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Übungsunterlagen 2024 / 2025

Übungsaufgabe 1
Bankettveranstaltung im Haus

Carolin

 

Leistungsstufe: Einsteiger
Dauer insgesamt ca. 60 bis 90 Minuten
Die Übung kann an verschiedenen Stellen für Pausen unterbrochen werden.

Starten Sie Bp Event und melden sich als

Benutzer: Carolin

Passwort: cf

an. Carolin Fleiß ist im Veranstaltungsbüro für die Planung aller Veranstaltungen und deren Abrechnung zuständig.

Ziel der Übung:

  1. Eine Veranstaltung anlegen
  2. Eine Optionsbestätigung an den Kunden senden
  3. Ein Angebot erstellen
  4. Eine Bestellung anlegen und den Kundenvertrag ausdrucken
  5. Interne Arbeitsanweisungen für Küche und Service erstellen
  6. Eine Rechnung nach Abschluss der Veranstaltung erstellen

 Ziel 1  Eine Veranstaltung anlegen

Mit Abschluss dieser Aufgabe haben Sie die Kapazitäten am Veranstaltungstag geprüft und eine Veranstaltung auf Option mit allen relevanten Daten angelegt.

Folgende Informationen hat Carolin als E-Mail erhalten:

Sehr geehrte Frau Fleiß,

ich plane am 15.MM.JJJJ meinen 40. Geburtstag bei Ihnen zu feiern. Auf Wunsch der Familie sollte die Feier in einem festlichen Rahmen in Ihrer Bibliothek stattfinden.

Wir sind ca. 20 bis 25 Personen (keine Kinder) und möchten mit dem Essen gegen 19:00 Uhr beginnen.

Falls die Bibliothek am 15.MM.JJJJ noch frei ist, senden Sie mir bitte eine kurze Reservierungsbestätigung an meine unten angegebene Adresse. Aufgrund der noch fehlenden Zusagen einiger Familienmitglieder (längere Anreise etc.), kann ich Ihnen erst am 11.MM:JJJJ eine feste Zusage geben. Bitte haben Sie hierfür Verständnis.

Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne unter 0177-1234567 zur Verfügung und verbleibe

Mit freundlichen Grüßen

Karl Bauer
Weidenzaun
65354 Eltville

Herr Bauer kennt die Räumlichkeiten und zählt zu den Stammkunden.

1. Überprüfen Sie die Kapazität des Raumes zum angegebenen Datum

  1. Öffnen Sie die Funktionsleiste über submenu ganz oben links (aus jedem Eingabefenster erreichbar).
  2. Gehen Sie in der Funktionsleiste zum Reiter Basis Basis und klicken auf den kleinen Pfeil expand bei VA Veranstaltungen.
  3. Wählen Sie die Raum Raumbelegung mit Linksklick. (Umschalt+F5)
  4. Das Eingabefenster der Raumbelegung öffnet sich mit dem aktuellen Datum.
  5. Ändern Sie das kalender Datum in der horizontalen Werkzeugleiste auf den 15.MM.JJJJ des Folgemonates. Die Bibliothek ist zum angegebenen Datum noch frei und kann gebucht werden.

A1 S1 Raumbelegung

2. Legen Sie eine Veranstaltung an

  1. Um eine Veranstaltung aus der Raumbelegung anzulegen, klicken Sie mit Doppelklick auf die Bibliothek, bestätigen das Datum mit Linksklick und wählen neu Neuanlage. Das Eingabefenster der Veranstaltungsneuanlage öffnet sich. Die Veranstaltung ist bereits mit dem Datum und der Bibliothek vorbelegt.
  2. Geben Sie die Daten aus der E-Mail ein. Mit der Tabulatortaste wechseln Sie einfach und schnell zu den darauffolgenden Eingabefeldern.
    Hinweis: Hilfetexte werden angezeigt, wenn Sie mit der Maus auf dem jeweiligen Feld verweilen.
  3. Wählen Sie den Status Option und geben im Statusdatum den 11.MM.JJJJ ein.
  4. Um den Veranstalter zu hinterlegen, geben Sie im Feld Adresse Veranstalter die ersten Buchstaben des Nachnamens ein und bestätigen mit der Enter Taste. Eine Auswahlliste bereits hinterlegter Adressen öffnet sich.
    Hinweis: Herr Bauer ist Stammgast, darum ist seine Adresse bereits in der Datenbank erfasst.
  5. Wählen Sie die Adresse von Karl Bauer mit Doppelklick.
  6. Wählen Sie die Anlassgruppe "Familienfeier" aus der erweiterbaren Auswahlliste.
    (-> Die Anlassgruppe dient der Kategorisierung und Gruppierung von Veranstaltungen in Ihrem Unternehmen. Diese erweiterbare Auswahlliste kann später für Auswertungen verwendet werden. "Wieviel Umsatz wurde mit Firmenfeiern generiert?")
  7. Um den Anlass der Veranstaltung einzugeben, geben Sie im ersten Feld 40. ein und wählen im zweiten Feld die Option Geburtstag aus.
    (-> Der Anlass der Veranstaltung wird Ihnen von Ihrem Kunden genannt. "Was ist der Grund der Feierlichkeit?"
  8. Speichern Sie Ihre Eingaben über Speichern oben links in der horizontalen Werkzeugleiste.
    Hinweis: Es gibt in allen Datensätzen bei Bp Event Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen. Diese sind unterstrichen dargestellt. Ein Speichern ohne Eingabe der Pflichtfelder ist nicht möglich.

 A1 S2 VA Neuanlage


 Ziel 2  Eine Optionsbestätigung senden

Mit Abschluss dieser Aufgabe haben Sie dem Kunden eine Optionsbestätigung mit allen Daten aus der Veranstaltung erstellt.

1. Legen Sie einen neuen Brief an

  1. Um einen neuen Brief anzulegen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben Neu Ausexpand in der horizontalen Werkzeugleiste und wählen Briefe Brief | EmailAdresse Herr Karl Bauer open sonst. zur VA und wählen die Textvorlage vorlage brief Optionsbestätigung.
  2. Das Eingabefenster der Brief | E-Mail Neuanlage öffnet sich mit den Adressdaten des Veranstalters, der Informationen aus der Veranstaltung und dem Layout aus der gewählten Textvorlage.
  3. Überprüfen Sie den Text und nehmen ggf. textliche Änderungen und Formatierungen vor.

2. Drucken Sie den Brief als PDF

  1. Um den Brief im PDF Format zu speichern, klicken Sie auf den kleinen Pfeil bei export festplatteexpand in der Werkzeugleiste links und wählen pdf > pdf Datei > Ausgangszeit Setzen und den Speicherort.
    Hinweis: Das Versenden per E-Mail erfolgt über Brief BriefexpandE Mail E-Mail > Senden in der Menüleiste oben. Da in der Schulversion (Demoversion) keine reellen Daten hinterlegt sind, würde das Versenden eine Fehlermeldung erzeugen.
  2. Schließen Sie den Brief über den kleinen Pfeil expand bei Speichern und wählen Speichern Schliessen Speichern und schließen.

3. Speichern und schließen Sie die Veranstaltung

Nach Erstellung der Optionsbestätigung kann die Veranstaltung gespeichert und geschlossen werden. Erst bei dem nächsten Kontakt mit dem Gastgeber wird die Veranstaltung wieder geöffnet.

Schließen Sie die Veranstaltung über den kleinen Pfeil bei Speichernexpand und wählen Speichern Schliessen Speichern und schließen.

A1 S3 Optionsbestaetigung


 Ziel 3  Ein Angebot erstellen

Mit Abschluss dieser Aufgabe haben Sie die Veranstaltungssuche genutzt, Artikel gebucht, die Option verlängert und dem Kunden ein detailliertes Angebot mit Auswahlmöglichkeiten unterbreitet.

Folgende Informationen hat Carolin als E-Mail erhalten:

Sehr geehrte Frau Fleiß,

vielen Dank für Ihre Bestätigung. Bitte verlängern Sie die Raumoption bis zum 12.MM.JJJJ.

Nach Absprache mit der Familie planen wir für den Geburtstag ein 3 Gänge Menü. Bitte unterbreiten Sie uns ein Angebot mit zwei Menüvorschlägen inklusive einer kleinen Weinauswahl und allen weiteren anfallenden Kosten. Des Weiteren planen wir vor dem Essen einen kleinen Aperitif.

Mit freundlichen Grüßen

Karl Bauer
Weidenzaun
65354 Eltville

1. Suchen Sie die Veranstaltung von Karl Bauer

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Basis Basis und klicken auf das Icon VA Veranstaltungen.
  2. Geben Sie das Veranstaltungsdatum in das Datumsfeld des Suchfensters ein und bestätigen Ihre Eingabe mit suche Suchen.
  3. Wählen Sie die Veranstaltung aus der Auswahlliste mit Doppelklick. Das Eingabefenster der Veranstaltung öffnet sich.
    Alternativ können Sie sich auch über F3 alle zuletzt geöffneten Datensätze aufrufen.

2. Verlängern Sie die Option

Das Optionsdatum erinnert Sie in Ihrer Wiedervorlage daran, dass hier noch Handlungsbedarf besteht. Veranstaltungen, die auf Option stehen, werden in der Raumbelegung und zusätzlich in Ihrem Info Center „rot“ dargestellt.

  1. Um Herrn Bauer die Option zu verlängern, geben Sie das Datum 12.MM.JJJJ im Datumsfeld in der horizontalen Werkzeugleiste ein.
    Alternativ können Sie über kalender ein Datum mit Mausklick wählen.
  2. Speichern Sie Ihre Eingabe über Speichern.

3. Buchen Sie Artikel in den Vorgang Angebot

Die Veranstaltung wird in drei Vorgangstypen untergliedert: Angebot AngeboteBestellung Bestellungen und Rechnung Rechnungen.

  1. Um die Artikel für das Angebot von Herrn Bauer zu buchen, wählen Sie in der linken Navigation den Vorgang Angebot Angebote mit Doppelklick.
  2. Bestätigen Sie den vorbelegten Vorgangsnamen "Angebot" mit OK. Ein leeres Vorgangsfenster öffnet sich.
  3. Um Artikel zu buchen, klicken Sie im Vorgangsfenster unten links auf neu, geben bei Suchwörter „Menü“ ein und bestätigen Ihre Eingabe unten rechts mit suche Suchen.
  4. Eine Auswahlliste mit den gesuchten Kriterien öffnet sich.
  5. Wählen Sie Menü 1 und Menü 2 mit gedrückter Strg Taste und ok Übernehmen die Auswahl. Die gewählten Artikel werden im Vorgang eingefügt.
  6. Um eine Auswahl an Weinen in den Vorgang zu buchen, klicken Sie erneut auf neu, klicken auf Artikelgruppe und wählen bei Getränken die Kategorie Flaschen Wein mit ok Übernehmen. Bestätigen Sie die Eingabe mit suche Suchen.
  7. Wählen Sie zwei Weißweine und zwei Rotweine mit gedrückter Strg Taste und bestätigen Ihre Auswahl mit ok Übernehmen.
    Hinweis: Ist Ihnen der Name des Artikels bekannt, können Sie diesen auch in das Suchfeld rechts neben dem neu eingeben und mit Enter bestätigen.
  8. Fügen Sie die folgenden Artikel hinzu:
    a) Champagneraperitif
    b) Hauscocktail jahreszeitlich
    c) Blumengestecke
    d) Menükarte
  9. Speichern Sie die Veranstaltung über Speichern.

A1 S4 VG Angebot

4. Korrigieren Sie die gebuchten Artikel

  1. Um einen falschen Artikel aus dem Vorgang Angebot Angebot zu löschen, markieren Sie den Artikel und klicken auf delete in der horizontalen Werkzeugleiste. Der Artikel wird aus dem Vorgang entfernt.
  2. Um die Reihenfolge der Artikel zu verändern, verschieben Sie den markierten Artikel mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position (Drag&Drop).
  3. Speichern Sie die Veranstaltung über Speichern.

5. Kontrollieren Sie die Anzahl der Artikel

  1. Wählen Sie Anzahl 0, wenn der Artikel im Angebot/Vertrag mit dem Einzelpreis aufgelistet werden soll. Dies ist im Vorfeld für Artikel wichtig, bei denen die Verbräuche noch unbekannt sind. Hier in diesem Fall also bei den Weinen und dem Aperitif.
  2. Wählen Sie Anzahl 1 oder beliebige Zahl, wenn der Artikel im Angebot / Vertrag Stückweise verkauft werden soll. In unserer Veranstaltung geben Sie bei den Blumengestecken die Anzahl 5 ein.
  3. Um automatisch die Personenzahl der Veranstaltung zu übernehmen, lassen Sie die Spalte Anz. frei. In unserer Veranstaltung bei Menü 1 und der Menükarte.
    Hinweis: Bei Menü 2 geben Sie die Anzahl "0" ein, damit nicht pro Person Menü 1 und Menü 2 in der Kostenkalkulation berechnet werden.

A1 S5 Angebot

6. Drucken Sie das Angebot

Nachdem Sie alle Artikel gebucht haben, kann das Angebot für den Kunden ausgedruckt werden.

  1. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Neu AusexpandBriefe Brief / E-MailAdresse Herr Karl Baueropen Angebot > vorlage brief Angebot/Bestätigung 1.
  2. Das Angebot wird automatisch mit allen relevanten Daten aus der Veranstaltung erstellt. Überprüfen Sie den Text und nehmen ggf. textliche Änderungen und Formatierungen vor. Das Angebot  kann über druckerexpand gedruckt oder per E-Mail Senden versendet werden. (Gleiche Vorgehensweise wie Optionsbestätigung)
  3. Schließen Sie das Angebot und die Veranstaltung jeweils über den kleinen Pfeil neben Speichernexpand und wählen Speichern Schliessen Speichern und schließen.

Lesen Sie mehr zum Thema Veranstaltungen planen


 Ziel 4  Eine Bestellung anlegen und den Kundenvertrag ausdrucken

Mit Abschluss dieser Übung haben Sie den Veranstaltungsstatus angepasst, eine Bestuhlung hinterlegt, einen Bestellvorgang angelegt und die Artikel angepasst.

Folgende Informationen hat Carolin telefonisch erhalten:

1. Die Geburtstagsfeier findet statt
2. Bestuhlung runde Tische
3. Weine wie angegeben
4. Champagneraperitif
5. Menü 1 aber Kartoffelgratin anstelle von Macairekartoffeln

1. Ändern Sie den Status der Veranstaltung

  1. Öffnen Sie erneut die Veranstaltung von Herrn Bauer.
  2. Ändern Sie den Veranstaltungsstatus in der horizontalen Werkzeugleiste von Option auf Definitiv.
    Hinweis: Wird der Status einer Veranstaltung auf Definitiv gesetzt, wird automatisch das Statusdatum gelöscht. Weitere Erinnerungen kann sich der Benutzer über das Wiedervorlage- Datum anlegen.

2. Legen Sie die Bestuhlungsform fest

  1. Um eine Bestuhlungsform zu hinterlegen, klicken Sie in der linken Navigation der Veranstaltung auf VA Basis.
  2. Im unteren Drittel finden Sie den gebuchten Raum.
  3. Öffnen Sie die Auswahlliste in der Spalte Bestuhlung.
  4. Wählen sie runde Tische.

3. Legen Sie die Bestellung an

Änderungswünsche des Kunden werden standardmäßig im Bestellvorgang umgesetzt. So kann zum späteren Zeitpunkt noch die Änderung zwischen Angeboten und Verträgen ausgewertet werden. Damit es nicht zu Datenschiefständen kommen kann, wird standardmäßig beim Kopieren des Vorgangstypes Angebot auf Bestellung der Vorgangstyp Angebote für Änderungen gesperrt. Es gilt also der höhere Vorgangstyp.

  1. Um einen Bestellvorgang anzulegen, markieren Sie in der linken Navigation der Veranstaltung den Vorgang Angebot Angebote und kopieren die Inhalte per Drag & Drop von Angebot Angebote zu Bestellung Bestellungen.
  2. Bestätigen Sie mit Kopieren.
  3. Der Vorgang vom Typ Bestellung Bestellungen öffnet sich, mit allen Artikeln aus dem Angebot.

4. Passen Sie die gewünschten Artikel an

  1. Um die nicht gewünschten Artikel zu entfernen, markieren Sie die Artikel Menü 2 und Hauscocktail mit gedrückter Strg Taste und klicken auf delete in der horizontalen Werkzeugleiste.
  2. Um die Beilagen zu ändern, muss das Menü 1 in seine Komponenten aufgelöst werden.
  3. Markieren Sie hierfür den Artikel Menü 1 und klicken auf auffaechern und bestätigen Sie die Meldung mit Standardpreise.
  4. Das Menü wird in seine einzelnen Komponenten aufgelöst.
  5. Um die Macairekartoffeln auszutauschen, markieren Sie den Artikel und überschreiben den Namen mit den ersten Buchstaben des neuen Artikels, also „Kart“.
  6. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Tab Taste.
  7. Wählen Sie das Kartoffelgratin aus der Auswahlliste mit Doppelklick. Die Beilage wird ausgetauscht.

A1 S6 VG Bestellungen

5. Fügen Sie eine Zwischensumme ein

  1. Um den Vertrag für den Kunden übersichtlich zu strukturieren, wird eine Zwischensumme eingefügt.
  2. Markieren Sie die unterste Position des Menüs, die Dessertvariation.
  3. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil expand bei neu und wählen Summe0 Zwischensumme. Die Zwischensumme wird unter dem markierten Artikel eingefügt.
  4. Um den Namen der Zwischensumme zu ändern, markieren Sie die Zwischensumme.
  5. Ändern Sie den Namen zu „Menü pro Person“.

6. Kontrollieren Sie die Anzahl der Artikel

  1. Wählen Sie Anzahl 0, wenn der Artikel im Angebot/Vertrag mit dem Einzelpreis aufgelistet werden soll. Dies ist im Vorfeld für Artikel wichtig, bei denen die Verbräuche noch unbekannt sind. Hier in diesem Fall also bei den Weinen und dem Aperitif.
  2. Wählen Sie Anzahl 1 oder beliebige Zahl, wenn der Artikel im Angebot / Vertrag Stückweise verkauft werden soll. In unserer Veranstaltung geben Sie bei den Blumengestecken die Anzahl 5 ein.
  3. Um automatisch die Personenzahl der Veranstaltung zu übernehmen, lassen Sie die Spalte Anz. frei. In unserer Veranstaltung beim Essen und der Menükarte.

7. Formatieren Sie den Vorgang für eine bessere Übersicht

  1. Um eine Überschrift einzugeben, markieren Sie den Artikel über dem ersten Wein (oder die Zwischensumme) und drücken die Taste F5. Eine leere Bemerkungszeile wird eingefügt.
  2. Beschriften Sie die Bemerkungszeile mit „Weinauswahl“.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Bemerkungszeile und wählen Fett + Kursiv.
  4. Wiederholen Sie das Einfügen von Bemerkungszeilen an passender Stelle.
  5. Um eine Bemerkungszeile zu verschieben, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen die Zeile an gewünschte Position (Drag&Drop).

A1 S7 VG Bestellung anpassen

8. Drucken Sie den Vertrag

Nachdem Sie alle Artikel gebucht und kontrolliert haben, kann der Vertrag für den Kunden ausgedruckt werden.

  1. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Neu AusexpandBriefe Brief / E-MailAdresse Herr Karl Baueropen Angebot > vorlage brief Angebot/Bestätigung 1.
  2. Der Vertrag wird automatisch mit allen relevanten Daten aus der Veranstaltung erstellt. Überprüfen Sie den Text und nehmen ggf. textliche Änderungen und Formatierungen vor. Der Vertrag kann über druckerexpand gedruckt oder per E-Mail Senden versendet werden. (Gleiche Vorgehensweise wie Angebot und Optionsbestätigung)
  3. Speichern und schließen Sie den Brief.

9. Legen Sie sich eine Wiedervorlage an

Um an eine finale Absprache erinnert zu werden, legen Sie sich eine Wiedervorlage 4 Tage vor der Veranstaltung an.

  1. Öffnen Sie die VA Basis der Veranstaltung.
  2. Um eine Wiedervorlage anzulegen, geben Sie im mittleren Bereich des Eingabefensters das Datum 11.MM.JJJJ bei Wiedervorlage Datum ein.
  3. Klicken Sie bei Grund der Wiedervorlage auf star , wählen mit gedrückter Strg Taste die Optionen
    a) Dekoration besprechen
    b) Personenzahl abfragen und ok Übernehmen die Auswahl.
    Alternativ kann auch individueller Text im Textfeld eingegeben werden.

10. Ändern Sie den Status der Veranstaltung

Herr Bauer hat den unterschriebenen Vertrag an Carolin gesendet.

  1. Ändern Sie den Status der Veranstaltung von Definitiv auf Vertrag.
  2. Speichern Schliessen Speichern und schließen Sie die Veranstaltung.

11. Wechseln Sie zum 13.MM.JJJJ

Davon ausgehend, dass heute der 13.MM.JJJJ ist, wechseln Sie im Info Center den Tag.

  1. Öffnen Sie das Info Center mit F8.
  2. Geben Sie im Datumsfeld oben links das Datum 13.MM.JJJJ ein.
  3. Das Info Center zeigt das eingegebene Datum.
  4. Im unteren Bereich bei Wiedervorlagen werden Sie an die Veranstaltung und die fehlenden Informationen erinnert.
  5. Öffnen Sie die Veranstaltung aus der Wiedervorlage mit Doppelklick.

A1 S8 IC WVL

Folgende Information erhält Carolin bei Ihrem Anruf:

1. 22 Personen

2. Dekoration wie bestellt

12. Ändern Sie die Personenzahl

  1. Ändern Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der Veranstaltung die Personenzahl auf 22 Personen.
    Hinweis: Berechnungsgrundlage ist immer die maximale Personenzahl.
  2. Löschen Sie die Wiedervorlage über delete, da alle Details besprochen wurden.
  3. Speichern Speichern Sie die Veranstaltung

 Ziel 5  Interne Formulare für Küche und Service erstellen

Mit Abschluss dieser Übung haben Sie für alle Abteilungen Formulare ausgedruckt und informiert.

Alle Informationen müssen jetzt an die betroffenen Abteilungen weitergegeben werden. Hierfür druckt Carolin Formulare für das Veranstaltungsbüro, die Küche und den Service mit den abteilungsspezifischen Informationen.

  1. Öffnen Sie die Veranstaltung von Karl Bauer.
  2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf den kleinen Pfeil bei druckerexpand und wählen SelectAll Veranstaltungsblätter drucken > pdf Pdf-Ausgabe.
  3. Wählen Sie aus der Auswahlliste Standard Büro, Standard Service und Standard Küche mit gedrückter Strg Taste und ok Übernehmen die Auswahl.
  4. Bestätigen Sie die Meldung mit OK.
  5. Die Formulare werden mit allen relevanten Daten erstellt und gedruckt.

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 Ziel 6  Erstellen der Rechnung nach Abschluss der Veranstaltung

Mit Abschluss dieser Übung haben Sie eine Rechnungsadresse hinterlegt, einen Rechnungsvorgang angelegt, Artikel mit dem tatsächlichen Verbrauch hinterlegt und die Rechnung erstellt.

Folgende Informationen erhält Carolin per E-Mail:

Rechnungsanschrift ist abweichend von der Veranstalteranschrift:
Frau
Emma Kallenbach
Stresemannstraße 14
59514 Bad Godesberg
Tel: 02345 33160

1. Hinterlegen Sie die Rechnungsadresse

Standardmäßig wird die Adresse des Veranstalters als Rechnungsadresse übernommen. Nur wenn es eine abweichende Rechnungsadresse gibt, wird diese in der Veranstaltungsbasis eingegeben.

  1. Um die Rechnungsadresse zu hinterlegen, geben Sie in der VA Basis der Veranstaltung im Feld Adresse Rechnung an die ersten Buchstaben des Nachnamens ein und bestätigen mit der Enter Taste. Eine Auswahlliste bereits hinterlegter Adressen öffnet sich.
  2. Wählen Sie die Adresse von "Emma Kallenbach" mit Doppelklick.

2. Erstellen Sie den Vorgang für die Rechnung

  1. Um einen Rechnungsvorgang anzulegen, markieren Sie den Vorgang Bestellung Bestellungen und kopieren die Inhalte per Drag & Drop von Bestellung Bestellungen auf Rechnung Rechnungen.
  2. Übernehmen Sie den Namensvorschlag "Rechnung" oder geben eine abweichende Bezeichnung für den neuen Vorgang ein.
  3. Entscheiden Sie, ob sie die Rechnung mit Trenntexten und Zwischensummen strukturiert haben möchten.
    Hinweis: Veranstaltungen, die über mehrere Tage gehen, werden mit Trenntexten und Zwischensummen übersichtlicher dargestellt.
  4. Bestätigen Sie die Meldung mit Personenzahl übernehmen.
    Hinweis: Die maximale Personenzahl wird für die Artikel übernommen, die pro Person berechnet werden sollen.
  5. Das Eingabefenster der Rechnung öffnet sich mit allen Artikeln aus dem Bestellvorgang.

3. Fügen Sie Standardgetränke ein

  1. Um ein Standardsortiment von Getränken einzufügen, markieren Sie den Artikel, unter dem die Standardgetränke eingefügt werden sollen und geben Sie in das Suchfeld neben dem neu „standard“ ein.
  2. Wählen Sie aus der Auswahlliste den Artikel Standardgetränke Bankett AUFLÖSEN.
  3. Um den Artikel in seine Komponenten aufzulösen, klicken Sie auf auffaechern und wählen Standardpreise. Mit nur wenigen Klicks haben Sie somit eine Auswahl an Standardgetränken eingefügt.
  4. Fügen Sie mit F5 eine Bemerkungszeile als Überschrift für die Getränkeauswahl ein und formatieren diese auch fett und kursiv.

4. Geben Sie die tatsächlichen Verbräuche ein

Folgende Informationen erhält Carolin von der Veranstaltungsleitung:

Getränkeverbrauch Geburtstagsfeier Herr Karl Bauer am 15.MM.JJJJ

- 18 Champagneraperitif
- 7 Flaschen Weißwein
- 10 Flaschen Rotwein
- 10 Flaschen Teinacher Mineralwasser 0,75 l
- 4 Flaschen Cola 1 l
- 2 Flaschen Fanta 1 l
- 2 Flaschen Orangensaft 1 l
- 23 Pils 0,3 l

  1. Geben Sie den Verbrauch in der Spalte Anz. ein.
  2. Um alle Artikel mit Anzahl 0 zu entfernen, klicken Sie auf verdichten Komprimieren. Alle Artikel ohne Anzahl, auch Bemerkungszeilen werden entfernt. Bestätigen Sie die Meldung mit Artikel komprimieren.

A1 S9 VG Rechnungen

5. Senden Sie die Rechnung

  1. Klicken Sie in der linken Navigation der Veranstaltung unterhalb der Rechnung Rechnung auf Rechenblatt Rechenblatt.
  2. Speichern Sie die Veranstaltung.
  3. Bestätigen Sie die Vergabe einer fortlaufenden Rechnungsnummer mit OK.
  4. Um die Rechnung per E-Mail als PDF im Anhang zu versenden, klicken Sie auf E Mail und bestätigen die Meldung mit Drucken und sperren.
  5. Eine leere E-Mail mit der vorbelegten Rechnungsempfängerin öffnet sich. Geben Sie einen Betreff für die E-Mail ein.
  6. Um eine Vorlage für ein E-Mail Anschreiben zu öffnen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil bei vorlage briefexpandOrdner Bestellung Anschreibenvorlage brief E-Mail Anschreiben Rechnung.
  7. Die Rechnung als PDF-Dokument ist unter dem Reiter Anhang Anhänge zu finden.
  8. Speichern Schliessen Speichern und schließen Sie die E-Mail.

Sehen Sie sich auch unsere Schulungsvideos (Version 11) auf YouTube.com zum Thema an.

A1 S10 RG E Mail

6. Schließen Sie die Veranstaltung ab

  1. Ändern Sie den Status der Veranstaltung auf Abgeschlossen.
  2. Speichern Schliessen Speichern und schließen Sie die Veranstaltung.

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 Ziel der Übungsaufgabe 1 erreicht:

  • Eine Veranstaltung angelegt
  • Eine Optionsbestätigung an den Kunden gesendet
  • Ein Angebot erstellt
  • Eine Bestellung angelegt und den Kundenvertrag ausgedruckt
  • Interne Formulare für Küche und Service erstellt
  • Rechnung nach Abschluss der Veranstaltung erstellt

Herzlichen Glückwunsch!

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