Wie vermeide ich unnötigen Datenballast?

Löschen Sie Daten im System- und Joblog manuell

Im Hintergrund werden sogenannte System- und Joblog Daten angelegt, die der Fehlerbehebung- und -vermeidung dienen. Diese Log Dateien können in regelmäßigen Abständen aufgeräumt werden.

  1. Um das System und Joblog einmalig aufzuräumen, gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Administration AdministrationAdministration EinstellungenHistorieProtokollierung.
  2. Geben Sie im Feld Log-Dateien löschen die Speicherdauer in Tagen ein.
    Empfehlung: 42 Tage
  3. Klicken Sie auf Log-Dateien löschen. Die System-/Job-Log Daten werden automatisch vor dem angegebenen Zeitbereich gelöscht.

Löschen Sie Daten im System- und Joblog automatisch

Über einen Job, kann das System- und Joblog automatisch zum vorgegebenen Zeitpunkt aufgeräumt werden. Wenden Sie sich vorab an die Bp Event Hotline oder Ihren Betreuer.

  1. Um einen neuen Job anzulegen, gehen Sie in der Funktionsleiste auf EinrichtungEinrichtungJobexpandJobsneuNeuanlage.
  2. Geben Sie einen eindeutigen Namen und einen Titel für den Job ein.
  3. Wählen Sie den Typ „System- und Job-Log aufräumen“.
  4. Wählen Sie Startzeit/-bedingung „Nach Ausführung“.
  5. Klicken Sie auf edit bei Vorgängerjob und wählen den Job Datensicherung aus der Liste.
    Hinweis: Der Job startet somit im Anschluss an die Datensicherung. So können Sie sicher sein, dass zu dem Zeitpunkt kein Benutzer angemeldet ist und auch nicht mehrere Jobs gleichzeitig starten.
  6. Speichern SchliessenSpeichern und schließen Sie den Job.

Löschen Sie Änderungsprotokolle

Jede Neuanlage oder Änderung von Datensätzen wird in Bp Event protokolliert. Diese Änderungen können im jeweiligen Datensatz eingesehen werden. Auch diese Protokolldateien können in regelmäßigem Abstand aufgeräumt werden.

Wenden Sie sich vor der ersten Anwendung an die Bp Event Hotline oder Ihren Betreuer.

  1. Um das Änderungsprotokoll aufzuräumen, gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter AdministrationAdministrationAdministration EinstellungenHistorieProtokollierung.
  2. Im Bereich Protokollierte Aktionen manuell löschen entscheiden Sie, welche Protokolldaten gelöscht werden sollen.
  3. Geben Sie ein, bis einschließlich welchem Datum die angehakten Protokolle gelöscht werden sollen.
  4. Klicken Sie auf Benutzeraktionen löschen.
  5. Über die Auswahlliste können Sie zusätzlich bestimmen, für welche Tabellen das Änderungsprotokoll gelöscht werden soll, oder okÜbernehmen alle Tabellen.
  6. Bestätigen Sie die Meldung mit Löschen.

Löschen Sie alte Rechnungen

Unter Berücksichtigung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen, können auch alte Rechnungen aus Bp Event entfernt werden.  Hierfür wird ein Job angelegt.

Wenden Sie sich vor dem Löschen an Ihren Steuerberater oder an die Buchhaltung.

  1. Um einen neuen Job anzulegen, klicken Sie in der Funktionsleiste auf EinrichtungEinrichtungJobexpandJobsneuNeuanlage.
  2. Geben Sie einen eindeutigen Namen und einen Titel für den Job ein.
  3. Wählen Sie den Typ „Daten löschen – Veranstaltung“.
  4. Wählen Sie Startzeit/-bedingung „Nach Ausführung“.
  5. Klicken Sie auf edit bei Vorgängerjob und wählen den Job System Joblog aufräumen. Ist dieser Job nicht vorhanden, wählen Sie den Vorgängerjob Datensicherung aus der Liste.
    Hinweis: Der neue Job startet automatisch im Anschluss an den Vorgängerjob. So können Sie sicher sein, dass zu dem Zeitpunkt kein Benutzer angemeldet ist und auch nicht mehrere Jobs gleichzeitig starten.
  6. Setzen Sie den Haken Rechenblätter zu Veranstaltungen nach Löschfrist löschen (in Jahren) und geben die Anzahl Jahre als Ziffer ein.
  7. Speichern Schliessen Speichern und schließen Sie den Job.
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