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Veranstaltungsvorlage für Online-Buchungen anlegen

Veranstaltungsvorlagen für Online-Buchungen anlegen

Viele Grundeinstellungen für die WebApp werden in der vorlage va Veranstaltungvorlage vorgenommen.

  • Öffnen Sie eine neue Veranstaltungsvorlage

    Legen Sie für jede Art von Veranstaltung, die Sie über das Internet buchen lassen wollen, eine eigene Vorlage an. Sie können diese jederzeit selbständig ändern und aktualisieren. (Wie lege ich eine Veranstaltungsvorlage an?)

    1. Gehen Sie auf den Reiter Vorlagen Vorlagen > vorlage va Veranstaltungen > neu Neuanlage.
    2. Der Name ist frei wählbar und wird später Teil der URL, unter der das Online-Formular erscheint. Der Name darf keine Sonderzeichen oder Leerzeichen enthalten.
    3. Die Art der Vorlage hat keine Auswirkungen auf die WebApp und kann beliebig ausgewählt werden
    4. Wenn die Vorlage ausschließlich für Online-Buchungen zur Verfügung stehen soll, ändern Sie in der oberen horizontalen Werkzeugleiste mit Klick auf das Icon den Status von Aktiv aktiv zu Aktiv Nicht nicht aktiv. Wenn die Vorlage auch im Vollclient zur Verfügung stehen soll, behalten Sie den Status Aktiv aktiv.
    5. Die Übernahme von Veranstaltungsdaten aus der Vorlage wird für die Online-Buchungen ausschließlich über Exportlisten gesteuert. Ignorieren Sie in der Veranstaltungsvorlage die Felder im Bereich Veranstaltung kopieren. Zeiten und Räume werden aus der Musterveranstaltung übernommen, ein Veranstaltungsablauf kann in der WebApp nicht angelegt werden (Stand Juni 2026).
  • Bestimmen Sie, ob Buchungen unverbindlich oder verbindlich sein sollen

    Wählen Sie unter Vorgangsdaten kopieren entweder den Typ Angebot oder den Typ Bestellung aus (NICHT Rechnung). Diese Auswahl hat Auswirkungen auf das Verhalten und die Formulierungen in der WebApp.

    1. Angebot: Es werden nur die Angebotsvorgänge der Musterveranstaltung berücksichtigt. Die Buchung wird als unverbindliche Anfrage behandelt.
    2. Bestellung: Es werden nur die Bestellvorgänge der Musterveranstaltung berücksichtigt. Die Buchung wird als verbindlich betrachtet

    Alle weiteren Einstellungen in diesem Bereich haben keine Auswirkung auf die WebApp und können ignoriert werden.

  • Individualisieren Sie die WebApp
    1. Aktivieren Sie die Vorlage für Online-Buchungen, sonst steht die Vorlage nicht zur Verfügung.
    2. Du-Ansprache aktivieren: wenn die Kommunikation mit dem Kunden in dieser App per „Du“ erfolgen soll. Entsprechende Betriebs- bzw. Administrationseinstellungen werden übernommen, standardmäßig ist die Ansprache "Sie".
    3. Erlauben Sie Veranstaltungen ohne festes Datum, um z.B. einen Kostenvoranschlag machen zu können. Das angegebene Datum dient dann ausschließlich zur Preisfindung. Die tatsächliche Verfügbarkeit von Räumen zum angegebenen Datum wird in diesem Fall nicht überprüft, die Veranstaltung hat den Status „Entwurf“.
    4. Fußbereich der App ausblenden: Im Fußbereich befinden sich standardmäßig Links zu AGB und Impressum.
    5. Rechnungen aktivieren: wenn die Rechnungserstellung und der Versand automatisch erfolgen sollen.
      Hinweis: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn in der Veranstaltungsvorlage die Einstellung „Nur vom Typ“ = „Bestellung“ gesetzt ist.
    6. Anlass Auswahlliste: Geben Sie die möglichen Anlässe vor, die in der WebApp zur Auswahl stehen.
      Hinweis: Geben Sie pro Zeile genau einen Wert ein.
      Bsp.: Für eine Tagungsanfrage
      Konferenz
      Tagung
      Kongress
      Bsp.: Für eine Hochzeitsanfrage
      Hochzeit
      Silberne Hochzeit
      Goldene Hochzeit
      Bsp.: Für eine Catering-Anfrage
      Familienfeier
      Mitarbeiter-Weihnachtsfeier
      Firmenjubiläum
    7. Standardkundentyp: Vorbelegung Firmenkunde oder Privatkunde. Die Vorbelegung kann in der WebApp selbst umgestellt werden.
      1. Kleines Kontaktformular: reduziertes Kontaktformular mit vier Feldern (Vorname, Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse). Diese Variante ist nur für Anfragen im Bereich B2C geeignet.
        Wichtig: Wenn die automatische Rechnungserstellung aktiviert ist, wird das kleine Kontaktformular nicht verwendet, auch wenn diese Option ausgewählt ist.
      2. Individuelles Kontaktformular: Die Anbindung eines eigenen Formulars erfolgt durch den Anwender bzw. Konfigurator. Abweichendes Kontaktformular: nur dann, wenn vom Standardkontaktformular der App abgewichen werden soll.
    9. Link zur Weiterleitung: URL der Webseite, auf die der Kunde nach erfolgreicher Beendigung der Anfrage/Buchung weitergleitet werden soll
      Bsp.: Homepage des Betriebs
  • Erlauben Sie erweiterte Funktionen
    1. Kundenregistrierung/Anmeldung mit Login: Erlauben Sie Ihren Kunden, eigenständig ein Kundenkonto/Kontaktdaten für weitere Buchungen anzulegen. Die Einstellung ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie viele Stammkunden haben.
    2. Raumauswahl durch Kunden: Aktivieren Sie diese Einstellung, wenn Ihre Kunden selbst Räume auswählen können sollen. Es werden nur die in der Musterveranstaltung hinterlegten Räume angeboten. Wenn in der Veranstaltung Räume hinterlegt sind, aber die Kundenauswahl nicht erlaubt ist, werden diese Räume automatisch im Hintergrund mitgebucht.
    3. Mehrtagesveranstaltung: Erlauben Sie das Anlegen von mehrtägigen Veranstaltungen (z.B. Konferenzen). Räume, Zeiten, Personenzahlen und Leistungen können pro Tag unabhängig voneinander gebucht werden. Die angebotenen Leistungen sind jeden Tag dieselben. Voraussetzung ist das Modul „Mehrtagesveranstaltungen“.
    4. Abweichende Rechnungs- und Lieferadresse: Die beiden abweichenden Adressen können unabhängig voneinander aktiviert werden.
  • Definieren Sie die möglichen Buchungsdaten und -zeiten

    Die Eingaben sind optional.

    1. Geben Sie einen minimalen Vorlauf in Stunden an, um ausreichend Vorbereitungszeit vor einer Buchung sicherzustellen.
    2. Geben Sie einen maximalen Vorlauf in Stunden an, wenn Sie keine Buchungen wünschen, die zu weit in der Zukunft liegen.
    3. Wählen Sie die buchbaren Daten und Zeiten für die Vorlage (Geschäftszeiten, Urlaubszeiten, Saisonale Angebote etc) aus. An dieser Stelle können die Zeitbereiche nur ausgewählt, aber nicht bearbeitet werden (Wie lege ich Zeitbereiche an?).  Die Einstellung ist nur dann sinnvoll, wenn ein Live-Zugriff auf den Server gewährleistet ist. In diesem Fall werden gesperrte Daten oder Zeiten schon bei der Anfrage ausgeschlossen.
      WICHTIG: Solange eine Vorlage in einem der gewählten Zeitbereiche erlaubt ist, wird sie zur Buchung angeboten. Stellen Sie sicher, dass die Angaben in den gewählten Zeitbereichen nicht widersprüchlich sind!
  • Definieren Sie die Raumeinstellungen

    Über die Einstellungsoptionen entscheiden Sie, welche der möglichen Räume den Kunden überhaupt zur Buchung angeboten werden (alle oder nur freie, passende Größe) und ob die Auswahl eines Raum Pflicht sein soll.

    1. Verfügbarkeit der Räume prüfen: Wenn der Live-Zugriff auf den Server gewährleistet und die Raumauswahl durch den Kunden erlaubt ist, kann nach Eingabe von Datum, Uhrzeit und ggf. Personenzahl die tatsächliche Verfügbarkeit der Räume geprüft werden. Die buchbaren Räume werden in der Musterveranstaltung eingestellt. Bereits belegte Räume werden nicht zur Auswahl angeboten.
    2. Räume auf Personenzahl filtern: Um nur Räume mit einer passenden Größe anzubieten, können die Räume auf die in den Stammdaten angegebenen Personenzahlen gefiltert werden.
      Wichtig: Die Auswahl von kleineren Räumen (z.B. für Break-out Sessions) ist dann nicht möglich.
    3. Raumbuchung ist Pflicht: Machen Sie die Auswahl eines Raumes verpflichtend, wenn Sie Überbuchungen vermeiden wollen.
    4. Raumbuchung pro Tag Pflicht: Machen Sie ggf. die Auswahl eines Raumes für jeden Tag einer Mehrtagesveranstaltung verpflichtend. Voraussetzung ist das Modul „Mehrtagesveranstaltungen“.
  • Definieren Sie die Sitzplaneinstellungen

    Über die Einstellungsoptionen entscheiden Sie, ob und welche der möglichen Sitzpläne den Kunden zur Auswahl angeboten werden und ob die Auswahl Pflicht sein soll.

    1. Sitzplanvariante auswählen:
      1. Leer: Es werden keine Sitzpläne zur Auswahl angeboten. 
      2. Bestuhlung: Es werden die Bestuhlungsarten aus den Raumeinstellungen (z. B. Reihen-, U Form, Bankett) zur Auswahl angeboten. Diese Auswahl ist nicht änderbar.
      3. Tischplan: Es werden alle Tischpläne zur Auswahl angeboten, die mit dem gewählten Raum verknüpft und für die Online-Buchung aktiviert sind. Voraussetzung ist das Modul „Tischpläne“. (Legen Sie Tischpläne für die Online-Buchungen an).
    2. Sitzpläne auf Personenzahl filtern: Es werden nur die Pläne angezeigt, die für die angegebene maximale Personenzahl groß genug sind.
      Wichtig: Die tatsächliche Kapazität von Räumen ist je nach Tischplan sehr unterschiedlich.
      Bsp.: Ein Raum bietet mit Reihenbestuhlung 100 Plätze, mit Bankettbestuhlung nur 70 Plätze. Für eine Veranstaltung mit 100 Personen wird nur die Reihenbestuhlung angeboten.
    3. Sitzplanauswahl ist Pflicht: Machen Sie ggf. die Auswahl eines Sitzplanes pro gebuchtem Raum verpflichtend. Ohne Auswahl kann die Bestellung in der WebApp nicht abgeschlossen werden. 
  • Legen Sie ein Startbild und Texte für die WebApp fest

    In der Vorlage werden nur Texte für die Oberfläche der WebApp selbst eingegeben. Texte zu den einzelnen Räumen, Leistungen (Vorgängen) und buchbaren Artikeln werden direkt im Raum, Vorgang und Artikel gepflegt.

    1. Startseitentitel: Dieser Titel wird auch als HTML-Seitentitel verwendet und darf maximal 40 Zeichen haben.
    2. Text für die Startseite: Der Text erscheint oberhalb der Abfrage der Veranstaltungseckdaten.
    3. Startbbild: Verknüpfen Sie ein Bild Bild aus dem Album Album.
    4. Text Reiter "Leistungen": Auf diesem Reiter sind alle buchbaren Vorgänge aufgelistet.
    5. Platzhaltertext Mitteilung: Platzhalter für das Mitteilungsfeld auf der Seite "Übersicht" für kurze Informationen an den Kunden.
      Bsp.: „Brauchen Sie einen Kinderstuhl, oder leidet einer Ihrer Gäste evt. unter einer Lebensmittelunverträglichkeit?“

     

  • Weisen Sie Textvorlagen zu

    1. E-Mail-Anschreiben für die Bestätigung
    Wählen Sie ein E-Mail-Anschreiben für den automatischen Versand der Bestätigung an den Kunden aus. Stellen Sie sicher, dass die ausgewählte Textvorlage als Anschreiben in der eigentlichen Bestätigungs-Textvorlage eingebunden ist.
    Hinweis: Dieses Feld hat höchste Priorität. Ist hier ein Anschreiben hinterlegt, wird immer dieses verwendet. Lassen Sie das Feld leer, wird automatisch das Anschreiben aus den Betriebseinstellungen verwendet.
    2. E-Mail-Anschreiben für die Rechnung
    Wählen Sie ein E-Mail-Anschreiben für den automatischen Versand einer Rechnung an den Kunden aus. Stellen Sie sicher, dass die ausgewählte Rechnungstextvorlage als Anhang in das Anschreiben eingebunden ist.
    Hinweis: Dieses Feld hat höchste Priorität. Ist hier ein Anschreiben hinterlegt, wird immer dieses verwendet. Ist das Feld leer, wird automatisch das Anschreiben aus den Betriebseinstellungen herangezogen.
    3. Rechnungstextvorlage
    Wählen Sie eine Rechnungstextvorlage bzw. ein Rechenblatt für die Erzeugung der Rechnung zu einer Bestellung aus der WebApp aus.
    Hinweis: Dieses Feld hat höchste Priorität. Wenn hier eine Rechnungstextvorlage hinterlegt ist, wird diese für die Rechnungserzeugung der Bestellung aus der WebApp verwendet. Wenn das Feld leer ist, wird automatisch die Rechnungstextvorlage aus den Betriebseinstellungen herangezogen.

  • Exportieren Sie Ihre Veranstaltungsvorlage

    Die vorlage va Veranstaltungsvorlagen müssen an die WebApp exportiert werden, um tatsächlich online zur Verfügung zu stehen. Aktualisieren Sie nach jeder Änderung entweder in den Einstellungen der Vorlage oder in den Artikeln, Texten etc. der Mustervorlage die Daten manuell.
    Klicken Sie dazu in der Werkzeugleiste der Veranstaltungsvorlage auf Job Job > Online-Buchung > Online-Buchung bestücken.

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