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Wie lege ich Vorlagen für WebbuchungsanfragenM an?

Legen Sie für jede Art von Veranstaltung, die Sie über das Internet buchen lassen wollen, eine eigene Vorlage an, die Sie beliebig ändern und aktualisieren.

  • Legen Sie eine neue Veranstaltungsvorlage an

    Auf Ihrer Webseite können Sie beliebig viele unterschiedliche Arten von Veranstaltungen zur Onlinebuchung anbieten. Jede dieser Buchungen basiert auf einer Veranstaltungsvorlage, die sich ihrerseits auf eine Musterveranstaltung bezieht. Wenn Sie noch keine Veranstaltung haben, die Sie als Muster verwenden möchten, legen Sie zuerst eine neue Veranstaltung an. ()

    1. Gehen Sie auf den Reiter Vorlagen Vorlagen > vorlage va Veranstaltungen > neu Neuanlage.
    2. Wählen Sie als Art der Vorlage „WebBuchung“ aus.
    3. Der Name ist frei wählbar (Ausnahme: Der Name „WebApp_Standard_Intranet“ ist bereits vergeben und gesperrt.)
    4. Wenn die Vorlage ausschließlich für Onlinebuchungen zur Verfügung stehen soll, ändern Sie in der oberen horizontalen Werkzeugleiste mit Klick auf das Icon den Status von Aktiv aktiv zu Aktiv Nicht nicht aktiv.
    5. Standardmäßig werden für den Export und Import die Angebote der Vorlage verwendet. Um stattdessen die Bestellungen zu verwenden, wählen Sie Nur vom Typ Bestellung.
    6. Geben Sie an, welche der angebotenen Veranstaltungs- und Vorgangsdaten jeweils kopiert werden sollen (Räume und Artikel).
    7. Klicken Sie auf suche Musterveranstaltung, und wählen Sie mit Doppelklick eine passende Veranstaltung aus der Liste der Ergebnisse aus.
  • Bearbeiten Sie die Musterveranstaltung

    Sobald eine Veranstaltung als Musterveranstaltung ausgewählt wird, wird sie unter einer neuen Veranstaltungsnummer gespeichert. Ein Datum wird weiterhin als Referenzdatum benötigt, aber nicht in die „aus Vorlage“ erstellten Veranstaltungen übernommen. Es gibt in Vorlagen keine Pflichtfelder.

    1. Geben Sie ein Datum an, das beliebig weit in der Zukunft liegt.
    2. Lassen Sie die Uhrzeit und Personenzahl leer.
    3. Wählen Sie den Status, mit dem die Anfragen importiert werden sollen.
    4. Folgende Felder werden in die Webbuchungen übernommen, wenn sie in der Vorlage eingegeben sind:
      1. Anlass
      2. Anlassgruppe
      3. Kostenstelle für die Rechnung
    5. Wählen Sie eine Preisschiene und Brutto/Netto-Einstellung.
  • Buchen Sie Räume für die Veranstaltung

    Räume können entweder automatisch zu Veranstaltungen gebucht, oder dem Kunden zur Auswahl angeboten werden. Wenn keine Räume ausgewählt werden und die Raumbuchung für Kunden auch nicht erlaubt wird, werden keine Räume gebucht.

    1. Um Räume automatisch zu buchen, ohne dass der Kunde eine Auswahl angeboten bekommt, fügen Sie im unteren Bereich der Seite VA Veranstaltung > VA Basis die Räume hinzu, die Sie für die Webbuchungen über diese Vorlage verwenden wollen. Die Räume werden dann automatisch zu jeder Buchung hinzugefügt.
    2. Um den Kunden selber eine Auswahl der Räume zu ermöglichen, gehen Sie zum Reiter VA Veranstaltung > details Details > Webbuchung und aktivieren Sie die Option Raumbuchung erlauben.
      1. Um alle vorhandenen Räume zur Buchung anzubieten, die für die angefragte Personenzahl ausreichend Platz bieten, müssen Sie keine Räume auswählen.
      2. Um die Auswahl auf bestimmte Räume einzuschränken, buchen Sie die gewünschten Räume unter VA Veranstaltung > VA Basis.
    3. Die Raumauswahl erscheint im Onlineformular auf dem ersten Reiter Ihre Anfrage. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
  • Legen Sie ein Startbild und -text für das Onlineformular fest

    Die in der WebApp fest vorgegebenen Reiter sind der oberste Reiter Ihre Anfrage, sowie die abschließenden Reiter Weitere Wünsche, Kontaktdaten und Zusammenfassung. Deren Gestaltung ist weitgehend vorgegeben.

    Auf dem Reiter VA Veranstaltung > details Details > Webbuchung hinterlegen Sie in den Eingabefeldern Startbild bzw. Starttext ein Bild bzw. einen Text für den Reiter Ihre Anfrage. Wenn kein Bild oder Text eingegeben werden, erscheinen Bild und Text aus der Standard-Webkonfiguration.

  • Legen Sie Mustervorgänge an

    Legen Sie je nach Einstellung in der Vorlage entweder Angebote oder Bestellungen an. Die Namen der vorhandenen Vorgänge erscheinen im Onlineformular als einzelne Reiter, auf denen er die jeweils angegebenen Vorgangsartikel zur Auswahl und Buchung angeboten bekommt. Die Preisschienen der Vorgänge und die Brutto/Nettoeinstellung müssen zwingend denen der Gesamtveranstaltung entsprechen.

    1. Legen Sie ein neues Angebot Angebot oder eine neue Bestellung Bestellung an (Wie schreibe ich ein neues Angebot?).
    2. Wählen Sie als Vorgangsnamen den Begriff, der im Onlineformular als Reiter erscheinen soll.
      Bsp.: Empfang, Menü, Buffet
    3. Auf dem Reiter VA Veranstaltung > Ordner Angebot Angebote > "Angebotsname" > details Details > Webbuchung hinterlegen Sie in den Eingabefeldern Vorgangsbild bzw. Einleitungstext ein Bild bzw. einen Text für den Reiter. Für jedes Angebot/jede Bestellung können ein eigenes Bild und ein individueller Text hinterlegt werden.
  • Fügen Sie buchbare Artikel ein

    Fügen Sie auf dem Reiter VA Veranstaltung > Ordner Angebot Angebote > "Angebotsname" (bzw. Ordner Bestellung Bestellungen > "Bestellungsname") alle Artikel hinzu, die online buchbar sein sollen. Die Allergene, Zusatzstoffe und Nährwerte, Verkaufsgebinde, -inhalt und -einheit werden im Onlineformular als Zusatzinformationen ausgegeben, wenn sie gepflegt sind. Außerdem werden ggf. Mindestabgabe, Höchstabgabe oder feste Abgabeeinheiten berücksichtigt sowie der Grundpreis berechnet und ausgegeben.

    Die Anzahl der in der Onlinebuchung bestellten Artikel kann entweder frei eingegeben werden, fest vorbelegt oder fest an die Anzahl der Gäste gebunden sein.

    1. Anzahl frei eingebbar (z.B. für unterschiedliche Menüs): Die vom Kunden angegebene Anzahl wird beim Import in den Vorgang übernommen. Der Preis berechnet sich aus Anzahl 1*Einzelpreis.
      1. Spalte Anzahl 1: Eingabe „0“
      2. Spalte Anzahl 2: Eingabe „“ (leer)
    2. Anzahl fest vorbelegt (z.B. für Räume): Der Kunde kann keine Anzahl eingeben, sondern die vorgegebene Anzahl wird beim Import in den Vorgang übernommen. Der Preis berechnet sich aus Anzahl 1*Einzelpreis.
      1. Spalte Anzahl 1: Eingabe „1“ (oder sinnvolle andere Zahl)
      2. Spalte Anzahl 2: Eingabe „“ (leer)
    3. Anzahl aus Personenzahl (z.B. für Speisen oder Getränke): Der Kunde kann den Artikel auswählen, aber keine Anzahl auswählen. Der Preis berechnet sich aus der angegebenen Personenzahl*Einzelpreis. 
      1. Spalte Anzahl 1: Eingabe „“ (leer)
      2. Spalte Anzahl 2: Eingabe „“ (leer) 
    4. Ohne Anzahl aber mit Preis und Bemerkung (z.B. für Getränke nach Verbrauch): Der Kunde kann den Artikel auswählen, aber keine Anzahl angeben. Der Preis berechnet sich aus dem tatsächlichen Verbrauch. Statt des Gesamtpreises erscheint im Angebot der Bemerkungstext.
        1. Spalte Anzahl 1: Eingabe „“ (leer)
        2. Spalte Anzahl 2: Eingabe „0“
        3. Spalte Bemerkung: Standardtext „Gesamtkosten noch offen“ oder Eingabe "Eigener Text"
  • Fügen Sie Personalartikel ein

    Im Standardszenario werden Personalartikel nicht unterstützt. Personalartikel können trotzdem zur Buchung freigegeben werden, werden aber im Gesamtpreis nicht berechnet.

    1. Ohne Anzahl, ohne Preis, aber mit Bemerkung: Der Kunde kann den Artikel auswählen, aber keine Anzahl angeben. Statt des Gesamtpreises erscheint im Angebot der Bemerkungstext.
      1. Name Extern 2: ein Name, der das Wort "Personal" enthält (unter Administration Administration > artikel Artikel > artikel gruppe Artikelgruppe)
      2. Spalte Anzahl 1: Eingabe „“ (leer)
      3. Spalte Anzahl 2: Eingabe „“ (leer)
      4. Spalte Bemerkung: Geben Sie einen eigenen Text ein, standardmäßig erscheint der Platzhaltertext „Gesamtkosten noch offen“.
    2. Mit Anzahl, ohne Preis, aber mit Bemerkung: Der Kunde kann den Artikel und die Anzahl angeben. Die angegebene Anzahl wird in den Vorgang übernommen. Anstelle des Gesamtpreises erscheint im Angebot der Bemerkungstext.
      1. Name Extern 2: ein Name, der das Wort "Personal" enthält (unter Administration Administration > artikel Artikel > artikel gruppe Artikelgruppe)
      2. Spalte Anzahl 1: Eingabe „0“
      3. Spalte Anzahl 2: Eingabe „0“
      4. Spalte Bemerkung: Geben Sie einen eigenen Text ein, standardmäßig erscheint der Platzhaltertext „Gesamtkosten noch offen“.
  • Exportieren Sie Ihre Veranstaltungsvorlagen

    Die Veranstaltungsvorlagen müssen an die WebApp exportiert werden, um tatsächlich online zur Verfügung zu stehen. Aktualisieren Sie nach jeder Änderung an Artikeln, Texten etc. die Daten der Veranstaltungsvorlagen manuell über Basis Basis > Job Job starten > "WebBuchung bestücken". Mit diesem Job werden alle verfügbaren Vorlagen exportiert, für Änderungen an mehreren Vorlagen muss der Export also nur einmal ausgeführt werden.

  • Passen Sie den Text der E-Mail-Bestätigung an

    Das Standarddatenblatt und die Standardtextvorlage für die E-Mail-Bestätigung einer Webbuchung sind im Szenario enthalten. Ändern Sie beide Vorlagen ggf. selber ab:

    1. den Text der E-Mail unter Vorlagen Vorlagen > vorlage brief Textvorlagen > „WebBuchung Anfragenbestätigung“ (Veranstaltungsvorlage)
    2. die Zusammenfassung der gebuchten Artikel unter Vorlagen Vorlagen > vorlage briefTextvorlagen > „VA-Datenblatt_Bestaetigung_WebBuchung“ (Veranstaltungsdatenblatt).
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