Erstellen Sie pro Tabelle (Veranstaltung, Adresse, ...) eine Textvorlage mit Rahmendaten zum Datensatz, die als Hintergrundinformationen in jede KI-Anfrage im gewählten Kontext einfließen. Die hier gesammelten Daten stehen der KI direkt zur Verfügung. Das Ergebnis der Anfrage wird dadurch optimiert, ohne dass die Daten der KI manuell zur Verfügung gestellt werden müssen. Achten Sie bei diesen Vorlagen auf äußerst präzise Eingaben und verwenden Sie möglichst Datenbankbezüge. Nutzen Sie keine Tabelle oder Formatierungen, um Zusammenhänge zu erklären. Beschreiben Sie vielmehr die Inhalte in vollständigen Sätzen. Wenn Sie Listen verwenden, achten Sie auf minimale Ladezeiten. Beachten Sie, dass die Ladezeit für die Hintergrund-Information bei jedem Aufruf der KI Unterstützung fällig wird.
Beispiel: Legen Sie eine Textvorlage vom Typ Veranstaltungsvorlage an, um die wichtigsten Rahmendaten der Veranstaltung abzubilden.
- Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter
Vorlagen > 
Textvorlagen > 
Neuanlage. Alternativ kopieren Sie eine bereits vorhandene Vorlage und passen diese an. - Geben Sie einen eindeutigen und sprechenden Namen für die Vorlage ein.
Beispiel: Hintergrundinformationen Veranstaltung - Wählen Sie als Typ einen zur gewünschten Tabelle passenden Typ, z.B. Veranstaltungsvorlage oder Veranstaltungsdatenblatt aus der Auswahlliste.
- Geben Sie die Gruppe „KI-Vorlage“ an.
Wichtig: Aktivieren Sie NICHT die Eigenschaft
KI-Anweisung, sonst erscheint die Vorlage in der Auswahl der vorformulierten Fragen an die KI. - Blenden Sie die Vorlage mit Klick auf
Nur für Konfiguration für die Benutzer im operativen Bereich aus. - Geben Sie den gewünschten Text mit passenden
Datenbankbezügen ein. Beachten Sie, dass die Ladezeit bei Nutzung mit der Komplexität der Vorlage steigt, vor allem wenn diese auf verschiedene Tabellen zugreift.
Beispiel: Es handelt sich um eine Veranstaltung am... Der Veranstalter ist... Der Anlass ist... Die Personenzahl ist... Die Vorgänge sind immer Speisen, Getränke, Equipment, Personal. Es handelt sich um eine Veranstaltung mit einem exquisiten Hintergrund. Die Dekoration wird optional angeboten. Es werden immer Blumen, Kerzen und Servietten eingebunden. 
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