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Setting up the data backup

  • General information on data backup

    Bp Event data backup protects your data from loss in the event of a fault. Regardless of whether you work with a Bp Event Standalone (single workstation) or with a Bp Event Server.


    The data backup is configured once and then performed automatically at regular intervals. A logbook is written in addition to the data backup. It continuously records all database operations between two backup runs, thus ensuring complete security.
    If an incident occurs (e.g. power failure) that damages your database, it is restored fully automatically. For this purpose, a restore of the last data backup is carried out and the contents of the logbook are integrated. Within a very short time, you can put your application back into segment with the current data status.

    Important: It is your own responsibility to back up the data. Please check regularly that it is done correctly.


    Configuration of the Bp Event data backup
    Important: Save the backup files additionally on a physically different medium (additional hard disk, USB stick, etc.) Otherwise, the data backup could also be lost in the event of a hardware defect. Make sure that there is sufficient storage capacity on the medium.

    Sichern Sie Ihre Daten nicht direkt auf dem Netzlaufwerk, das Risiko von unterbrochenen Netzwerkverbindungen ist hoch. Möchten Sie Ihre Backup-Dateien dennoch extern auslagern, führen Sie das Bp Event-Backup zunächst lokal aus und kopieren diese Daten anschließend auf ein externes Medium.

  • Richten Sie die Datensicherung für den Einzelplatz ein

    Für die automatische Ausführung der Datensicherung wird ein Job angelegt. Für die Konfiguration des Jobs benötigt der Benutzer administrative Berechtigungen.

    1. Go to Einrichtung Set-up > Job Jobs > neu New Set-up.
    2. Enter a unique name and, if applicable, a title for the job.
    3. Select the type "Data backup" from the drop-down list.
    4. Select the start time "Exiting the database"to start the backup automatically when logging off to Bp Event.
      Hinweis: Wird der Einzelplatz mehrmals am Tag neu gestartet, empfiehlt es sich, die Datensicherung täglich zu einem festen Zeitpunkt (außerhalb der Bp Event Nutzung) einzurichten.
    5. Enter the destination directory of the data backup.
    6. Enter the number of backups .
      Note: 3 backup sets are set by default. The fourth backup automatically overwrites  the oldest/first backup.
    7. Aktiv Activate the job in the horizontal toolbar of the input window.
    8. Speichern Save and close the job.
      Note:  Every Bp Event user is informed about a faulty data backup. When logging in, a red bar is displayed with the note of the last successful data backup  .

    Important: Make sure that there is sufficient storage capacity on the target drive. The size of the database and thus the required storage space can grow considerably over time. The minimum storage capacity can be calculated as follows:

    Benötigter freier Speicherplatz = (Anzahl Sicherungen + 1)* Größe der Datendatei

  • Richten Sie die Datensicherung für den Server ein

    Für die automatische Ausführung der Datensicherung wird ein Job angelegt. Achten Sie darauf, die Datensicherung außerhalb der Bp Event Nutzung (Server- Neustart) auszuführen und keine parallel laufenden Jobs einzurichten. Für die Konfiguration des Jobs benötigt der Benutzer administrative Berechtigungen.

    1. Go to Einrichtung Set-up > Job Jobs > neu New Set-up.
    2. Enter a unique name  and, if applicable, a title for the job.
    3. Select the executing service client from the drop-down list.
      Hinweis: Zur Lastenverteilung ist es ab Version 12 möglich, mehrere Service Clients in den administrativen Einstellungen einzurichten und die Last der Jobverarbeitung auf die verschiedenen Service Clients zu verteilen. Jobs können einem Service Client fest zugewiesen werden. Ohne fester Zuweisung wird der Job an einem Service Client ausgeführt, welcher zu diesem Zeitpunkt Kapazitäten hat (Load Balancing). Wir empfehlen auf einem Server mit 32GB Speicher und 8 Kernen wenigstens Web Server und Jobs auf den Service Clients zu trennen, bestenfalls auch den E-Mail Abruf auf einem eigenen Service Client.
      Beispiel: E-Mail Abruf separat auf einem Service Client, so werden andere Jobs und Web Nutzer nicht gebremst.
    4. Select the type "Data backup" from the drop-down list.
    5. Select the start time "Series"to start the backup automatically as standard.
    6. Set the start parameters of the data backup via Series edit .
      Recommendation: Set a daily backup, at a time outside of Bp Event usage.
    7. Enter the destination directory of the data backup.
      Note: The target directory must be on the Bp Event Server.
    8. Enter the number of backups .
      Note: 3 backup sets are set by default. The fourth backup automatically overwrites  the oldest backup.
    9. Aktiv Activate the job in the horizontal toolbar of the input window.
    10. Speichern Save and close the job.
      Note:  Every Bp Event user is informed about a faulty data backup. When logging in, a yellow bar, or after three days a red bar, is displayed with the note of the last successful data backup  .

    Important: The target directory on the Bp Event Server must also be accessible when the server is started as a service. The service is started under the local Windows user account System and therefore may not be able to access external drives. Make sure that there is sufficient storage capacity on the target drive. The size of the database and thus the required storage space can grow considerably over time. The minimum storage capacity can be calculated as follows:

    Benötigter freier Speicherplatz = (Anzahl Sicherungen + 1)* Größe der Datendatei

  • Lassen Sie sich zusätzlich über fehlerhafte Datensicherungen informieren

    Jeder Bp Event Benutzer wird automatisch auf eine fehlerhafte Datensicherung hingewiesen. Bei der Anmeldung wird der Benutzer mit einem gelben, bzw. nach drei Tagen mit einem roten Balken informiert, wann die letzte Datensicherung erfolgreich abgeschlossen wurde. Um einen oder mehrere Benutzer zusätzlich mit einer E-Mail zu informieren, kann ein weiterer Job eingerichtet werden.

    1. Go to Einrichtung Set-up > Job Jobs > neu New Set-up.
    2. Enter a unique name  and, if applicable, a title for the job.
    3. Select the type "E-mail" send.
    4. Select the start time "After error"to send the e-mail if the backup is executed incorrectly.
    5. Link the previous job of the data backup via edit.
    6. Geben Sie einen oder mehrere E-Mail Empfänger ein.
    7. Geben Sie einen eindeutigen Betreff und einen aussagekräftigen Text für die E-Mail ein.
    8. Aktiv Activate the job in the horizontal toolbar of the input window.
    9. Speichern Save and close the job.