Wie arbeite ich mit dem fonio.ai Telefonassistenten?

Die Schnittstelle zu fonio.ai ^S tätigt automatisiert Anrufe und nimmt eingehende Anrufe entgegen. Die Fragen, welche gestellt werden sollen, werden über To-Do-Listen in den Veranstaltungen eingegeben. Die Antworten des Kunden werden in der To-Do eingefügt, zusätzlich wird das Gesprächsprotokoll in einer Kontaktnotiz erfasst und als Audiodatei abgelegt. Ab welchem Zeitpunkt ein Anruf ausgelöst werden soll, wird bei der Einrichtung der Schnittstelle einmalig bestimmt. Erreicht der Telefonassistent den Kunden nicht auf Anhieb, wird er es in bestimmten Zeitintervallen weiter versuchen. Die Antworten des Kunden müssen vom Benutzer auf Sinnhaftigkeit geprüft werden, es können Fehler in der Übermittlung entstehen. Die Antworten des Kunden müssen dann vom Benutzer in die Veranstaltung übernommen werden.

• Erstellen Sie in der Veranstaltung To-Do-Listen für Anrufe

  Mit der Schnittstelle zu fonio.ai Telefonassistent ^S wird die Kundenkommunikation über To-Dos in der entsprechenden Veranstaltung gesteuert. Fragen, die die KI an den Kunden stellen soll, werden dort ebenso hinterlegt, wie die eingehenden Antworten des Kunden.

  1. Öffnen Sie die Veranstaltung.
  2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Datensatzes auf  To-Do. Wenn bereits eine To-Do-Liste vorhanden ist, ist das Icon gelb hinterlegt und die Anzahl der Aufgaben wird angezeigt.
  3. Über  Neuanlage in der horizontalen Werkzeugleiste fügen Sie einen neuen To-Do-Eintrag für die Kommunikation fonio.ai -> Kunde ein.
  4. Geben Sie die Bezeichnung der Aufgabe ein.
     Beispiel: Speisen zum Empfang
  5. Klappen Sie das Feld  KI Telefonassistent (unter dem Feld Bemerkung) auf und geben im Feld Frage an den Kunden die Frage ein, welche fonio.ai an den Kunden stellen soll.
     Beispiel: Für welche Fingerfood-Vorschläge zum Empfang haben Sie sich entschieden?
     Hinweis: Sind keine Fragen an den Kunden im To-Do Punkt gepflegt, werden diese nicht von der Schnittstelle berücksichtig.
  6.  Speichern Sie die To-Do-Liste oben links im Fenstertitel.
  7. Beim Telefonat des KI Telefonassistenten mit dem Kunden werden alle offenen Fragen gestellt.
  8. Im Feld Antwort des Kunden werden die Antworten aus dem Telefonat fonio.ai -> Kunde automatisch gefüllt.
     Hinweis: Prüfen Sie unbedingt die Antwort auf Sinnhaftigkeit und Rechtschreibung. Ist keine Antwort hinterlegt, prüfen Sie den Gesprächsverlauf (Telefonprotokoll) in der Kontaktnotiz und/oder die Audiodatei.
  9. Um bestimmte Fragen zu einem anderen Zeitpunkt vom Telefonassistenten klären zu lassen, geben Sie im Feld Abweichendes Datum für die Frage an den Kunden ein beliebiges Datum ein.
     Beispiel: 14 Tage vor der Veranstaltung Blumendeko besprechen
  10. Möchten Sie bestimmte Fragen mit einer vom Ansprechpartner abweichenden Person besprechen, wählen Sie im Feld Abweichender Telefonkontakt einen anderen Ansprechpartner aus Ihrer Datenbank.
      Beispiel: Blumendeko mit dem Lieferanten besprechen
  11. Entnehmen Sie den To-Dos und der Kontaktnotiz alle relevanten Informationen und nehmen die Änderungen in der Veranstaltung vor.

  Lesen Sie mehr zum Thema To-Do-Listen

• Öffnen Sie die Kontaktnotiz des Gesprächs

  Wurde ein Telefonat des KI-Assistenten ^S mit dem Kunden geführt, wird in Bp Event eine Kontaktnotiz erzeugt. Der Verantwortliche der Veranstaltung wird mit einer Benachrichtigung über die neue Kontaktnotiz informiert.

  1. Öffnen Sie die Kontaktnotiz aus dem Benachrichtigungsfenster mit Doppelklick.
  2. Die Meldung „Wollen Sie die Bearbeitungsdauer aufzeichnen?“ können Sie mit Nicht aufzeichnen bestätigen.
  3. Die Kontaktnotiz öffnet sich.
  4. Die Adress- und Ansprechpartnerdaten sind vorbelegt, Datum, Uhrzeit und Dauer des Telefonates sind eingegeben.
  5. Die Kategorie der Notiz ist mit "Fonio-Telefonat" vorbelegt, im Feld Kontakt über ist die Rufnummer eingegeben.
  6. Der Betreff ist bei ausgehenden Telefonaten mit „Fonio Gesprächsprotokoll: Klärung offener Punkte Veranstaltung“ vorbelegt.
     Hinweis: Bei eingehenden Anrufen ist der Betreff mit „Fonio Gesprächsprotokoll“ + Kurzzusammenfassung Gespräch (max. 7 Worte) vorbelegt.
  7. In der Beschreibung ist das Gespräch 1 zu 1 protokolliert. Mit Klick auf die Lupe  wird das Textfeld mit der Formatierung zur besseren Lesbarkeit geöffnet.
  8. Jede Frage die in einer To-Do gepflegt und im Telefonat besprochen wurde, wird in der Notiz ergänzt mit
     a) „Antwort an Bp Event gesendet“
     b) „Bestätigung von Bp Event erhalten“
  9. Unterhalb der Beschreibung im Feld KI wird der Audiolink zur Gesprächsnotiz hinterlegt und kann erneut angehört werden.
     Wichtig: Die Audiodatei ist nur 30 Tage auf dem Server gespeichert, kann aber vor Ablauf der Frist heruntergeladen und gespeichert werden.

  Hinweis: Die Verwendung einer KI bedarf immer der Prüfung des Anwenders. Sind während des Gesprächs Unklarheiten entstanden, kann über die Audiodatei das Gespräch mit den KI-Antworten abgeglichen werden.