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Wie erstelle ich eine Rechnung/Gutschrift zu einer Reservierung?

Wie erstelle ich eine Rechung/Gutschrift zu einer TischreservierungM?

  • Erstellen Sie eine Rechnung zu einer Tischreservierung

    Wenn die administrativen Einstellungen das erlauben, lassen sich in den einzelnen Reservierungen Rechnung Rechnungen und Rechnung Gutschrift Gutschriften anlegen. Voraussetzung ist, dass eine echte Adresse Adresse angegeben wurde (Name allein reicht nicht) und die Rechungsartikel zuerst in einer Bestellung Bestellung erfasst wurden.

    1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste der Reservierung auf den Reiter Ordner Rechnung Rechnungen.
    2. Es erscheint eine Liste der bestellten Artikel ohne Anzahl. Die Anzahl der bestellten Artikel ist in der Spalte "Offen" vorbelegt, die Anzahl der zu bezahlenden Artikel kann aber noch geändert werden.
    3. Um die Anzahl aller bestellten Artikel zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bestellung Edit Übernehmen.
    4. Um direkt eine Rechnung mit den vorhandenen Daten anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung Rechnung anlegen.
    5. Es öffnet sich sofort ein Rechenblatt Rechenblatt mit neuer Rechnungsnummer und dem Status "in Arbeit".
    6. Wenn es nur eine Standardvorlage für Rechnungen gibt, öffnet sich das Rechenbaltt direkt mit dieser Vorlage.
    7. Wenn es mehrere Standardvorlagen gibt, öffnet sich zuerst ein leeres Blatt. Wählen Sie mit Klick auf refresh Standard (über der Werkzeugleiste neben dem Ausgangsdatum) eine der Vorlagen aus.
      Bsp.: Rechnung für Tischreservierung
    8. Die Rechnung öffnet sich mit der angegebenen Adresse, den bestellten Artikeln und der Rechnungsnummer, aber ohne Datum.
    9. Um die Rechung direkt per E-Mail zu senden, klicken Sie auf E Mail Dokument als PDF-Anhang per E-Mail senden.
    10. Wählen Sie auf Nachfrage, ob Sie einen Probedruck (ohne Ausgangsdatum) oder einen Kundenausdruck (mit Datum) machen wollen.
    11. Wählen Sie, ob Sie für den Druck das Zahlungsziel ermitteln wollen.
    12. Es öffnet sich ein E Mail Anschreiben E-Mail-Anschreiben, dem die Rechnung im PDF-Format angehängt ist.
    13. Wenn für die Rechenblattvorlage schon ein Anschreiben vorbelegt wurde, erscheint direkt dieses Anschreiben. Sonst wählen Sie eine Anschreibenvorlage aus oder geben Sie einen freien Text ein.
    14. save Speichern Sie die E-Mail zum späteren Versand oder Senden Senden Sie sie direkt an den Empfänger.
    15. Sobald die Rechnung als Kundenausdruck mit Datum exportiert oder gesendet wird, werden Ausgangsdatum und Zahlungsziel bestimmt. Der Status ändert sich auf "versandt".
  • Erstellen Sie eine Rechnung für Eintrittskarten

    Wenn die administrativen Einstellungen das erlauben, lassen sich auch für  Tickets für öffentliche Veranstaltungen Rechnung Rechnungen und Rechnung Gutschrift Gutschriften anlegen. Voraussetzung ist, dass eine echte Adresse Adresse angegeben wurde (Name allein reicht nicht) und die Rechungsartikel zuerst in einer Bestellung Bestellung erfasst wurden.

    Bei Veranstaltungen mit Tickets lässt sich die Anzahl der Personen nicht manuell eingeben, sondern bestimmt sich aus der Anzahl der gebuchten Tickets. Die gebuchten Tickets erscheinen auf dem Reiter Bestellung Bestellung mit Einzel- und Gesamtpreis.

    1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste der Reservierung auf den Reiter Ordner Rechnung Rechnungen.
    2. Um direkt eine Rechnung mit den vorhandenen Daten anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung Rechnung anlegen.
    3. Es öffnet sich sofort ein Rechenblatt Rechenblatt mit neuer Rechnungsnummer und dem Status "in Arbeit".
    4. Wenn es nur eine Standardvorlage für Rechnungen gibt, öffnet sich das Rechenbaltt direkt mit dieser Vorlage.
    5. Wenn es mehrere Standardvorlagen gibt, öffnet sich zuerst ein leeres Blatt. Wählen Sie mit Klick auf refresh Standard (über der Werkzeugleiste neben dem Ausgangsdatum) eine der Vorlagen aus.
      Bsp.: Rechnung für Ticketing
    6. Die Rechnung öffnet sich mit der angegebenen Adresse, den bestellten Artikeln und der Rechnungsnummer, aber ohne Datum.
    7. Um die Rechung direkt per E-Mail zu senden, klicken Sie auf E Mail Dokument als PDF-Anhang per E-Mail senden.
    8. Wählen Sie auf Nachfrage, ob Sie einen Probedruck (ohne Ausgangsdatum) oder einen Kundenausdruck (mit Datum) machen wollen.
    9. Wählen Sie, ob Sie für den Druck das Zahlungsziel ermitteln wollen.
    10. Es öffnet sich ein E Mail Anschreiben E-Mail-Anschreiben, dem die Rechnung im PDF-Format angehängt ist.
    11. Wenn für die Rechenblattvorlage schon ein Anschreiben vorbelegt wurde, erscheint direkt dieses Anschreiben. Sonst wählen Sie eine Anschreibenvorlage aus oder geben Sie einen freien Text ein.
    12. save Speichern Sie die E-Mail zum späteren Versand oder Senden Senden Sie sie direkt an den Empfänger.
    13. Sobald die Rechnung als Kundenausdruck mit Datum exportiert oder gesendet wird, werden Ausgangsdatum und Zahlungsziel bestimmt. Der Status ändert sich auf "versandt".
  • Erfassen Sie Zahlungen zu einer Tisch- oder Ticketreservierung

    Wenn die administrativen Einstellungen das erlauben, lassen sich für  Tickets für öffentliche Veranstaltungen auch Zahlungen Zahlungen erfassen. Gehen Sie zu der gewünschten Rechnung in der Ticketreservierung auf den Reiter artikel Rechnungsartikel.

    1. Wählen Sie zuerst die Zahlungsart und die Kostenstelle aus den jeweiligen Auswahllisten aus.
    2. Korrigieren Sie ggf. die Rechnungsanschrift.
    3. Im oberen Bereich des Eingabefensters sehen Sie alle in Rechnung gestellten Artikel, Änderungen sind hier nicht möglich.
    4. Im unteren Bereich klicken Sie auf neu Hinzufügen, um eine neue Zahlung zu erfassen.
    5. Es öffnet sich ein neues Eingabefenster für die Zahlungserfassung. Der Rechnungsbetrag ist als Zahlbetrag vorbelegt, kann aber manuell geändert werden.
    6. Geben Sie den Verwendungszweck und das Zahlungskonto des Gastes an.
    7. save Speichern und schließen Sie das Fenster.
    8. Sobald die Zahlung gespeichert ist, ändert sich der Status der Rechnung zu "bezahlt". In der Liste der Rechnungen ändert sich das Icon vor der Rechnung von Rechnung zu ok.
  • Erstellen Sie eine Gutschrift zu einer Tisch- oder Ticketreservierung

    Korrigieren Sie fehlerhafte Rechnungen, indem Sie erst eine Gutschrift (Korrektur- oder Stornorechung) zu der fehlerhaften Rechnung ausstellen und dann eine neue Rechung anlegen.

    1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste der Reservierung auf den Reiter Ordner Rechnung Rechnungen.
    2. Machen Sie einen Rechtsklick auf die gewünschte Rechnung Rechnung und wählen Sie "Gutschrift zu Rechnung anlegen".
    3. Wenn mehrere Rechnungen vorhanden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Abgelehnt Umbuchungsrechnung anlegen. In der Umbuchungsrechnung werden alle Artikel der vorhandenen Rechnungen zusammengefasst.
    4. Es öffnet sich sofort ein Rechenblatt Rechenblatt mit neuer Rechnungsnummer und dem Status "in Arbeit".
    5. Wählen Sie mit Klick auf vorlage briefexpand Textvorlage auswählen (in der Werkzeugleiste links) eine passende Vorlagen aus.
    6. Die Stornorechnung öffnet sich mit der angegebenen Adresse, den bestellten Artikeln und der Rechnungsnummer, aber ohne Datum.
    7. Um die Rechung direkt per E-Mail zu senden, klicken Sie auf E Mail Dokument als PDF-Anhang per E-Mail senden.
    8. Wählen Sie auf Nachfrage, ob Sie einen Probedruck (ohne Ausgangsdatum) oder einen Kundenausdruck (mit Datum) machen wollen.
    9. Es öffnet sich ein E Mail Anschreiben E-Mail-Anschreiben, dem die Rechnung im PDF-Format angehängt ist.
    10. Wenn für die Rechenblattvorlage schon ein Anschreiben vorbelegt wurde, erscheint direkt dieses Anschreiben. Sonst wählen Sie eine Anschreibenvorlage aus oder geben Sie einen freien Text ein.
    11. save Speichern Sie die E-Mail zum späteren Versand oder Senden Senden Sie sie direkt an den Empfänger.
    12. Ändern Sie den Status der Stornorechnung und der Originalrechung laut Betriebsvorgaben z.B. auf "abgelehnt".
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