauchsartikel finden Sie alle Artikel, die weder Bestands- noch Personalartikel und für den Einkauf aktiviert sind.

  1. Gehen Sie auf dem Reiter BasisBasis zu einkaufEinkaufEinkaufsMonitorVerbrauchsartikel und wählen Sie ggf. den Betrieb.
  2. Wählen Sie das gewünschte Datum  im Eingabefenster. Die Einkaufsübersicht öffnet.
  3. Oben links werden alle Veranstaltungen des gewählten Zeitraums und der gewählten Anlassgruppe gezeigt.
  4. Oben rechts erscheinen alle bereits vorhandenen Einkäufe der gewählten Liefertypen.
  5. Im Hauptfenster wird eine Liste der Bedarfsartikel der ausgewählten Artikelgruppen für den gewählten Zeitraum angezeigt.
  6. Wählen Sie rechts im Fenster artikel Artikel eine Gruppe oder setzen Sie den Cursor in die oberste leere Zeile, um Artikel aller Gruppen angezeigt zu bekommen.
    Hinweis: Entfernen Sie Filter mit gedrückter Strg-Taste und Linksklick  in das gewählte Fenster.
  7. Artikel erscheinen nur in der Einkaufsübersicht, wenn
    1. der Artikel einen Verkaufspreis hat; für den Einkauf aktiviert ist und in einem Vorgang gebucht ist
    2. der Artikel einen Lieferantenartikel mit Preis hat, der für den Einkauf aktiviert ist.
  8. Mit Rechtsklick auf einen Artikel finden und öffnen Sie im Kontextmenü die Vorgänge, für die der Artikel gebucht ist.
  9. Wählen Sie nach Bedarf über die Schaltfläche Spalten auf der horizontalen Werkzeugleiste die für Sie wichtigen Daten aus.

Filtern Sie den Bedarf nach Veranstaltung

Oben links werden die Veranstaltungen im gewählten Zeitraum aufgeführt.  Beim ersten Öffnen sind alle Veranstaltungen  markiert und es werden alle Bedarfsartikel und verknüpften Einkäufe angezeigt. Mit Doppelklick öffnen Sie bei Bedarf die einzelnen Veranstaltungen direkt aus der Liste heraus.

  1. Filtern Sie in der obersten Zeile des Unterfensters nach betriebBetrieb oder Anlassgruppe.
  2. Um nur die Bedarfsartikel und Einkäufe für eine bestimmte Veranstaltung angezeigt zu bekommen, markieren Sie die gewünschte Veranstaltung  mit einfachem Linksklick bzw. Shift-/Strg-Taste und Linksklick für Mehrfachauswahl.
  3. Um wieder alle Artikel angezeigt zu bekommen, markieren Sie alle Veranstaltungen mit Shift-/Strg-Taste und Linksklick oder Strg+A und refreshAktualisieren.

 

Filtern Sie nach vorhandenen Einkäufen

Oben rechts werden bereits vorhandene Einkäufe zu den markierten Veranstaltungen angezeigt. Öffnen Sie einzelne Einkäufe bei Bedarf mit Doppelklick.

  1. Wählen Sie oben rechts unter Liefertyp, ob Sie bereits vorhandene Bestellung, Bestätigung, Lieferung und/oder Rechnung sehen möchten und bestätigen Sie mit ok Übernehmen. Die jeweils letzte Auswahl bleibt automatisch für den nächsten Zugriff erhalten.
  2. Im Hauptfenster in der Spalte "Offen" wird angezeigt, welche Menge eines Bedarfsartikels noch nicht gedeckt ist. Der Bedarf gilt so lange als offen, bis eine oder mehrere Einkaufsbestellungen mit einer ausreichenden Menge an Artikeln angelegt wird. 
  3. Um zu sehen, welche und wieviel Bedarfsartikel mit einer bereits vorhandenen Einkaufsbestellung abgedeckt werden, markieren Sie die Lieferung im Fenster oben rechts mit Linksklick.
  4. Im Hauptfenster ändert sich der Wert in der Spalte "Offen": Es erscheint die Menge/Anzahl, die nicht durch die gewählte Lieferung gedeckt wird.
  5. Um wieder den aktuellen Stand an offenen Artikeln inklusive aller vorhandenen Bestellungen angezeigt zu bekommen, markieren Sie alle Lieferungen mit Shift-/Strg-Taste und Linksklick oder Strg+A.

Filtern Sie den Bedarf nach Artikelgruppe

Rechts neben dem Hauptfenster werden alle Artikelgruppen angezeigt. Es werden nur die Bedarfsartikel, Lieferanten und vorhandenen Einkäufe mit Artikeln der gewählten Gruppe(n) in der Übersicht angezeigt. Beim ersten Öffnen ist keine Artikelgruppe markiert.

  1. Um alle Artikelgruppen angezeigt zu bekommen, klicken Sie im Fenster artikelArtikel auf die oberste, leere Zeile .
  2. Markieren Sie  eine Artikelgruppe oder Untergruppe in der Liste mit Linksklick bzw. Shift-/Strg-Taste und Linksklick für Mehrfachauswahl.
  3. Im Hauptfenster werden nur die Bedarfsartikel angezeigt, die diese Artikelgruppe(n) haben.
  4. Im Fenster der vorhandenen Einkäufe werden nur die Einkäufe angezeigt, die Artikel dieser Artikelgruppe(n) enthalten.
  5. In der Liste der Lieferanten werden nur die Lieferanten angezeigt, die Artikel dieser Artikelgruppe(n) in ihrem Sortiment haben.

Filtern Sie den Bedarf nach Lieferant

Unten rechts werden die Lieferanten angezeigt. Beim ersten Öffnen werden alle Lieferanten angezeigt (Legen Sie einen Lieferanten an).

  1. In der Liste der Lieferanten werden in alphabetischer Reihenfolge zuerst diejenigen angezeigt, die alle markierten Bedarfsartikel (grün), oder einige Artikel (rot) liefern können. Es folgen die Lieferanten, die keinen der Artikel liefern können (weiß), aber Artikel der markierten Artikelgruppe(n) im Sortiment haben.
  2. Wenn nur einige der angezeigten Bedarfsartikel markiert sind, ändern sich die Farben der Lieferanten entsprechend.
  3. Beschränken Sie die Liste mit Linksklick auf die Speichern FavoritHauptlieferanten (Legen Sie einen Lieferanten an), um die Auswahl einzugrenzen.
  4. Wenn Sie einen Lieferanten mit Linksklick markieren, werden im Hauptfenster nur die Bedarfsartikel angezeigt, die dieser Lieferant liefern kann.

Legen Sie eine neue Bestellung an

In der Übersicht kann direkt eine neue Einkaufsbestellung für offene Bedarfsmengen angelegt werden (Wie bestelle ich Verbrauchsartikel ohne Veranstaltungsbezug?).

  1. Lassen Sie sich mit Linksklick auf die Schaltfläche Offene MengenOffene Mengen auf der horizontalen Werkzeugleiste des Hauptfensters nur die Bedarfsmengen anzeigen, für die es noch keinen Einkauf gibt. Offene Bedarfsmengen sind rot hinterlegt.
  2. Wählen Sie einen Lieferanten aus der Liste unten rechts. Es erscheinen neue, eingebbare Spalten in der Liste von Bedarfsartikeln und nur noch die Artikel, die der gewählte Lieferant liefern kann.
  3. Geben Sie die Anzahl (Verpackungseinheiten) oder Menge (Inhaltseinheit) des Artikels, die Sie bei dem gewählten Lieferanten bestellen wollen, in der entsprechenden Spalte ein. Mit Klick auf okWerte übernehmen übernehmen Sie den Wert der offenen Menge/Anzahl als Bestellmenge.
    Hinweis: Solange noch kein Lieferant ausgewählt ist, erscheinen die Spalten Anzahl und Menge nicht.
  4. Wenn die bestellte Menge genau dem Bedarf entspricht, färbt sich die Spalte Offen weiß. Bei Unterdeckung bleibt die Spalte rot, bei Überdeckung des Bedarfs grün.
  5. Wählen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste neu Bestellung neuNeuanlageBestellungBestellung, um eine ganz neue Bestellung anzulegen (Öffnen Sie einen neuen Einkauf bzw. Legen Sie eine neue Lieferung an).
  6. Wählen Sie neu Bestellung einkaufEinkaufBestellungBestellung , wenn Sie einem bereits vorhandenen Einkauf eine neue Lieferung hinzufügen wollen.
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