Wie setze ich die KI-Unterstützung in Bp Event ein?

Bp Event 12.2 erlaubt das Einbinden von KI Diensten auf Basis einer Schnittstelle, die von OpenAI definiert wurde und von vielen Anbietern unterstützt wird. Die so eingebundenen KI Systeme unterstützen die Bearbeitung von Texten in allen Textfeldern sowie in Dokumenten der Textverarbeitung (Briefe, E-Mails, Angebote etc.).

Durch die Bereitstellung von allgemeinen Hintergrundinformationen zum Unternehmen, zum Benutzer sowie speziellen Hintergrundinformationen zu den in Bearbeitung befindlichen Datensätzen (z.B. Veranstaltungsdaten und -details, Adressdaten und To-Dos) liefern schon sehr kurz und einfach gehaltene Fragen (Prompts) an die KI brauchbare Antworten. Diese Anfragen können beispielsweise Formulierungshilfen, Grammatikprüfungen oder Übersetzungen betreffen.
Hinweis: In Bp Event 12.2 steht die Formulierungsunterstützung im Vordergrund, Funktionen wie z.B. Datensätze anlegen oder bearbeiten, Formeln oder Listen erstellen etc. sind nicht Teil des Funktionsumfangs von Bp Event 12.2.

• Starten Sie eine kontextbezogene Anfrage an die KI

  Sobald die KI-Unterstützung in Bp Event eingerichtet ist, erscheint in jeder Werkzeugleiste, in jedem Textfeld und in jedem Textverarbeitungsdokument das neue Icon  KI-Unterstützung öffnen.

  1. Klicken Sie in einem (bereits gefüllten) Textfeld in einem Datensatz oben rechts auf . 
     Beispiel: Vereinbarung Textfeld in der Veranstaltung
  2. Wählen Sie eine  KI-Anweisung oder wählen Sie „Ohne Vorlage“.
     Hinweis: KI-Anweisungen sind zeitsparende, häufig wiederkehrende Fragen an die KI, die als Textbausteine angelegt werden.
  3. Das Eingabefenster der KI-Textbearbeitung öffnet sich.
     In der linken Hälfte des Eingabefensters ist das vergrößerte Bearbeitungsfenster mit dem bereits eingegeben Text gefüllt.
  4. Alternativ vergrößern Sie das Textfeld über  und klicken danach auf  in der Werkzeugleiste. Die  KI-Anweisungen finden Sie in diesem Fall im Fragebereich unten rechts.
  5. Das Textfeld unten rechts ist der Fragebereich. Geben Sie entweder eine eigene Frage/Anweisung ein, oder wählen Sie über  KI-Anweisung einfügen eine vorformulierte Anweisung. An derselben Stelle wählen Sie den  Text, auf den sich die Anweisung beziehen soll (Text im Bearbeitungsfenster oder markierter Text entweder im Bearbeitungsfenster oder im Chat selbst).
  6. Über das  >  Einfrieren lassen sich vor der Anfrage Textbezüge zur Bearbeitung auflösen. Ansonsten werden diese erst beim Senden des Prompts an die KI aufgelöst.
  7. Klicken Sie auf  KI fragen, um die Anfrage zu starten. Im Chat-Verlauf (Textfeld oben rechts) erscheinen sowohl die Anfrage als auch das Ergebnis.
  8. Ergänzen und wiederholen Sie die Fragen, bis Ihnen das Ergebnis zusagt. Markieren Sie dafür die gewünschten Textstellen und geben Sie über  den gewünschten Textbezug (Text im Bearbeitungsfenster oder markierter Text entweder im Bearbeitungsfenster oder im Chat selbst) an.
• Wenden Sie das Ergebnis der KI-Anfrage an

  Wenn das Ergebnis der KI-Anfrage den Anforderungen entspricht, übernehmen Sie es in das Bearbeitungsfenster.

  1. Markieren Sie den gewünschten Text aus dem Chat-Verlauf und öffnen Sie mit Rechtsklick das Kontextmenü.
  2. Wählen Sie (Beispiel hier für das Textfeld „Vereinbarung“)
     1. Auswahl
        1. In Zwischenablage kopieren
        2. In „Vereinbarung“ einfügen
        3. „Vereinbarung“ komplett überschreiben
        4. Als neue Frage übernehmen
     2. Chat-Verlauf
        1. In Zwischenablage kopieren
        2. In „Vereinbarung“ einfügen
        3. „Vereinbarung“ komplett überschreiben
  3. Bei längeren Chat-Verläufen springen Sie mit Klick auf  Gegliederten Chat-Verlauf anzeigen gezielt in einzelne Fragen.
  4. Um den gesamten Chat-Verlauf oder einzelne Fragen zu löschen, klicken Sie auf  Löschen in der Werkzeugleiste.
• Starten Sie eine Anfrage, die nicht an ein Eingabefeld gebunden ist

  KI-Anfragen können auch ohne Zusammenhang mit einem Textfeld gestellt werden. In jedem Fenstertitel finden Sie rechts das KI Icon . Der Kontext des Datensatzes bleibt bestehen. Nur in Übersichtsfenstern (Info Center, Reservierungsübersicht, E-Mail-Eingang, etc.) ist die Anfrage kontextfrei.

  1. Klicken Sie im Fenstertitel rechts auf  KI-Unterstützung.
     Hinweis: Das Eingabefenster der losgelösten KI-Anfrage ist frei positioniert und bleibt während der Bearbeitung im Vordergrund.
  2. Geben Sie im unteren Textfeld (Fragebereich) Ihre Frage ein oder wählen Sie über  eine KI-Anweisung (Prompt) aus.
  3. Klicken Sie auf  KI fragen, um die Anfrage zu senden.
  4. Die Antwort der KI wird im oberen Chat-Bereich angezeigt.
• Lassen Sie sich weitere Informationen zur KI-Anfrage anzeigen

  Hintergrundinformationen zum eigenen Unternehmen, Betrieb sowie zum Datensatzkontext fließen automatisch in die KI-Anfrage ein, ohne dass sie direkt angezeigt werden. Diese Daten können aber eingesehen werden.

  1. Klicken Sie oberhalb des Chat-Fensters auf  Techn. Details und Token-Verbrauch, um technische Details zur Anfrage einblenden (Datum, Uhrzeit, Anfragedauer, KI-Modell, Token-Verbrauch).
  2. Klicken Sie auf  Grundeinstellungen für die KI anzeigen, um die allgemeinen Anweisungen aus der  Administration, dem  Betrieb und den  Sync-Server Einstellungen zu sehen. Die Informationen erscheinen ganz oben im Chat-Verlauf.
  3. Wenn für die Tabelle, in deren Kontext das Textfeld steht, eine  Textvorlage mit Hintergrundinformationen zum Datensatz in den Tabelleneinstellungen hinterlegt wurde, lassen Sie sich diese mit Klick auf Details  anzeigen.
• Geben Sie benutzerspezifische Anweisungen für die KI-Unterstützung ein

  Zusätzlich zu den KI-Anweisungen, die im administrativen Bereich und in den Tabellen vorgegeben werden, kann der Benutzer eine individuelle Vorbelegung ergänzen.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter  Optionen >  Einstellungen.
  2. Geben Sie im Feld Anweisungen an die KI individuelle Rahmenbedingungen (Sprachstil, Formulierung etc.) für Ihre KI-Anfragen ein.
  3.  Speichern Sie Ihre Eingabe.