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Wie bestelle ich Verbrauchsartikel ohne Veranstaltungsbezug?M

Nicht jeder Einkauf hat einen Bezug zu einer konkreten Veranstaltung, beispielsweise Bestellungen von Reinigungsmitteln, Uniformen oder Hauswein. Diese unverknüpften Einkäufe erscheinen nicht unter Basis Basiseinkauf Einkauf > EinkaufsMonitor Verbauchsartikel, sondern sind nur über Basis Basiseinkauf Einkaufsuche Suche oder die Adresse des Adresse Lieferanteneinkauf Einkaufeinkauf lieferung Lieferungen zu finden.

Aktivieren Sie Artikel für den Einkauf

Verkaufsartikel, aber auch reine Komponenten (Produktionsartikel oder Zutaten), müssen erst für den Einkauf aktiviert werden, wenn der Artikel in der Liste der möglichen Einkaufsartikel oder der Bedarf in der Einkaufsübersicht erscheinen soll.

  1. Öffnen Sie den gewünschten Artikel.
  2. Klicken Sie in der seitlichen Artikelnavigation auf ZusaetzeZusatzinfos. Ein Eingabefenster für Lieferantenartikel öffnet sich.
  3. Aktivieren Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Reiters AdresseLieferantenartikel die Schaltfläche einkaufEinkauf.
  4. Um im Einkauf noch genauer zu filtern, aktivieren Sie die Schaltfläche LagerartikelLagerartikel bei allen Artikeln, die grundsätzlich in größeren Mengen im Lager vorhanden sind
    Beispiel: Salz, Pfeffer, Mehl etc.
  5. Geben Sie einen oder mehrere Lieferantenartikel mit Preis an (Wie lege ich Lieferanten und Lieferantenartikel an?). Nur wenn mindestens ein Lieferantenartikel mit Preis angegeben und ebenfalls für den Einkauf aktiviert ist, wird ein Artikel für den Einkauf aufgelistet.
  6. Speichern Sie über Speichern.

Öffnen Sie einen neuen Einkauf

Ein Einkauf betrifft immer genau einen Lieferanten, kann aber mehrere Lieferungen zu unterschiedlichen Lieferorten und -zeiten umfassen, die auch einen unterschiedlichen Bearbeitungsstatus haben können.

  1. Gehen Sie zum Reiter BasisBasiseinkaufEinkaufneuNeuanlage und wählen Sie ggf. den Betrieb.
  2. Eine Liste aller Adresse Lieferanten öffnet sich (Wie lege ich Lieferanten und Lieferantenartikel an?)
  3. Wählen Sie den gewünschten Lieferanten mit Doppelklick. Ggf. erfolgt eine Nachfrage, ob ein Verbrauchs- oder ein Mietartikel bestellt werden soll.
  4. Ein Eingabefenster für einen neuen Einkauf öffnet sich. Der Lieferant ist bereits vorbelegt und kann auch nicht mehr geändert werden.
  5. Wählen Sie aus der erweiterbaren Auswahlliste den Namen der Einkaufsbestellung aus oder ergänzen Sie die Liste.
  6. Um den Einkauf mit einer Veranstaltung zu verknüpfen, öffnen Sie im Fenster "Veranstaltungen" mit Klick auf neu Hinzufügen die Veranstaltungssuche.
  7. Wählen Sie aus den Suchergebnissen eine vorhandene Veranstaltung aus oder legen Sie über neuNeuanlage in der horizontalen Werkzeugleiste der Liste eine neue an. Wenn die Veranstaltung einen Vorgang mit Einkaufsartikeln enthält, erscheint sie zum gegebenen Datum in der einkaufEinkaufsübersicht.
  8. Speichern Sie über Speichern oben links im Eingabefenster.

Legen Sie eine neue Lieferung an

Ein Einkauf kann mehrere Lieferungen umfassen. Für jede einzelne Lieferung des Lieferanten werden eigene Angaben zu Lieferung, Retouren sowie Kostenstelle gemacht. Jede Lieferung umfasst eigene Bestellpositionen und hat unabhängig von den anderen Lieferungen einen Bearbeitungsstatus. Um in der linken Seitennavigation nicht nur die Namen der Lieferungen, sondern auch die bestellten Artikel zu sehen, aktivieren Sie ganz oben noch über einkauf Basis die Schaltfläche artikel Artikel anzeigen.

  1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf neuNeuanlage und wählen Sie eine Lieferung mit dem gewünschten Status (von unverbindlicher Anfrage bis zu Rechnung).
  2. Wählen Sie aus der erweiterbaren Auswahlliste den Namen der Lieferung aus oder ergänzen Sie die Liste.
  3. Wählen Sie aus der erweiterbaren Auswahlliste die Kostenstelle für die Einkaufsbestellung oder ergänzen Sie die Liste.
  4. Geben Sie Ort und Datum der Lieferung sowie ggf. eine abweichende Lieferadresse ein.
  5. Setzen Sie das Häkchen für Selbstabholung, wenn Sie die Lieferung nicht selbst durchführen.
  6. Geben Sie für Miet- und Personalartikel unbedingt das Retourendatum und eine evt. abweichende Retourenadresse ein.
  7. Setzen Sie das Häkchen für Eigene Retoure, wenn Sie die Retoure selbst organisieren.
  8. Speichern Sie über Speichern oben links. 

Weisen Sie der Lieferung Artikel als Einkaufspositionen zu

 Im Eingabefenster Positionen können die gewünschten Artikel eingefügt werden. 

  1. Klicken Sie auf Positionenneu Hinzufügen im unteren Bereich des Eingabefensters. Es werden nur die Artikel zur Auswahl angeboten, die für den ausgewählten Lieferanten als Lieferantenartikel angelegt sind (Wie lege ich Lieferanten und Lieferantenartikel an?).
  2. Eine Liste aller Artikel dieses Lieferanten öffnet sich.
  3. Wählen Sie den Artikel mit Doppelklick oder mehrere Artikel mit gedrückter Strg-Taste, Linksklick und ok Übernehmen.
  4. Mit Klick auf neu Hinzufügen Adresse Lieferantenartikel suchen Sie weitere Artikel, für die bereits Lieferantenartikel von anderen Lieferanten vorhanden sind. Wenn Sie einen davonok Übernehmen, öffnet sich eine Adresse Neuanlage für einen Lieferantenartikel, der mit dem Stammartikel und dem aktuell geöffneten Lieferanten vorbelegt ist.
  5. Tragen Sie in der passenden Spalte die gewünschte Anzahl (der Verpackungseinheiten) bzw. Menge (der Inhaltseinheit) der Artikel ein. Die im Lieferantenartikel angegebenen Verpackungseinheiten werden berücksichtigt und die Werte automatisch aufgerundet.
  6. Speichern Sie über Speichern.

Senden Sie den Einkauf als Brief oder E-Mail

 Bestellungen beim Lieferanten erfolgen meistens schriftlich per E-Mail oder Fax.

  1. Markieren Sie mit der linken Maustaste eine einzelne Lieferung, um nur diese zu senden, oder gehen Sie auf einkaufBasis, um alle Lieferungen an den Lieferanten zu senden.
  2. Klicken Sie auf SendenSendenBriefeBrief / E-Mail und wählen Sie eine Vorlage (Wie schreibe ich eine E-Mail?).
  3. Klicken Sie auf SendenSendendruckerDrucken, um ein Fax auszudrucken und zu senden.
    Hinweis: Sobald eine Lieferung gesendet wurde, erhält sie eine Nummer und kann nicht mehr geändert werden.

Kopieren Sie Artikel in eine neue Lieferung

 Vorhandene Artikel in Lieferungen, die bereits gesperrt sind, können in neue Lieferungen hineinkopiert werden.

  1. Öffnen Sie mit Linksklick auf die vorhandene, gesperrte Lieferung in der seitlichen Navigationsleiste die Liste der Positionen.
  2. Markieren Sie mit gedrückter linker Maustaste die gewünschten Positionen.
  3. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste über dem Fenster "Positionen" auf VorgaengeNeue Lieferung anlegen und wählen Sie den gewünschten Status.
  4. Geben Sie der neuen Lieferung einen Namen, Mengenangaben etc. (Legen Sie eine neue Lieferung an).

 

Dokumentieren Sie eine telefonische Einkaufsbestellung als KontaktnotizM

 Telefonische Bestellungen werden als KontaktnotizM festgehalten.

  1. Klicken Sie auf SendenSendenkontakt notizKontaktnotiz. Das Eingabefenster der Kontaktnotiz öffnet sich und übernimmt automatisch Daten aus der Bestellung.
  2. Geben Sie den Ansprechpartner ein und schreiben Sie Details zur Bestellung in das Bemerkungsfeld.
  3. Speichern Sie über Speichern.

Ändern Sie den Status der Lieferung

Eine Lieferung ändert ihren Status, wenn sie weiterbearbeitet wird. Der Status wird manuell vergeben, und es muss nicht unbedingt jeder Status durchlaufen werden.

  1. Öffnen Sie die Lieferung über die AdresseLieferantenadresseeinkaufEinkaufeinkauf lieferungLieferungen.
  2. Alternativ finden Sie die Lieferung über einkaufEinkaufsucheSuche entweder unter einkaufEinkauf oder einkauf lieferungEinkaufslieferungen.
  3. Mit Rechtsklick auf die Lieferung in der linken Navigationsleiste weisen Sie einen neuen Status zu.
  4. Sobald der Status geändert wird, entsteht ein neuer Vorgang, der den älteren Vorgang enthält und unabhängig davon geändert werden kann.
    Hinweis: Nur der jeweils letzte Vorgang kann geändert werden, alle anderen Vorgänge sind gesperrt.

 

Ändern Sie die Lieferung nachträglich

Weichen die tatsächlich gelieferten Waren in Art, Menge oder Preis von der Bestellung ab, können Sie die Daten im Vorgang anpassen.

  1. Machen Sie einen Rechtsklick auf die Bestellung in der linken Navigationsleiste und ändern Sie den Status zu "Lieferung" oder "Rechnung".
  2. Fügen Sie im Eingabefenster Positionen neue - nicht bestellte, aber gelieferte - Artikel hinzu.
  3. Geben Sie dieabweichende Menge oder Anzahl in den entsprechenden Spalten ein.
  4. Geben Sie den tatsächlichen Preis der gelieferten Ware in der Spalte EK. Um den neuen Preis direkt in den Lieferantenartikel zu übernehmen, wählen Sie in der horizotalen Werkzeugleiste Lieferantenpreis AnpassenPreise im Lieferantenartikel anpassen.
  5. Ebenso können Sie auch Lieferantenpreis Uebernehmen Preise aus dem Lieferantenartikel übernehmen.

 

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