Adding users^M

• Legen Sie einen neuen Benutzer an

  Not just one, but several staff work with Bp Event. In order to be able to track who has worked on which data set or who has printed which forms, all staff receive their own access data and a password.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Administration >  Benutzerverwaltung >  Benutzer >  Neuanlage.
  2. Das Eingabefenster der Benutzer- Neuanlage öffnet sich.
  3. Geben Sie mindestens den Benutzernamen für die Anmeldung an Bp Event, Name und Vorname an. Weitere Angaben wie die Verknüpfung mit einer Adresse sind möglich.
  4. Assign a (temporary) password. Enter the password manually via Change Password or have a random password automatically generated via  and copied to your clipboard to share with the user.
     Weitere Einstellungen zur Benutzer-Anmeldung sehen Sie hier: Machen Sie Vorgaben für die Anmeldung.
  5. If several staff members are assigned to the same user, tick User can't change to prevent the individual users from changing passwords manually.
  6. Speichern Sie ein individuelles Startbild für diesen Benutzer, ein Foto und eine Unterschrift, um diese beispielsweise in Angeboten einzufügen.
  7. Berechtigen Sie den Benutzer zu mobilen Anwendungen über Zugriff.
  8. Define which roles (clients) the user may log on with.  Full access,  Table Reservations client ^M , Passive Client,  ESC Client ^M etc.
  9. Um die entsprechenden Berechtigungen zum Neu anlegen, Lesen oder Ändern von Daten zu erteilen, weisen Sie dem Benutzer eine oder mehrere Benutzergruppen zu.
     Mehr zum Thema unter Legen Sie eine neue Benutzergruppe an und Weisen Sie Berechtigungen zu.
  10. Assign one or more e-mail accounts for receiving and sending e-mails via the list on the tab  e-mail account .
• Legen Sie eine neue Benutzergruppe an

  Einzelne Benutzer werden zu Benutzergruppen zusammengefasst, um sowohl die Zuweisung von Berechtigungen als auch die Kommunikation zu erleichtern. Wir empfehlen, vorab ein detailliertes  Berechtigungskonzept zu erstellen, welches dann in Bp Event umgesetzt wird.

  1. Gehen Sie zu  Administration >  Benutzerverwaltung >  Benutzergruppen >  Neuanlage.
  2. Enter a group name that is as intuitive as possible.
     Bsp: Verkauf, Buchhaltung, Geschäftsführung
  3. To differentiate between the various user groups, we recommend a detailed description of the group.
  4. Für Benachrichtungen an diese Gruppe, setzen Sie den Haken für interne Nachrichten aktivieren. Nachrichten können dann an die Gruppe als Einheit gesendet, oder aufgelöst werden.
  5. Assign one or more e-mail accounts for receiving and sending e-mails via the tab  E-mail account .
  6.  Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
• Weisen Sie Benutzer zu

  Jeder Benutzergruppe können beliebig viele Benutzer zugewiesen werden.

  1. In the user group, switch to the tab  Users / Groups.
  2. Click in the horizontal toolbar on  New > User and select one or more existing users by holding down the Ctrl key and left-clicking and  Apply the selection.
  3. Um Benutzergruppen zu verschachteln, klicken Sie auf Neu >  Benutzergruppen und treffen Ihre Auswahl.
• Assign permissions

  The rights that are granted to a user or user group are defined via the tab Permissions .

  1. In der horizontalen Werkzeugleiste werden Benutzer über Schaltflächen für die üblichsten Funktionen des Bp Event berechtigt:  Auswahllisten ändern, Zugriff zur  Administration,  FiBu exportieren,  Schlussberichte erstellen oder  Preise ausblenden.
  2. In der Tabelle werden konkrete Berechtigungen (Lesen, Neu anlegen, Ändern, Kopieren, Löschen, Drucken, Berichten, Importieren und Exportieren) für bestimmte Tabellen vergeben.
  3. Um einzelne Berechtigungen zu vergeben, klicken Sie in die gewünschte Zelle. Manche Berechtigungen führen dazu, dass andere automatisch auch erteilt werden.
     Bsp.: Die Berechtigung zum Kopieren von Datensätzen berechtigt automatisch auch zum Neu Anlegen und Ändern.
  4. Um eine Berechtigung für alle Tabellen gleichzeitig zu ändern, klicken Sie in die gewünschte Spaltenüberschrift.
  5. Um alle Berechtigungen für alle Tabellen gleichzeitig zu ändern, klicken Sie in die Spaltenüberschrift Anwendung.
  6. Um eine Berechtigung an eine bestimmte Regel zu binden, wählen Sie in der gewünschten Zelle eine vorhandene Regel aus oder legen Sie eine neue Regel an.
• Set login defaults

  Benutzer mit administrativen Berechtigungen können die Anmeldung von Benutzern für das Unternehmen bestimmen. Passwortsicherheit, Vorbelegungen und Sperreinstellungen sind einstellbar.

  1. Go to the   Administration tab on the function bar and click on   Settings >  Login.
  2. Bestimmen Sie die Benutzer Authentifizierung an Bp Event
     a) über ein Bp Event Passwort (im Benutzer hinterlegt)
         Advantage: If the user forgets his password, this can be easily changed by an administrator in the user.
     b) über die Windows Domain die gleichen Anmeldedaten verwenden, hierfür muss die Windows Domain angegeben werden.
         Advantage: Single Sign On login to the full client possible (see below)
  3. Um eine gewisse Passwort- Sicherheit zu gewährleisten legen Sie fest
     a) Letzte Passwörter merken: Die eingegebene Anzahl verhindert, dass der Benutzer das gleiche Passwort nach Ablauf (innerhalb dieser Anzahl) wieder verwendet
     b) Minimale Passwortlängen in Zeichen: Passwörter mit weniger Zeichen lassen sich vom Benutzer nicht speichern
     c) Tick the box Complex passwords mandatory to enforce the use of a password consisting of upper and lower case letters, numbers and special characters.
  4. Unter Vorbelegung treffen Sie Entscheidungen (z.B. Sprache), die die Anmeldung für den Benutzer erleichtern.
  5. Erlauben Sie dem Benutzer unter Anzeigen, die Sprache bei Anmeldung an Bp Event auszuwählen und/oder seine Anmeldedaten zu speichern.
     Hinweis: Teilen sich mehrere Benutzer einen Computer oder Windows Benutzer, sollten Sie das Speichern der Anmeldedaten nicht erlauben, sofern Sie eine eindeutige Datenhistorie/Protokoll benötigen.
  6. Tick the box Single Sign On (SSO) to allow users to log in via the Windows domain without entering another password.
     Hinweis: Zusätzlich muss am Datenbankserver unter Datenbank- Eigenschaften > Client-Server > Benutzer-Authentifizierung mit Domainserver eingestellt werden.
  7. At Lock settings , define how often a user may enter his or her password incorrectly and how long he or she will be locked out if this number is exceeded.
• Richten Sie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung ein

  Für die Benutzeranmeldung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung braucht der Benutzer nach erfolgreicher Eingabe von Benutzer/Passwort oder SSO Anmeldung zusätzlich eine E-Mail oder/und SMS mit einem Code (der zweite Faktor), der zur vollständigen Anmeldung eingegeben werden muss. Erst dann ist die Anmeldung abgeschlossen und der Zugang wird gewährt.

  1. Gehen Sie zu  Administration >  Allgemeine Einstellungen >  Unternehmen >  Anmeldung.
  2. At two-factor authentication , select for which access (WebApp, Mobile, Full access) a second factor should be required.
  3. Setzen Sie Ausnahmen fest:
     1. für bestimmte  Benutzergruppen
        Bsp.: Administrator
     2. für bestimmte IP-Adressen
        Bsp.: IP-Adresse des eigenen Intranets ("192.100.168,*;!192.100.168.254": alle aus dem Subnetz (Intranet) 192.100.168.0 bis .255 sind ausgenommen)
  4. Select a  e-mail sending account and a  text template for the code, or store a formula for the  SMS sending text. Use the "Get 2FA Code" function in the template / SMS formula to retrieve the code to be sent.
  5. Gehen Sie zu  Administration >  Benutzerverwaltung >  Benutzer.
  6. Select which method is to be used to verify the user and, if necessary, enter an alternative e-mail account or SMS number .
  7. Im WebApp-Zugang für Mitarbeiter, Adressen oder Ansprechpartner stellen Sie den Sendeweg am Service Benutzer für alle WebApp-Zugänge ein.