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Musterveranstaltung für Online-Buchungen anlegen

Musterveranstaltung für Online-Buchungen anlegen

Wenn Sie noch keine Veranstaltung haben, die Sie als Muster verwenden möchten, legen Sie zuerst eine neue Veranstaltung an. (Wie lege ich eine neue Veranstaltung an?) Klicken Sie in der vorlage va Veranstaltungvorlage auf VA Musterveranstaltung, und wählen Sie mit Doppelklick eine passende VA Veranstaltung aus der Liste der Ergebnisse aus.

  • Bearbeiten Sie die Musterveranstaltung

    Sobald eine Veranstaltung als Musterveranstaltung ausgewählt wird, wird sie unter einer neuen Veranstaltungsnummer gespeichert. Ein Datum wird weiterhin als Referenzdatum benötigt, aber nicht in die „aus Vorlage“ erstellten Veranstaltungen übernommen. Es gibt in Vorlagen keine Pflichtfelder.

    1. Geben Sie ein Datum an, das beliebig weit in der Zukunft liegt.
    2. Uhrzeit und Personenzahl können optional angegeben werden.
      1. Wenn die Zeiten und Personenzahl in der Musterveranstaltung leer sind, sind die Eingabefelder in der WebApp ebenfalls leer und die Eingabe frei.
      2. Wenn in der Musterveranstaltung Zeiten und/oderPersonenzahlen vorgegeben werden, erscheinen diese einerseits als Platzhalter in den Eingabefeldern der WebApp und geben andererseits die Mindest- bzw. Höchstwerte für die Felder vor.
        Bsp.: VVeranstaltungszeiten von 09:00 – 23:00 vorgegeben -> Online-Buchungen sind z.B. möglich von 10:00 – 13:00, aber nicht vor 09:00 oder nach 23:00.
        Personenzahl 20 - 80 vorgegeben -> Online-Buchung z.B. für 30 - 70 Personen möglich, aber nicht für 5-15 Personen
    3. Wählen Sie den Status, mit dem die Anfragen/Buchungen importiert werden sollen.
    4. Folgende Felder werden in die Online-Buchung übernommen, wenn sie in der Vorlage eingegeben sind:
      1. Anlass (als Platzhalter in der WebApp, muss ausgewählt werden)
      2. Anlassgruppe (erscheint nicht in der Oberfläche der WebApp)
      3. Kostenstelle (erscheint nicht in der Oberfläche der WebApp)
      4. Verantwortlicher (erscheint nicht in der Oberfläche der WebApp)
      5. Unterschrift (erscheint nicht in der Oberfläche der WebApp)
    5. Wählen Sie eine Preisschiene und Brutto/Netto-Einstellung. Die Perisschienen der Veranstaltung und der Vorgänge müssen identisch sein.
  • Buchen Sie Räume für die Veranstaltung

    Räume können entweder automatisch zu Veranstaltungen gebucht, oder dem Kunden zur Auswahl angeboten werden. Wenn keine Räume ausgewählt werden und die Raumbuchung für Kunden auch nicht erlaubt wird, werden keine Räume gebucht.

    1. Fügen Sie im unteren Bereich der Seite VA Veranstaltung > Basis die Räume hinzu, die Sie für die Online-Buchung über diese Vorlage verwenden wollen.
    2. Wenn in der vorlage va Veranstaltungsvorlage die Option Raumbuchung erlauben NICHT aktiviert ist, werden die hinterlegten Räume automatisch gebucht. In der WebApp wird die Seite "Räume" nicht angezeigt.
    3. Wenn die Option Raumbuchung erlauben gewählt wird, werden die hinterlegten Räume dem Kunden zur Auswahl angeboten. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
    4. Je nach Einstellung in der vorlage va Veranstaltungsvorlage wird die Raumauswahl auf die Anzahl der Personen gefiltert.
    5. Die in der WebApp angebotenen Räume können nur dann auf die tatsächliche Verfügbarkeit geprüft werden, wenn der Live-Zugriff auf den Webserver gesichert ist.
  • Legen Sie Vorgänge an

    Legen Sie je nach Einstellung in der Veranstaltungsvorlage entweder Angebote oder Bestellungen an. Die Namen der vorhandenen Vorgänge erscheinen in der WebApp als einzelne aufklappbare Bereiche, in denen die jeweils angegebenen Vorgangsartikel zur Auswahl und Buchung angeboten werden. Die Preisschienen der Vorgänge und die Brutto/Nettoeinstellung müssen zwingend denen der Gesamtveranstaltung entsprechen.

    1. Legen Sie ein neues Angebot Angebot oder eine neue Bestellung Bestellung an (Wie schreibe ich ein neues Angebot?).
    2. Wählen Sie als Vorgangsnamen den Begriff, der in der WebApp erscheinen soll.
      Bsp.: Fingerfood, Menü, Buffet
    3. Gehen Sie in der Seitennavigation des Vorgangs auf den Reiter details Details auf den Bereich Online-Buchung.
    4. Aktivieren Sie die Einstellung Vorgang ist raumbezogen nur dann, wenn die Artikel des Vorgangs nicht auf der Seite "Leistungen" aufgeführt werden werden sollen, sondern stattdessen auf dem Reiter "Räume" in Verbindung zu einem auswählbaren Raum. Diese Vorgangsartikel können ausschließlich zusammen mit dem Raum gebucht werden. Es sollte nur einen solchen Vorgang pro Veranstaltung geben. (Legen Sie einen Vorgang für raumbezogene Artikel an)
      Bsp.: Raummieten, Ausstattung zu Räumen (Bühne, Klavier, Stellwände)
    5. Wählen Sie ein Bild Bild zum Vorgang aus dem Album Album. Das Bild erscheint in der WebApp als Hintergrund zum Namen des Vorgangs.
    6. Geben Sie einen Einleitungstext zum Vorgang ein. Dieser Text erscheint in der WebApp oberhalb der buchbaren Artikel.
      Bsp.: Vorgang Fingerfood mit Einleitungstext "Handlich, vielseitig und perfekt für stilvolle Empfänge oder lockere Partys. Entdecken Sie unsere Auswahl an frischen, kreativen Häppchen, die Ihre Gäste begeistern."
    7. save Speichern Sie Ihre Eingaben.
  • Fügen Sie Vorgangsartikel ein

    Fügen Sie auf dem Reiter Angebote > "Angebotsname" (bzw. Bestellungen > "Bestellungsname") alle Artikel hinzu, die online buchbar sein sollen.

    Die Allergene, Zusatzstoffe und Nährwerte, Verkaufsgebinde, -inhalt und -einheit werden in der App als Zusatzinformationen ausgegeben, wenn sie gepflegt sind. Außerdem werden ggf. Mindestabgabe, Höchstabgabe oder feste Abgabeeinheiten berücksichtigt sowie der Grundpreis berechnet und ausgegeben.

    Die Anzahl der in der Online-Buchung bestellten Artikel kann entweder frei eingegeben werden, fest vorbelegt oder fest an die Anzahl der Gäste gebunden sein. Artikel können außerdem entweder frei wählbar sein, oder aber verpflichtend mitgebucht werden.

    Frei auswählbare Artikel

    1. Frei auswählbar mit freier Anzahl: Der Kunde kann den Artikel auswählen und eine Anzahl angeben, die beim Import in den Vorgang übernommen wird. Der Preis berechnet sich aus Anzahl 1*Einzelpreis.
      Bsp.: Menü 1, 2 oder 3
      1. Spalte Anzahl 1: Eingabe "0"
      2. Spalte Anzahl 2: Eingabe "" (leer)
    2. Frei auswählbar mit vorgegebener Anzahl: Der Kunde kann den Artikel auswählen, aber keine Anzahl eingeben. Es wird immer die im Vorgangsartikel der Musterveranstaltung hinterlegte Anzahl 2 übernommen. Der Preis berechnet sich aus Anzahl 2*Einzelpreis.
      Bsp.: Klavier, Bühne
      a. Spalte Anzahl 1: Eingabe "" (leer)
      b. Spalte Anzahl 2: Eingabe "1" (oder sinnvolle andere Zahl)
    3. Frei auswählbar mit Anzahl aus Personenzahl: Der Kunde kann den Artikel auswählen, aber keine Anzahl angeben. Der Preis berechnet sich aus der angegebenen Personenzahl*Einzelpreis.
      Bsp.: Buffet
      a. Spalte Anzahl 1: Eingabe "" (leer)
      b. Spalte Anzahl 2: Eingabe "" (leer)
    4. Frei auswählbar ohne Anzahl, dafür mit Einzelpreis und Bemerkung: Der Kunde kann den Artikel auswählen, aber keine Anzahl angeben. Der Preis berechnet sich aus dem tatsächlichen Verbrauch. Statt des Gesamtpreises erscheint im Angebot der Bemerkungstext.
      Bsp.: Getränke nach Verbrauch
      a. Spalte Anzahl 1: Eingabe "" (leer)
      b. Spalte Anzahl 2: Eingabe "0"
      c. Spalte Bemerkung: Standardtext „Gesamtkosten noch offen“ oder Eingabe "Eigener Text"

    Pflichtartikel

    1. Nicht löschbar mit vorgegebener Anzahl: Der Kunde kann keine Anzahl eingeben, sondern die vorgegebene Anzahl wird beim Import in den Vorgang übernommen. Der Artikel kann nicht abgewählt werden. Der Preis berechnet sich aus Anzahl 1*Einzelpreis.
      Bsp: Lieferpauschale
      a. Spalte Anzahl 1: Eingabe "1" (oder sinnvolle andere Zahl)
      b. Spalte Anzahl 2: Eingabe "" (leer)
  • Legen Sie einen Vorgang für raumbezogene Artikel an

    Hinterlegen Sie alle Artikel, die ausschließlich zusammen mit einem Raum und nicht direkt zur Veranstaltung gebucht werden sollen, in einem eigenen Vorgang.

    Wichtig: In der Sicht der Vorgangsartikel muss die Spalte "Raum" eingeblendet und ein Raum zugewiesen sein. Wenn ein Artikel für mehrere Räume angeboten werden soll, fügen Sie denselben Artikel mehrfach ein, und weisen Sie jeweils einen Raum zu. Ohne Raumzuweisung erscheint der Artikel nicht zur Buchung. (Zusätzliche individuelle und betriebsspezifische Sichten für Vorgangsartikel)

    1. Legen Sie ein neues Angebot Angebot oder eine neue Bestellung Bestellung an (Wie schreibe ich ein neues Angebot?).
    2. Wählen Sie als Vorgangsnamen einen einschlägigen Begriff, der auf die raumgebundene Artikel verweist.
      Bsp.: Raummieten, Raumartikel
    3. Aktivieren Sie in der Seitennavigation auf dem Reiter Details > Online-Buchung das Feld Vorgang ist raumbezogen.
    4. Hinterlegen Sie kein Bild zum Vorgang bzw. Einleitungstext, diese Bilder und Texte werden aus den Räumen selbst importiert.
    5. Raumgebundene Artikel können entweder verpflichtend oder frei buchbar sein.
      1. Raummiete/Raumartikel nicht löschbar mit vorgegebener Anzahl: Der Kunde kann keine Anzahl eingeben, sondern die vorgegebene Anzahl wird beim Import in den Vorgang übernommen. Der Artikel kann nicht abgewählt werden, sondern wird automatisch gebucht, wenn der Raum gebucht wird. Der Preis berechnet sich aus Anzahl 1*Einzelpreis.
        Bsp: Raummiete
        Spalte Anzahl 1: Eingabe "1" (oder sinnvolle andere Zahl)
        Spalte Anzahl 2: Eingabe "0"
      2. Andere raumgebundene Artikel: für andere Raumartikel (Stellwände, Stühle, …) gelten dieselben Einstellungen wie für die übrigen Vorgangsartikel.
    1. Wählen Sie in der Spalte „Raum“ den Veranstaltungsraum aus, zu dem jeder Artikel angeboten werden soll. Wenn ein Artikel in mehreren Räumen angeboten werden soll, muss er auch mehrfach eingefügt und mit allen Räumen verknüpft werden.
      Wichtig: Ohne Raumzuweisung erscheinen die Artikel nicht in der WebApp.

    Bsp. 1: Stellwände mit frei eingebbarer Anzahl, frei wählbar in den Räumen Großer Saal und Spiegelsaal

    a. Eine Zeile „Stellwände“ mit

    Spalte Raum: Eingabe “GS” (Großer Saal)
    Spalte Anzahl 1: Eingabe “0“
    Spalte Anzahl 2: Eingabe “” (leer)
    Spalte Preis: Einzelpreis für den Großen Saal

    b. Eine Zeile „Stellwände“ mit

    Spalte Raum: Eingabe “Sp” (Spiegelsaal)
    Spalte Anzahl 1: Eingabe “0“
    Spalte Anzahl 2: Eingabe “” (leer)
    Spalte Preis: Einzelpreis für den Spiegelsaal

    Bsp. 2: Raummiete nicht eingebbar, nicht (ab-)wählbar in den Räumen Großer Saal und Spiegelsaal

    a. Eine Zeile „Raummiete“ mit

    Spalte Raum: Eingabe “GS” (Großer Saal)
    Spalte Anzahl 1: Eingabe “1“
    Spalte Anzahl 2: Eingabe “0”
    Spalte Preis: Einzelpreis für den Großen Saal

    b. Eine Zeile „Raummiete“ mit

    Spalte Raum: Eingabe “Sp” (Spiegelsaal)
    Spalte Anzahl 1: Eingabe “1“
    Spalte Anzahl 2: Eingabe “0”
    Spalte Preis: Einzelpreis für den Spiegelsaal

    1. save Speichern Sie Ihre Eingaben.
  • Legen Sie einen Vorgang für Personalartikel an

    Im Standardszenario werden Personalartikel nicht unterstützt. Personalartikel können trotzdem zur Buchung freigegeben werden, werden aber im Gesamtpreis nicht berechnet.

    1. Ohne Anzahl, ohne Preis, aber mit Bemerkung: Der Kunde kann den Artikel auswählen, aber keine Anzahl angeben. Statt des Gesamtpreises erscheint im Angebot der Bemerkungstext.
      1. Name Extern 2: ein Name, der das Wort "Personal" enthält (unter Administration > Artikel > Artikelgruppe)
      2. Spalte Anzahl 1: Eingabe "" (leer)
      3. Spalte Anzahl 2: Eingabe "" (leer)
      4. Spalte Bemerkung: Geben Sie einen eigenen Text ein, standardmäßig erscheint der Platzhaltertext „Gesamtkosten noch offen“.
    2. Mit Anzahl, ohne Preis, aber mit Bemerkung: Der Kunde kann den Artikel und die Anzahl angeben. Die angegebene Anzahl wird in den Vorgang übernommen. Anstelle des Gesamtpreises erscheint im Angebot der Bemerkungstext.
      1. Name Extern 2: ein Name, der das Wort "Personal" enthält (unter Administration > Artikel > Artikelgruppe)
      2. Spalte Anzahl 1: Eingabe "0"
      3. Spalte Anzahl 2: Eingabe "" (leer)
      4. Spalte Bemerkung: Geben Sie einen eigenen Text ein, standardmäßig erscheint der Platzhaltertext „Gesamtkosten noch offen“.
    3. Speichern Sie Ihre Eingaben.
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