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Wie richte ich die Online-Buchung ein?

Wie richte ich die Online-BuchungM ein?

  • Passen Sie die Administrativen Einstellungen an

    Einige administrative Einstellungen habe direkte Auswirkungen auf die Online-Buchungen. Pflichtfelder aus den Administrativen Einstellungen für Unternehmen oder Betrieb sowie aktivierte Module werden berücksichtigt.

    1. Aktivieren Sie unter Administration Administrative Einstellungen > Lizenzen die WebApp "Online-Buchung".
    2. Aktivieren Sie unter Administration Administrative Einstellungen > Lizenzen das Modul "Serien-/Mehrtagesveranstaltung", wenn Sie die Buchung von mehrtägigen Events (Konferenzen etc) ermöglichen wollen.
    3. Überprüfen Sie unter Administration Administrative Einstellungen > Administration Technische Einstellungen > Variable Umgebungsvariablen die Pfade der Exportverzeichnisse für Veranstaltungsvorlagen und Bilder. Standardmäßig sind dies die Verzeichnisse „WebBuchung/Templates“ und „WebBuchung/Templates/Images“.
    4. Wählen Sie unter Administration Administrative Einstellungen > details Details > Webbuchung, ob Buchungsanfragen direkt in die Datenbank importiert werden sollen, oder als E-Mail-Anfragen erst manuell importiert werden sollen.
      1. Um Anfragen über einen Transaktionsjob direkt als Veranstaltungen in die Datenbank zu importierten, aktivieren Sie Bestellung direkt empfangen.
      2. Um Anfragen als E-Mail zu erhalten und selbst zu importieren, geben Sie als browser Mailer URL entweder „../../mailer/mailer_smtp.php“ oder „../../mailer/mailer_sendmail.php“ an.
    5. Aktivieren Sie unter Administration Administrative Einstellungen > VA Veranstaltung > Standardaktionen die Option Änderungen an VA mit externer ID erlauben, um eine Bearbeitung der importierten Veranstaltungen zu ermöglichen.
    6. Aktivieren Sie unter Administration Administrative Einstellungen > VA Veranstaltung > Vorgangsartikel > Standardsicht Spalten anzeigen die Spalte "Raum", wenn Sie Räume zur Buchung über die WebApp anbieten wollen.
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  • Überprüfen Sie Benutzer und Benutzergruppen

    Benutzer Benutzer und Benutzer Benutzergruppen werden mit dem Szanario importiert. Überprüfen Sie unter Administration Administration > Benutzer Benutzerverwaltung > Benutzer Benutzer, ob der Import vollständig und fehlerfrei ausgeführt wurde. Ergänzen Sie ggf. Sie folgende Benutzer und Benutzergruppen:

    1. Benutzergruppe "Berechtigung Online-Buchung_WebApp" mit dem Benutzer "Online-Buchung_WebApp": berechtigt zum Öffnen der WebApp und zum Erstellen einer Anfrage bzw. Bestellung.
      Diese Benutzergruppe wird benötigt, wenn nur berechtigte Benutzer überhaupt ZUgriff auf die WebApp bekommen sollen (Kunden mit Kundenkonto).
    2. Benutzergruppe "Berechtigung Online-Buchung_Backend" mit Benutzer "Online-Buchung_Backend": berechtigt dazu, die Anfragen oder Bestellung aus der Online-Buchung WebApp zu importieren sowie E-Mailsbestätigungen und Rechnungen zu versenden.
    3. Benutzergruppe Betreuung WebApp Online-Buchung mit den gewünschten Benutzern oder Gruppen: berechtigt zur Betreuung der Online-Buchung Webapp (neue Vorlagen hochladen, WebApp bestücken, Benachrichtigungen zu neuen Anfragen erhalten).
  • Legen Sie ein Webanmeldeticket an
    1. Erstellen Sie unter Einrichtung Einrichtung > Html Web > Web Logon Ticket Webanmeldetickets > neu Neu ein neues Ticket für den Benutzer „Online-Buchung_WebApp “ mit Mehrfachverwendung.
    2. Kopieren Sie das Ticket auf Nachfrage in die zwischenablage Zwischenablage.
    3. Öffnen Sie unter Einrichtung Einrichtung > Html Web > Web Konfiguration Webkonfigurationen die „WebBuchung“ und fügen Sie den Text aus der Zwischenablage unter Web Konfiguration Konfiguration > Webanmeldeticket ein.
    4. Überprüfen Sie die Einstellungen über abspielen.png Test, zoom Vorschau und ok Prüfen in der horizontalen Werkzeugleiste.
    5. save Speichern Sie die Konfiguration und export exportieren Sie sie in das angegebene Exportverzeichnis „Web Folder:WebBuchung\WebBuchung.js“.
  • Richten Sie einen Webserver mit Verzeichnissen ein

    Wenn Sie Webbuchungsanfragen über Direktimport in die Datenbank einfügen, laufen die Prozesse über den Bp Event Webserver. Wenn Sie per E-Mail-Buchungsverarbeitung Anfragen als E-Mails empfangen wollen, müssen PHP-Dateien für die Verarbeitung kundenseitig auf einem PHP-fähigen Server ausgelagert werden. Der Bp Event Webserver ist hierfür nicht geeignet.

    1. Nur für E-Mail-Buchungsverarbeitung:
      1. Legen Sie nach der Einrichtung der WebApp auf dem gewählten Server eine Kopie des Verzeichnisses „WebBuchung“ und des Unterverzeichnisses „Bp WebApp“ an.
      2. Legen Sie ggf. auch noch das Unterverzeichnis „bpWebApp“ an.
      3. Richten Sie je nach gewünschter Technologie als PHP-Mailer entweder "mailer_sendmail.php" oder als "mailer_sendmail.php" ein.
    2. Importieren Sie unter Einrichtung Einrichtung > szenarienverwaltung Szenarien das Szenario „WebBuchung“ und speichern Sie es in dem Verzeichnis „WebBuchung“, entweder auf dem kundenseitigen Webserver (E-Mail-Buchungsverarbeitung) oder dem Bp Event Server (Direktimport)
  • Legen Sie E-Mail-Konten für die Benutzer an

    Legen Sie E-Mail-Konten an:

    1. Weisen Sie dem Benutzer "Online-Buchung_Backend" ein E-Mail-Konto zu, um E-Mail-Bestätigungen zu versenden.
    2. Optional: Weisen Sie dem Benutzer "Online-Buchung_Backend" ein anderes E-Mail-Konto zu, um Rechnungen zu versenden.
  • Passen Sie die Betriebsdetails an

    Definieren Sie unter Einrichtung > Betriebsdetails > Online-Buchung pro Betrieb die individuellen Einstellungen.

    1. Standardmäßig sind alle Texte der WebApp und der Textvorlagen mit "Sie" vorbelegt. Aktivieren Sie die Du-Ansprache, wenn Sie für einen Betrieb eine lockerere Anrede bevorzugen und es entsprechend vorbelegte Textvorlagen gibt.
      Wichtig: Diese Auswahl gilt für alle WebApps gleichermaßen, nicht nur für die Online-Buchung WebApp.
    2. Aktivieren Sie die Anzeige des Firmenlogos aus Administration Betriebseinstellungen > Bilder > Logo 1, wenn die webApp nicht sowie in eine bestehende Webseite mit logo eingebunden ist.
    3. Blenden Sie auf Wunsch das Captcha aus, dass vor automatisierten Buchungen schützt (nicht empfohlen).
    4. Geben Sie E-Mailadressen für den Versand von Bestätigungen und von Rechnungen an.
      Wichtig: Der Benutzer „Online‑Buchung_Backend“ muss berechtigt sein, E‑Mails über diese Konten zu versenden.
    5. Hinterlegen Sie Standard-Textvorlagen für die Bestätigung. Die Bestätigung sollte ein Anschreiben enthalten sowie einen Hinweis zum Widerrufsrecht, wie z.B. "Ein Widerrufsrecht besteht nicht, da die Dienstleistung termingebunden ist (§ 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB)."
    6. Hinterlegen Sie Standard-Textvorlagen für das Rechenblatt und das Anschreiben für die Rechnung. Das Rechenblatt muss als Anhang in die Textvorlage eingebunden sein, die als Anschreiben für die Rechnung gewählt wird.
      Wichtig: Wenn in einer Veranstaltungsvorlage andere Textvorlagen definiert sind, haben diese Vorrang vor den Standardvorlagen.
    7. Hinterlegen Sie URLS für Ihr Impressum, Ihre AGBs, Ihre DSGVO-Erklärung. 
    8. Hinterlegen Sie die URL Ihres php-Mailer nur dann, wenn Sie Anfragen nicht direkt importieren sondern über E-Mail-Import erhalten wollen.
  • Definieren Sie Buchungszeiten über Zeitbereiche

    Legen Sie Zeitbereiche und ggf. Serien an, um die Buchungszeiten Ihrer Veranstaltungen einzuschränken.

    Wichtig: Sowohl in Serie Serien als auch in Zeitbereichen lassen sich Uhrzeiten und Wochentage auswählen. Damit das Zusammenspiel der beiden Funktionen funktioniert:

    - stellen Sie die Uhrzeiten IMMER im Zeitbereich an und
    - stellen Sie die Wochentage IMMER in der Serie an. 

    Bsp.: Wenn in einer Serie zu Buchungszeitbereichen der Online-Buchungen Wochentage eingegeben werden, wird die Serie der buchbaren Tage ignoriert.

    Wie lege ich Zeitbereiche an?

  • Legen Sie unter Einrichtung > Funktionen eine Funktion an, die alle in der Online-Buchung verwendeten standardisierten Nährwertbezeichnungen den tatsächlich verwendeten Feldnamen unter „Artikel > Zusätze“ zuordnet.

    In der Spalte „Von“ steht der jeweilige Standardwert; in der Spalte „Nach“ muss der zugehörige Feldname der Datenbank hinterlegt werden, damit die Nährwerte korrekt ausgelesen und ausgegeben werden können.

  • Hinterlegen Sie Bilder für die Online-Buchung

    Die WebApp greift an vielen Stellen auf Bilder zurück. Bitte beachten Sie folgende Maße, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen:

    1. Titelbild (Startseite) 1000 x 250 px 72 dpi max. 1MB Dateigröße Formate: png, jpg
      Hinterlegen Sie das Bild im Album und verknüpfen Sie es mit der gewünschten Veranstaltunsgvorlage im Feld "Startseite-Bild"
    2. Navigation links (Räume + Leistungen) 450 x 200 px 72dpi max. 1MB Dateigröße Formate: png, jpg
      Hinterlegen Sie Bilder zu den buchbaren Räumen bzw. Artikeln in diesen Datensätzen im Feld "Bild 1".
    3. Artikelkacheln / Dialog Produktinformationen (Leistungen) 450 x 250 px 72dpi max. 1MB Dateigröße Formate: png, jpg
      Hinterlegen Sie die Bilder im jeweiligen Datensatz im Feld "?".
    4. Icons Bestuhlung (Räume) 80 x 80 px (optional)* 72dpi max. 1MB Dateigröße Formate: svg, png, jpg
      *Werden bei skalierbarem SVG-Format nicht zwingend benötigt
      Hinterlegen Sie die Bilder im Album und verknüpfen Sie sie unter Raum > Tischplan > Details im Feld "Icon zur Anzeige". Verknüpfen Sie ggf. echte Tischpläne im Feld "Verknüpfung zu großem Bild".
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