Wurde ein Telefonat des KI-Assistenten S mit dem Kunden geführt, wird in Bp Event eine Kontaktnotiz erzeugt. Der Verantwortliche der Veranstaltung wird mit einer Benachrichtigung über die neue Kontaktnotiz informiert.
- Öffnen Sie die Kontaktnotiz aus dem Benachrichtigungsfenster mit Doppelklick.
- Die Meldung „Wollen Sie die Bearbeitungsdauer aufzeichnen?“ können Sie mit Nicht aufzeichnen bestätigen.
- Die Kontaktnotiz öffnet sich.
- Die Adress- und Ansprechpartnerdaten sind vorbelegt, Datum, Uhrzeit und Dauer des Telefonates sind eingegeben.
- Die Kategorie der Notiz ist mit "Fonio-Telefonat" vorbelegt, im Feld Kontakt über ist die Rufnummer eingegeben.
- Der Betreff ist bei ausgehenden Telefonaten mit „Fonio Gesprächsprotokoll: Klärung offener Punkte Veranstaltung“ vorbelegt.
Hinweis: Bei eingehenden Anrufen ist der Betreff mit „Fonio Gesprächsprotokoll“ + Kurzzusammenfassung Gespräch (max. 7 Worte) vorbelegt. - In der Beschreibung ist das Gespräch 1 zu 1 protokolliert. Mit Klick auf die Lupe
wird das Textfeld mit der Formatierung zur besseren Lesbarkeit geöffnet. - Jede Frage die in einer To-Do gepflegt und im Telefonat besprochen wurde, wird in der Notiz ergänzt mit
a) „Antwort an Bp Event gesendet“
b) „Bestätigung von Bp Event erhalten“ - Unterhalb der Beschreibung im Feld KI wird der Audiolink zur Gesprächsnotiz hinterlegt und kann erneut angehört werden.
Wichtig: Die Audiodatei ist nur 30 Tage auf dem Server gespeichert, kann aber vor Ablauf der Frist heruntergeladen und gespeichert werden.
Hinweis: Die Verwendung einer KI bedarf immer der Prüfung des Anwenders. Sind während des Gesprächs Unklarheiten entstanden, kann über die Audiodatei das Gespräch mit den KI-Antworten abgeglichen werden.