Übungsunterlagen 2023 / 2024

Übungsaufgabe 6
Catering von A-Z

Carolin

Leistungsstufe: Fortgeschritten
Dauer insgesamt ca. 90 bis 120 Minuten
Die Übung kann an verschiedenen Stellen für Pausen unterbrochen werden.

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Benutzer:           Carolin

Passwort:           cf

an. Carolin Fleiß ist im Veranstaltungsbüro für die Planung aller Veranstaltungen und deren Abrechnung zuständig.

Ziel der Übung:

  1. Eine Veranstaltung mit Vorlage anlegen
  2. Ein Angebot schreiben
  3. Einen detaillierten Ablauf anlegen
  4. Einen Kundenvertrag drucken
  5. Eine individuelle Menükarte erstellen
  6. Interne Formulare für Küche und Service drucken
  7. Eine Rechnung nach Abschluss der Veranstaltung erstellen

Ziel 1  Eine Veranstaltung mit Vorlage anlegen

Mit Abschluss dieser Aufgabe haben Sie die Adresse des Kunden aufgerufen und geprüft. Eine Veranstaltung aus einer Vorlage mit allen relevanten Daten angelegt.

Folgende Informationen hat Carolin als E-Mail erhalten:

Sehr geehrte Frau Fleiß,

Anlässlich unseres 50 jährigen Firmenjubiläums möchten wir auf unserem Firmengelände eine große Feier mit Kunden und Partnern veranstalten. Optional würden wir hier gerne den 15.10.JJJJ reservieren.

Die ersten Schätzungen ergeben eine Personenanzahl zwischen 180 und 200 Personen.

Bitte senden Sie uns einen Vorschlag zur Speisenauswahl, sowie Dekoration, Personal, Rahmenprogramm etc. zu. Die Veranstaltung soll um 16:30 Uhr beginnen bis ca. 02:00 Uhr. Zu Beginn wünschen wir uns einen Sektempfang mit Fingerfood. Bis 18:30 Uhr sind mehrere Reden und Showeinlagen geplant. Das genaue Programm folgt.

Da wir schon einige schöne und erfolgreiche Veranstaltungen mit Ihnen durchgeführt haben, würden wir uns über eine erneute Zusammenarbeit freuen.

Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne unter 0177-1234567 zur Verfügung und verbleibe

Mit freundlichen Grüßen

Autoglas IBS GmbH
Dr. Wolfgang Mundt
Unter den Linden 54
40213 Düsseldorf

1. Öffnen Sie die Kundenadresse

  1. Klicken Sie ganz oben links auf submenu und gehen Sie zum Reiter Basis Basis und klicken auf das Icon der Adresse Adressen. Das Eingabefenster der Adresssuche öffnet sich.
    Alternativ starten Sie die Adresssuche mit dem Tastaturkürzel F10.
  2. Geben Sie bei Suchworte die Anfangsbuchstaben, also „Autog“ ein.
  3. Wählen Sie die entsprechende Adresse mit Doppelklick.
  4. Die Firmenadresse der Autoglas IBS GmbH öffnet sich.
  5. Überprüfen sie die Aktualität der Daten und ändern ggf. die Angaben (Mobilnummer noch aktuell?).
  6. Speichern Sie über Speichern.

A6 S1 Kundenadresse

2. Legen Sie eine Veranstaltung mit Vorlage an

  1. Um eine Veranstaltung direkt aus der Adresse anzulegen, klicken Sie auf Neu Ausexpand in der horizontalen Werkzeugleiste > VA VeranstaltungAnsprechpartner Mundt, Dr. Wolfgang.
  2. Wählen Sie die Vorlage vorlage va Firmenfeier. Das Fenster der Veranstaltungsneuanlage mit Vorlage öffnet sich.
  3. Geben Sie die Daten aus der E-Mail ein. Mit der Tabulatortaste wechseln Sie einfach und schnell zu den darauffolgenden Eingabefeldern.
    Hinweis: Hilfetexte werden angezeigt, wenn Sie mit der Maus auf dem jeweiligen Feld verweilen.
  4. Veranstalter und Ansprechpartner sind bereits vorbelegt.
  5. Um den Anlass der Veranstaltung einzugeben, geben Sie im ersten Feld 50. ein und wählen im zweiten Feld die Option Jubiläum aus.
  6. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Anwenden.

A6 S2 VA Vorlage Rahmendaten

  1. Bestätigen Sie die Meldung des nicht aktiven Artikels mit OK.
  2. Das Eingabefenster der Veranstaltung öffnet sich mit den bereits eingegebenen Informationen.
  3. Ergänzen Sie die noch fehlenden Informationen aus der E-Mail von Herrn Mundt im Feld Erste Absprache rechts im Eingabefenster.
  4. Speichern Sie über Speichern und schließen die Veranstaltung.

Sehen Sie sich auch unsere kurzen YouTube Tutorials zum Thema Veranstaltungsvorlagen an.

A6 S3 VA Basis


Ziel 2  Ein Angebot erstellen

Mit Abschluss dieser Aufgabe haben Sie die Veranstaltungssuche genutzt, Artikel der Vorlage angepasst und dem Kunden ein detailliertes Angebot mit Auswahlmöglichkeiten unterbreitet.

Folgende Informationen hat Carolin als E-Mail erhalten:

Sehr geehrte Frau Fleiß,

bitte unterbreiten Sie uns ein Angebot mit mehreren Buffetvorschlägen inklusive einer kleinen Weinauswahl und allen weiteren anfallenden Kosten. Des Weiteren planen wir zum Empfang einen Aperitif und Fingerfood.

Mit freundlichen Grüßen

Autoglas IBS GmbH
Dr. Wolfgang Mundt
Unter den Linden 54
40213 Düsseldorf

1. Öffnen Sie die Veranstaltung der Autoglas IBS GmbH

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Basis Basis und klicken auf VA Veranstaltungen.
  2. Geben Sie das Veranstaltungsdatum in das Datumsfeld des Suchfensters ein und bestätigen die Eingabe mit suche Suchen.
  3. Wählen Sie die Veranstaltung aus der Auswahlliste mit Doppelklick. Das Eingabefenster der Veranstaltung öffnet sich.
    Hinweis: Alternativ können Sie die Veranstaltungssuche mit F12 starten oder auch Ihre History zuletzt geöffneten Datensätze mit F3 anzeigen lassen.

2. Kontrollieren Sie die Artikel

Die gewählte Veranstaltungsvorlage enthält alle Artikel, die Sie standardmäßig bei Firmenfeiern anbieten. So müssen Sie nur noch individuelle Wünsche ergänzen.

  1. Um die Artikel für das Angebot von Herrn Dr. Mundt zu kontrollieren, klicken Sie in der linken Navigation auf den kleinen Pfeil bei Ordner Angebot Angebot.
  2. Eine Auflistung aller Angebot Vorgänge aus der Vorlage öffnet sich.
  3. Überprüfen Sie die einzelnen Vorgänge auf Vollständigkeit.

3. Führen Sie Änderungen durch

  1. Um Artikel zu buchen, öffnen Sie den entsprechnenden Vorgang. Klicken Sie links in das Suchfeld neben dem neu, geben die ersten Buchstaben des Artikels ein und bestätigen Ihre Eingabe mit Enter.
  2. Eine Auswahlliste mit den gesuchten Kriterien öffnet sich.
  3. Wählen Sie den Artikel mit Linksklick.
    Hinweis: Ergibt die Suche nur einen Treffer, wird der Artikel direkt eingefügt.
  4. Um nicht gewünschten Artikel zu entfernen, markieren Sie die entsprechenden Artikel mit gedrückter Strg Taste und klicken auf delete in der horizontalen Werkzeugleiste.
  5. Führen Sie folgende Änderungen durch:
    a) Tauschen Sie im Vorgang Angebot Empfang den Prosecco durch den Fürst v.Metternich Extra trocken 0,75 l aus.
    b) Legen Sie mit Rechtsklick auf Ordner Angebot Angebote Angebot neues Angebot einen neuen Vorgang Angebot Dekoration an und buchen Blumendekoration für Buffet und Blumengestecke länglich.
  6. Um die Reihenfolge der Artikel zu verändern, verschieben Sie den markierten Artikel mit gedrückter Alt Taste an die gewünschte Position.
    Hinweis: Der Artikel wird immer eine Position darunter eingefügt.
  7. Speichern Sie die Veranstaltung über Speichern.

A6 S4 VG Angebot

4. Drucken Sie das Angebot

Nachdem Sie alle Artikel gebucht und kontrolliert haben, kann das Angebot für den Kunden erstellt und versendet werden.

  1. Um einen neuen Brief anzulegen, klicken Sie auf Neu Ausexpand in der horizontalen Werkzeugleiste und wählen Briefe Brief | EmailAnsprechpartner Herrn Dr. Wolfgang Mundtopen Angebotvorlage brief Angebot/Bestätigung 1.
  2. Das Eingabefenster der Brief | E-Mail Neuanlage öffnet sich mit den Adressdaten des Veranstalters. Der Brief übernimmt automatisch alle relevanten Daten aus der Veranstaltung und den Text sowie die Formatierung aus der Textvorlage.
  3. Kontrollieren Sie das Angebot auf Richtigkeit und Vollständigkeit und nehmen ggf. Änderungen vor.
    In diesem Fall löschen Sie den Ablauf aus dem Angebot. Erst zum späteren Zeitpunkt, wenn Sie mit dem Kunden den detaillierten Zeitablauf durchsprechen, soll dieser dann im Vertrag und auch den Functions ausgegeben werden.
  4. Um das Angebot als PDF Dokument zu drucken, klicken Sie auf export festplatte in der horizontalen Werkzeugleiste und wählen pdf.
    Alternativ kann das Angebot inklusive Anschreiben per E-Mail versendet werden. Hierfür klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf E Mail Anschreiben und wählen neues Anschreiben. Das Angebot wird automatisch als PDF Dokument angehängt. Bitte klicken Sie im Rahmen dieser Übung nicht auf senden.
  5. Speichern Speichern und schließen Sie das Angebot.

A6 S5 Angebot


Ziel 3  Einen detaillierten Ablauf erstellen

Mit Abschluss dieser Übung haben Sie einen detaillierten Ablauf der Veranstaltung mit internen und externen Informationen, Beschreibungen und Verantwortlichkeiten erstellt.

Folgende Informationen hat Carolin bei einem Telefonat erhalten:

Die Geschäftsleitung wird zu Beginn (mit dem Aperitif) eine Rede von ca. 30 Minuten halten.
Anschließend gibt es eine Film/Bildervortrag über die vergangenen Jahre, ca. 45 Minuten.
Um 19 Uhr wird die Geschäftsführung das Buffet eröffnen.
Gegen 21:30 Uhr kann das Buffet bis auf das Dessert abgebaut werden.
Ab 21:30 Uhr kann das Rahmenprogramm starten.

1. Erstellen Sie den zeitlichen Ablauf

Der Ablauf ermöglicht die detaillierte zeitliche Planung einer Veranstaltung. Interne und externe Informationen werden auf den relevanten Dokumenten ausgegeben. Lediglich das Setzen eines Hakens ist hierfür notwendig.

  1. Öffnen Sie den Ablauf Ablauf in der linken Navigation der Veranstaltung.
  2. Das Eingabefenster des Ablaufs öffnet sich mit Vorschlägen aus der Veranstaltungsvorlage.
  3. Passen Sie die Uhrzeiten und Informationen des Ablaufs mit den Daten des Telefonates an.
  4. Um einen neuen Ablaufpunkt hinzuzufügen, klicken Sie auf neu und geben die Informationen ein.
  5. Um den Ablaufpunkt als „intern“ zu kennzeichnen, entfernen Sie den Haken in der ersten Spalte.
    Hinweis: Interne Ablaufpunkte erscheinen nicht auf Angeboten, Verträgen und Rechnungen für den Kunden. Sie werden auf den Arbeitsanweisungen angezeigt.
  6. Um einen Ablaufpunkt zu löschen, markieren Sie die Zeile und klicken delete auf in der horizontalen Werkzeugleiste. Eine Mehrfachänderung nehmen Sie mit gedrückter Strg Taste und Linksklick vor.
  7. Ergänzen Sie den Ablauf um folgende Punkte:
    a) Intern: Finaler Check der Location um 15:30 Uhr Verantwortlich: Service
    b) Extern: Anlieferung Blumen um 14 Uhr Verantwortlich: Service
  8. Um die Ablaufpunkte chronologisch nach Datum und Uhrzeit zu sortieren, klicken Sie auf Sortieren.
  9. Speichern Sie über Speichern.

A6 S6 Ablauf

Lesen Sie mehr zum Thema Veranstaltung planen


Ziel 4  Eine Bestellung anlegen und den Kundenvertrag ausdrucken

Mit Abschluss dieser Übung haben Sie den Veranstaltungsstatus angepasst, einen Bestellvorgang angelegt, einen Vorgang abgelehnt und die Artikel angepasst.

Folgende Informationen hat Carolin telefonisch erhalten:

Die Veranstaltung findet definitiv statt
210 Personen
Weine wie angegeben
Blumendekoration wird doch vom Kunden selbst organisiert
Buffet American Barbecue
DJ Racoon

1. Ändern Sie den Status der Veranstaltung

  1. Öffnen Sie erneut die Veranstaltung der Autoglas IBS GmbH.
  2. Ändern Sie den Veranstaltungsstatus in der horizontalen Werkzeugleiste von Option auf Definitiv.
    Hinweis: Das Statusdatum wird automatisch gelöscht. Für weitere Erinnerungen wird die Wiedervorlage verwendet.
  3. Geben Sie die aktuelle Personenzahl im Feld Maximale Personenzahl ein.
    Hinweis: Die maximale Personenzahl ist die Berechnungsgrundlage für alle Artikel, die pro Person berechnet werden.
    Vorteil: die Personenzahl muss nur an dieser einen Stelle geändert werden und wird bei den entsprechenden Artikeln übernommen.

2. Legen Sie die Bestellung an

  1. Um einen Bestellvorgang anzulegen, übernehmen Sie alle Daten aus dem Vorgangstyp Ordner Angebot Angebote. Hierfür kopieren Sie die Inhalte per Drag und Drop (gedrückte linke Maustaste und ziehen) von Ordner Angebot Angebote auf Ordner Bestellung Bestellungen.
  2. Bestätigen Sie die Meldung mit Kopieren.
  3. Bestätigen Sie die Meldung des nicht aktiven Artikels mit OK.
  4. Alle Vorgänge und die darin gebuchten Artikel werden im Vorgangstyp Ordner Bestellung Bestellungen angezeigt.
    Hinweis: Ein Artikel aus der Veranstaltungsvorlage wurde auf nicht aktiv gesetzt. Dieser wird im Vorgang gelb gekennzeichnet. delete Löschen Sie diesen Artikel aus dem Vorgang.

3. Passen Sie die gewünschten Artikel an

  1. Um die nicht gewünschten Artikel zu entfernen, markieren Sie die entsprechenden Artikel mit gedrückter Strg Taste und klicken auf delete in der horizontalen Werkzeugleiste.
  2. Nehmen Sie die oben genannten Änderungen vor.

4. Kontrollieren Sie die Anzahl der Artikel

  1. Wählen Sie Anzahl 0, wenn der Artikel im Angebot/Vertrag mit dem Einzelpreis aufgelistet werden soll, aber noch nicht in der Kostenkalkulation berücksichtigt werden darf. Dies ist im Vorfeld für Artikel wichtig, bei denen die Verbräuche noch unbekannt sind. Geben Sie in dieser Aufgabe in der Spalte Anz bei den Getränken, den Weinen und dem Aperitif die Anzahl 0 ein.
  2. Wählen Sie Anzahl 1 oder beliebige Zahl, wenn der Artikel im Angebot / Vertrag Stückweise verkauft werden soll. In unserer Veranstaltung geben Sie bei DJ Racoon die Anzahl 1 ein.
  3. Für die Berechnung nach maximaler Personenzahl muss die Spalte Anz leer sein. Entfernen Sie die Anz. 0 bei dem Buffet "American Barbecue".

5. Lehnen Sie den Vorgang „Dekoration“ ab

Der Kunde hat sich entschieden, die Dekoration selber zu organisieren.

  1. Um den Vorgang abzulehnen, klicken Sie auf den Vorgang Bestellung Dekoration in der linken Navigation der Veranstaltung.
  2. Ändern Sie den Status des Vorganges von in Arbeit auf abgelehnt und bestätigen die Meldung entsprechend.

A6 S7 VG Bestellung

6. Drucken Sie den Vertrag

Nachdem Sie alle Artikel gebucht und kontrolliert haben, kann der Vertrag für den Kunden erstellt und versendet werden.

  1. Um einen neuen Brief anzulegen, klicken Sie auf Neu Aus in der horizontalen Werkzeugleiste und wählen Briefe Brief | EmailAnsprechpartner Herrn Dr. Wolfgang Mundtopen Angebotvorlage brief Angebot/Bestätigung 1.
  2. Das Eingabefenster der Brief | E-Mail Neuanlage öffnet sich mit den Adressdaten des Veranstalters. Der Brief übernimmt automatisch alle relevanten Daten aus der Veranstaltung und den Text sowie die Formatierung aus der Textvorlage.
  3. Um den Vertrag als PDF Dokument zu drucken, klicken Sie auf export festplatte in der horizontalen Werkzeugleiste und wählen pdf.
    Alternativ kann der Vertrag inklusive Anschreiben per E-Mail versendet werden. Hierfür klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf E Mail Anschreiben und wählen neues Anschreiben. Der Vertrag wird automatisch als PDF Dokument angehängt.
  4. Speichern Schliessen Speichern und schließen Sie den Brief.

7. Legen Sie sich eine Wiedervorlage an

Um an eine finale Absprache erinnert zu werden, legen Sie sich eine Wiedervorlage 4 Tage vor der Veranstaltung an.

  1. Öffnen Sie in der linken Navigation der Veranstaltung die VA Basis.
  2. Um eine Wiedervorlage anzulegen, geben Sie im mittleren Bereich des Eingabefensters ein Datum bei Wiedervorlage ein. Für diese Veranstaltung den 11.10.JJJJ.
  3. Klicken Sie bei Grund der Wiedervorlage auf star, wählen mit gedrückter Strg Taste die Optionen
    a) Text für Menükarten erfragen.
    b) Personenzahl abfragen.
    Alternativ kann auch manuell Text eingegeben in das Feld eingegeben werden.

8. Ändern Sie den Status der Veranstaltung

Herr Dr. Mundt hat den unterschriebenen Vertrag an Carolin gesendet.

  1. Ändern Sie den Status der Veranstaltung von Definitiv auf Vertrag.
  2. Speichern Schliessen Speichern und schließen Sie die Veranstaltung.

9. Wechseln Sie zum 11.MM.JJJJ

Davon ausgehend, dass heute der 11.10.JJJJ ist, wechseln Sie im Info Center den Tag.

  1. Öffnen Sie das Info Center mit F8.
  2. Geben Sie im Datumsfeld oben links das Datum 11.10.JJJJ ein.
  3. Das Info Center zeigt das eingegebene Datum.
  4. Im unteren Bereich bei Wiedervorlagen werden Sie an die Veranstaltung und die fehlenden Informationen erinnert.
  5. Öffnen Sie die Veranstaltung aus der Wiedervorlage mit Doppelklick.
  6. Nachdem Sie alle Informationen von Herrn Dr. Mundt erhalten haben, löschen Sie in der Basis der Veranstaltung die Wiedervorlage über delete.

A6 S8 IC


Ziel 5  Eine individuelle Menükarte erstellen

Mit Abschluss dieser Übung haben Sie eine individuelle Menükarte mit Bild erstellt und innerhalb weniger Minuten gedruckt.

Folgende Informationen erhält Carolin bei Ihrem Anruf:

Menükartentext: 50. Jubiläum, das muss gefeiert werden!
Logo für die Menükarte entnehmen Sie bitte der Kundenadresse in Bp Event

1. Geben Sie die individuellen Texte ein

  1. Um die Menükarte für Autoglas IBS zu erstellen, klicken Sie in der linken Navigation der Veranstaltung auf den kleinen Pfeil vor dem Vorgang Ordner Bestellung Bestellung.
  2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil expand bei Bestellung Speisen.
  3. Klicken Sie auf Ordner Karten Menükarten.
    Hinweis: Die Erstellung einer Menükarte ist nur im Vorgang Bestellung möglich.
  4. Füllen Sie das Feld Für wen mit „Autoglas IBS“ und füllen Sie das Feld Begleittext mit „50. Jubiläum, das muss gefeiert werden!“
  5. Wählen Sie für Menükartengetränke- Vorgang „Getränke“ aus der Auswahlliste.

2. Hinterlegen Sie ein Bild

  1. Öffnen Sie die Adresse der Autoglas IBS GmbH.
  2. Wechseln Sie in der linken Navigation der Adresse zu details Details.
  3. Um das Logo in die Zwischenablage zu kopieren, markieren Sie das Logo und drücken die Tastenkombination Strg c.
  4. Gehen Sie wieder zurück in die Veranstaltung zu Menükarte.
  5. Um das Bild in die Menükarte einzufügen, markieren Sie den oberen kleinen Fotorahmen rechts im Eingabefenster.
  6. Wechseln Sie dann in den großen Fotorahmen und klicken auf neu.
  7. Wählen Sie zwischenablage aus Zwischenablage. Das Logo wird eingefügt.

3. Drucken Sie die Karte

  1. Öffnen Sie die Menükartenansicht mit Doppelklick auf Ordner Karten Menükarten.
  2. Die Menükarte wird automatisch erstellt.
  3. Drucken Sie die Karte über drucker in der unteren Werkzeugleiste.
  4. Speichern Schliessen Speichern und schließen Sie die Veranstaltung.

A6 S9 Menuekarte


Ziel 6  Interne Arbeitsanweisungen für Küche und Service erstellen

Mit Abschluss dieser Übung haben Sie für alle Abteilungen Arbeitsanweisungen ausgedruckt und informiert.

Alle Informationen müssen jetzt an die betroffenen Abteilungen weitergegeben werden. Hierfür druckt Carolin Arbeitsanweisungen für die Küche und den Service, mit den abteilungsspezifischen Informationen.

  1. Öffnen Sie die Veranstaltung von Autoglas IBS.
  2. Klicken Sie auf drucker in der horizontalen Werkzeugleiste > SelectAll Veranstaltungsblätter druckenpdf PDF Ausgabe,  wählen aus der Auswahlliste Standard Büro, Standard Service und Standard Küche mit gedrückter Strg Taste und ok Übernehmen die Auswahl.
  3. Bestätigen Sie die Meldung mit OK.
  4. Die Arbeitsanweisungen werden mit allen relevanten Daten erstellt und gedruckt.
  5. Speichern Schliessen Speichern und schließen Sie die Veranstaltung.

Lesen Sie mehr zum Thema Veranstaltung durchführen


Ziel 7  Erstellen der Rechnung nach Abschluss der Veranstaltung

Mit Abschluss dieser Übung haben Sie eine neue Adresse anglegt und als Rechnungsadresse hinterlegt, Artikel mit dem tatsächlichen Verbrauch angegeben und die Rechnung erstellt.

Folgende Informationen erhält Carolin per E-Mail:

Rechnungsanschrift ist abweichend von der Veranstalteranschrift:
Autoglas IBS GmbH
Zweigniederlassung Köln
Prof. Dr. Albert Kohlmann
Poststraße 48
50667 Köln
Telefon: 0221 223344-55
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

1. Hinterlegen Sie die Rechnungsadresse

Standardmäßig wird der Veranstalter automatisch als Rechnungsempfänger übernommen. Nur wenn es eine vom Veranstalter abweichende Rechnungsadresse gibt, wird diese zusätzlich in der Veranstaltungsbasis hinterlegt.

  1. Öffnen Sie die VA Basis der Veranstaltung.
  2. Um die Rechnungsadresse zu hinterlegen, geben Sie im Feld Adresse Rechnung an die ersten Buchstaben des Firmennamens ein und bestätigen mit der Enter Taste. Eine Auswahlliste bereits hinterlegter Adressen öffnet sich.
    Hinweis: Die Adresse und der Ansprechpartner sind noch nicht im System angelegt.
  3. Legen Sie über neu  in der horizontalen Werkzeugleiste eine neue Adresse mit den oben genannten Angaben an.
  4. Vergeben Sie die Kategorie Firmenadresse und Stammgast.
  5. Speichern Sie über Speichern und schließen die Adresse.
  6. Markieren Sie in der Adressliste die neu angelegte Adresse und bestätigen mit ok Übernehmen.
  7. Die Rechnungsadresse wird automatisch übernommen.
    Hinweis: In der Rechnungsadresse wird nur eine Adresse hinterlegt, wenn diese abweichend zur Veranstalteradresse ist.

A6 S10 RG Adresse

2. Erstellen Sie den Vorgang für die Rechnung

  1. Um einen Rechnungsvorgang anzulegen, markieren Sie den Vorgang Ordner Bestellung Bestellungen und kopieren die Inhalte per Drag und Drop von Ordner Bestellung Bestellungen auf Ordner Rechnung Rechnungen.
  2. Bestätigen Sie die Meldung mit Gesamtrechnung.
  3. Übernehmen Sie den Namensvorschlag „Rechnung“ mit OK.
  4. Wählen Sie Trenntexte und Zwischensummen für einen besseren Überblick.
    Hinweis: Die Namen der einzelnen Vorgänge werden somit als Trenntexte eingefügt. Pro Vorgang werden Zwischensummen gebildet, die die Rechnung übersichtlicher gestalten.
  5. In der Rechnung muss die tatsächliche Anzahl (Verbrauch) pro Artikel eingegeben werden. Wählen Sie Anzahl unbestimmt lassen für Vorgänge, deren Artikel nicht pro Person berechnet werden. Diese Anzahl muss manuell im Vorgang angepasst werden.
  6. Das Eingabefenster der Rechnung öffnet sich mit allen Artikeln aus dem Bestellvorgang.

3. Geben Sie die tatsächlichen Verbräuche ein

Folgende Informationen erhält Carolin von der Veranstaltungsleitung:

Getränkeverbrauch Autoglas IBS am 15.MM.JJJJ
31 Flaschen Sekt
11 Flaschen Weißwein
9 Flaschen Rotwein
3 Flaschen Weißherbst
214 Flaschen Mineralwasser 0,75 l
8 Flaschen Cola 1 l
0 Flaschen Fanta 1 l
2 Flaschen Orangensaft 1 l
17 l Bier
4 Flaschen Apfelsaft

  1. Geben Sie den Verbrauch in der Spalte Anz. ein.
  2. Geben Sie eine plausible Anzahl beim Personal und deren Arbeitszeiten ein.
  3. Um alle Artikel mit Anzahl 0 zu entfernen, klicken Sie auf verdichten Komprimieren und bestätigen die Meldung mit Artikel komprimieren. Alle Artikel ohne Anzahl, auch Bemerkungszeilen werden entfernt.

4. Drucken Sie die Rechnung

  1. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil bei Rechnung Rechnung und wählen Rechenblatt Rechenblatt.
  2. Speichern Sie die Veranstaltung.
  3. Bestätigen Sie die Vergabe einer fortlaufenden Rechnungsnummer mit OK.
  4. Drucken Sie die Rechnung über export festplattepdf PDF in der unteren Werkzeugleiste und bestätigen die Meldung mit Exportieren und sperren.

A6 S11 Rechnung

5. Schließen Sie die Veranstaltung ab

  1. Wechseln Sie zur VA Basis der Veranstaltung und ändern den Status der Veranstaltung auf Abgeschlossen.
  2. Speichern Schliessen Speichern und schließen Sie die Veranstaltung.

Lesen Sie mehr zum Thema Veranstaltung abschließen oder sehen sich unsere kurzen Schulungsvideos auf YouTube.com an.


Ziel der Übungsaufgabe 6 erreicht:

  • Eine Veranstaltung angelegt
  • Ein Angebot erstellt
  • Einen detaillierten Ablauf erstellt
  • Eine Bestellung angelegt und den Kundenvertrag ausgedruckt
  • Eine individuelle Menükarte erstellt
  • Interne Formulare für Küche und Service erstellt
  • Rechnung nach Abschluss der Veranstaltung erstellt

Herzlichen Glückwunsch!

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