Wie aktiviere ich die KI-Unterstützung in Bp Event?

 Bp Event 12.2 erlaubt das Einbinden von KI Diensten auf Basis einer Schnittstelle, die von OpenAI definiert wurde und von vielen Anbietern unterstützt wird. Die so eingebundenen KI Systeme unterstützen die Bearbeitung von Texten in allen Textfeldern sowie in Dokumenten der Textverarbeitung (Briefe, E-Mails, Angebote etc.).

Durch die Bereitstellung von allgemeinen Hintergrundinformationen zum Unternehmen, zum Benutzer sowie speziellen Hintergrundinformationen zu den in Bearbeitung befindlichen Datensätzen (z.B. Veranstaltungsdaten und -details, Adressdaten und To-Dos) liefern schon sehr kurz und einfach gehaltene Fragen (Prompts) an die KI brauchbare Antworten. Diese Anfragen können beispielsweise Formulierungshilfen, Grammatikprüfungen oder Übersetzungen betreffen.

Hinweis: In Bp Event 12.2 steht die Formulierungsunterstützung im Vordergrund, Funktionen wie z.B. Datensätze anlegen oder bearbeiten, Formeln oder Listen erstellen etc. sind nicht Teil des Funktionsumfangs von Bp Event 12.2.

Legen Sie zuerst bei Ihrem gewünschten KI-Anbieter einen Zugang an und generieren Sie einen API-Key (Schlüssel zur Authentifizierung).

Ab sofort können Sie in Bp Event:

- Sync Server vom Typ „OpenAI“ anlegen
- Allgemeine Anweisungen an die KI für das Unternehmen und die Betriebe eingeben
- Allgemeine Anweisungen an die KI pro Tabelle einrichten
- Anweisungen pro Sprache hinterlegen und
- KI-Vorlagen anlegen.

Über unseren Szenarienimport stellen wir Ihnen als Starthilfe Textvorlagen (KI-Vorlagen) zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie der KI viele gängige Fragen auf einfache Weise stellen können.

• Generieren Sie einen API-Schlüssel

  Zur Einrichtung des Sync Servers benötigen Sie einen API-Schlüssel (Code Ihres Application Programming Interface-Anbieters). Mit Bp Event 12.2 getestet sind die Systeme OPENAI (CHatGPT), MISTRAL.AI, ANTHROPIC (Claude) und GOOGLE GEMINI.
  Diese und weitere Anbieter finden Sie z.B. unter: https://developer.4d.com/docs/aikit/compatible-openai

  OPENAI (ChatGPT)

  1. Gehen Sie auf https://auth.openai.com/create-account und erstellen Sie ein Konto.
  2. Klicken Sie nach dem Login auf  https://platform.openai.com/api-keys" > "API Keys".
  3. Erstellen Sie einen neuen API-Schlüssel und kopieren Sie ihn sicher.

  MISTRAL.AI

  1. Gehen Sie auf https://v2.auth.mistral.ai/login und registrieren Sie sich.
  2. Klicken Sie nach dem Login (https://console.mistral.ai/home) im Dashboard auf „API-Schlüssel".
  3. Erstellen Sie einen neuen API-Schlüssel und kopieren Sie ihn sicher.

  ANTHROPIC (Claude)

  1. Gehen Sie auf https://console.anthropic.com/login und erstellen Sie ein Konto.
  2. Gehen Sie nach dem Login auf https://console.anthropic.com/login.
  3. Erstellen Sie einen neuen API-Schlüssel und kopieren Sie ihn sicher.

  GOOGLE GEMINI

  1. Gehen Sie auf https://accounts.google.com und melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an.
  2. Gehen Sie nach dem Login auf https://aistudio.google.com/app/api-keys?hl=de.
  3. Erstellen Sie einen neuen API-Schlüssel und kopieren Sie ihn sicher.
• Legen Sie einen Sync Server für die KI-Unterstützung an

  Legen Sie in Bp Event einen oder mehrere Sync Server für die KI-Integration an. Mit Hilfe mehrerer Sync Server erhalten Sie beispielsweise Unterstützung von verschiedenen KI-Anbietern, unterschiedliche Sprachstile (förmlich oder umgangssprachlich), weisen verschiedene KI-Modelle zu oder aktivieren einzelne Sync Server nur für bestimmte Benutzer.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter  Administration >  Einstellungen >  Schnittstellen >  Synchronisation.
  2. Klicken Sie bei  Sync. Server auf  Hinzufügen und wählen Sie den Typ „OpenAI“.
     Alternativ importieren Sie den passenden Sync Server über den Objektkatalog. Lesen Sie mehr
     Hinweis: Die OpenAI Schnittstelle wird von vielen KI-Anbieter unterstützt.
  3. Geben Sie einen eindeutigen und sprechenden Namen für den Sync Server ein. Falls mehrere Sync Server zur Verfügung stehen, sollte deren Besonderheit im Namen zum Ausdruck kommen. Die Benutzer können über  in der Werkzeugleiste des Chat-Fensters den gewünschten Server auswählen.
  4. Geben Sie im Feld OpenAI Adresse (Optional) die URL des Anbieters ein, wenn Sie eine kostenlose lokale KI oder ein lernendes System wie z.B. Ollama verwenden wollen.
  5. Hinterlegen Sie den API-Key (Code Ihres Application Programming Interface-Anbieters). 
  6.  Speichern Sie Ihre Eingabe.
• Geben Sie dem Sync Server weitere optionale Einstellungen

  Optional weisen Sie den OpenAI-Sync Servern beispielsweise unterschiedliche Sprachmodelle zu, formatieren den Chat-Bereich oder aktivieren einzelne Sync Server nur für bestimmte Benutzer.

  1. Aktivieren Sie im  Sync Server die Option Benutzerspezifisch, um die KI nur bestimmten Benutzern/Benutzergruppen zugänglich zu machen. Steuern Sie dann die tatsächliche Zuweisung des Sync Servers zu bestimmten Benutzern über  Sync Server Konten.
     Bsp.: Für einzelne Benutzer ist ein performanteres und damit teureres KI-Modell freigegeben als für alle anderen.
     Die Anweisungen an die KI sehen pro Abteilung unterschiedliche Sprachstile vor (sachlich und kurz für die Finanzabteilung, elegant und ausführlich für die Marketingabteilung).
  2. Wenn Sie Antwort in Echtzeit anzeigen auswählen, baut sich die Antwort der KI schrittweise auf und der Nutzer erhält schnell erste Ergebnisse. Standardmäßig wird der komplette Text erst ausgegeben, wenn die Bearbeitung (inklusive Formatierung) abgeschlossen ist.
  3. Wählen Sie im Feld Format für KI-Kommunikation ein Format aus der Auswahlliste, um den Chatverlauf besser zu strukturieren (fett, eingerückt etc.)
     Je nach Anbieter funktioniert das eine oder andere Format besser. Da die KIs täglich besser werden, kann keine abschließende Empfehlung gegeben werden. Folgende Formate sind möglich:
     1.  Text: reiner Text ohne Formatierung
     2.  Text (Formatmarker): Formatierung/Style möglich
     3. MarkDown: Einfache Auszeichnungssprache zur Formatierung von Text mit normalem Text, wird in der Regel schnell und gut von KIs unterstützt, erlaubt aber nur wenig Formatierung.
     4.  HTML: HTML-Formatierungen möglich
  4. Schränken Sie im Feld Freigegebene Modelle die KI-Modelle ein, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden sollen.
     Beispiel: gpt-5, gpt-5-mini
  5. Im Feld Standard OpenAI Modell wählen Sie die Vorbelegung für das zu verwendende KI Modell.
  6. Geben Sie im Feld Anweisung an die KI Sprachpräferenzen und generelle Informationen für die KI ein.
     Beispiel: „Nutze eine formelle Sprache. Beantworte die Anfrage exakt und ausführlich. Kennzeichne die Bereiche in der Antwort, bei denen du nicht sicher bist.
  7. Geben Sie in dem Feld Beschreibung wichtige Zusatzinformationen zum Sync Server ein.
• Weisen Sie benutzerspezifische Sync Server-Konten zu

  Die Nutzung der KI-Integration kann auf einzelne  Benutzer oder  Benutzergruppen beschränkt werden. Wenn Sie im 

   Sync Server die Option Benutzerspezifisch aktiviert haben, bestimmen Sie über Sync Server Konten den Nutzerkreis.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter  Administration >  Einstellungen >  Schnittstellen >  Synchronisation.
  2. Klicken Sie bei Sync. Server Konten auf Hinzufügen und wählen Sie den bereits vorhandenen  KI-Sync. Server > Benutzer.
  3. Geben Sie in der Benutzersuche die Suchparameter ein, wählen Sie den gewünschten Benutzer aus der Liste und bestätigen Sie mit Speichern. Das Eingabefenster der Sync. Server-Konten Einstellung öffnet sich.
  4. Geben Sie optional einen Alternativen API-Key ein. Mit unterschiedlichen API-Keys können Sie z.B. beim KI-Anbieter Zugänge oder Budgets für KI-Anfragen verwalten.
  5. Wählen Sie ggf. ein bestimmtes OpenAI Modell, welches für diesen Benutzer als Vorbelegung genutzt wird. Der Benutzer kann dann immer noch im Rahmen der freigegebenen Modelle wählen.
  6. Geben Sie im Feld Anweisung an die KI bestimmte Formulierungsanweisungen vor, die diesen Benutzer betreffen.
  7.  Speichern Sie Ihre Eingabe.
• Geben Sie allgemeine Anweisungen für die KI-Unterstützung vor

  Allgemeine Anweisungen an die KI können sowohl für das gesamte Unternehmen als auch für einzelne Betriebe eingegeben werden. Wenn für die Betriebe keine eigenen Anweisungen vorhanden sind, greift die KI auf die Anweisungen für das Unternehmen zurück.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter  Administration >  Einstellungen >  Unternehmen.
  2. Machen Sie im Feld KI > Allgemeine Anweisungen Angaben zu Ihrem Unternehmen, die automatisch im Hintergrund in jede Anfrage an die KI einfließen (Vorstellung des Unternehmens, Angebotsbeschreibung, Leitbild und eine Anweisung, wie die Texte formuliert werden, modern, freundschaftlich, kurz etc.)
     Bsp.: „Die Gourmet-Gourmand GmbH ist ein Cateringunternehmen im Rhein-Neckar-Kreis mit einem Sortiment für den gehobenen Geschmack. „Klein aber fein“ ist unser Motto, deshalb bewirten wir Gruppen von höchstens 50 Personen. Formuliere elegant und präzise.“
  3. Gehen Sie im Multibetrieb in der Funktionsleiste auf den Reiter  Administration >  Betriebseinstellungen und wählen Sie einen Betrieb aus.
  4. Machen Sie im Feld KI > Allgemeine Anweisungen ggf. abweichende Angaben für unterschiedliche Betriebe.
  5.  Speichern Sie Ihre Eingabe.
• Erstellen Sie eine Textvorlage pro Tabelle für Hintergrundinformationen

  Erstellen Sie pro Tabelle (Veranstaltung, Adresse, ...) eine Textvorlage mit Rahmendaten zum Datensatz, die als Hintergrundinformationen in jede KI-Anfrage im gewählten Kontext einfließen. Die hier gesammelten Daten stehen der KI direkt zur Verfügung. Das Ergebnis der Anfrage wird dadurch optimiert, ohne dass die Daten der KI manuell zur Verfügung gestellt werden müssen. Achten Sie bei diesen Vorlagen auf äußerst präzise Eingaben und verwenden Sie möglichst Datenbankbezüge. Nutzen Sie keine Tabelle oder Formatierungen, um Zusammenhänge zu erklären. Beschreiben Sie vielmehr die Inhalte in vollständigen Sätzen. Wenn Sie Listen verwenden, achten Sie auf minimale Ladezeiten. Beachten Sie, dass die Ladezeit für die Hintergrund-Information bei jedem Aufruf der KI Unterstützung fällig wird.
  Beispiel: Legen Sie eine Textvorlage vom Typ Veranstaltungsvorlage an, um die wichtigsten Rahmendaten der Veranstaltung abzubilden.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter  Vorlagen >  Textvorlagen >  Neuanlage. Alternativ kopieren Sie eine bereits vorhandene Vorlage und passen diese an.
  2. Geben Sie einen eindeutigen und sprechenden Namen für die Vorlage ein.
     Beispiel: Hintergrundinformationen Veranstaltung
  3. Wählen Sie als Typ einen zur gewünschten Tabelle passenden Typ, z.B. Veranstaltungsvorlage oder Veranstaltungsdatenblatt aus der Auswahlliste.
  4. Geben Sie die Gruppe „KI-Vorlage“ an.
     Wichtig:  Aktivieren Sie NICHT die Eigenschaft  KI-Anweisung, sonst erscheint die Vorlage in der Auswahl der vorformulierten Fragen an die KI.
  5. Blenden Sie die Vorlage mit Klick auf  Nur für Konfiguration für die Benutzer im operativen Bereich aus.
  6. Geben Sie den gewünschten Text mit passenden  Datenbankbezügen ein. Beachten Sie, dass die Ladezeit bei Nutzung mit der Komplexität der Vorlage steigt, vor allem wenn diese auf verschiedene Tabellen zugreift.
     Beispiel: Es handelt sich um eine Veranstaltung am... Der Veranstalter ist... Der Anlass ist... Die Personenzahl ist... Die Vorgänge sind immer Speisen, Getränke, Equipment, Personal. Es handelt sich um eine Veranstaltung mit einem exquisiten Hintergrund. Die Dekoration wird optional angeboten. Es werden immer Blumen, Kerzen und Servietten eingebunden.
  7.  Speichern Sie Ihre Eingabe.
• Hinterlegen Sie die Textvorlage in den Tabelleneinstellungen

  Hinterlegen Sie pro Tabelle ( Veranstaltung,  Adresse, ...) in den  Tabelleneinstellungen eine Textvorlage mit Rahmendaten zum Datensatz, die als Hintergrundinformationen in jede KI-Anfrage im gewählten Kontext einfließen. Die hier gesammelten Daten stehen der KI direkt zur Verfügung. Das Anfrageergebnis wird dadurch optimiert, ohne dass die Daten der KI manuell zur Verfügung gestellt werden müssen.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter  Einrichtung >  Tabellendetails und öffnen Sie die entsprechende Tabelle.
     Beispiel:  Veranstaltungen
  2. Klicken Sie auf das Icon  Textvorlage rechts neben dem Feld Hintergrundinfos für KI.
  3. Wählen Sie Ihre Hintergrund-Informationsvorlage aus der Liste.
  4.  Speichern Sie Ihre Eingabe.
• Legen Sie KI-Anweisungen (Prompts) als Textvorlagen an

  Oft wiederholte Anweisungen an die KI (Prompts) können in Bp Event vorformuliert und als Textvorlagen angelegt werden. Diese Anweisungen sollten kurz und möglichst präzise gestellt werden.
  Beispiel: „Übersetze in Englisch!“, „Formuliere eleganter!“ „Fasse zusammen!“

  Hinweis: Um Ihnen den Start mit der KI-Anwendung zu vereinfachen, gibt es verschiedene Vorlagen, die Sie über den Objektkatalog importieren können. Lesen Sie hier mehr.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter  Vorlagen >  Textvorlagen >  Neuanlage. Alternativ kopieren Sie eine bereits vorhandene Vorlage und passen diese an.
  2. Geben Sie einen eindeutigen und sprechenden Namen für die Vorlage ein.
     Beispiel: KI Übersetzung Englisch
  3. Wählen Sie als Typ „Textbaustein“ aus der Auswahlliste.
     Hinweis: Vorlagen vom Typ Textbaustein werden in allen Textvorlagen unabhängig von der Tabelle angezeigt, Vorlagen, die als Grundlage eine Tabelle haben, werden nur in deren Kontext angeboten, z.B. Veranstaltungsvorlagen nur im Rahmen der Bearbeitung von Veranstaltungen.
  4. Geben Sie die Gruppe „KI-Vorlage“ an und aktivieren Sie die Eigenschaft  KI-Anweisung - nur in KI-Chat anbieten.
  5. Geben Sie die KI-Anweisungen als Text ein.
     Beispiel: Übersetze mir folgenden Text in die englische Sprache.
  6. Klicken Sie in der Toolbar auf  Bezüge einfügen und legen Sie fest, auf welchen Text sind die Vorlage beziehen soll:
     1. [Markierter Text in Bearbeitung (links)] – die Anweisung soll sich nur auf den markierten Text im Bearbeitungsfenster beziehen
     2. [Text in Bearbeitung (links)] - die Anweisung soll sich auf den gesamten Text im Bearbeitungsfenster beziehen
     3. [Markierter Text im Chat] - die Anweisung soll sich nur auf den markierten Text im Chat-Fenster beziehen
  7. Mit dem Modul Mehrsprachigkeit kann pro Sprache auch eine eigene Variante der KI-Anweisung hinterlegt werden, die dann entsprechend bei der Bearbeitung eines fremdsprachigen Briefs oder der Bearbeitung der Übersetzung eines Artikels verwendet werden kann.
  8. Speichern Sie Ihre Eingabe.
     
     Lesen Sie mehr zum Thema Wie erstelle ich eine neue Textvorlage? 
• Geben Sie KI-Anweisungen für Sprachen ein

  KI-Anweisungen können für Übersetzungen verwendet werden. Mit dem Modul Mehrsprachigkeit kann pro Sprache eine eigene KI-Anweisung eingegeben werden. Diese Anweisungen werden dann entsprechend bei der Bearbeitung eines fremdsprachigen Briefs oder der Bearbeitung der Übersetzung eines Artikels verwendet werden.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter  Administration >  Sprachen.
  2. Öffnen Sie eine Sprache mit Doppelklick.
  3. Geben Sie im Feld Anweisungen an die KI einen bevorzugten Sprachstil (Ausdrucksweise, Formulierung) ein.
     Beispiel: Antworte in formellem Englisch, übersetze den Firmennamen „Klein aber Fein“ nicht.
  4.  Speichern Sie die Eingabe.