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Wie erstelle ich fremdsprachige Korrespondenz?M

  • Weisen Sie einer Adresse oder Kontaktperson eine Fremdsprache zu

    Für ganze Adressen oder einzelne Kontakpersonen können unterschiedliche Sprachen sowohl für den mündlichen als auch schriftlichen Kontakt angegeben werden. Die Sprache für neue Briefe oder E-Mails ist dann automatisch vorbelegt.

    1. Geben Sie unter Adresse Adresse > Adresse Basis > Kommunikation eine Sprache für die Adresse ein.
    2. Geben Sie unter Adresse Adresse > Ansprechpartner Ansprechpartner > Kommunikation eine abweichende Sprache für einen Ansprechpartner ein.
    3. Die vorgeschlagenen mündlichen und schriftlichen Anreden ändern sich automatisch.
    4. Mit dem Modul "Mehrsprachigkeit"M werden auch fremdsprachige Briefvorlagen angeboten. Für Adressen, die eine andere als die Standardsprache zugewiesen haben, werden automatisch auch die passenden Vorlagen mit passenden Anschreiben und Anhängen angeboten.
  • Weisen Sie Briefen oder E-Mails eine Fremdsprache zu

    Briefe oder E-Mails können unabhängig von der Sprache der Adressaten eine Fremdsprache zugewiesen bekommen.

    1. Öffnen Sie über Briefe Brief/E-Mail > neu Neuanlage oder aus einem anderen Datensatz eine neue Korrespondenz.
    2. Wenn die Fremdsprache nicht bereits auf Grund der Adresse vorbelegt ist, wählen Sie auf der Werkzeugleiste des Reiters Briefe Text in der Mitte der Werkzeugleiste das gewünschte uebersetzen Wörterbuch.
    3. vorlage brief Textvorlagen und Anhang Anhänge werden automatisch in der Fremdsprache angeboten, wenn eine Übersetzung vorhanden ist.
      Wichtig: Sofern es keine Übersetzung gibt, wird das deutsche Original aufgerufen.
    4. Wählen Sie bei der Abfrage nach eventuell vorhandenen Anhängen entweder Alle, Keine, oder Auswahl.
    5. Wenn Sie keine vorlage brief Textvorlage mit Übersetzung verwenden, fügen Sie mit Unterstützung des uebersetzen Wörterbuchs eigene Texte in den Brief oder die E-Mail ein.
  • Fügen Sie Übersetzungen in Textdokumente ein

    Übersetzen Sie nur echten Text in der Textvorlagen, keine Datenbankbezüge. Artikeltexte oder andere Texte, die aus Datenbankbezügen stammen, ergänzen Sie in den jeweiligen Artikeln bzw. Vorlagen (Legen Sie fremdsprachige Artikeltexte an).

    1. Lassen Sie sich in einem Textdokument die bezug 4D Ausdrücke anzeigen, um die Datenbankbezüge von reinem Text unterscheiden zu können (vor Version 12.1: auf der Werkzeugleiste des Reiters Briefe Text).
    2. Das zu der Sprache passende uebersetzen Wörterbuch wird automatisch in der horizontalen Werkzeugleiste angezeigt (vor Version 12.1: passend auswählen).
    3. Markieren Sie den zu übersetzenden Text und klicken Sie auf uebersetzen Wörterbuch.
    4. Markieren Sie im Feld Übersetzungstext das Wort oder den zusammengesetzten Begriff, für den Sie einen Übersetzungsvorschlag brauchen, oder geben Sie den Begriff direkt im Feld Suchwörter ein.
    5. Wählen Sie mit Doppelklick die beste der vorgeschlagenen Übersetzungen aus oder geben Sie über neu Neuanlage eine neue Übersetzung ein.
    6. Speichern Speichern Sie den Brief oben links.
  • Fügen Sie Wörterbuchbezüge in Textdokumente ein

    Übersetzungen können auch als Bezüge zum eigenen Wörterbuch eingegeben werden. Wenn sich die genehmigte Übersetzung eines Originaltextes ändert, muss nicht jede Vorlagenübersetzung einzeln nachkorrigiert werden, sondern nur der Entrag im Wörterbuch. Bezüge sind insbesondere für Vorlagen geeignet, können aber auch in Textdokumenten verwendet werden.

    1. Lassen Sie sich in einem Textdokument die bezug 4D Ausdrücke anzeigen, um die Datenbankbezüge von reinem Text unterscheiden zu können (vor Version 12.1: auf der Werkzeugleiste des Reiters Briefe  Text).
    2. Das zu der Sprache passende uebersetzen Wörterbuch wird automatisch in der horizontalen Werkzeugleiste angezeigt (vor Version 12.1: passend auswählen).
    3. Markieren Sie den zu übersetzenden Text und klicken Sie auf uebersetzen Wörterbuch > Bezuege einfuegen Durch Übersetzungsbezug ersetzen.
    4. Um am Satzanfang die Großschreibung der Übersetzung sicherzustellen, wählen Sie Bezuege einfuegen Durch Übersetzungsbezug ersetzen (Großschreibung).
    5. Speichern Speichern Sie den Brief oben links.
  • Legen Sie neue Übersetzungen an

    Neue Übersetzungen können mit entsprechender Berechtigung sowohl direkt im Wörterbuch als auch während der Übersetzung selbst hinzugefügt werden werden. Die angebotenen Sprachen legt ein Benutzer mit administrativen Rechten unter Administration Administration > Sprache Sprachen fest.

    Neue Übersetzungen im Wörterbuch eingeben

    1. Gehen Sie auf den Reiter Einrichtung Einrichtung > uebersetzenexpand Übersetzungen > uebersetzen Wörterbuch und wählen Sie die gewünschte Sprache aus.
    2. Geben Sie im Feld Suchwörter das Wort in Originalsprache ein, um sich vorhandene Übersetzungen anzeigen zu lassen.
    3. Klicken Sie auf neu Neuanlage, um eine neue Übersetzung einzugeben. In den Bemerkungsfeldern hinterlegen Sie Hinweise beispielsweise zum genauen Verwendungskontext oder der Quelle der Übersetzung. Eigene Übersetzungen werden mit star gekennzeichnet.
    4. Übersetzungen können für einzelne Wörter, zusammengesetzte Begriffe oder Phrasen eingegeben werde.
    5. Schließen Sie mit Speichern.

    Neue Übersetzungen über Text oder Textvorlage eingeben

    1. Gehen Sie auf den Reiter Vorlagen Vorlagen > vorlage brief Textvorlagen und wählen Sie die gewünscht Vorlage aus, oder öffnen Sie ein Briefe Textdokument.
    2. Wählen Sie in der Mitte der horizontalen Werkzeugleiste die gewünschte uebersetzen Sprache aus.
    3. Markieren Sie den Text, den Sie übersetzen möchten und klicken Sie auf uebersetzen Sprache > uebersetzen Wörterbuch.
    4. Markieren Sie den Text im Feld "Übersetzungstext" mit Doppelklick.
    5. Fügen Sie über neu Neuanlage eine eigene Übersetzung hinzu.

    Neue Übersetzungen über Artikeltext eingeben

    1. Gehen Sie auf den Reiter Basis Basis > artikel Artikel und wählen Sie den gewünschten Artikel aus.
    2. Wählen Sie über den Artikeltexten die gewünschte Sprache Für den Kunden aus.
    3. Markieren Sie im Artikeltextfeld den Text, den Sie übersetzen möchten und klicken Sie auf uebersetzen Wörterbuch.
    4. Markieren Sie den Text im Feld "Übersetzungstext" mit Doppelklick.
    5. Fügen Sie über neu Neuanlage eine eigene Übersetzung hinzu.
  • Exportieren und importieren Sie Übersetzungen

    Zur leichteren Pflege werden Listen von Übersetzungen im CSV-Format exportiert und importiert.

    1. Öffnen Sie das Wörterbuch über Einrichtung Einrichtung > uebersetzenexpand Übersetzungen > uebersetzen Wörterbuch und wählen die Zielsprache aus.
    2. Klicken Sie auf export festplatte Übersetzungen aus dem eigenen Wörterbuch auf Festplate speichernu nd wählen Sie den gewünschten externen Ablageort.
    3. Öffnen Sie die CSV-Datei, bearbeiten und speichern Sie die Daten.
    4. Klicken Sie im Wörterbuch auf import festplatte Übersetzungen von der Festplatte in das eigene Wörterbuch laden und wählen Sie die gewünschte externe Datei.
    5. Neue und auch geänderte Einträge werden als neue Übersetzungen übernommen.
    6. Um alte Übersetzungen zu entfernen, wählen Sie die Übersetzung aus und klicken Sie auf delete Löschen.
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Wie verwende ich Datenblätter?

Datenblätter sind vorlage brief Textvorlagen, die speziell dafür entworfen sind, alle wichtigen Daten zu einem Datensatz zusammenzufassen. Es gibt sie deshalb für sehr viele Arten von Datensätzen: Adresse Adresse und Ansprechpartner Ansprechpartner, VA Veranstaltungund Vorgaenge Vorgänge, artikel Artikel und personal Mitarbeiter, projekt Projekte und Prozess Prozesse. Auch in WebApps wie der ZeiterfassungsApp, der Konferenz/LogistikerApp oder der ProduktionsApp kommen Datenblätter zum Einsatz.

Informationen zu einem Datensatz aus unterschiedlichen Quellen können außerdem in Diagrammen oder Statistiken aufbereitet werden, um sie beispielsweise für ein Startseitendatenblatt (Dashboard) oder eine Präsentation zu verwenden. Zusätzlich werden je nach Kontext weitere Möglichkeiten angeboten: in RezeptdatenblätternM zum Beispiel das Hochrechnen der Zutaten auf die Bedarfsmenge oder in ArbeitszeitdatenblätternM die Eingrenzung auf einen bestimmten Monat.

  • Öffnen Sie ein Datenblatt zu einem Datensatz

    In jedem Datensatz werden nur passende Datenblätter zur Auswahl angeboten, also Adressdatenblätter in Adressen, Vorgangsdatenblätter in Vorgängen etc.

    1. Klicken Sie in der linken seitlichen Navigationsleiste auf den Punkt Datenblatt Datenblatt.
    2. Wenn noch keine Standardvorlage festgelegt wurde, öffnet sich ein leeres Datenblatt. Öffnen Sie mit Klick auf die Schaltfläche Datenblatt <Datenblatt auswählen> das Aufklappmenü.
    3. Wählen Sie aus der Liste aller verfügbaren Vorlagen das gewünschte Datenblatt.
  • Machen Sie eine Datenblattvorlage zum Standard

    Wenn Sie überwiegend nur ein bestimmtes Datenblatt nutzen, machen Sie dieses zum Standard. Bei Klick auf Datenblatt öffnet sich dann sofort das ausgewählte Blatt.

    1. Klicken Sie auf das expand Aufklappdreieck rechts neben dem Namen das Datenblattes.
    2. Wählen Sie star Zum Standard machen, um dieses Datenblatt nur für sich selbst als Standard einzustellen.
    3. Wählen Sie betrieb Zum Unternehmensstandard machen, um auch für die Kollegen denselben Standard zu setzen (nur mit administrativen Rechten).
    4. Klicken Sie bei Standardvorlagen auf refresh Aktualisieren, um die Daten aufzufrischen.
  • Bearbeiten Sie das Datenblatt

    In Adressen, Veranstaltungen, Artikeln und Projekten können Datenblätter mit der entsprechenden Berechtigung bearbeitet und gespeichert werden.

    1. Öffnen Sie das Datenblatt mit Klick auf edit Bearbeiten und im Verzeichnis speichern.
    2. Bearbeiten Sie die Inhalte oder Formatierung je nach Berechtigung. Auch in schreibgeschützten Dokumenten können z.B. Textbereiche durch Textmarker gelb Hintergrundfarbe bunt hervorgehoben werden.
  • Speichern Sie das Datenblatt (mit Änderungen) im Datensatzverzeichnis

    Datenblätter werden mit Datum und Uhrzeit im Verzeichnis des Datensatzes abgelegt. Über das Änderungsprotokoll ist auch erkennbar, wer die Änderungen gemacht hat.

    1. Speichern Speichern Sie das geänderte Datenblatt.
    2. Wenn in der Einrichtung eine Ordnerstruktur bzw. ein Ablageort vorbelegt wurden, wird das Datenblatt automatisch in den richtigen Ordner des Verzeichnisses gespeichert. (Wie richte ich Standardordner in Datensatzverzeichnissen ein?)
    3. Wenn keine Vorgaben gemacht wurden, legen Sie eine eigene Ordnerstruktur mit Klick auf neu Neu > Ordner Bestellung Ordner selber an. (Wie verwende ich Verzeichnisse?)
  • Exportieren oder drucken Sie das Datenblatt

    Das Datenblatt kann auch extern gespeichert werden.

    1. Klicken Sie oberhalb des (ungeänderten) Datenblattes auf print Drucken bzw. export festplatte Auf Festplatte speichern.
    2. Im zur Bearbeitung geöffneten Datenblatt finden Sie dieselben Funktionen links in der horizontalen Werkzeugleiste des Textdokumentes.
  • Senden Sie das Datenblatt als E-Mail-Anhang

    Klicken Sie auf E Mail Datenblatt als E-Mail-Anhang senden. Es öffnet sich eine neue E-Mail, an die das Datenblatt automatisch schon als Anhang Anhang hinzugefügt wurde.

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