Setting up the Online Table Reservations WebApp^M for specific events, days or rooms

Ihre Gäste reservieren online, Sie erhalten die Reservierung in Echtzeit in die Bp Event Tischreservierungsübersicht zur Weiterbearbeitung. Im Vorfeld bestimmen Sie, welche und wie viele Tische in welchen Zeitintervallen gebucht werden können und welche Gruppengröße online buchen darf. Ihre Mitarbeiter bearbeiten die in der Tischreservierungsübersicht ohne Änderungen oder Aufwand in den Vorlagen oder der Administration.

• Begrenzen Sie die buchbaren Räume und Plätze

  Alle Räume und Plätze, die laut Raumplan für die Tischreservierungsveranstaltung gebucht sind, können auch online reserviert werden, wenn keine anderweitigen Angaben gemacht werden. Sowohl Räume als auch buchbare Plätze können aber auch tagesgenau eingeschränkt werden.

  1. Go to the   Home tab on the function bar and click on   Table Reservations to select the day you want.
  2. Open the  table reservation event on the left under the date selection. In the  base of the table reservation event you can see the roomsthat are regularly released for table reservations.
  3. Go to the   Details tab.
  4. Geben Sie im Feld Räume online freigeben die Kürzel der gewünschten Räume mit Semikolon getrennt ein.
     Bsp.: In Wintergarten und Restaurant, aber nicht im Biergarten, soll Onlinereservierung möglich sein (WG;RE)
     Hinweis: Wenn keine Raumkürzel eingegeben werden, werden standardmäßig alle für die Tischreservierungsveranstaltung gebuchten Räume angeboten.
  5. Um eine bestimmte Anzahl von Plätzen für Laufkundschaft oder manuelle Reservierung frei zu halten, geben Sie im Feld Plätze freihalten mindestens die gewünschte Anzahl ein. Wenn alle für die Onlinereservierung verfügbaren Plätze reserviert sind, werden weitere Anfragen nicht mehr angenommen.
• Limit the bookable times

  The times of the table reservation event also apply to the online reservation unless otherwise specified.

  1. To block a specific time of day for online reservation, enter the beginning and end of the time NOT released for online reservation in the field Block online from or Block online until .
     Ex: The table reservation event goes until 24:00, but no online reservations should be possible after 22:00.
  2. To block several time periods, use the text field Online block several, and enter the times separated by semicolons. The possible time periods result from the set times of the table reservation event and the booking clock.
     Example: The table reservation event runs from 17:00 to 24:00 with a booking interval of 30 minutes, but no online reservations should be possible before 19:00 ( 17:00;17:30;18:00;18:30;)
  3. To prevent reservations at too short notice, enter at least the desired lead time in hours or days in the field Lead time .
• Begrenzen Sie Anzahl der buchbaren Personen

  Both very large groups and the simultaneous arrival of several smaller groups can be avoided with the appropriate settings.

  1. To limit the group size for individual reservations, enter the maximum desired number in the field Maximum bookable persons . If the number is exceeded, the reservation will first be sent as a request to be confirmed manually instead of a firm booking.
  2. To prevent too many guests from arriving at the same time, enter the maximum number of guests in the field Max. Arrival enter the maximum desired number.
• Begrenzen Sie die buchbaren Zeiten pro Reservierung

  The time specifications in the online form are not free, but are given in fixed intervals. If several sessions are created in the table reservation event, these can be taken into account for the reservation.

  1. Enter the desired booking interval in minutes. The interval corresponds to the times offered in the online form.
     Example: Booking cycle 30 minutes: 19:00, 19:30, 20:00, 20:30,...
  2. Specify the minimum and maximum dwell time . If the minimum dwell time can no longer be met because of the opening hours for a booking, no more reservations will be offered. The maximum dwell time cannot be exceeded.
     Example: With a minimum dwell time of 30 minutes and opening hours until 24:00, no more reservations are offered after 23:30.
  3. The times of existing meetings can also be adopted:
     1. as Default value, which can also be overwritten with times outside the session time, or
     2. as fixed booking time, which is specified, or
     3. as flexible booking time, within which the guest can also specify a time within a session.