Wie richte ich die Online-Buchung^MM ein?

• Passen Sie die Administrativen Einstellungen an

  Einige administrative Einstellungen habe direkte Auswirkungen auf die Online-Buchungen. Pflichtfelder aus den Administrativen Einstellungen für Unternehmen oder Betrieb sowie aktivierte Module werden berücksichtigt.

  1. Aktivieren Sie unter  Administrative Einstellungen > Lizenzen die WebApp "Online-Buchung". Wenn Sie die Buchung von mehrtägigen Events (Konferenzen etc) ermöglichen wollen, benötigen Sie auch das Modul "Serien-/Mehrtagesveranstaltung".
  2. Aktivieren Sie unter  Administrative Einstellungen >  Veranstaltung > Standardaktionen die Option Änderungen an VA mit externer ID erlauben, um eine Bearbeitung der importierten Veranstaltungen zu ermöglichen.
  3. Aktivieren Sie unter  Administrative Einstellungen >  Veranstaltung > Vorgangsartikel > Standardsicht Spalten anzeigen die Spalte "Raum", wenn Sie Räume zur Buchung über die WebApp anbieten wollen.
• Prüfen Sie Benutzer und Benutzergruppen

  Benutzer und  Benutzergruppen werden mit dem Szenario importiert. Überprüfen Sie unter  Administration >  Benutzerverwaltung >  Benutzer, ob der Import vollständig und fehlerfrei ausgeführt wurde.

  1. Verknüpfen Sie folgende Benutzer und Benutzergruppen:
     1. den technischen Benutzer "Online-Buchung_WebApp" mit der Benutzergruppe "Berechtigung Online-Buchung_WebApp": berechtigt zum Öffnen der WebApp und zum Erstellen einer Anfrage bzw. Bestellung.
     2. den technischen  Benutzer "Online-Buchung_Backend" mit der  Benutzergruppe "Berechtigung Online-Buchung_Backend": berechtigt dazu, die Anfragen oder Bestellung aus der Online-Buchung WebApp zu importieren sowie E-Mail-Bestätigungen und Rechnungen zu versenden.
     3. die gewünschten echten  Benutzer oder Gruppen mit der  Benutzergruppe "Betreuung WebApp Online-Buchung": berechtigt zur Betreuung der Online-Buchung Webapp (neue Vorlagen hochladen, WebApp bestücken, Benachrichtigungen zu neuen Anfragen erhalten, Fehlermeldungen erhalten).
  2. Weisen Sie dem Benutzer "Online-Buchung_Backend" E-Mail-Konten zu (Wie richte ich E-Mails ein?):
     1. ein E-Mail-Konto, um E-Mail-Bestätigungen zu versenden
     2. (optional) ein weiteres E-Mail-Konto, um Rechnungen zu versenden.
• Prüfen Sie die Jobs für die Online-Buchung

  Die Jobs zur Online-Buchung werden mit dem Szenario importiert. Überprüfen Sie unter  Einrichtung >  Jobs, ob der Import vollständig und fehlerfrei ausgeführt wurde.

  1. Verknüpfen Sie den Job "WebApp_Online-Buchung_Import_11_Aktivität" mit der Benutzergruppe "Betreuung WebApp Online-Buchung".
  2. Verknüpfen Sie den Job "WebApp_Online-Buchung_Import_ErrorHandling_Aktivität" entweder auch mit der Benutzergruppe "Betreuung WebApp Online-Buchung" oder einer anderen Gruppe, die für die Bearbeitung von Fehlermeldungen zuständig sein soll.
• Legen Sie ein Webanmeldeticket an

  Nur wenn das Modul „WebApp-Zugang“ aktiv ist, erstellen Sie unter  Einrichtung >  Web >  Webanmeldetickets >  Neu ein neues Ticket für den Benutzer „Online-Buchung_WebApp “ mit Mehrfachverwendung.

• Passen Sie die Betriebsdetails an

  Definieren Sie unter Einrichtung > Betriebsdetails > Online-Buchung pro Betrieb die individuellen Einstellungen.

  1. Standardmäßig sind alle Texte der WebApp und der Textvorlagen mit "Sie" vorbelegt. Aktivieren Sie die Du-Ansprache, wenn Sie für einen Betrieb eine lockerere Anrede bevorzugen und es entsprechend vorbelegte Textvorlagen gibt.
     Wichtig: Diese Auswahl gilt für alle Veranstaltungsvorlagen dieses Betriebs, die online gebucht werden können.
  2. Aktivieren Sie die Anzeige des Firmenlogos aus  Betriebseinstellungen > Bilder > Logo 1, wenn die WebApp nicht sowie in eine bestehende Webseite mit Logo eingebunden ist.
  3. Auf Wunsch lässt sich das Captcha ausblenden, das vor automatisierten Buchungen schützt. Wir raten ausdrücklich von dieser Option ab.
  4. Geben Sie E-Mailadressen für den Versand von Bestätigungen und von Rechnungen an.
     Wichtig: Der Benutzer „Online‑Buchung_Backend“ muss berechtigt sein, E‑Mails über diese Konten zu versenden (s.o.)
  5. Hinterlegen Sie Standard-Textvorlagen für die Bestätigung. Die Bestätigung sollte ein Anschreiben enthalten sowie einen Hinweis zum Widerrufsrecht, wie z.B. "Ein Widerrufsrecht besteht nicht, da die Dienstleistung termingebunden ist (§ 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB)."
  6. Hinterlegen Sie Standard-Textvorlagen für das Rechenblatt und das Anschreiben für die Rechnung. 
     Wichtig: Wenn in einer Veranstaltungsvorlage andere Textvorlagen definiert sind, haben diese Vorrang vor den Standardvorlagen.
  7. Hinterlegen Sie URLS für Ihr Impressum, Ihre AGBs, Ihre DSGVO-Erklärung. 
  8. 8. Hinterlegen Sie die URL Ihres PHP‑Mailers. Wenn ausschließlich das Modul „E‑Mail‑Buchungsverarbeitung“ aktiv ist, ist diese Angabe verpflichtend. Wenn Sie das Modul „WebApp‑Zugang“ verwenden, ist die Angabe nur erforderlich, wenn der Import per E‑Mail anstelle des direkten Imports genutzt werden soll.
• Definieren Sie Buchungszeiten über Zeitbereiche

  Legen Sie Zeitbereiche und ggf. Serien an, um die Buchungszeiten Ihrer Veranstaltungen einzuschränken.

  Wichtig: Sowohl in  Serien als auch in Zeitbereichen lassen sich Uhrzeiten und Wochentage auswählen. Damit das Zusammenspiel der beiden Funktionen funktioniert:

  - stellen Sie die Uhrzeiten IMMER im Zeitbereich an und
  - stellen Sie die Wochentage IMMER in der Serie an. 

  Bsp.: Wenn in einer Serie zu Buchungszeitbereichen der Online-Buchungen Wochentage eingegeben werden, wird die Serie der buchbaren Tage ignoriert.

  Wie lege ich Zeitbereiche an?

• Aktualisieren Sie die Funktion zur Ausgabe von Nährwerten

  Die Funktion "WebApp_Nährwerte" zur Online-Buchung wird mit dem Szenario importiert. Überprüfen Sie unter Einrichtung > Funktionen, ob die Feldnamen in Ihrer Datenbank und die Werte in der Nach-Spalte übereinstimmen, damit die Nährwerte korrekt ausgelesen und ausgegeben werden können. Aktualisieren Sie ggf. die Funktion.